社内情報管理の重要性と徹底し実施していくポイントとは

業務を行っていく上で、日々増加していくのが情報と言えるでしょう。 その情報の中には、企業において有益な情報もあれば、既に不必要な情報まで様々です。 それら全ての情報管理を行っていくにはどうすれば良いのでしょうか。 そもそも、情報管理はそんなに重要なものなのでしょうか。 今回は社内情報管理の重要性と社内へ浸透するポイントをお伝えいたします。

情報管理とは

情報管理 経営管理上の意思決定に必要な諸種の情報の収集・処理・伝達・保管・検索・廃棄を効果的に行うための体系的施策をいう。 情報管理の目的は、情報技術information technology(IT)を有効に駆使しながら、必要な情報を即時的real timeに共有しつつ、意思決定の質を高めることにある。そのためには、コンピュータを用いたオンライン情報システムを構築し、大規模組織では情報責任者Chief Information Officer(CIO)を置いて、それを適切に稼働させなければならない。

【引用】コトバンク

企業経営や事業を行う上では、欠かせない情報、例えば社員や顧客情報、事業計画などを整理し、保管していく必要があります。その情報は、必要となったタイミングでいつでも簡単に辿り着ける状態を保ちつつ、同時に外部からの侵入やウィルス、社内からの漏洩を防がなくてはなりません。 明瞭で利便性があると共に、外敵を遮断し保護することを両立させることが必要不可欠となります。

情報管理の重要性

❶ 探索時間の削減

【引用】オウケイウェイヴ総研

上の図は、社内業務における「調べもの」の調査結果です。 毎日の就業時間の中で情報を求めて費やす時間は、平均1.6時間ということが分かります。1日1.6時間×年間労働日数245日(365日-年間平均休日120日)として計算すると、なんと年間約400時間になります。 情報が管理されているということは、どの情報がどこにあるか明確ということです。 欲しい情報にすぐに辿り着ければ、このような無駄な時間を削減できます。 そして削減された時間を有効に使うことで、ワークライフバランスが重視され、更なるパフォーマンスの向上につながったり、今まで時間がなくて手をつけられなかった課題や新しい事業を始められることもあるでしょう。 ❷ 機会損失や企業イメージ低下を防ぐ 先に述べたように、情報管理におけるポイントの一つは「外敵を遮断し保護すること」です。 情報管理を怠れば、ウィルス感染などにより生じる機会損失が起きるかもしれません。ウィルスの侵入により社内システムは正常に動作できず、業務は滞ります。さらには外部への影響があることや、販売の機会を失うことにもつながります。 また、情報管理不足により顧客情報などの重要な情報を流出させる事態になってしまうと、企業のブランドイメージの低下は余儀なくされるでしょう。 情報管理をしっかりと行うことで、これらの損失から企業を守れるのです。

情報管理の考え方

情報管理を行っていく上で欠かせないポイントは、前述した明瞭で利便性があること、外敵を遮断し保護することを両立させることです。 そして情報管理は、一日で出来上がるようなものではありません。 例えば情報管理を手助けしてくれるツールを導入したからといって、それだけでは情報は蓄積されませんし、そこに情報がなくては誰も使用しません。日々の積み重ねによって、情報は一元化され、保護されていくのです。 次にご説明する情報管理を浸透させていくポイントをしっかりと抑えて行っていきましょう。

情報管理を浸透させるポイント

❶ 課題と目的の明確化 まず、自社における情報管理においての「課題」や「目的」を明確にしましょう。 情報管理をすることで、どのような状態にしたいのか。このポイントをしっかりと抑えておくことが、情報管理を成功へと導く第一歩と言えます。ゴールが分からなければ、それまでのプロセスは思い描けません。 また、どのような機能のあるツールが必要かなど意識して考えることもおすすめします。 ❷ ツール選定 自社の求める情報管理が明確になると、次は自社に適したツールを選定する必要があります。 例えば、シンプルさです。日々使っていくツールとして、「誰でも簡単に操作できる」UI(ユーザーインターフェース)であることは重要でしょう。複雑なUIや機能過多なツールでは、何を投稿すればいいのか、どの機能を使えばいいのかわからなくなり、結果的に現場に浸透させることは困難になります。 また、情報は「いつでもたどり着ける」必要があります。ツールによって検索機能も様々です。自社に、そして目的に沿った検索機能であるかも大事な選定のポイントとなります。 ❸ 情報管理を定量的に計測 情報の品質レベルをチェックすることも必要となります。 情報は大小関わらず、日々増え続けていきます。その情報をツールの導入によって一元化された後にやるべきは、情報の修正や精査です。沢山の情報が蓄積されても、その情報が間違ったものでは全く意味を成しません。きちんとチェックをし、確かなものを蓄積させるべきなのです。 そしてデータの吸い上げや、情報管理の成果の測定やレポートも行いましょう。 ❹ 優先順位を明確にする 情報の中には重要なものとそうでないもの、全社員に共通するものなど、様々なものがあります。それらを全て同じレベルで提供していては、忙しい日々の業務の中で管理や確認するのは億劫であり、難しいものとなってしまいます。 散らかっていたものを一つの棚にいれただけでは、管理とは言えません。片付けが出来ていなければ、目的の情報へ辿り着くことは困難です。 しっかりと優先順位を付け、情報にもメリハリをつけていきましょう。 ❺ プロジェクトメンバー間での進捗確認 情報管理も担当者を決めることをおすすめします。 情報管理ツールは、導入しただけでは意味がありません。 そのツール内に情報を蓄積する習慣を社員につけ、必要な時に情報へとたどり着けるようにと活用まで繋げなければなりません。 そのためには、しっかりと担当者やプロジェクトメンバーを発足し、管理をしていく必要があるのです。 例えば、フォルダやタグを設定し投稿の管理を行ったり、先程の情報の優先順位もチェックします。みんなで一つのツールを使うには、フォルダやタグを最初に設定し、ある程度のルールを決めておく必要があります。 それと同時に「この人のノウハウをみんなが知りたがっている」、「あの人が投稿しているなら自分もしてみよう」と思われるような社内のインフルエンサー(影響力がある人)を選定しておくことも重要です。情報が溜まらなければ、誰もツールを使用しません。担当者は、そのインフルエンサーを巻き込む必要があります。

情報管理に最適なツール「Qast」

今回は情報管理を行っていく上で是非、導入していただきたいおすすめのツール「Qast」をご紹介いたします。

Qast

https://qast.jp/

【こんな人におすすめ】 ・ツールに慣れていない社員が多く、シンプルなツールを探している方 ・既にpdfやWordで文書化している情報を一箇所に集約したい方 ・投稿が活性化される仕組みが必要だと感じる方 ・セキュリティを重視している方 Qastは、Q&Aとメモで情報を管理するストック型のナレッジ共有ツールです。 「ヤフー知恵袋の社内版」のようなイメージで、誰でも簡単に質問や回答ができ、フォルダとタグで分類できるため、知りたい情報をすぐに探し出すことができます。 とにかくシンプルで使いやすく、はじめてツールを導入する方でも簡単に操作できるでしょう。 2018年7月にβ版がリリースされ、今では導入企業数が2,000社を超えている急成長中のナレッジ共有ツールです。 Qastを使う利点は以下の3点が挙げられます。 ・社内の情報を探す時間を削減できる ・何度も同じ質問に回答する社内対応の時間を削減できる ・情報共有での貢献を、人事評価に連動させることができる

■シンプル

とにかくシンプルで使いやすいナレッジ共有ツールです。ITに疎い社員が多い企業でも簡単に操作できるでしょう。 投稿の方法は非常にシンプルで、メモ投稿画面でタイトルと内容を入力するだけです。 ↑メモ作成画面 「Q&A」機能では、例えば「新人が質問⇒先輩社員が回答」というやりとりを日常的に行うことで、それが社内のQ&A集として蓄積されていきます。 匿名で質問することもできるので、口頭やチャットでは聞きづらい内容も匿名機能によって質問しやすくなるでしょう。

■階層式のフォルダ/タグで分類

↑フォルダ画面 投稿の分類はフォルダとタグで行うことができます。 フォルダは部署名や拠点名で作成し、それぞれのフォルダごとに閲覧権限を付与することが可能です。 細かいキーワードや社内でよく使う言葉はタグとして作成しておくことで、投稿が溜まった時に一瞬で検索できるようになります。

■高機能な検索制度

Qastと他のツールの違いの一つは、その検索精度の高さにあります。 ↑検索画面 ひらがな検索の際にカタカナが検索対象になり、その逆も可能です。 さらに、PDFやWord、PowerPointを添付した際に、ファイル内の文字列が検索対象になるのは、Qastならではの機能です。 既に文書化されたファイルが多い場合、Qastにアップロードさえしておけば、一箇所で検索することができるようになります。

■スコア機能

↑スコアランキング画面 これまでの情報管理ツールでは投稿が活性化されなかった場合でも、Qastのスコア機能を使えば情報発信の後押しをしてくれるかもしれません。 投稿数や反応の数に応じてスコアが付与され、それを期間毎にデータとしてエクスポートできるため、人事評価の対象とすることが可能です。 スコアの得点は管理者が変更可能なため、自社独自でカスタマイズができます。 情報共有での貢献を可視化することで、社員の投稿へのモチベーションアップが期待できます。

■テンプレート

↑テンプレート画面 汎用的な内容は、一度テンプレートを作成して保存しておくことで、メモを作成する時間の短縮につながります。 「何を投稿すべきかわからない」という課題を解決する手立てにもなります。 ↑トップ画面 上記機能の他にも、ピン留めして固定表示、既読者の可視化、セキュリティ対応(データの暗号化、二段階認証、不正監視、IPアドレス制限など)、スマホでの使いやすさ等、必要な機能が一通り揃っており、おすすめのツールです。 サービス内でのチャットサポートや、利用開始後のフォローもあるため、ツールを使っていく中での疑問はすぐに解消できそうです。 どのツールを導入すべきか迷ったら、まずはQastをテストしてみましょう。

【特徴的な機能】

・ファイル内の文字列を検索 ・スコアで情報共有での貢献を可視化 ・テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる ・既読人数、誰が既読か、を確認できる ・大手向けのセキュリティプラン(IP制限、アクセスログ抽出、シングルサインオン)あり

まとめ

いかがでしたでしょうか。 情報管理を行うことは、企業において必要不可欠なものです。 その情報は社内でしか生まれなかった情報であり、かけがえのないものに違いありません。 この機会に情報管理ツール「Qast」を導入し、社内の情報を一元化させましょう。 ▼ 併せてこちらの記事も是非ご覧ください。

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