文書管理システムのおすすめ12選！導入のメリットや選び方のポイント
事務作業を滞らせる大きな要因の一つが、アナログな文書管理でしょう。
「過去に作成した文書が見つからない」「紙の書類が膨大になって場所を取ってしまう」という方も多いのではないでしょうか。
今回は、文章管理を成功させるポイントや社内書類を電子化するメリット、おすすめの文書管理システムをご紹介していきます。
目次
文書管理システムとは？
文書管理システムとは、バラバラに保管されている文書を整理整頓、電子化し「必要な時に」「必要な文書に」迅速にアクセスできるようにした管理システムのことです。
文書を一元的に管理し共有できる点ではファイルサーバーと同じようにも思えますが、文書管理システムは検索機能に長けており、必要な情報にすぐにアクセスできるのが特徴です。
ここ数年、新たな働き方やペーパーレス化、電子化の時流が追い風となり、導入を検討する企業が増えています。
文書管理システムの必要性
労務や知財など法律に関連する文書や契約関連の文書は、誤記や紛失、漏洩があると企業に大きな悪影響をもたらします。
これらの重要な文書の管理には文書管理システムを用いて、間違いや紛失を防ぎつつ適切なセキュリティ対策を施すべきです。
特に以下のような文書は、システムを用いて適切に管理しましょう。
- 法定保存書
- 契約書などの記録
- マニュアル
- 知的財産に関わる文書 など
リモートワークが普及したことで、社外からこれらの文書を参照する必要性も高まっています。文書を電子データ化し、社外から閲覧できるようにする上でも、文書管理システムは重要な役割を担っています。
ファイルサーバーとの違い
ファイルサーバーとは、ネットワークを介してファイルを共有・管理できるサーバーを指します。ファイルサーバーに保存されるファイルは文書に限らず、画像や動画ファイルなども保存されます。
ファイルサーバーは企業内の多様なファイルを保管する場所、文書管理システムは文書に特化し検索性能やセキュリティ対策などを高度化させた保管場所だと捉えると良いでしょう。
文書管理システムの種類
文書管理システムにはオンプレミスとクラウドの2種類があります。オンプレミスは自社で用意したサーバーに文書を保管するタイプ、クラウドはサービス提供事業者のサーバーにインターネットを介して文書を保管するタイプです。
クラウドのほうが社外からのアクセスや初期コストの面で利便性が高いですが、オンプレミスのほうが社内でシステムを運用できる分カスタマイズ性やセキュリティレベルは高くなります。
書類の電子化・文書管理システムを導入するメリット
書類の電子化および管理システムの導入によって得られるメリットを解説します。
すぐに検索できる
社内書類を電子化する最大のメリットは、「検索可能になる」ということです。紙の書類では、数が増えれば増えるほど、どこに何があるかを把握するのは難しく、探したい時に探し出すのは困難です。
全ての文書を電子化していれば、キーワード検索や履歴を辿ってすぐに探したい内容が見つかります。これまでかかっていた「情報を探す時間」を大きく削減できるでしょう。
コストの削減に繋がる
すべての文書を紙で管理していると、紙や印刷のコストも膨れ上がります。電子化すれば、コストはもちろん保管場所の削減にも繋がります。
また、機密性の高い文書を保管するにはセキュリティを強化するためのコストがかかりますが、ペーパーレス化が実現するとサービス提供側がセキュリティ面を担保してくれますし、クラウド上にデータがあることで災害時でも情報を守ることができ、管理コストが削減できるでしょう。
一度に複数人に共有できる
紙の文書では、基本的に複数人で同時に閲覧することはできません。社内書類を電子化することによって、オンライン環境であれば、複数人が同時に閲覧することが可能です。
閲覧すべき方の人数が増えれば増えるほど、その効果は大きくなります。スピード感をもって業務を進めていくためには、社内文書の電子化はもはや避けては通れない手段といえます。
業務の効率化が図れる
書類を電子化すれば、書類を社内で回覧しやすくなり、決裁などの承認が取りやすくなります。
また、書類の物理的な捺印やファイリングなどの作業が不要になるため、これまでよりも効率的に業務を進めることができるでしょう。
情報漏洩や紛失などのリスクが軽減できる
書類を紙で管理していると、保管している棚の施錠漏れや文書の置き忘れなどで情報漏洩が発生しやすくなります。
また、必要な時にその都度文書を持ち出していると、紛失のリスクも高くなるでしょう。文書を電子化して管理すれば、アクセス権限を設定して情報漏洩のリスクを防ぐとともに、ファイルのバックアップなどで紛失対策を行うこともできます。
どれが最新のデータなのか分かりやすくなる
文書管理システムでは管理する文書のバージョン管理ができます。ファイルサーバーなどにファイルを保存していると、似たような名前のファイルが乱立し、どれが最新か分からなくなる問題が発生しがちですが、文書管理システムであれば最新のファイルが明確です。
どれが最新なのか分かりやすくなることで、古い情報を参照することによるトラブル防止に繋がるでしょう。
リモートワークにも対応できる
文書を電子化すれば社外からも文書を閲覧できるようになるため、リモートワークだからといって業務が滞ることはありません。文書管理システムであればセキュリティ対策も充実しているため、社外からの閲覧であっても情報漏洩のリスクを抑えられます。
以下の記事では、リモートワークについてより詳しく解説しています。
文書管理システムの導入のデメリット
文書管理システムの導入にはメリットばかりでなくデメリットもあります。考えられる3つのデメリットをご紹介します。
導入・運用コストがかかる
システム導入には当然ながら導入コストや運用コストが発生します。また、運用し始めは紙の文書を電子化するための人件費やアウトソース費用も必要となります。
紙文書との二重管理が必要になる
電子帳簿保存法の要件を満たさない場合、紙の書類を原本として保存する必要があります。場合によっては紙の文書と電子文書の二重管理が必要になるため、運用ルールの見直しが必要になります。
セキュリティリスクに気をつける必要がある
インターネットを介して情報を共有するということは、第三者が不正に入手できる可能性も出てくるということです。そのため、セキュリティリスクは文書を電子化する際にもっとも気をつけるべきポイントです。
テレワーク中の電子データ紛失や電子文書の誤操作などのトラブルにも注意が必要です。アクセスしやすくなる反面トラブルも起きやすくなるため、運用ルールの見直しやリスクマネジメントの教育が必要となります。
文書管理システムの主な機能
文書管理システムに備わる主な機能を6つご紹介します。
検索機能
文書管理システムには多くの文書が保管されるため、必要なタイミングですぐに文書を閲覧できるよう、検索機能が備わっています。
検索機能は完全一致やあいまい検索に対応しており、ツールによってはファイル内の全文検索が可能なものもあります。
バージョン管理機能
文書の更新時にバージョンや更新内容を管理するバージョン管理機能があります。バージョン管理機能があれば最新のバージョンが明確になり、もし誤って更新をかけてしまった場合でも復旧が容易になります。
アクセス権限・ファイル暗号化機能
文書管理システムには機密性が高い文書が保存されることが多いため、アクセス権設定機能やファイルを暗号化する機能がついています。適切なアクセス権設定をしつつ暗号化すれば、文書の漏洩リスクを防げます。
自動破棄機能
文書の保管期限が過ぎたら自動で文書を破棄する機能です。期限付きの文書であれば放置していても自動で破棄されるため、古い文書を参照するリスクを防げます。
また、破棄前にリマインド通知をすることもできるため、文書の更新漏れにも活用できる機能です。
ワークフロー機能
作成した文書に対して文書管理システム上で承認を得られる機能です。重要な文書ほど多くの決裁者の承認を得る必要がありますが、文書管理システムにワークフロー機能があることでスムーズに承認が得られ、文書公開までのリードタイムを短縮できます。
文書登録機能
新しい文書を文書管理システムに登録する機能です。文書登録のタイミングでインデックス登録も行われ、検索を行う際にスムーズに文書を探し出せるようになっています。
文書管理システムを導入する際の注意点
文書管理システムを導入するうえで、注意が必要な内容をまとめます。
導入する目的を明確化する
適切な文書管理を行うためには、社員が文書管理の重要性を理解し行動する必要があります。
なぜ、何のために管理が必要なのかという目的を明確にして周知することで、文書管理にスムーズに取り組めるでしょう。
運用ルールの策定・社員への周知と教育が必要
文書管理システムには重要な文書が保管される場合が多く、そのような文書を誤って扱えば企業に悪影響を与えます。文書が適切に管理されるよう、あらかじめ運用ルールを策定しておきましょう。
ただし、運用ルールを策定しても社員が認識・理解していなければ意味がありません。社員への周知と教育を徹底することも必要となります。
定期的に運用ルールを見直すことが大切
一度定めた運用ルールでも、管理方法やセキュリティ方針の変更が発生すれば見直しが必要になります。
特にサイバー攻撃による被害や内部犯行の事例が増加している現代では、定期的に運用ルールを見直し、より安全に運用することが求められるでしょう。
文書管理システムの選び方のポイント
国内だけを見ても、さまざまな文書管理システムがあります。業界や規模によって、最適なシステムは異なりますので、ここではシステム選定のポイントを見ていきましょう。
誰でも使えるか
まずは、直感的で誰でも操作できるツールであるかを確認していきましょう。
特に初めてツールを導入する企業では、ITリテラシーが高くない社員でも使いこなせそうか、という点を見ておくことが重要です。文書管理システムのなかには、機能を多数揃えている一方で、使いこなすハードルが高いものもなかにはあります。
目的はシステムを導入することではなく、文書を電子化して業務効率化に繋げることですので、できるだけシンプル且つ簡単なツールの導入をおすすめします。
必要な機能は揃っているか
必要な機能面が揃っているかどうかも、ツール選定において欠かせないポイントです。
たとえば、公開範囲を簡単に設定できるか、テンプレートを保存できるか、スマホからでも閲覧が容易か、セキュリティ面が担保できるかなどです。
特に重要なのが、「検索性」です。電子化する目的の一つが「検索可能になること」であるので、いかに素早く高精度の検索結果を得られるかが重要です。ツールによってさまざまな検索方法があるので、まずは無料トライアル期間を使って試してみましょう。
既に作成済の文書を一箇所に集約できるか
社内には、既に作成された文書があると思います。
その文書を電子化することを理由に、ゼロから作り直すのは相当な時間と労力を要します。文書管理システムには、作成済みのファイルをアップロードするだけで検索できるようになったり、再編集を行うことができるようになったりするツールがあります。
既存の文書をどのように整理しなおすか、という観点が必要です。
セキュリティ対策はできているか
文書管理システムでは企業にとって重要な書類を管理するシーンが多いため、情報漏洩が発生しないようセキュリティ対策が重要となります。
文書管理システムへの接続端末・IPアドレス制限やデータの暗号化、アクセス権限設定、アクセスログなど、セキュリティ機能が充分に備わっているツールを選ぶようにしましょう。
提供形態はどうなっているか
文書管理システムの提供形態には、自社内にサーバーを構築して利用するオンプレミス型と、サービス提供事業者のサーバーをインターネット経由で利用するクラウド型があります。
オンプレミス型は情報を社内に保存しておけるぶんセキュリティ性は高くなりますが、サーバーを自社内で構築する必要があるためIT人材の確保が重要になります。
自社のリソースや情報セキュリティポリシーをふまえ、どちらの提供形態を選ぶのかを決めると良いでしょう。
おすすめの文書管理システム12選
ここからは、文書管理におすすめのツール12選を紹介します。
Qast
【こんな人におすすめ】
- 初めて文書管理ツールを導入する方
- シンプルなツールを探している方
- ツールを選定している時間がない方
- 万能なツールを探している方
- 数百人、数千人規模での導入を考えている方
【ポイント】
Qastは、社内における情報やナレッジの共有に適したナレッジプラットフォームですが、文書管理として使える機能も備わっているツールです。
シンプルで使いやすいため、初めてツールを導入する方でも直感的に操作できます。既に作成済みのファイルは、形式を問わず全て添付可能です。PDF、Word、PowerPoint、Excelであれば、添付されたファイル内の文字列も検索対象になることがポイントです。
また、既存のファイルをQastにドラッグ＆ドロップするだけで、投稿タイトルや要約をAIが自動生成。ファイルごとにナレッジの自動生成と投稿を実現します。
Qast上で新しい文書（メモ）を作成することももちろん可能で、文字の装飾（太字や見出しなど）も簡単に行うことができます。
作成した文書は、フォルダごとに閲覧制限をかけられるため、部署や特定のメンバーのみで文書を共有することもできます。
さらに、投稿ごとに「誰が既読か」が分かるため、認識の相違を防げます。階層式のフォルダ/タグによる分類、テンプレート、ピン留め、セキュリティ対応など、そのほかの機能面も充実しており、誰にでも使いやすくておすすめのツールです。
【特徴的な機能】
- ファイル内の文字列を検索
- テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる
- 既読人数、誰が既読か、を確認できる
- 見逃しを防ぐピン留め機能
NotePM
【こんな人におすすめ】
- 一つの投稿を何度も更新していく使い方を想定している方
- 既にWordやPDFでまとめている情報が多く、ファイルの添付をメインに検討している方
- シンプルなツールを探している方
【ポイント】
NotePMは、UI（ユーザーインターフェース）がシンプルで使いやすい文書管理システムです。階層式のフォルダで情報が整理でき、検索時にはファイル内の文字まで検索対象になるため、既にPDFやWordで情報をまとめている方は、NotePMにファイルをアップしていくことでキーワード検索が容易になります。
テンプレートの作成や編集も簡単に行えるので、一度フォーマットを作っておくと、次回以降の投稿の手間が省けるでしょう。
【特徴的な機能】
- ファイル内の文字が検索対象になる
- 誰が既読か分かる
- 編集履歴が分かる
楽々Document plus
https://www.sei-info.co.jp/document-plus/
【こんな人におすすめ】
- 外出先でも場所を選ばずに使いたい方
- 複数言語（日本語、英語、中国語）で使用したい方
【ポイント】
楽々DocumentPlusは、文書や図面など企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進する文書管理システムです。
作成日や契約先、製品型番などの属性を付与しての管理が可能。電子化した書類は、完全一致検索とあいまい検索の2通りで検索できます。
また、紙書類を電子化したファイルの中身も検索できるようにOCR機能を搭載しています。出張先や在宅勤務中でも場所・端末を選ばず利用でき、働き方改革を強力にサポートするでしょう。
【特徴的な機能】
- 全文検索や属性検索
- OCRで紙書類をデータ化
Contents Expert
https://www.nri-secure.co.jp/service/solution/contentsexpert_xmlassist
【こんな人におすすめ】
- 文書作成を効率化したい方
- 利用中のグループウェアやデータベースと連携したい方
- 申請、承認手続きを電子化したい方
【ポイント】
Contents Expertは、XMLを利用して効率的な文書作成を支援するツールです。関連文書の自動生成や高度な検索機能があり、文書作成を効率化しつつ適正な管理ができます。
また、ワークフローによる申請や承認なども可能です。Contents Expertを利用すれば、膨大なマニュアルや約款などの文書を効率的に改定でき、文書管理の負担を大きく軽減できるでしょう。
【特徴的な機能】
- XMLによる文書作成効率化
- しおり約款機能で契約のしおりやリーフレットを作成可能
- ワークフロー機能によりオプション付与が可能
ASTRUXSaaS
https://www.astrux.jp/about/saas.html
【こんな人におすすめ】
- 申請手続きを同時に実現したい方
- これから文書を作成することが多い方
【ポイント】
一般文書やISO文書、記録などの運用・管理をWebベースで一元管理できる文書管理システムです。
ITリテラシーが高くない方でも直感的に操作できるインターフェースを実現しています。文書の投稿や編集はもちろんのこと、検索・参照、そして業務で発生する申請などのさまざまなワークフローも可能にしてくれます。柔軟に対応できるよう、各種種別・アクションや、申請をスムーズに進める機能などがあらかじめ備えられています。
検索は、ファイル名・更新日・ファイルサイズ・改訂コメント・申請情報で行えます。そのほかにも、キーワード検索、全文検索、思いつく文字列を入力するだけのなんでも検索など、さまざまな検索方法で情報にたどり着けます。
セキュリティ面も充実しており、データセンターで確実にデータが管理されます。
【特徴的な機能】
- 柔軟なワークフロー
- 検索結果ダウンロード機能」
MAMORU ONE
https://www.mamoru-kun.com/ehokanlp/
【こんな人におすすめ】
- 動画ファイルも含めて保存したい方
- データスキャン、手入力を依頼したい方
【ポイント】
株式会社日本パープルが提供していた「e-保管サービス」「機密抹消サービス」「e-保管Premierサービス」を統合しリニューアルしたのがMAMORU ONEです。
PDFだけでなく、word、Excel等office系ファイル、ZIPファイルや動画など、さまざまな種類、形式でのファイルのアップロードが複数添付可能となります。すでに管理されているExcelデータがあれば、一括で情報登録・更新が可能です。
また、データ入力やスキャニング作業を、MAMORU ONEスタッフが代行してくれるサービスもあります。既存の書類や溜まってしまった書類の代行作業を頼むことで、始めから検索可能なシステムとして利用できるでしょう。
【特徴的な機能】
- Excelで一括インポート
- データ入力やスキャニング作業の代行
ASTRUX2.0
【こんな人におすすめ】
- 既存の文書ファイルを大量に移行したい方
- アクセス権を細かく設定したい方
【ポイント】
ASTRUX2.0は機密文書をはじめ図面、マニュアルなど幅広い文書の管理に適した文書管理システムです。サーバーへの一括登録機能があるため、サーバーの共有フォルダにフォルダ・ファイルを保存すれば自動でASTRUXに登録されます。既にファイルサーバーなどで文書管理を行っている場合でもスムーズに移行できるでしょう。
アクセス権は、R（閲覧）、W（編集）、D（削除）を組み合わせた「RWD権」「RW権」「R権」「アクセス権なし」の4種をタブ・フォルダ・ファイル・ユーザー単位・グループ単位で柔軟に設定できます。セキュリティ面を厳重にしたい場合にもおすすめのツールです。
【特徴的な機能】
- サーバーへの一括登録機能
- 柔軟なアクセス権設定
- ワークフロー
MyQuick
【こんな人におすすめ】
- スモールスタートで導入をしたい方
- AzureADをご利用中の方
【ポイント】
MyQuickはさまざまな文書の管理に適した汎用的な文書管理システムです。クラウド版のMyQuickクラウドは月額2万円からユーザー数無制限で利用できるため、スモールスタートで文書管理システムの活用を始めたい場合におすすめ。スマートフォンやタブレットからのアクセスにも対応しており、社外からのアクセスも便利です。
AzureADと連携したシングルサインオン機能があるため、AzureADを利用している企業であれば、より簡単かつセキュアにユーザー管理が行えるでしょう。
【特徴的な機能】
- Azure AD連携
- メールによるプッシュ通知、期限前通知機能
Confluence
https://www.atlassian.com/ja/software/confluence
【こんな人におすすめ】
- ワークスペースとしても利用したい方
- プロジェクト・タスク管理ツールと連携したい方
【ポイント】
Confluenceはさまざまなタイプの文書ファイルを保存し、共同で編集・管理できるワークスペースです。プロジェクト・タスク管理ツールであるJIRAやTrelloを開発しているATLASSIAN社が提供しており、シームレスに連携できます。
情報共有に適したツールのため、日報や議事録などのタイムリーに共有が必要な文書の保管もできます。SlackやTeamsなど多くのコミュニケーションツールと連携している点も魅力です。
【特徴的な機能】
- 豊富なテンプレート
- バーチャルホワイトボード
- ページインサイト
PATPOST
【こんな人におすすめ】
- 文書管理の負担を減らしたい方
- 電子帳簿保存法対応のツールをお探しの方
【ポイント】
PATPOSTは「パッと保存、パッと検索、パッと制度対応」をコンセプトにした文書管理システムです。AI-OCRというAIを用いた読み取り技術でアップロードされた文書の全文を読み取り、仕分け・インデックスを自動で行います。
また、電子帳簿保存法に対応しており、保管した文書の訂正・削除ができない仕様になっています。無料期間が2ヵ月と長めなため、じっくりと試用しながら導入を検討できるでしょう。
【特徴的な機能】
- AI-OCR
- 電子帳簿保存法に対応
Fleekdrive
【こんな人におすすめ】
- 大容量の文書ファイルを保管したい方
- 保管した文書ファイルを手軽に共有したい方
- 海外拠点での利用を検討している方
【ポイント】
Fleekdriveは情報共有の課題を抱える企業におすすめのオンラインストレージサービスです。文書管理においては全文検索に対応しており、アーカイブ機能や自動削除機能も備わっています。保存できるファイル数は無制限で、サイズも40GBまでと大容量な点も魅力でしょう。
ファイルの共有方法も、ブラウザプレビューやファイル配信、共有URL発行など多様な手段が提供されています。文書ファイルを共有しやすいツールをお探しの方におすすめです。
【特徴的な機能】
- ファイル共有URL発行
- 多言語対応（日本語、英語、中国語、スペイン語、ポルトガル語）
- 自動アップロード機能
TOKIUM電子帳簿保存
https://www.keihi.com/denshichobo/
【こんな人におすすめ】
- 請求書と契約書など関連書類を紐づけて一元管理したい方
- 電子帳簿保存法対応のツールをお探しの方
【ポイント】
TOKIUM電子帳簿保存は電子帳簿保存法に対応した文書管理システムです。高精度なオペレーター入力プランとAIを活用したAI-OCRプラン、自身で入力するセルフプランが用意されています。
また、法対応のみか法対応に加えて業務効率化を図るかでもプランが分かれています。
同じプラットフォーム上でTOKIUMインボイスを追加利用することもできるなど、インボイス制度にも対応しています。
【特徴的な機能】
- 電子帳簿保存法に対応
- インボイス制度への対応も可能
まとめ
業種や規模に関わらず、業務効率化や電子帳簿保存法の観点から、社内文書を電子化する重要性は今後ますます高まっていくでしょう。
しかし、社内文書の電子化は一朝一夕で完了するものではないため、早めに着手を始めることをおすすめします。対策が遅れて業務にさまざまな支障が生じてしまう前に、ぜひこの記事を参考に最適なツールを探してみてください。
