業務効率化ツールを導入しよう！おすすめの15選やメリット・選び方をご紹介
社内の業務効率化システムにおいて、ほんの数年前までは顧客ごとに別々のシステムを構築するパッケージソフトがメインでしたが、近年では、コスト削減のため、多くの会社がクラウドサービスを利用しています。ITを活用して業務効率化を図る企業が増えている中、「どのツールがいいのか」をジャンル別に探すのは大変です。
今回は、業務効率化に役立つクラウド型のツールを目的別にご紹介していきます！
目次
業務の効率化はなぜ重要？目的やツールを導入する背景
まず、業務効率化の目的と、業務効率化にツール導入が必要な背景について解説します。
業務効率化の目的
業務効率化を行うと、既存業務のコストを削減できると同時に、従業員一人一人の生産性が向上します。労働力不足が顕在化し人材獲得が困難になっている昨今、企業として利益を拡大していくためには、この業務効率化がより重要になっていくものと考えられます。
また従業員側も、スムーズに業務が進められることでストレスを感じにくくなるとともに、残業時間や休日出勤が減り、より働きやすい環境を得ることに繋がります。結果として優秀な人材が定着し、さらによいサイクルが社内でまわるようになるでしょう。
業務効率化によって得られるメリットや手法の詳細については以下の記事でご紹介しています。ぜひ併せてご覧ください。
業務効率化のためのクラウドツール
クラウドツールとは、ネットワークを経由してさまざまな機能を利用できるツールのことです。近年の働き方改革やテレワーク推進などを背景に、業務効率化は多くの企業の経営課題となっています。業務効率化を進めるうえでは、業務に必要な情報にいつでも、どこからでもアクセスできる環境を整えることが必要となります。
しかし、社外から社内のネットワークにアクセスする場合、セキュリティ面でさまざまな対策が必要となり、環境整備のハードルが高くなってしまうのが実情です。
その点、クラウドツールはインターネット環境さえあればどこからでもアクセスでき、セキュリティ対策もその大部分をクラウドサービス事業者に任せることができます。近年では多くの企業でクラウドツールが導入されており、今後も需要は増えていくことが予想されます。
業務効率化ツールを導入するメリット
業務効率化にツールを活用すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、業務効率化ツールを導入するメリットをご紹介します。
コストを抑えられる
クラウドツールが普及している一番の要因は、この「コスト削減」です。
コストのなかでも、金銭面、時間面のコストがありますが、その両面のコストを自社開発や外注と比べて、大幅に削減することができます。
簡単なwebシステムを作ろうと思っても、自社開発では3ヶ月〜6ヶ月、その間のエンジニア・デザイナー・ディレクターの工数、さらにOSのバージョンアップに伴うメンテナンスや保守も必要になってくるでしょう。外注する場合でも、最低でも数百万円は必要になるでしょう。もちろん内容によって金額は異なります。
クラウドツールの場合、多くのものが月額数千円〜数万円で利用可能です。また、月々の契約で利用できるツールが多いため、仮に社内で使われなくなっても、料金を払い続けるリスクはありません。
場所や端末を選ばずに利用できる
クラウドツールはインターネットに接続できる環境があればすぐに利用できるため、外勤先や自宅など、どこからでもアクセスが可能です。また、多くのクラウドツールはマルチデバイスに対応しているため、PCやスマートフォン、タブレットなどいずれのデバイスでも利用できます。
ワークライフバランスを実現できる
クラウドツールは場所や端末を問わず利用できるため、アクセスするためだけに出社したり、わざわざ新しい端末を確保したりといった無駄を削減できます。それによって残業の削減や場所に縛られない働き方が実現し、従業員のワークライフバランスの向上が図れるでしょう。
ワークライフバランスが向上すれば離職率が低下し、優秀な人材が定着するようになります。そして、それによりさらに生産性を高めることができるようになります。
人為的なミスを防げる
業務効率化ツールの中には、経費処理や特定の操作を自動で実行できるものもあります。人の作業には、勘違いや体調不良などによるミスがつきものです。しかし、ツールを用いれば人為的なミスを防ぐことができます。
業務効率化・生産性の向上が目指せる
現在では多様な業務領域・用途の業務効率化ツールが登場しており、目的に応じたツールを使いこなすことで業務効率化や生産性の向上を図れます。
たとえば、定型的な事務処理を自動化することで作業を短時間で終わらせたり、チャットやWeb会議を取り入れることで会議場所への移動時間を短縮したりできます。
日本では、今後さらに労働人口不足が進むとされています。少ない人材で業務に対応できるよう、業務効率化と生産性向上を図る努力は不可欠です。
業務効率化ツールの選び方のポイント・注意点
ここでは、業務効率化ツールを導入する際に失敗しない選び方のポイントや注意点を解説します。以下のポイントを抑えて適切にツールを選ぶようにしましょう。
効率化したい業務内容に適した機能を備えているか
業務効率化ツールにはさまざまな種類があり、それぞれ効率化できる業務内容は異なります。ツール導入時は、現状課題となっている業務を洗い出し、課題を解決できる機能を備えたツールかどうかをよく確認しましょう。
また、社内の要件に合ったツールかどうかも大切な視点です。たとえば、社内のセキュリティ要件を満たしていないツールを導入した場合、ツール上で取り扱える情報が制限され、利用が形骸化する恐れがあります。同じ用途のツールでも社内要件によって適したツールが変わってくる点に注意しましょう。
シンプルで使いやすい操作画面か
せっかくツールを導入しても操作が難しく従業員が使いこなせないのでは宝の持ち腐れになってしまいます。それどころか、操作の手間が増えると利用ルールが破られ、思わぬインシデント発生に繋がることもあります。ITツールに詳しくない従業員でも利用がしやすいよう、シンプルで使いやすい操作画面かどうかを確認してツールを選ぶようにしましょう。
また、ある程度のITリテラシーを持った従業員に対しては、従業員一人一人が使いやすくカスタマイズできるよう多機能でカスタマイズ性に優れたツールを選ぶという視点も重要です。
従業員のITリテラシーを把握しておく
従業員のITリテラシーによっても導入すべきツールは異なります。多機能でカスタマイズ性に富んだツールでも、従業員が使いこなせないのであれば導入効果は得られません。従業員のITリテラシーを把握し、適切なITツールを選定しましょう。
前述でも説明した通り、幅広い世代・部署の従業員が利用するツールは、できるだけシンプルで誰でも扱いやすいものを選ぶことがおすすめです。
導入コストは見合っているか
クラウドの業務効率化ツールはサブスクリプション型で月額費用が発生するものが多くなっています。いかに便利で評価の高いツールであっても、自社の規模や利用要件にそぐわない機能を持つものでは無駄にコストがかかる原因となります。ツールは一度導入すると、すぐに別のツールに変更するのが難しいものでもあるため、継続的に利用可能かという視点をふまえて選ぶとよいでしょう。
サポート体制が整っているか
ツールの利用を促進するためには、従業員にマニュアルや操作説明会の機会などを提供し、利用のハードルを下げることが重要です。
クラウドツールの中には、マニュアルや操作説明会などのサポートをクラウドサービス側が提供してくれるものもあります。ツールの利用を素早く浸透させ、効果を得やすくするためにも、サポート体制が充実したツールを選ぶのがおすすめです。
既存のシステムと連携は可能か
既存の業務システムと連携できるかどうかでも得られる効果の大きさは変わります。たとえば、同じナレッジ共有・蓄積ツールでも、自社で利用しているビジネスチャットと連携して情報・ナレッジを保存できるかどうかで業務効率化の効果は大きく変わってきます。機能やコストと合わせ、連携が可能かどうかも確認しましょう。
業務効率化になるクラウドツールの主な種類
業務効率化を実現できるクラウドツールにはいろいろな種類があります。ここでは、その主な種類をご紹介します。
ナレッジ共有・蓄積ツール
社内ナレッジのプラットフォームとなるのが「ナレッジ共有・蓄積ツール」です。一つのツールに社内のナレッジを集約しておくことでナレッジ検索の手間を削減できるとともに、業務標準化や教育のコスト削減にも繋がります。
コミュニケーションツール
社内のコミュニケーションを円滑化したり情報・ナレッジの蓄積をサポートしたりするのが「コミュニケーションツール」です。主な機能としては、ビジネスチャットや社内SNS、Web会議システムなどがあります。目的やシーンに応じて機能を使いこなすことでコミュニケーションコストを削減でき、業務効率化や生産性向上に繋がります。
タスク管理ツール
タスク管理ツールとは、個人が抱えている日々のタスクを見える化するものです。ToDoリストやカレンダー、カンバンなど、各担当者が抱えるタスクやその進捗状況を可視化するさまざまな機能が備わっています。タスクの抜け漏れ防止とともに、優先順位に合わせてタスクを効率的に進められる効果も得られます。
ファイル共有ツール
ファイルをクラウド上に保存し共有できるのが「ファイル共有ツール」です。インターネット環境があればどこからでもファイルにアクセスし、閲覧や編集ができます。複数人が共同でファイルを編集できる点、ストレージ容量を柔軟に選択でき大容量のファイルも保存可能な点がファイル共有ツールの特徴です。
バックオフィス用ツール
名刺管理や会計、人事などのバックオフィス関連業務を効率化できるのが「バックオフィス用ツール」です。受け取った名刺の情報をデータベースに保存でき、顧客の属性情報などをすぐに把握できるようになります。また、会計管理や受発注管理ツールでよく使う業務のテンプレートを活用すれば、簡単に計算・帳票出力が可能になります。その他にもさまざまな機能があり、うまく使いこなすことができれば大幅な業務効率化に繋がります。
ペーパーレス化ツール
紙の文書をスキャンして電子化し、電子化したそのデータを一元管理できるのが「ペーパーレス化ツール」です。文書の保管・廃棄以外にも、経理システムと連携して経理書類を保存したり、規程類の改訂時期をリマインドしたりする機能も備わっています。文書管理の効率化だけでなくテレワークへの対応にも効果的なツールです。
RPA・SFA
パソコンの特定の画面操作を自動化するのが「RPA」、営業に関する各種情報の管理や分析を効率化・自動化するのが「SFA」です。RPAは指定したパソコン上での操作を自動化でき、さまざまな定型業務にかかる工数を削減できます。SFAも、顧客ごとの属性・案件・商談記録などの情報を一元管理できるとともに、商談確度の予想もでき、営業活動を効率化するのに役立ちます。
ナレッジ共有・蓄積ツール
ここからは、おすすめのナレッジ共有・蓄積ツールをご紹介します。
Qast
【こんな時に役立つ】
- ノウハウ、ナレッジが属人化している
- 社内で同じ質問が何度も発生している
- 社内の情報が分散していて探しだすのに時間がかかる
- 必要な情報に効率的にアプローチしたい
- クラウドにナレッジを保存するのはセキュリティ的に懸念がある
【特徴】
ナレッジの蓄積・共有には、ナレッジプラットフォーム「Qast」がおすすめです。投稿された汎用性の高いナレッジをQ&A形式で保存すれば、社内で同じ質問が繰り返される状況を防ぐことができます。
既存ファイルをドラッグ＆ドロップするだけで、生成AIが要約などの情報を付加しながら投稿を作成する「ファイルtoナレッジ」機能や、質問で有識者からナレッジを引き出して共有できる「Q&A」機能などで社内のあらゆるナレッジを集約。
そして集約したナレッジをQastAIがインプットして、質問に自動で回答する「こましりchat」で、必要な情報をスピーディに取得できます。
また、後述するチャットツール「Slack」と連携すれば、Slack上でやりとりされた情報をQastに保存できます。権限設定、公開範囲の設定、未読の可視化、マークダウンでの投稿、画像のプレビュー表示、スマホでの使いやすさなど、機能は充実しており、社内のナレッジ共有・蓄積におけるさまざまな課題を解決できます。
Azure ADとの連携やIDログイン機能によって社内外どちらからのアクセスに対してもセキュリティを担保するなど、セキュリティを高める機能が豊富なこともQastの特徴です。
【Qast サービス紹介】
NotePM
【こんな時に役立つ】
- 動画を含めたマニュアルを一元管理したい
- 部署ごとに複数のチャットツールを利用している
【特徴】
「NotePM」は、Qastと同様、シンプルで利用しやすいツールです。動画でのマニュアル作成や共有にも対応しており、マニュアルの一元管理に役立ちます。
システム連携においても、TeamsやSlack、Chatworksに加え、LINE WORKSやGoogle Chatとの連携にも対応しているのが特徴です。契約ユーザー数の3倍までという数の制限はありますが、閲覧のみのユーザーは無料で使えるため、マニュアル類を見るだけのユーザーが多い場合にはコストを抑えながら利用できるでしょう。
flouu
【こんな時に役立つ】
- ドキュメントを見ながらリアルタイムにコミュニケーションを取りたい
- クラウドストレージに複数のマニュアルを保管している
【特徴】
「Flouu」は、ツール上だけでなくBoxやGoogleドライブ上のファイルも横断的に検索できるツールです。ファイルの量が多い場合や、ファイルサイズが大きいためにクラウドストレージ上にマニュアル類を保存しているような場合はメリットが大きいでしょう。
ドキュメント単位でリアルタイムにチャットできるため、資料参照とコミュニケーションを一画面で完結させたい場合にも便利です。
コミュニケーションツール
続いて、おすすめのコミュニケーションツールをご紹介します。
Slack
【こんな時に役立つ】
- 口頭で情報共有していて、ログ（履歴）が残らない
- 社内のやりとりを主にメールで行っている
- リモートワーカーが多い
【特徴】
「Slack」は、すでに多くの企業でビジネス用のチャットツールとして導入されています。プロジェクトごとにチャンネルが設定できるほか、スレッド形式で表示されるため、活発なやりとりのなかでも情報をすぐに見つけ出すことが可能です。
シンプルなUI（ユーザーインターフェース）や動作のスムーズさなど、使い勝手の良さはもちろんですが、外部ツールと連携するとさらに利便性が増します。たとえば、GoogleカレンダーやGoogleドライブと連携しておけば、更新情報をリアルタイムで受け取ることができます。
また、ビデオ通話の機能が搭載されており、いつでもビデオ会議が行える点も魅力です。
ChatWork
【こんな時に役立つ】
- システムに不慣れでも使いやすいツールがいい
- チャット上でタスク管理したい
【特徴】
「Chatwork」は国産のビジネスチャットサービスです。シンプルな画面や操作性であることに加え、マニュアルやヘルプが日本ユーザー向けで分かりやすくなっています。標準機能としてタスク管理がついており、チャットでやり取りしながらタスクの抜け漏れを防げる点も便利なポイントです。
ファイル管理やビデオ通話の機能もあり、中小企業向けのビジネスチャットとして十分な機能が備わっています。
タスク管理ツール
おすすめのタスク管理ツールもご紹介しましょう。
Trello
【こんな時に役立つ】
- メンバーのタスクを可視化したい
- タスクがどのような状態にあるのか確認したい
【特徴】
「Trello」は対応中のタスクを視覚的に管理できるカンバン方式のクラウドツールです。プロジェクトごとにボードを立て、タスクの数だけ「カード」を作成、進行状況に合わせてリストを移動するというシンプルな操作です。優先順位が高いタスクから並べていけば、複数人が関わるプロジェクトでも効率良くタスクが管理できます。
カードにはコメントやファイルを添付でき、担当者や期限も設定可能です。「チェックリスト」を使えば、重要なタスクや予定を忘れる心配はありません。
Backlog
【こんな時に役立つ】
- 誰でも使えるシンプルなツールを導入したい
- タスク管理だけでなくプロジェクト管理も行えるツールがほしい
【特徴】
「Backlog」はシンプルで直感的に操作できるのが特徴です。タスクに対してコメントや絵文字でコミュニケーションをとることができ、円滑なプロジェクト進行をサポートしてくれます。
タスク管理の基本的な機能に加え、ガントチャートやバーンダウンチャートなど、プロジェクト管理に必要な機能も揃っています。SVNやGitを使ったソースコードの管理もできるため、プログラムの開発環境でも活用できるでしょう。JiraやRedmineからのデータインポーターも用意されており、既存のタスク・プロジェクト管理ツールからの移行を考えている方にもおすすめです。
Web会議ツール
続いて、おすすめのWeb会議ツールをご紹介します。
Zoom
https://explore.zoom.us/ja/products/meetings/
【こんな時に役立つ】
- 遠隔地でのミーティングを行いたい
- 営業で訪問する時間を削減したい
【特徴】
「Zoom」では、ミーティング用のIDを共有するだけですぐにWeb会議を始めることができます。社内でのWeb会議だけでなく、社外の営業ツールとしても活用可能です。
オプションを利用すればTV会議システムと接続できるほか、ライセンスによってはウェビナーを開催することもできます。
Microsoft Teams
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software
【こんな時に役立つ】
- 社内でMicrosoft製品を多く利用している
- ユーザーやグループごとに機能をカスタマイズしたい
【特徴】
「Microsoft Teams」はMicrosoftの製品であり、Officeなど他のMicrosoft製品と柔軟に連携できる点が魅力のツールです。たとえば、WordやExcelの文書をTeamsにアップロードすれば、Teams上でファイルを共同編集することができます。
また、Web会議中にMicrosoft Formsと連携してアンケート収集したり、アドインを追加して機能をカスタマイズできたりと、シーンを問わず便利に活用できるツールです。
ファイル共有ツール
おすすめのファイル共有ツールをご紹介します。
Dropbox
【こんな時に役立つ】
- ファイル共有のために多くのストレージ容量が必要
- 複数のデバイスでファイルを閲覧したい
【特徴】
「Dropbox」は、個人やチームで使うファイルを簡単に一ヵ所にまとめられるツールです。必要なファイルをすぐに見つけることができ、複数のデバイスで使うこともできます。フォルダを共有する全員が常に最新情報を確認しながら共同作業できるため、生産性も向上するでしょう。
フォルダごとに閲覧権限を設定することもできますので、状況に応じた使い方が可能です。
Box
https://www.box.com/ja-jp/home
【こんな時に役立つ】
- ファイルの量を気にせず利用したい
- 柔軟にアクセス権を設定したい
【特徴】
「Box」の大きな特徴は、ビジネスプランであればストレージ容量が無制限となっている点です。プランによって1回にアップデートできるファイル容量の制限がある点には注意が必要ですが、分割してアップロードすればストレージの残り容量を気にする必要はなくなります。
また、ユーザーの権限を7段階で設定でき、ファイルの閲覧や編集を柔軟にコントロールできる点も魅力です。
バックオフィスツール
最後に、おすすめのバックオフィスツールをご紹介します。
Eight
【こんな時に役立つ】
- 名刺情報を活用して営業活動に役立てたい
- 紙の名刺を電子化したい
【特徴】
「Eight」は、専用アプリで名刺を撮影するだけで情報を電子化できる名刺管理ツールです。いまやさまざまな名刺管理ツールが登場していますが、最も有名な名刺管理ツールといえます。
AI（人工知能）と手入力を組み合わせた最高水準の技術で、素早く正確にデータ化が可能。専用のスキャナーを使用すれば、数十枚の名刺を一度にスキャンすることもできます。GmailアドレスやFacebookの友達機能を使った電子名刺の交換もできるようになります。取得した名刺情報は、ラベルをつけることでより細かく整理できます。
マネーフォワードクラウド
【こんな時に役立つ】
- バックオフィス業務を効率化したい
- 会計処理を自動化したい
- 請求書発行を効率化したい
【特徴】
バックオフィス業務の効率化に適したクラウド会計ソフトといえば「マネーフォワードクラウド」が挙げられます。銀行、クレジットカード、電子マネー、POSレジなど、さまざまなサービスと連携させることで、入力や仕訳を自動化することが可能です。データを登録するほど蓄積されていくビッグデータをもとにAIが勘定科目を提案できるようになるため、データ入力の手間を大幅に削減できるでしょう。
データは金融機関と同レベルのセキュリティで保護され、バックアップもしっかりとられているため安心して利用できます。
SmartHR
【こんな時に役立つ】
- 労務管理が煩雑化している
- 従業員との書類を電子化、自動化したい
【特徴】
「SmartHR」は、企業が担う社会保険・雇用保険の手続きを自動化できるクラウドツールです。従業員が必要情報を入力するだけで各種手続きに必要な書類を自動作成してくれるため、人事担当者の手間が大幅に削減できます。また、住所変更や扶養変更等の手続きも簡単にできます。
社員名簿の作成やマイナンバーの収集・管理、Web給与明細、年末調整の書類作成機能にも対応しているため、煩雑な労務手続きや労務管理を効率良く行う手助けとなるでしょう。
Sales Cloud
https://www.salesforce.com/jp/sales/
【こんな時に役立つ】
- 営業担当のパフォーマンスを上げるツールがほしい
- 信頼性の高いツールを使いたい
【特徴】
「Sales Cloud」はSalesforce社が提供する営業ツールです。顧客情報を効率的に管理するCRM機能や、見込み顧客の追跡機能が特徴です。各チャネルのプロセス全体で見込み顧客の追跡ができ、予算・タイミングを見極めた販促活動をサポートしてくれます。
モバイル端末対応でどこからでも活用できるほか、ワークフローと承認の自動化、ファイルの共有・同期ができ、営業担当者がスピーディーに動けるようになるでしょう。レポートやダッシュボード機能でリアルタイムに活動状況を把握できることに加え、売上予測などの機能も備わっています。営業活動に必要な情報が一通り揃っており、多くの企業が利用していることがツールの信頼を裏付けています。
まとめ
労働人口の減少やグローバル競争の激化を背景に、業務効率化の重要性はますます高まっています。業務効率化を実現するためには、クラウドツールをいかに活用するかが重要です。目的に応じたツールを選定・活用して、限られた業務時間を有効活用していきましょう。
今回ご紹介したクラウドツールは、さまざまな種類があるなかのほんの一部です。他にも社内の非効率を解決してくれるツールは数多く存在しますので、この機会にぜひ比較検討してみてはいかがでしょうか。
