社内ポータルサイトとは？機能や導入のメリット、活用ポイントについて
会社の規模が大きくなり、事業を拡大していくと、従業員間での情報やナレッジの伝達が難しくなります。そんな課題を解決する手段の一つとして「社内ポータルサイト」の導入があります。しかし、社内ポータルサイトを導入するだけではすぐさま課題が解決するわけではありません。うまく活用されるための習慣や仕組みが必要です。
今回は、社内ポータルサイトにスポットを当てながら、いかに社内で活用していけば良いか、を明確にしていきましょう。
目次
社内ポータルサイトとは
社内ポータルサイトとは、社内におけるさまざまな情報を検索できるようにするためのWebサイトのことを指します。
社内での情報共有をサポートするための入り口となることから「門」や「入り口」を意味する「ポータル」という言葉が使われています。
社内ポータルサイトでは、社内で何か分からないことがある際に、サイトにアクセスすることで必要な情報をすぐに探し出すことができます。また、個人が得た情報をポータルサイトに投稿することで、簡単に社内で情報共有を行うことができます。
社内ポータルサイトは、自社内でネットワークを構築し、外部から遮断された環境のみで利用できるようにする方法と、クラウドサービスを利用してどこからでもアクセス可能にする方法があります。
社内ポータルサイトの必要性
IT技術の進化により、企業はこれまでより多くの情報を収集・管理できるようになりました。しかし、これらの情報がバラバラに管理されていると、有効な活用ができず、社内での連携も取りにくくなります。そこで、情報を一元管理し共有しやすくするために、社内ポータルサイトの重要性が高まってきました。
また、近年ではテレワークも普及し、社外から社内情報にアクセスするニーズも高まっています。そのニーズに対応するためにも、オフィス内など物理的な環境ではなく、ネットワーク経由でどこからでもアクセスできる社内ポータルで情報を管理することが必要となっています。
「社内イントラサイト」「社内イントラ」との違いは？
社内ポータルサイトは「社内イントラサイト」や「社内イントラ」と呼ばれることもありますが、意味に大きな違いはありません。
社内イントラサイトよりも社内ポータルサイトと呼ぶほうが、社内で利用するサイトであるということが分かりやすいため、IT技術者を除けば「社内ポータルサイト」という名称のほうが浸透してきています。
他の情報共有ツール・サービスとの違い
社内ポータルサイトを理解する上で知っておきたい、混同しやすい類似サービスとの違いを解説します。
ポータルサイト
ポータルサイトとは、GoogleやYahoo!、MSN（Microsoft）のような、インターネット上で誰でもアクセスができ、そこから関連サービスに移動できるようになっているサイトを指します。
社内のみに利用が限定されているのではない点が社内ポータルサイトとの違いです。主に外部の利用者向けにサービスの提供を行ったり、問い合わせ窓口を設置したりする用途で利用される場合が多いでしょう。
社内SNS
社内SNSは、社内における円滑なコミュニケーションを図るためのサービスで、社員のみでLINEやTwitterを利用するようなイメージです。
社内SNSには、社員向けのチャットやファイル共有、Wikiなど、さまざまな機能が備わっています。ただし、LINEやTwitterで過去の投稿が流れてしまうのと同じで、社内SNSもチャット機能がメインのため過去の情報が流れやすいというデメリットがあります。一方、社内ポータルサイトであれば情報が一元管理され、社内の知見が蓄積しやすくなります。
グループウェア
グループウェアは、業務スケジュールやタスク管理を目的とした社内情報共有サービスです。掲示板やファイル共有、スケジュール管理、勤怠管理、ワークフローなど社内業務に必要な機能の多くが搭載されており、社内SNSと同様、主に社員が利用対象者となります。
社内ポータルサイトよりも機能は限定的ですが、近年では多機能なクラウド型のグループウェアも登場しており、社内ポータルサイトとの差がなくなってきています。
社内ポータルサイトの主な機能
社内ポータルサイトには一般的にどのような機能が備わっているのか、またどういう活用ができるのか、その一例をご紹介します。
Q&A機能
Q&A機能を利用して、質問と回答内容を一ヵ所に集約することができます。先輩・上司に質問する前に社内ポータルサイトで解決することができるため、質問者・回答者ともに手間を省くことが可能です。
スコア機能
投稿数や反応数によって社員のスコア付けができます。正当な社内評価を行う上で、従来は営業成績などの数値がなければ可視化は難しいものでしたが、スコア機能を利用すれば誰がアクティブに活動を行っているのかを明確にすることができます。
検索機能
社内ポータルサイトには検索システムが備わっているため、蓄積した情報を検索で簡単に表示することができます。情報を簡単に取り出せるようになることで、蓄積した情報を有効に活用することが可能となります。
勤怠・スケジュール管理
各社員が登録した勤怠・スケジュールを管理できます。マネジメント層の勤怠管理が容易になるとともに、他の社員に分かりやすくスケジュールを共有できるため、組織としての連携強化に繋がるでしょう。スケジュール機能は、社員の行動だけでなく会議室など施設の利用状況の管理にも活用可能です。
業務マニュアルの管理
掲示板やWiki機能を活用してマニュアルを管理し、社内に共有できます。ドキュメント管理機能が備わっているツールも多いため、改版履歴の管理やバックアップなども行いやすくなります。
ワークフロー機能
社内ポータルサイト内でワークフローを回し、情報の回覧や承認・決裁を効率化できます。申請ごとに手軽にワークフローを設定でき、経路も柔軟に設定できるため、コストをかけずに申請をデジタル化できます。
レポート機能
社内ポータルサイトに蓄積したデータの集計や、データのグラフ化ができます。各種資料の作成を効率化できる他、施策の立案や企業戦略の検討にも活用できるでしょう。
ストレージ機能
社内ポータルサイトにはストレージが搭載されており、業務マニュアル以外にも顧客情報や資料類などのデータを保管できます。データを集約して管理できることに加え、共同編集などにより業務の効率化が図れます。
他社サービスとの連携機能
他社サービスとの連携機能を利用すれば、他社サービスの情報も社内ポータルサイト内に蓄積することができます。例えば、社内SNSツールのSlackやTeamsと連携し、やりとりの中で発生した重要な情報を社内ポータルサイトでも共有するといった活用方法です。
コミュニケーションツール
掲示板やメッセージ機能により社員同士のコミュニケーションを円滑化できます。ツールによってはチャットやWeb会議機能などが備わっている、もしくは外部ツールと連携できるため、より柔軟で円滑なコミュニケーションを実現できるでしょう。
社内ポータルサイト導入のメリット
社内ポータルサイトを導入することによって自社内にどういうメリットが生まれるのか、その具体例を解説していきます。
社内の情報を一元管理できる
社内ポータルサイトを導入することで、社内の情報が一箇所に集約できます。
情報が一元管理されていることで、探したい情報がある時に人に聞いたり、複数のツールを横断して探し回るといった手間がなくなります。
社内の情報の中には、業務マニュアルや社内ルール、ノウハウ、業界の専門知識など、さまざまなものがあるでしょう。
そのような情報を一箇所に蓄積しておくことで、疑問を持った人は社内ポータルサイトを見ることで自己解決できるようになります。これまでの非効率な時間が削減され、業務効率化に繋がります。
コミュニケーションコストの削減に繋がる
社内ポータルサイトを活用することで、一度に多数の人に情報を伝えることができます。それにより、何度も同じ説明をするコミュニケーションコストがなくなります。
社内の情報を蓄積する場がないと、「何度も同じ質問に回答する」機会が増えてしまいます。質問者側からすると初めての質問でも、回答者側からすると過去に何度も答えた質問だということは良くあることです。
始めは丁寧に回答していても、人数が増えれば増えるほど工数は増えていき、場合によっては1日のうち2〜3時間を社内対応に費やすということも出てきてしまいます。
社内ポータルサイトに文字として残しておくことで、検索して自己解決できるようになり、質問に対して回答する多くの時間を削減できるでしょう。
モチベーションの向上に繋がる
社員が業務を進める上で必要な情報を得られない・得るまでに手間がかかることは大きなストレスになります。自力で情報を得られない場合に取るアプローチとしては先輩や上司に質問をすることが一般的ですが、先輩や上司が多忙だと回答をもらえるまでに時間がかかります。結果として業務が滞り、顧客に迷惑をかける状況になれば、モチベーションが下がり、退職にも繋がりかねないでしょう。
一方、情報がある場所が分かっていて、自ら調べて自己解決することができれば、それが業務効率改善に繋がり、社員のモチベーション向上の効果ももたらします。
モチベーションが向上すれば、社員が積極的に業務と向き合うようになり、組織としてさまざまなメリットが得られるでしょう。
生産性の向上・業務の効率化が図れる
不要な会議やメール送信にかかる手間を省くことができ、生産性の向上・業務の効率化に繋がります。
これまでは、例えばフロアが違う他部署と調整が必要な場合は、会議室の準備や日程調整のためのメールのやりとりや、資料の印刷などの作業が必要でした。しかし、社内ポータルサイトを利用すれば、コミュニケーション機能を利用して会議室の準備や日程調整ができます。メールを送る手間はかかりませんし、社内ポータルサイトに資料をアップロードしておけば資料の印刷も不要になります。
複数部署をまたぐプロジェクトの推進も容易になり、浮いた時間を他業務にまわすことで生産性の向上や業務の効率化を図ることができます。
テレワークにも対応できるようになる
働き方改革の推進によりテレワークが普及し、社外で業務を行うシーンが増えています。その際、業務に必要な情報がオフィスにしかなければ、業務が滞ってしまうでしょう。
社内ポータルサイトを構築して業務情報を一元管理し、テレワークでもアクセスできる環境を整えることで、業務の滞りも改善でき、多様な働き方が可能になるでしょう。
ペーパーレス化に期待できる
これまで紙媒体で保管していた資料を社内ポータルサイトに保存すれば、ペーパーレス化に繋がります。会議などで都度資料を印刷する手間がなくなり、業務の効率化も図れるでしょう。
また、これまで紙媒体で行っていた申請をポータルサイト上のワークフローに置き換えれば、回覧や押印にかかる待ち時間を短縮でき、スムーズな決裁が可能になります。
社内ポータルサイトが活用されない理由
社内ポータルサイトを導入したにも関わらず、いま一つ活用ができていないという事例も多数みられます。導入後に社内ポータルサイトが活用されない理由を解説していきます。
使い方が分からない
機能が多すぎたり、操作マニュアルを見ないと使い方が分からないような社内ポータルサイトでは、日々の業務の中に情報共有を溶け込ませるのは難しいです。
一度「使うのが難しい」という印象を持ってしまうと、サイトにアクセスする機会すら少なくなってしまいます。
大手製品を利用している企業では、機能は多いもののマニュアルを読まないと操作が難しい、権限設定が複雑でかゆいところに手が届かないという声もあります。機能の多さも一つの判断ポイントにはなりますが、自社にとって必要な機能が何かを検討したうえで、できる限りシンプルなツールを選ぶことがおすすめです。
何を投稿すれば良いか分からない
社内での「情報共有」は、ある程度内容を特定しない限り、ジャンルが広すぎて「具体的に何を投稿すべきか分からない」という状態に陥りやすいです。
特に、社内ポータルサイトを導入し始めた最初の数ヶ月は、日本人特有の「空気を読む」ことが行われ、最初から活発に投稿するのはハードルが高いです。
そのため、最初にできる限り多くのサンプルとなる投稿を作成しておき、且つ「テンプレートを作成」することをおすすめします。
テンプレートを作成しておくことによって、「何を投稿すべきか」が明確になり、型が決まっている状態で書き始められるため、当然書く時間を短縮できます。
テンプレートについて詳しく知りたい方はこちらもご参照ください。
社内に浸透していない・定着しない
社内ポータルサイトを導入してすぐの頃はまだ利用が浸透・定着せず、誰も投稿していないから投稿しづらいと感じてしまいがちです。特に社内ポータルサイトの情報は大勢の社員から閲覧されるため、自分が投稿しても良いのかと不安に感じる方が多いでしょう。
しかし、社員が情報を投稿しない状態が続けば、さらに投稿への心理的ハードルが上がっていきます。部署やチーム単位で推進担当を決めて積極的に投稿を行うなど、社員の投稿に対する心理的ハードルを下げる取り組みが重要です。
情報が古く更新できていない
社内ルールや管理資料などといった過去の重要な情報が投稿されているものの、直近で更新がかけられていない状態の場合、社内ポータルサイトを参照しても最新の情報が得られないため、誰も社内ポータルサイトで情報収集しようと思わなくなってしまいます。結果として社内ポータルサイトが活用されず、部署ごとに個別で情報を管理する状態に逆戻りしてしまうでしょう。
社内ポータルサイトで情報共有を行う重要性を周知するとともに、各部署が責任を持って情報更新を行う体制を整備することが大切です。
欲しい情報が見つけられない
せっかく情報が蓄積されても、その情報が欲しい時に見つけられなければ意味がありません。欲しい情報が手に入らない、見つけられない原因として、検索機能が十分ではなく情報が見つからない、他社サービスとの連携ができておらず必要な情報が社内ポータルサイトに取り込まれていないといったことが考えられます。
「社内ポータルサイトでは必要な情報が見つからない」というイメージが一度ついてしまうと、それを払しょくするのは難しく、活用の頻度を上げていくのが大変になります。したがって、社内ポータルサイトを始める際は、下記を踏まえてツールを検討する必要があります。
- 検索機能の精度が高くPDFやWordなどで文書化した文章内も検索できるか
- 他社サービスと連携して自社にとって必要な情報を取り込むことができるか
社内ポータルサイトを導入・活用するためのポイント
社内ポータルサイトを導入・活用するためのポイントも見てみましょう。
運用目的を明確にし責任者を決める
社内ポータルサイトは、社内情報の共有を通して社内業務を推進し、業務上の課題を解決するものです。具体的にどんな課題を解決するために運用するのか、運用目的を明確にしておきましょう。運用目的が不明確なまま導入すると、使い手である社員の混乱を招き、かえって非効率な状況を生み出す恐れがあります。
また、社内ポータルサイトは社員全員が使いやすいものであることが大切です。運用目的に沿ってできるだけシンプルなツールを選定する、活用を推進する責任者を定めて積極的に情報発信を行うなど、社員全員が使いやすい環境を整えることを意識しましょう。
運用・活用の目的を社内に共有する
社内ポータルサイトを適切に運用・活用するためには、社員の協力が欠かせません。社員の協力が得られないと、情報の集約が進まない、投稿した情報が更新されないなどの問題に繋がります。
社内ポータルサイトの運用・活用の目的を社内に共有し、重要性を理解してもらった上で、ルールの制定や活用推進などの取り組みを行いましょう。
使いやすい・分かりやすいデザインのものを選ぶ
社内ポータルサイトにはさまざまなツールがありますが、ツールによって使いやすさやデザインの分かりやすさが異なります。高度な機能が備わったツールは便利ですが、必ずしも使いやすさやデザインの分かりやすさも兼ね備えているわけではありません。
使いやすく分かりやすいデザインでないと、部署や社員ごとに利用の定着度合いが大きく変わってしまい、活用推進の妨げになります。社内ポータルサイトは、社員の使いやすさを考慮した操作性・デザインのものを選びましょう。
社内ポータルサイトは一つにまとめる
部署やプロジェクトごとに異なる社内ポータルサイトを利用する事例も見られますが、社内ポータルサイトを利用する大きなメリットは情報の一元管理にありますので、極力一つにまとめましょう。
複数サイトの運用はコストや管理面での負担が増加しますし、必要な情報によってアクセスするサイトが違うのでは利便性が損なわれ、結果としてサイトの形骸化に繋がります。
情報漏洩など、セキュリティに気を付ける
社内ポータルサイトには社内の重要な情報も保存されることになるため、セキュリティ対策は必須です。自社で作成する場合には、VPN環境の構築やアクセス制限などの実施、ツールを利用する場合にはセキュリティ対策が十分になされているものを選ぶことなどが必要となります。
また、人事情報や顧客情報など、社内においても関係者内に留めておく必要がある情報もあります。社内ポータルサイトには社員であればだれでもアクセスができますので、社員ごとに必要な情報のみ閲覧できるよう、柔軟に権限設定を行えることが重要です。
社内ポータルサイトを作る際のポイント
社内ポータルサイトのメリットや導入の注意点を踏まえた上で、どのようにサイトを構築すべきかのポイントを解説します。
要件定義をまとめる
まずは社内ポータルサイトに必要な機能を整理し、要件定義を行いましょう。要件定義の際は、構築後の運用を踏まえて検討を行うことが重要です。
保守運用はどの部署・チームが行うのか、マニュアル作成はどの項目についていつまでに行うのかなど、運用部分の整理もあわせて行うと良いでしょう。
構築方法を決定する
社内ポータルサイトの構築には、オンプレミスなのかクラウドなのか、コンテンツを内製するのかサービスを利用するのかなど、複数の選択肢があります。
導入目的や機能、セキュリティ要件などによって、適した構築方法を選択しましょう。どれを選ぶべきか自社内で判断が難しい場合には、専門企業に相談するのもおすすめです。
デザインを決める
デザインはユーザビリティに大きく影響するため非常に重要です。シンプルで見やすいサイト構成や配色に加え、社員がよくアクセスする情報にすぐ移動できるようにするなど、どのようなデザインであれば社員が利用しやすいかを考慮して決めるようにしましょう。
テストを実施し運用する
社内ポータルサイトができあがったら、社内全体にリリースする前にテストを行いましょう。
小規模なチームで実際に利用してみて使用感を確認したり、運用における課題を洗い出したりしておけば、リリース後のトラブル対処がしやすくなります。
社内ポータルサイトにおすすめのツール「Qast」
ここまで、社内ポータルサイトの機能や導入メリット、導入時のポイントについてまとめました。次は、おすすめのツールであるナレッジプラットフォーム「Qast」を紹介します。
「Qast」が他ツールと比べてどのような特徴を持っているのか、なぜおすすめなのかを解説していきます。
シンプルで使いやすい
とにかくシンプルで、ITに詳しくないという方でも簡単に操作ができることが特徴です。操作説明を読まなくても直感で使いこなすことができます。
メモの投稿では、必要な機能だけを搭載しているため、タイトルと内容を入力するだけで誰でも簡単に投稿ができます。
テンプレート作成が容易
あらかじめテンプレートを作成しておくことで、質問・メモを一から作成する手間を省くことができます。汎用的なものを作成しておくことで作成時間が短縮できますし、新入社員の「何を投稿すべきか分からない」という課題の解決にも繋がります。
テンプレートの作成は最低限のタイトルと内容を入力すればOK。とても簡単です。必要に応じてフォルダ・タグ分類をしておくことで、情報が不適切な場所に保存されることを防ぐこともできます。
階層式のフォルダ/タグで分類
投稿の分類はフォルダとタグで行うことができます。
フォルダは部署名や拠点名で作成し、それぞれのフォルダごとに閲覧権限を付与することが可能です。
細かいキーワードや社内でよく使う言葉はタグとして作成しておくことで、投稿が溜まった時に一瞬で検索できるようになります。
高いセキュリティ基準
「Qast」は社内ポータルサイトにおけるセキュリティ対策の重要性を理解し、その対策に力を入れているツールです。
データは第三者機関による各種認証（ISO 27001）を受け、非常に高いセキュリティ基準を持つAWS（Amazon Web Services）に保存されています。また万が一、第三者に通信・データが盗み見られるようなことがあっても、すべての通信をSSLにより暗号化し、データ自体も暗号化しているため、内容が分からないようになっています。
ログインは二段階認証で不正ログインを防ぐとともに、24時間365日体制で不正アクセスの監視を行っているため、第三者の社内ポータルサイトアクセス対策も万全です。
その他、アクセスログの提供やアクセスIPアドレス制限のセキュリティプランの提供など、手厚いセキュリティ対策がなされていますので、安心して社内ポータルサイトを運営できます。
ナレッジコンサルタント支援
Qastは機能の提供だけでなく、ツールの活用推進やナレッジ経営を定着させるための支援も提供しています。専門のナレッジコンサルタントが、豊富なコンサルタント経験をもとに、運用においてつまずきやすい点を事前に解消し、スムーズな導入・活用を支援するサービスです。
社内ポータルサイトを初めて構築する場合でも、相談しやすい体制が整っているため、安心してサービスを利用できます。
【Qast サービス紹介】
まとめ
社内ポータルサイトを上手に活用できれば、生産性向上や業務効率化だけではなく、コスト削減や社員のモチベーションアップなど多くのメリットに繋がります。定着させるまでのハードルがあることは確かですが、企業が持つ膨大な情報をナレッジとして管理し継続的に事業を拡大させていく上で必要不可欠な取り組みです。
この機会にぜひ、社内ポータルサイトを導入し、社内の人間だけが知り得る重要な情報を一元管理してみませんか？
