業務効率化とは?メリットや手法、おすすめのツールなどを紹介

ワークライフバランスや働き方改革といった言葉に注目が集まる昨今、不要な業務をなくし効率化を図ることは企業や組織の急務となっています。

業務効率化には、より重要な業務へのリソースの集中や従業員のモチベーションアップ実現など多くのメリットがあります。しかし、ただやみくもに業務を整理しても思うような効果が得られない可能性もあります。

本記事では、業務効率化を進めるにあたってのメリットや手法、おすすめのツールをご紹介します。

業務効率化とは?得られるメリットについて

業務効率化とは、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を見つけ、それらをなくしたり減らすことで業務改善を行っていくことを指します。業務改善により、その業務に発生していた人件費などのコストの削減が期待できます。また、より重要な業務にリソースを集中できるため、生産性を向上させる効果もあります。

さらに、業務効率化は社員のモチベーションを向上させ、仕事の満足度を感じやすくなります。自社の売上や利益に貢献していると実感できれば、優秀な人材が長く活躍してくれる風土が生まれます。

業務を効率化するために見直すポイント

業務効率化のメリットを理解できると、さっそくすべての業務に対して効率化を図りたくなります。しかし、効率化には時間も要することがあるため、すべての業務を一度に効率化できるわけではありません。

ここでは業務効率化を進めるにあたってのポイントを解説します。

現状の業務フローの把握

業務効率化を進めるにあたっては、まずは現在の業務フローを把握し業務の可視化を行いましょう。業務の全体像や現状を正しく把握できれば、どの工程をどのように効率化すれば良いか見えてきます。

  • 各工程の担当部署・担当者の名前
  • 作業ステップや使用しているツール、必要スキル
  • 作業時間・作業頻度

などが可視化すべき内容となります。

効率化できるポイントの精査

全体像と現状が把握できたら、次は効率化できるポイントを精査する段階です。業務効率化の効果が見えやすい業務は以下のようなものとなります。

  • 単純作業
  • 高い頻度で実施する必要のある業務
  • マニュアル化・テンプレート化しやすい業務

効率化を図る際にはすべて社内で完結させる必要はありません。外注して効率化させる方法もあわせて検討しましょう。

効率化を進めるスケジュールを計画

効率化を図る業務が決定したら、次は効率化を進めるスケジュールを計画します。新たな作業工程はいつからスタートするのか、各担当部署への説明はどのタイミングで行うのか、外注する場合の引き継ぎにはどの程度の工数が必要かなどを検討し、スケジュールを逆算して決定していきます。

業務効率化の手法・アイデア6選

1・無駄な業務を省く、2・業務の優先順位を決定する、3・分業化したものを統合する、4・自動化・アウトソーシングの利用を検討する、5・ツールを導入する、6・効率化できているかを検証する

次に、具体的な業務効率化の手法やアイデアを6つご紹介します。

無駄な業務を省く

業務効率化の手法のなかでもすぐに着手できる方法は、現在発生している無駄な業務を省くことです。たとえば、オンライン会議システムを導入することでリモートワークを業務の主体とすれば、通勤費用や社員の通勤時間を大幅に削減できます。定例の会議なども、内容によって他の会議に集約したり廃止したりすることで、その時間を他の業務に充てることが可能となります。

業務の優先順位を決定する

業務の優先順位を決定することも業務の効率化を期待できる手法の一つです。優先順位の高いタスクに注力することでリソース配分を最適化し、そのリソースを売上や利益率向上に直結する業務に回すことができれば、経営基盤をより強固なものにできます。

分業化したものを統合する

複雑な業務は複数の担当者やチームで行ったほうが効率が上がることもありますが、情報共有の遅延や作業が重複などに繋がる場合もあります。分業化したことで作業効率が下がっていると感じられる場合は、一人の担当者もしくはユニットに統合することで作業効率を上げることができます。

自動化・アウトソーシングの利用を検討する

単純な作業やテンプレート化しやすい作業は、自動化やアウトソーシングによって効率化を図ることができる場合があります。たとえば一定のデータを一定のレポートフォーマットへ変換する作業などはExcelのマクロやプログラムを組みデータを貼り付けることで変換できますし、より高度かつ操作性の高いSaaS型のツールも数多く登場しています。

また、アウトソーシングも業務効率化の手段の一つとして有効です。外部の会社に委託しても問題のないタスクはアウトソーシングすれば、社員をより重要な業務に集中させることができます。

ツールを導入する

コミュニケーションツールも業務効率化に大きく貢献する存在です。タイムカードや会議・備品予約、稟議などのワークフローを電子化するグループウェアやビジネス利用に特化したチャットツールであるビジネスチャットの導入により、無駄なやりとりが減り円滑な業務の推進が実現します。

効率化できているかを検証する

業務の効率化を行った後は、その効率化が本当に実現できているかを検証することも必要です。場合によっては作業品質の低下や機能不全に陥っている場合もありますので、PDCAサイクルを回しながら修正し、効率化の精度を常に高める努力を続けることをおすすめします。

業務を効率化する際の注意点

業務の効率化はただやみくもに進めれば良いものではありません。ここでは効率化において注意すべき点を解説します。

効率化にこだわりすぎない

業務効率化に取り組んだはずが、業務の進め方が変わったことでかえって効率が落ちてしまうことがあります。そうした状況を避けるためには、すべての業務を一度に変えるのではなく、優先度の高いタスクから変えていくようにしましょう。一度にすべての効率化を図るとすべてが中途半端に終わってしまう可能性があるためです。業務に携わる担当者の能力やツールの活用率などを確認しながら計画を立て、確実に一つずつ実行することをおすすめします。

自社に合うツールを導入する

業務効率化のためにツールを導入する場合は、効率化を図りたい業務に見合ったツールを選ばなければなりません。適正なツール選定ができていないと、機能が多すぎて費用だけがかさむオーバースペックの状態に陥ったり、逆に機能が不足したりすることが考えられます。

業務効率のためのツールを選ぶ際には、操作性の高いツールかどうかをしっかりと検証しましょう。組織内でツールを利用する方はさまざまであり、ITリテラシーの差もあります。年齢や職種を問わず簡単に使いこなせるツールを導入しなければ、使われないまま放置されてしまう可能性もあります。

業務効率化ツールなら「Qast」がおすすめ

qast トップページ https://qast.jp/

業務効率化ツールはさまざまありますが、なかでもおすすめなのが「Qast」です。

Qastは、組織全体の生産性向上のために個人のノウハウを社内で蓄積できるツールです。個々人に依存しがちな情報・ナレッジを社内で一元的に共有できます。聞きたいことがあっても誰に聞けば良いのかわからず、担当者や詳しい方を探すのに時間を要してしまうような場合でも、「誰が何に詳しいか」を組織内で共有できます。

また、業務マニュアルや議事録、社内FAQなど、社内に点在しているすべてのナレッジを一元的に蓄積・管理できるため、社員それぞれが課題を自己解決でき、それによって生産性が向上します。スマートフォンからもアクセスできるため、外出先からや情報をチェックしたり日報を作成したりすることも可能です。

さらに、誰でも簡単に使えるシンプルな画面により直感的な操作が可能であるため、組織で定着させるハードルが低いことも大きな特徴です。

まとめ

本記事では、業務効率化を進めるメリットや手法、おすすめのツールを紹介しました。

業務効率化には、業績の拡大や社員のモチベーションアップなど多くのメリットがあります。しかし、従来の方法を変える必要があるため、最初は担当者や担当部署に少なからず負担もかかります。すべての効率化を一度に行うのではなく、優先順位の高い業務や自動化しやすい単純作業から効率化を図るなどして、可能な限り負荷の少ない改革を実現しましょう。

また、ツールを導入する際には、自社の解決すべき課題を本当に解決できるツールかどうか、誰でも使いやすいシンプルなインターフェースのツールかどうかをしっかり確認したうえで選定するようにしましょう。

Qastはシンプルなインターフェースのため、年齢や職種を問わず利用しやすいツールです。業務の効率化をお考えの際は、ぜひQastのご利用を検討されてみてはいかがでしょうか。

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