業務効率化に最適なクラウドツール8選!導入メリットや選び方についても紹介

社内の業務効率化システムにおいて、ほんの数年前までは顧客ごとに別々のシステムを構築するパッケージソフトがメインでしたが、近年では、コスト削減のため、多くの会社がクラウドサービスを利用しています。ITを活用して業務効率化を図る企業が増えている中、「どのツールが良いのか」をジャンル別に探すのは大変です。

今回は、業務効率化に役立つクラウド型のツールを目的別にご紹介していきます!

業務効率化は何のために行うのか

業務効率化を行うと、既存業務のコストを削減しつつ従業員一人一人の生産性を向上させることが可能です。企業として利益を拡大していくためには、この業務効率化が今後より重要になっていくものと思われます。

また従業員も、スムーズに業務が進められることでストレスを感じにくくなるとともに、残業時間や休日出勤の抑制によって働きやすい環境を得ることができます。結果として優秀な人材が定着し、さらに良いサイクルが社内でまわるようになるでしょう。

業務効率化によって得られるメリットや手法の詳細については以下の記事でご紹介しています。ぜひ併せてご覧ください。

業務効率化とは?メリットや手法、おすすめのツールなどを紹介
業務効率化とは?メリットや手法、おすすめのツールなどを紹介
ワークライフバランスや働き方改革といった言葉に注目が集まる昨今、不要な業務をなくし効率化を図ることは企業や組織の急務となっています。業務効率化には、より重要な業務へのリソースの集中や従業員のモチベーションアップ実現など多くのメリットがあります。しかし、ただやみくもに業務を整理しても思うような効果が得られない可能性もあります。本記事では、業務効率化を進めるにあたってのメリットや手法、おすすめのツールをご紹介します。

業務効率化に役立つクラウドツール導入の背景

業務効率化は、近年の働き方改革やテレワーク推進などを背景に多くの企業の経営課題となっています。この業務効率化を進めるうえでは、業務に必要な情報にいつでも、どこからでもアクセスできる環境を整えることが必要となります。

しかし、社外から社内のネットワークにアクセスさせる場合、セキュリティ面でさまざまな対策が必要となり、環境整備のハードルが高くなってしまうのが実情です。この点、クラウドツールはインターネット環境さえあればどこからでもアクセスでき、セキュリティ対策もその大部分をクラウドサービス事業者に任せることができます。近年では多くの企業でクラウドツールが導入されており、今後も需要は増えていくことが予想されます。

クラウドツール導入のメリット

「クラウドサービス」とは、ネットワークを経由してユーザーにサービスを提供する仕組みを指します。利用者は、サーバーやストレージなどのインフラを自ら所持せず、インターネットを介して必要な時に必要な分だけ利用できます。では、クラウドツール導入のメリットをまとめてみましょう。

クラウドツール導入のメリット

コストを抑えられる

クラウドツールが普及している一番の要因は、この「コスト削減」です。

コストのなかでも、金銭面、時間面のコストがありますが、その両面のコストを自社開発や外注と比べて、大幅に削減することができます。

簡単なwebシステムを作ろうと思っても、自社開発で3ヶ月〜6ヶ月、その間のエンジニア・デザイナー・ディレクターの工数、さらにOSのバージョンアップに伴うメンテナンスや保守も必要になってくるでしょう。外注する場合でも、最低でも数百万円は必要になるでしょう。もちろん内容によって金額は異なります。

クラウドツールの場合、多くのものが月額数千円〜数万円で利用可能です。また、月々の契約で利用できるツールが多いため、仮に社内で使われなくなっても、料金を払い続けるリスクはありません。

場所や端末を選ばず利用できる

クラウドツールはインターネットに接続できる環境があればすぐに利用できるため、外勤先や自宅など、どこからでもアクセスが可能です。また、多くのクラウドツールはマルチデバイスに対応しているため、PCやスマートフォン、タブレットなどいずれのデバイスでも利用できます。

ワークライフバランスを実現できる

クラウドツールは場所や端末を問わず利用できるため、アクセスするためだけに出社したり、わざわざ新しい端末を確保したりといった無駄を削減できます。それによって残業の削減や働く場所に縛られない働き方が実現し、従業員のワークライフバランスの向上が図れるでしょう。ワークライフバランスが向上すれば離職率が低下し、優秀な人材が定着するようになります。そして、それによりさらに生産性を高めることができるようになります。

業務効率が上がる

国内、海外を問わず、多くのビジネス向けクラウドツールが登場していますので、必要に応じたツールを使いこなすことで、業務効率化に繋がります。これまで膨大な時間をかけて行っていた業務を一瞬で終わらせたり、会議の時間を短縮、営業の移動時間を短縮したりすることができます。

今後、労働人口が下がることが間違いない日本において、業務を効率化し、生産性を上げていく努力は不可避です。

業務効率化ツールの選び方

ここでは業務効率化ツールを導入する際に失敗しない選び方のポイントを3つ解説します。以下のポイントを抑えて適切にツールを選ぶようにしましょう。

効率化したい業務内容に適した機能を備えているか

業務効率化ツールにはさまざまな種類があり、それぞれ効率化できる業務内容は異なります。ツール導入時には現状課題となっている業務を洗い出し、課題を解決できる機能を備えたツールかどうかをよく確認しましょう。

シンプルで使いやすい操作画面か

せっかくツールを導入しても操作が難しく従業員が使いこなせないのでは宝の持ち腐れになってしまいます。それどころか、操作の手間が増えると利用ルールが破られ、思わぬインシデント発生に繋がることもあります。ITツールに詳しくない従業員でも利用がしやすいよう、シンプルで使いやすい操作画面かどうかを確認してツールを選ぶようにしましょう。

また、ある程度のITリテラシーを持った従業員に対しては、従業員一人一人が使いやすくカスタマイズできるよう多機能でカスタマイズ性に優れたツールを選ぶという視点も重要です。

導入コストは見合っているか

クラウドの業務効率化ツールはサブスクリプション型で月額費用が発生するものが多くなっています。いかに便利で評価の高いツールであっても、自社の規模や利用要件にそぐわない機能を持つものでは無駄にコストがかかる原因となります。ツールは一度導入すると、すぐに別のツールに変更するのが難しいものでもあるため、継続的に利用可能かという視点をふまえて選ぶと良いでしょう。

目的別業務効率化ツールの種類とオススメ8選

ここからは目的別にツールを8つ紹介していきます。

ナレッジ共有・蓄積ツール「Qast」

Qast トップページ

https://qast.jp/

【こんな時に役立つ】

  • ノウハウ、ナレッジが属人化している
  • 社内で同じ質問が何度も発生している
  • 社内の情報が分散していて探しだすのに時間がかかる

【特徴】

ナレッジの共有・蓄積ツールにはナレッジ経営クラウドQastがおすすめです。

Qastはシンプルなユーザーインターフェースで誰でも簡単に操作が可能。「メモ」機能で誰でも手軽にナレッジを投稿・共有できます。

投稿された汎用性の高いナレッジを「Q&A」形式で保存すれば、社内で同じ質問が繰り返される状況を防ぐことができます。

階層式のフォルダ(カテゴリ)でQ&Aとメモを分類できるため、検索したいワードが曖昧な状態でも、フォルダを辿っていけば知りたい情報にたどり着くことができます。

また、後述するチャットツールのSlackと連携しておけば、Slack上でやり取りされた重要な情報をQastに保存可能です。権限設定、公開範囲の設定、未読の可視化、マークダウンでの投稿、画像のプレビュー表示、スマホでの使いやすさ等、その他機能面も充実しており、社内のナレッジ共有・蓄積はこれ一つで完結できます。

コミュニケーションツール「Slack」

slack_top

https://slack.com/intl/ja-jp/

【こんな時に役立つ】

  • 口頭で情報共有していて、ログ(履歴)が残らない
  • 社内のやりとりを主にメールで行っている
  • リモートワーカーが多い

【特徴】

Slackは現在多くの企業でビジネス用のチャットツールとして導入されています。プロジェクトごとのチャンネル設定やスレッド形式での表示により、盛んにやり取りが行われるなかでも重要な情報をすぐに見つけ出すことが可能。

シンプルなUIや、動作のスムーズさ等、使い勝手の良さはもちろんのこと、外部ツールと連携しておけば、さらに利便性が増します。たとえば、GoogleカレンダーやGoogleドライブと連携しておけば、更新情報をリアルタイムで受け取ることができます。

また、ビデオ通話の機能も搭載されており、いつでもビデオ会議が行える点も魅力です。

カンバン方式のタスク管理ツール「Trello」

trello_top

https://trello.com/home

【こんな時に役立つ】

  • メンバーのタスクを可視化したい
  • どのタスクが、どんな状態にあるのか確認したい

【特徴】

Trelloは現在対応しているタスクを視覚的に管理できるカンバン方式のクラウドツールです。プロジェクトごとにボードを立て、タスクの数だけ「カード」を作成し、進行状況に合わせてリストを移動していくだけのシンプルな操作でわかりやすいタスク管理が行えます。

優先順位が高いタスクを上から順に並べていけば、複数人が関わるプロジェクトでも効率的にタスク管理を行うことができるでしょう。

カード内に、コメントの追加や添付ファイルのアップロード、担当者ラベルや期限の設定などもできます。「チェックリスト」と「期限」を使えば、重要なタスクや予定を忘れる心配はありません。

Web会議ツール「Zoom」

zoom_top

https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

【こんな時に役立つ】

  • 遠隔地でのミーティングを行いたい
  • 営業で訪問する時間を削減したい

【特徴】

テレワークでの勤務も増加している昨今、在宅勤務者と顔をあわせた会議開催やコミュニケーションを行う需要が高まっています。Web会議ツール「Zoom」は、ミーティング用のIDを発行し、メンバーに共有すれば、すぐにWeb会議を始めることができます。

オプションを利用すればTV会議システムとの接続ができる他、ライセンスによってウェビナーを開催することも可能です。Zoomの機能は社内の従業員でのWeb会議のみでなく、社外の顧客への営業ツールなどにも活用可能です。

ファイル共有サービス「Dropbox」

dropbox_top

https://www.dropbox.com/ja/

【こんな時に役立つ】

  • ファイル共有のために多くのストレージ容量が必要
  • 複数のデバイスでファイルを閲覧したい

【特徴】

Dropboxは、個人やチームで使うファイルを簡単に1か所にまとめられることができます。

必要なファイルをすぐに見つけることができ、すべてのデバイスで安全に同期されます。誰かがアップしたファイルはすぐに同期されるので、全員が常に最新情報を見ながらの共同作業で生産性も向上するでしょう。

フォルダごとにファイルを管理でき、閲覧権限を簡単に設定することができます。Dropboxを使えば、ファイル探しで時間を無駄にすることはもうありません。

名刺管理ツール「Eight」

名刺管理ツールeight

https://8card.net/

【こんな時に役立つ】

  • 社内の名刺情報を活用して、営業活動に役立てたい
  • 紙の名刺を電子化したい

【特徴】

Eightとは、専用アプリで名刺を撮影するだけで、相手の名刺情報を電子化できる名刺管理ツールです。

AIと手入力を組み合わせた最高水準の技術で、素早く正確にデータ化してくれます。Eight専用のスキャナーを使用すれば、数十枚を一度にスキャンでき効率的に保存可能。また、GmailアドレスやFacebookの友だち機能を使っての名刺交換も可能です。

取得した名刺情報は、ラベルをつけることでより細かく整理できます。名刺管理ツールは複数ありますが、Eightは現在最も有名な名刺管理ツールとなっています。

クラウド会計ソフト「マネーフォワードクラウド」

マネーフォワード

https://biz.moneyforward.com/

【こんな時に役立つ】

  • バックオフィス業務を効率化したい
  • 会計処理を自動化したい
  • 請求書発行を効率化したい

【特徴】

バックオフィス業務の効率化に適したクラウド会計ソフトと言えば、マネーフォワードクラウドが挙げられます。銀行、クレジットカード、電子マネー、POSレジなどさまざまなサービスと繋がることで、入力や仕訳を自動化する仕組みです。

AI(人工知能)によって、使えば使うほどデータが溜まり、ビッグデータを元に勘定科目を提案してくれます。それによって、データ入力の手間を大幅に削減することができるでしょう。

金融機関と同レベルのセキュリティでデータを保護してくれることに加え、バックアップもしっかりとられているため安心して利用ができます。

人事労務を効率化「SmartHR」

smartHR

https://smarthr.jp/

【こんな時に役立つ】

  • 労務管理が煩雑化している
  • 従業員との書類を電子化、自動化したい

【特徴】

企業が行う社会保険・雇用保険の手続きの自動化を行うクラウドツールです。従業員が必要情報を直接入力するだけで、各種手続きに必要な書類を自動作成できます。人事担当者の入力の手間が大幅に削減できるでしょう。

最近では社会保険・雇用保険だけではなく、さまざまな手続きを電子化してくれるため、役所への移動時間や交通費・郵送費を削減できます。

住所変更や扶養変更等の手続きも簡単に更新できます。

そのほか、社員名簿やマイナンバーの収集・管理、Web給与明細、年末調整の書類作成機能にも対応しており、煩雑な労務手続きや労務管理を効率よく行う手助けとなるでしょう。

まとめ

いかがでしょうか? クラウドツールは、これまでかかっていたあらゆるコストを削減してくれます。目的に応じたツールを選定し、活用して、限られた業務時間を有効活用していきましょう。

今回ご紹介したクラウドツールは、ほんの一部です。他にも社内の非効率を解決してくれるツールは数多存在しておりますので、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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