ナレッジマネジメントとは?テレワークでも生産性を落とさないために必要なこと

テレワークが増える中、企業の課題として顕著になるのが「ナレッジの共有」です。 そのナレッジを、組織としてうまく管理していく「ナレッジマネジメント」の重要性が再び叫ばれています。

そこで今回はナレッジマネジメントとは何か、実際に組織に定着させるために必要なことをお伝えしていきます。 この機会に、今一度ナレッジマネジメントについて考えてみてはいかがですか?

ナレッジマネジメントとは

「ナレッジマネジメント」とは、組織に属する人間がノウハウを組織内全体に共有することで、知識の属人化を防ぎ、生産性を高めるマネジメント方法です。

ナレッジマネジメントには「暗黙知」と「形式知」という2つの概念があります。 「暗黙知」は属人的な経験によって、蓄積される技術や知見であり、言語化されていない知識です。 個人の営業手法や経験則からくる、顧客の対応方法などが暗黙知にあたります。

「形式知」は業務フローや社内報、マニュアル等言語化されていて、数字や図で表せる知識です。

ナレッジマネジメントは、知識の属人化且つ言語化されていない「暗黙知」を言語化して文書に残すマネジメント手法です。  

今、ナレッジマネジメントが必要な理由

昨今、新型コロナウィルスによりテレワークが増え、各々が各拠点で業務を進めざるを得ない状況です。

そこで課題となるのがナレッジの属人化です。 これまでは不明点や質問はすぐに近くの人に聞けたかもしれません。しかし、テレワークになるとそうはいきません。 放っておくと、すぐにナレッジは属人化します。

ナレッジが属人化すると、組織の中で情報格差が発生し、パフォーマンス(生産性)にも差が出やすくなってしまいます。 生産性の個人差をなくすためにも、ナレッジマネジメントは必要不可欠です。

ナレッジマネジメントがうまくいくと、テレワークの状況でも、いつでもナレッジを検索して自己解決できるようになります。 近年、日本でもITツールを活用した効率的な情報共有の方法が増えた背景もあり、今後はITツールを駆使したナレッジマネジメントがメインになるでしょう。  

社内で定着させるための具体策

上述の通り、ナレッジマネジメントを実現するツールは増えていますが、ツールを導入するだけでナレッジマネジメントはうまくいくものではありません。 ここでは、ナレッジマネジメントのツールを導入し、社内で定着させるための具体策をお伝え致します。  

①ツールの選定

ナレッジマネジメントを始める上で、どういったツールを導入すればいいの悩む方も多いのではないでしょうか。 ポイントとしては、シンプルで誰もが使いやすいツールを導入する事です。

シンプルで使いやすさに特化したツールを導入する事で、始めてツールを使う方でも簡単に使えるため、定着のハードルが低くなります。 また、日常的に利用することが想定されるため、使い勝手がシンプルであることは重要です。

②担当者(責任者)の決定

ツールを導入したら、担当者(責任者)を選定しましょう。 新しいツールを導入する際、ツール専任の担当者を決め、担当者が都度口頭で投稿を促す事が必要です。 ツールの導入直後はナレッジを投稿する文化が根付いていないので、「ナレッジはツールに投稿する」という、文化を形成するといいでしょう。

ナレッジマネジメントとは一朝一夕で成功する手法ではないため、時間をかけてチーム全員で協力してナレッジを蓄積する事がポイントです。

③どんな用途で投稿するか決める

ツールを導入しても、用途が定まっていないと、利用者側も何をどういった目的で投稿するのかが分かりません。 例えば「新人の研修期間短縮のために業務フローを溜めていく」、「社内ルールを溜めて何度も同じ質問を減らす」、等あらかじめ用途を明確にすると良いでしょう。

④投稿を溜める

あらかじめ投稿を蓄積しておくことも重要です。 まっさらな状態で、「ナレッジを蓄積しましょう」と促しても投稿に対する心理的ハードルが高く、また、どんな内容をどのレベルで投稿していいかも見当がつきません。

そこで、ツールの担当者が率先してまずは、投稿を蓄積しておくことをおすすめします。

ナレッジマネジメントとはいかに「ナレッジを蓄積させ、会社としての資産にできるか」ですので投稿に対する心理的ハードルはあらかじめ取り除いておくのがベストです。

注意点「ナレッジを書くのではない。書いた内容がナレッジになる!」

ここで注意しておきたいのが「ナレッジを書こう」とすると、意外と投稿内容が思いつかなかったり、投稿頻度が下がってしまう傾向にあるという点です。

目的はナレッジを蓄積することなのですが、まずは日常的に議事録、日報、提案資料や数値レポート、社内書類などをツールに溜め込んでいくことを習慣化しましょう。 その情報の中に、後々必要となるナレッジが含まれているという考え方をすると、定着につながりやすく、ナレッジマネジメントがうまくいくきっかけとなるはずです。

そういった意味では、「ナレッジを書くのではない。書いた内容がナレッジになる!」を心がけておきましょう。  

おすすめのナレッジマネジメントツール

Qast

https://qast.jp/

【特徴】

数あるナレッジマネジメントツールの中でも、最もシンプルで使いやすいのが、Qastです。

wiki(メモ)として自発的に情報発信できるだけではなく、Q&A形式で業務上の不明点を解決できる点が特徴です。 また、投稿数やメンバーからの反応に応じてスコアが付与され、ランキング形式で表示できるため、投稿するモチベーションにつながります。

自発的に情報発信してもらおうとしても、忙しい社員からはなかなか投稿が増えないのがナレッジマネジメントツールの懸念点ですが、スコア機能の位置付けによって、その懸念点は解消されそうです。

タグ+階層式のフォルダによって投稿のジャンルわけができるため、投稿数が増えても一瞬で知りたい情報にたどり着くことができます。 投稿の簡単さと動機付け、検索精度の高さを兼ね備えており、これからナレッジマネジメントを始める企業の方にぜひおすすめしたいツールです。  

まとめ

いかがでしたか? 本記事では、ナレッジマネジメントとは何か、さらにはツールを使ったナレッジマネジメント方法についてお伝えしました。

テレワークが増えていく昨今、ナレッジの属人化も顕著になり、課題を感じている方も多いのではないでしょうか。

ツールを定着させるのはなかなか難しい事ですが、今から始めておくと数年後に企業の中に蓄積されている財産が大きくなるでしょう。    

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