社内ポータルサイトとは?機能や導入のメリット、活用ポイントについて

会社の規模が大きくなり、事業を拡大していくと、従業員間での情報やナレッジの伝達が難しくなります。そんな課題を解決する手段の一つとして「社内ポータルサイト」の導入があります。しかし、社内ポータルサイトを導入するだけではすぐさま課題が解決するわけではありません。うまく活用されるための習慣や仕組みが必要です。

今回は、社内ポータルサイトにスポットを当てながら、いかに社内で活用していけば良いか、を明確にしていきましょう。

社内ポータルサイトとは

社内ポータルサイトとは、社内におけるさまざまな情報を検索できるようにするためのwebサイトのことを指します。

社内での情報共有をサポートするための入り口となることから「門」や「入り口」を意味する「ポータル」という言葉が使われています。

社内ポータルサイトでは、社内で何かわからないことがある際に、サイトにアクセスすることで必要な情報をすぐに探し出すことができます。また、個人が得た情報をポータルサイトに投稿することで、簡単に社内で情報共有を行うことができます。

社内ポータルサイトは、自社内でネットワークを構築し、外部から遮断された環境のみで利用できるようにする方法と、クラウドサービスを利用してどこからでもアクセス可能にする方法があります。

他サービスとの違い

社内ポータルサイトを理解する上で知っておきたい、混同しやすい類似サービスとの違いを解説します。

だれでもアクセス可能な「ポータルサイト」

GoogleやYahoo!、MSN(Microsoft)のような、インターネット上のだれでもアクセスができ、そこから関連サービスに移動できるようになっているサイトを指します。社内のみではなく誰でもアクセス可能な点が社内ポータルサイトとの違いです。

コミュニケーション円滑化が目的の「社内SNS」

社内における円滑なコミュニケーションを図るためのサービスです。社員のみでLINEやTwitterを利用するようなイメージです。

LINEやTwitterで過去の投稿が流れてしまうのと同じで、社内SNSもチャット機能がメインのため過去の情報が流れやすいという特徴があります。一方、社内ポータルサイトであれば情報の一元管理がしやすいため、社内の知見が蓄積しやすくなります。

タスクやスケジュール情報を共有する「グループウェア」

業務スケジュールやタスク管理を目的とした社内情報共有サービスです。社内ポータルサイトよりも機能が限定的ですが、近年では多機能なクラウド型のグループウェアも登場しており、社内ポータルサイトとの差がなくなってきています。

よく耳にする「社内イントラサイト」「社内イントラ」とは?

社内ポータルサイトは「イントラサイト」や「イントラ」とも呼ばれることがありますが、意味に大きな違いはありません。イントラサイトよりも社内ポータルサイトと呼ぶほうが、社内で利用するサイトであるということがわかりやすいため、IT技術者を除けば「社内ポータルサイト」という名称のほうが浸透してきています。

社内ポータルサイトの機能

社内ポータルサイトには一般的にどのような機能が備わっていることが多く、どういう活用ができるのか、その一例を紹介します。

Q&A機能

Q&A機能を利用して、質問と回答内容を一ヵ所に集約することができます。先輩・上司に質問する前に社内ポータルサイトで解決することができるため、質問者・回答者共に手間を省くことが可能です。

スコア機能

投稿数や反応数によって社員のスコア付けができます。正当な社内評価を行う上で、従来は営業成績等の数値がなければ可視化は難しいものでしたが、スコア機能を利用すれば誰がアクティブに活動を行っているのかを明確にすることができます。

他社サービスとの連携機能

他社サービスとの連携機能を利用すれば、他社サービスの情報も社内ポータルサイト内に蓄積することができます。社内SNSツールのSlackやTeamsと連携し、やりとりの中で発生した重要な情報を社内ポータルサイトでも共有するといった活用方法です。

高機能な検索制度

社内ポータルサイトには高機能な検索制度が備わっているため、蓄積した情報を検索で簡単に表示することができます。情報を簡単に取り出せるようになることで、蓄積した情報を有効に活用することが可能となります。

社内ポータルサイト導入のメリット

社内ポータルサイトを導入することによって自社内にどういうメリットが生まれるのか、その具体例を解説していきます。

社内の情報を一元管理できる

社内ポータルサイトを導入することで、社内の情報が一箇所に集約できます。

情報が一元管理されていることで、探したい情報がある時に人に聞いたり、複数のツールを横断して探し回るといった手間がなくなります。

社内の情報の中には、業務マニュアルや社内ルール、ノウハウ、業界の専門知識等、様々なものがあるでしょう。

そのような情報を一箇所に蓄積しておくことで、疑問を持った人は社内ポータルサイトを見ることで自己解決できるようになります。

これまでの非効率な時間が削減され、業務効率化につながります。

コミュニケーションコストの削減

社内ポータルサイトを活用することで、一度に多数の人に情報を伝えることができます。それにより、何度も同じ説明をするコミュニケーションコストがなくなります。

また、社内の情報を蓄積する場がないと、「何度も同じ質問に回答する」機会が増えてしまいます。

質問者側からすると初めての質問でも、回答者側からすると過去に何度も答えた質問だということは良くあることです。

始めは丁寧に回答していても、人数が増えれば増えるほど工数は増えていき、場合によっては1日のうち2〜3時間を社内対応に費やすということも出てきてしまいます。

社内ポータルサイトに文字として残しておくことで、検索して自己解決できるようになり、質問に対して回答する多くの時間を削減できるでしょう。

情報がオープンになり、ノウハウが浸透しやすい

新入社員が入社すると、多くの企業では新人研修を行います。業界の基礎知識や業務の進め方などを伝える貴重な時間でありますが、その中の多くの情報は、事前に共有することができるはずです。

毎月のように採用を行っていると、研修時間だけでも多くの時間を要するものです。新人向けの業務マニュアルや用語解説を一度まとめておくことで、新人自らで学ぶことができるようになります。

「自ら調べて自己解決する」ということを習慣化していくと、自信へとつながり、モチベーションにも変化があるかもしれません。

また、新人が陥りやすい「指示待ちの時間」や「放置の時間」から脱却できるため、結果的に離職率の低下にもつながります。

生産性の向上・業務の効率化が図れる

不要な会議やメール送信にかかる手間を省くことができ、生産性の向上・業務の効率化につながります。

これまでは、例えばフロアが違う他部署と調整が必要な場合は、会議室の準備や日程調整のためのメールのやりとりや、資料の印刷などの作業が必要でした。しかし、社内ポータルサイトを利用すれば、コミュニケーション機能を利用して会議室の準備や日程調整ができます。メールを送る手間はかかりませんし、社内ポータルサイトに資料をアップロードしておけば資料の印刷も不要になります。

複数部署をまたぐプロジェクトの推進も容易になり、浮いた時間を他業務にまわすことで生産性の向上・業務の効率化を図ることもできます。

社内ポータルサイトが活用されない理由4つ

社内ポータルサイトを導入したにも関わらず、いま一つ活用ができていないという事例も多数みられます。導入後に社内ポータルサイトが活用されない理由を解説していきます。

①使い方がわからない

機能が多すぎたり、操作マニュアルを見ないと使い方がわからないような社内ポータルサイトでは、日々の業務の中に情報共有を溶け込ませるのは難しいです。

一度「使うのが難しい」という印象を持ってしまうと、サイトにアクセスする機会すら少なくなってしまいます。

サイボウズガルーン等の大手製品を利用している企業では、機能は多いもののマニュアルを読まないと操作が難しい、権限設定が複雑でかゆいところに手が届かないという声もあります。機能の多さも一つの判断ポイントにはなりますが、自社にとって必要な機能が何かを検討した上で、できる限りシンプルなツールを選ぶことがおすすめです。

②何を投稿すれば良いかわからない

社内での「情報共有」は、ある程度内容を特定しない限り、ジャンルが広すぎて「具体的に何を投稿すべきかわからない」という状態に陥りやすいです。

特に、社内ポータルサイトを導入し始めた最初の数ヶ月は、日本人特有の「空気を読む」ことが行われ、最初から活発に投稿するのはハードルが高いです。

そのため、最初にできる限り多くのサンプルとなる投稿を作成しておき、且つ「テンプレートを作成」することをおすすめ致します。

テンプレートを作成しておくことによって、「何を投稿すべきか」が明確になり、型が決まっている状態で書き始められるため、当然書く時間を短縮できます。

テンプレートについて詳しく知りたい方はこちらもご参照ください。

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③最近の投稿がなく、いきなり投稿するのに気が引ける

インターネットが普及し始めた2000年前後のシステムを、そのまま使っているというケースも少なくないでしょう。

社内ルール等、過去の重要な情報が投稿されているものの、直近ではほぼ何も投稿されていない状態です。

同じツールで改めて情報やノウハウの発信を促しても、いきなり投稿が増えることはありません。

最近では、導入の手間がなく、誰でも簡単に使えるクラウド型の社内ポータルサイトが増えています。

この機会に最新のツールを導入し、会社として情報共有の重要度をアップするというメッセージを示すことが重要です。

また、その際にはできるだけ過去の情報をインポートできるツールが良いでしょう。

④欲しい情報が見つけられない

せっかく情報が蓄積されても、その情報が社員に届かないのであれば意味がありません。検索機能が十分ではなく情報が見つからない、他社サービスとの連携ができておらず必要な情報が社内ポータルサイトに取り込まれていない場合などが考えられます。

「社内ポータルサイトでは必要な情報が見つからない」というイメージが一度ついてしまうと、それを払しょくするのは難しく、活用の頻度を上げていくのが難しくなります。したがって、社内ポータルサイトを始める際は、

  • 検索機能の精度が高くPDFやWord等で文書化した文章内も検索できるか
  • 他社サービスと連携して自社にとって必要な情報を取り込むことができるか

を踏まえてツールを検討する必要があります。

社内ポータルサイトを始める際のポイント

社内ポータルサイトを実際に導入する際に重視するべきポイントも見てみましょう

運用目的を明確にする

社内ポータルサイトは、社内情報の共有を通して社内業務を推進し、業務上の課題を解決するものです。具体的にどんな課題を解決するために運用するのか、運用目的を明確にしておきましょう。運用目的が不明確なまま導入すると、使い手である社員の混乱を招き、かえって非効率な状況を生み出す恐れがあります。

また、社内ポータルサイトは社員全員が使いやすいものであることが大切ですので、運用目的に沿ってできるだけシンプルなものにすることが重要です。

社内ポータルサイトは一つにまとめる

部署やプロジェクトごとに異なる社内ポータルサイトを利用する事例も見られますが、社内ポータルサイトを利用する大きなメリットは情報の一元管理にありますので、極力一つにまとめましょう。複数サイトの運用はコストや管理面での負担が増加しますし、必要な情報によってアクセスするサイトが違うのでは利便性が損なわれ、結果としてサイトの形骸化につながります。

情報漏洩など、セキュリティに気を付ける

社内ポータルサイトには社内の重要な情報も保存されることになるため、セキュリティ対策は必須です。自社で作成する場合には、VPN環境の構築やアクセス制限等の実施、ツールを利用する場合にはセキュリティ対策が十分になされているものを選ぶことなどが必要となります。

また、人事情報や顧客情報等、社内においても関係者内にとどめておく必要がある情報もあります。社内ポータルサイトには社員であればだれでもアクセスができますので、社員ごとに必要な情報のみ閲覧できるよう、柔軟に権限設定を行えることが重要です。

おすすめの社内ポータルサイト

ここまで、社内ポータルサイトの機能や導入メリット、導入時のポイントについてまとめました。次は、おすすめのツールであるナレッジ経営クラウド「Qast」を紹介します。

「Qast」

https://qast.jp/

「Qast」が他ツールと比べてどのような特徴を持っているのか、なぜおすすめなのかを解説していきます。

シンプルで使いやすい

とにかくシンプルで、ITに詳しくないという方でも簡単に操作ができることが特徴。操作説明を読まなくても直感で使いこなすことができます。

メモの投稿では、必要な機能だけを搭載しているため、タイトルと内容を入力するだけで誰でも簡単に投稿ができます。

テンプレート作成が容易

あらかじめテンプレートを作成しておくことで、質問・メモを一から作成する手間を省くことができます。汎用的なものを作成しておくことで作成時間が短縮できますし、新入社員の「何を投稿すべきかわからない」という課題の解決にもつながります。

テンプレートの作成は最低限のタイトルと内容を入力すればOK。とても簡単です。必要に応じてフォルダ・タグ分類をしておくことで、情報が不適切な場所に保存されることを防ぐこともできます。

階層式のフォルダ/タグで分類

投稿の分類はフォルダとタグで行うことができます。

フォルダは部署名や拠点名で作成し、それぞれのフォルダごとに閲覧権限を付与することが可能です。

細かいキーワードや社内でよく使う言葉はタグとして作成しておくことで、投稿が溜まった時に一瞬で検索できるようになります。

高いセキュリティ基準

「Qast」は社内ポータルサイトにおけるセキュリティ対策の重要性を理解し、その対策に力を入れているツールです。

データは第三者機関による各種認証(ISO 27001)を受け、非常に高いセキュリティ基準を持つAWS(Amazon Web Services)に保存されています。また万が一、第三者に通信・データが盗み見られるようなことがあっても、すべての通信をSSLにより暗号化し、データ自体も暗号化しているため、内容がわからないようになっています。

ログインは二段階認証で不正ログインを防ぐと共に、24時間365日体制で不正アクセスの監視を行っているため、第三者の社内ポータルサイトアクセス対策も万全です。

その他、アクセスログの提供やアクセスIPアドレス制限のセキュリティプランの提供など、手厚いセキュリティ対策がなされていますので、安心して社内ポータルサイトを運営できます。

まとめ

社内ポータルサイトは、うまく活用されれば業務効率化だけではなく、生産性向上につながります。定着させるまでのハードルがあることは確かですが、事業を拡大させていく上で、必要不可欠な取り組みです。

この機会に、社内の人間だけが知り得る重要な情報を一箇所に蓄積し、ナレッジマネジメントを行ってみてはいかがですか?

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