【厳選】生産性向上を実現するおすすめITツール(クラウドサービス)10選!

働き方改革が推進され労働時間が短くなる一方で、企業側は「生産性向上」を考えなければなりません。 そんな中、昨今では業種を問わず誰でも利用できるITツールが増えてきました。 今回は、生産性向上が求められる背景を考えながら、種類別におすすめのITツールをご紹介していきます!

そもそも「生産性」とは何か

まずは、「生産性」の定義を見ていきましょう。

せいさん‐せい【生産性】 生産過程に投入される生産要素が生産物の産出に貢献する程度。

【引用】コトバンク

  有形無形に問わず、何か物を生み出していく際には、必ず投入する「生産要素」というものがあります。例えば、土地や建物、機械などの設備、エネルギーなどはもちろんのこと、働く人々も含まれます。そして、これらによって得られる製品やサービスなどの「産出物」との相対的な割合を「生産性」と呼びます。 つまり労働における生産性とは、一定の労働時間(または人数)に対してどれだけ成果が得られたかどうかを表します。 生産性を向上させるには、同じ労働量の状態でより多く成果を上げていく、または今までよりも少ない労働量でこれまでと同じ量の成果を上げていく必要があります。  

「生産性」向上が求められる背景

労働人口の減少

【引用】総務省:我が国の労働力人口と非労働力人口

総務省の発表によると、日本は2060年には世界のどの国でも経験したことがない程の少子高齢化が進むと見込まれています。15歳~64歳の生産年齢人口は、2013年10月時点で7,901万人と32年ぶりに8,000万人を下回りました。その上、2013年12月時点では7,883万人まで減少しており、今後の予測では2060年には4,418万人まで大幅に減少することが見込まれています。 このように少子高齢化が進み、さらには出生率も減少傾向にあるのが現代の日本です。労働力の確保はさらに難しくなる一方です。 企業はこの現状を受け入れ、少数精鋭でも生産性維持、さらには生産性の向上させていく必要があるのです。  

国際競争力

スイスのビジネススクールIMDの世界競争力センター(IMD World Competitiveness Centre)が、「世界競争力ランキング(World Competitiveness Ranking)」を発表しています。 日本は同ランキングで1989年から4年連続で世界1位を記録したこともありましたが、2010年以降は下がり続け、2019年度には30位と、1997年以降で最低順位となりました。 インターネットの普及で国境を越えたビジネスが容易になった現代、日本企業も常に海外企業との競争にさらされています。 国際化の中で競争力を上げていくためにも、生産性の向上は必要不可欠なのです。  

ツール選定のポイント

業務を効率化したり、生産性向上につながるITツールは多数生まれていますが、ただツールを導入すれば良いわけではありません。企業ごとに最適なツールは異なるためです。 ここでは、どんなツールを選定すべきなのか、そのポイントを見ていきましょう。

一つの目的につき、一つのツールを選定する

まずは、具体的にどの業務の生産性を向上していきたいか、その目的を定めましょう。 例えば、事務作業を自動化/電子化する、情報共有を効率化する、各人のタスクを見える化する、等です。 クラウドサービスが浸透してきた昨今において、自社の課題を解決できるツールは必ずあると言っても過言ではありません。 目的が決まったら、その領域に特化したツールの導入を推奨致します。 一つのツールで様々な用途がある場合もありますが、複数人で使う社内ツールにおいては、ツールごとに目的が明確化されている方が、活用が進みやすいためです。

シンプルさ、使いやすさ

次に、「誰でも簡単に操作できるか」が重要です。 複雑なUI(ユーザーインターフェース)や機能過多なツールでは、何をすればいいのか、どの機能を使えばいいのかわからなくなり、結果的に現場に浸透させることが困難になります。 誰でも簡単に使えるシンプルなツールであれば、現場の負担は少なく、実際に活用されるツールとなるでしょう。 トライアル期間が設けられているツールも多いので、まずは担当者が使ってみて、ITツールに不慣れな社員や、新人でも活用できそうか、という視点で選定していきましょう。

必要な機能が満たされているか

機能面の充足も、ツール選定において欠かせないポイントです。 目的を達成するためにはどんな機能が必要かどうかを考え、その機能が利用できるツールを選びましょう。 一度導入したツールを後で乗り換えるには、多くのコストを要してしまうため、最初の1〜2ヶ月で継続利用に値するかどうかを判断していきましょう。  

おすすめツール

ノウハウ/事例を共有して生産性アップ「Qast」

https://qast.jp/ 【Qast とは】 Q&Aとメモでナレッジを蓄積するストック型の情報共有ツール 【ポイント】 社内の情報を探す時にいろんなツールを探し回ったり、人に聞いたりして、想定以上の時間を費やしてしまった経験ありませんか? Qastは、そんな「社内の情報を探す時間」を削減できるツールです。 特に、従業員数が多い企業では、何度も同じ質問が発生したり、質問したい時に誰に質問すべきかわからないシーンも多いはずです。 QastのQ&A機能で、質問と回答のやりとりを見える化することで、何度も同じ質問に回答する手間が省けます。 また、取り組んだ施策の成功事例/失敗事例をQastのメモに投稿しておくことで、他の部署や拠点の人が参照できるため、同じ失敗を防ぎ、生産性向上につながります。 情報を探す時には、Qast内のキーワード検索はもちろん、添付ファイル内の文字列や投稿した外部記事のタイトルも検索対象になるため、何か知りたい時にはQastで検索すれば解決できるようになるでしょう。 これまで感覚値で行っていた業務の進め方やノウハウを文字情報として残し、検索できる状態にすることで、多くの時間の削減につながります。 非常にシンプルで誰にでも使いやすいツールのため、使い方に迷うことはありません。 【特徴的な機能】 ・添付ファイル内の文字列を検索 ・テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる ・既読人数、誰が既読か、を確認できる ・重要な情報が流れないピン留め機能 ・リアルタイムの通知機能 ・スコアで投稿を活性化  

コミュニケーション活性化なら「Slack」

https://slack.com/intl/ja-jp/ 【Slack とは】 チームのコラボレーションを促進するビジネスチャットツール 【ポイント】 「コミュニケーション活性化」は、社内での課題に挙がりやすい項目の一つです。 従来の口頭や電話だけのコミュニケーションでは履歴が残らず、他の人が参照することはできません。 Slackを導入することで、社内コミュニケーションを円滑に行うことができるでしょう。 チャット形式のため、メールのような挨拶文や定型文は存在せず、すぐに本題に入ることができ、会話の内容ごとにチャンネルを作ってコミュニケーションを分類することができます。 また、どうしても感情が伝わりにくいテキストでのやりとりですが、Slackではリアクションボタン(絵文字)を押して、反応を示すことができます。 ビジネスチャットツールは多数存在しますが、外部ツールとの連携や、使いやすさを考えるとSlackが群を抜いています。 【特徴的な機能】 ・文章だけでは伝わりにくい感情をリアクションボタンで伝えられる ・メンション機能を使って、宛先を指定できる ・外部ツールと連携し、通知を受け取れる  

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リモートワークで会議を実現「Zoom」

https://zoom.us/jp-jp/meetings.html 【Zoom とは】 スムーズな画面共有が可能な企業向けビデオ会議システム 【ポイント】 チャットツールでのコミュニケーションをベースに行うとしても、どうしても必要になるのがFace to Faceの会議です。 実際に、会話して伝えた方が早いというケースもあるはずです。 そんな時に活躍してくれるのがビデオ会議ツール「Zoom」です。 PC、スマートフォン、タブレットなどの全デバイスに対応しており、アプリでもブラウザでも利用ができます。 1対1のミーティングはもちろん、複数人でも利用可能です。 マイクやカメラが搭載されていない端末でも、外部機器を接続すれば電話会議、ビデオ会議が可能です。データ量が軽量なため接続が安定しており、会議を中断する心配もありません。 社内会議にZoomを導入し、会議時間の短縮とリモートワークを推進することで、生産性向上につながります。 【特徴的な機能】 ・クリック一つで録音 ・大人数の参加が可能 ・スムーズな画面共有  

タスクの状況を可視化「Trello」

https://trello.com/home 【Trello とは】 視覚的に管理できるカンバン方式のタスク管理ツール 【ポイント】 複数人で進めるプロジェクトにおいて、各人のタスクの進行状況を見える化することは重要となります。 そこで活躍するのが、タスク管理ツール「Trello」です。 使い方は簡単で、誰でも直感的に操作することができるでしょう。 まずは「ボード」を作成し、アイデア、依頼済、進行中、完了などのタスクの状態を記載します。 そしてボード内に「カード」を作成して、実際のタスクを記載します。カード内には、コメントの追加や添付ファイルのアップロード、担当者ラベルや期限の設定を行うことも可能です。 担当者はタスクが進んだら、ドラッグ&ドロップでカードを移動させれば、どんな状態にあるのかが参加者全員に伝わります。 Trelloを使ってメンバー間のタスク状況を可視化することで、すぐに次のタスクを進められる環境が構築されていくはずです。今まで以上のスピードや協力体制によって、生産性を向上させることができるでしょう。 【特徴的な機能】 ・ドラッグ&ドロップでカード(タスク)を移動 ・画像、動画でタスクを説明 ・ラベル、担当者、期限の設定 ・スマホアプリでの利用  

安全で快適なオンラインストレージ「Dropbox」

https://www.dropbox.com/business 【Dropbox とは】 チーム内のファイルをすべて1ヶ所に集約できるオンラインストレージ 【ポイント】 社内文書や、申請書類、契約書など、社内には多くの管理すべき書類があります。 それらを全て電子化し、オンライン上に保存しておけば、いつでもどこでも確認することができ、業務効率化、生産性の向上につながります。 オンラインストレージ(ファイル共有サーバー)でおすすめなのが、「Dropbox」です。 ユーザー数は全世界で5億人を越えています。 Dropboxに格納したWordやExcelなどのファイルを、メンバー間で共同編集ができる点がポイントです。もうメールに添付して送り合う必要はありません。 階層化したフォルダごとに情報を管理でき、それぞれのフォルダに対して閲覧、編集の権限を自由に設定することが可能です。 アップロードした情報はすぐに同期されるため、全員が常に最新の状態で資料を確認することができます。 オンラインストレージサービスで迷ったら、まずはDropboxを試して間違いないでしょう。 【特徴的な機能】 ・フォルダごとに分類 ・資料の容量を問わないファイル管理 ・リアルタイムで更新情報がわかる  

勤怠管理を効率化「ジョブカン」

https://jobcan.ne.jp/ 【ジョブカン とは】 初めてでも、誰でも、簡単に使える勤怠管理システム 【ポイント】 勤怠管理も、クラウドサービスで行う時代です。 アルバイトやパートタイムの従業員が多い企業では、勤怠管理を効率化することで削減できるコストは大きいはずです。 勤怠管理システムの中でおすすめなのが「ジョブカン」です。 ジョブカン1つで勤怠管理業務に必要な機能を備えており、それでいてシンプルな操作性であるため、初めてでもすぐに使い始められます。 変形労働、フレックスなどの勤務形態や、所属・雇用形態ごとに細かい設定、運用できるため、自社の形に合わせることが可能です。打刻方法もICカードやチャットツールなど様々に設定できます。 働き方改革の中にある、「年5日年次有給休暇の確実な取得」や「時間外労働の割増賃金」なども分かりやすく管理できる上、「36協定」の超過にもアラートをしてくれます。 今後、よりシビアに勤務時間を管理していく上で、必須と言えるツールではないでしょうか。 【特徴的な機能】 ・あらゆる勤務形態に対応 ・機能の単独利用可能 ・勤務時間の超過アラート  

受付業務を無人化する「RECEPTIONIST」

https://receptionist.jp/ 【RECEPTIONIST とは】 タブレットアプリ(無人)で担当者を呼ぶ出すクラウド型受付システム 【ポイント】 労働人口の減少に伴い、これまで人が行っていた業務を「無人」で行うことも、生産性向上への一歩でしょう。 来客時の受付を無人化するシステムが「RECEPTIONIST」です。 受付専門の人を採用したり、電話受付で業務を中断される心配はありません。 これによって人件費の削減へとつながります。 使い方はシンプルです。 まずはお客様が受付に設置されているiPad画面で必要事項を入力すると、ビジネスチャットを介して担当者に直接通知が送られるため、取次が不要になります。 来客時の内線電話の音はなくなり、担当者を探す時間が削減されるため、静かで集中できる環境を作れます。社員の生産性が高まる上、来客の度に業務を止めることがありません。 受付だけでなく、打ち合わせの日程調整を行うことも可能です。 担当者が予め用意したスケジュール上から、お客様が日程を選ぶだけで日程調整が完了します。日程調整に要していた工数が83%も削減されます。 【特徴的な機能】 ・iPad一つで完結 ・チャットツールと連携し通知 ・web上で簡単に終わる日程調整  

人事労務手続きを電子化「SmartHR」

https://smarthr.jp/ 【SmartHR とは】 労務手続きや情報管理を楽にするクラウド人事労務ソフト 【ポイント】 企業が行う社会保険・雇用保険の手続きを自動化するクラウドツールです。 従業員が必要情報を直接入力するだけで、各種手続きに必要な書類を自動作成できます。 それにより、人事担当者の入力の手間が大幅に削減できるでしょう。 最近では社会保険・雇用保険だけではなく、様々な手続きを電子化してくれるため、役所への移動時間や交通費・郵送費を削減できます。 住所変更や扶養変更等の手続きも簡単に更新できます。 そのほか、社員名簿やマイナンバーの収集・管理、Web給与明細、年末調整の書類作成機能にも対応しており、煩雑な労務手続きや労務管理を効率よく行う手助けとなるでしょう。 【特徴的な機能】 ・紙、ハンコ不要 ・社員名簿で従業員情報を一元管理 ・年末調整の電子化  

契約書を電子化「クラウドサイン」

https://www.cloudsign.jp/ 【クラウドサイン とは】 契約作業をオンラインで完結させる弁護士監修の電子契約サービス 【ポイント】 クラウドサインは「紙と印鑑」を「クラウド」に置き換え、契約作業をオンライン上で完結させてくれるツールです。 契約作業を行う中で必要な印紙代や郵送代などのコスト、保管スペース、そして郵送でかかる契約完了までの時間のコストを削減してくれます。 使い方は簡単で、大きく3ステップで完了します。 契約書(PDF形式)をクラウドサインへアップロードし、押印・署名などの場所を指定した上で送信します。相互で確認し、最後に取引先がクラウドサイン上で押印すると完了です。 取引先がクラウドサインのアカウントを持っていなくても、契約の締結が可能です。 法的にも契約をデジタルで行うことは問題ないため、今後より多くの企業で活用が進むでしょう。 【特徴的な機能】 ・テンプレート機能 ・相手の記入欄を明示できる ・アクセスコード認証  

会計情報をクラウドに蓄積「freee」

https://www.freee.co.jp/ 【freee とは】 確定申告も日々の経理もまとめてくれるクラウド会計ツール 【ポイント】 freeeは、経理から決算・申告、経営分析や部門別の収支管理まで可能です。 はじめての方でも、忙しくて手間をかけたくない方でも、freeeなら簡単に経理・決算が行えます。会計業務の負担が大きく軽減されることでしょう。 freeeは他のツールと異なり、新たに請求書管理ツールと連携する必要がなく、はじめから請求書機能が備わっています。 インターネットバンクやクレジットカードをfreeeに連携すると、日付や金額、取引先などの利用明細を自動で取得し、データからAIを使って勘定科目などを推測してくれます。 手入力によるミスを防ぎ、経理作業にかかる時間を大幅に削減することができるでしょう。 また、質問に答えていくだけで、経理の作業がはじめての方でも簡単に確定申告の書類を作成できます。 【特徴的な機能】 ・自動仕訳による帳簿作成 ・経営分析 ・他サービスとの連携  

まとめ

いかがでしたか。 生産性向上を測れるツールは様々です。 自社の業種や職種によって、改善すべき業務は異なりますが、多くのタスクが自動化/効率化できる時代になりました。 今回ご紹介したツールは、普段ITに慣れていない方でも簡単に使えますので、まずは一度トライアル等で試用してみてはいかがですか?  

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