【最新版】コラボレーションツールとは?メリットとおすすめツールをご紹介

チームを組んでプロジェクトや業務を進めていくためには、メンバー同士の情報共有や、タスクの進捗確認、スケジュール共有等が不可欠ですが、これらを円滑に行うためのソフトウェアがコラボレーションツールです。 今回は、多様な働き方や、生産性向上の文脈から必要不可欠とも言えるコラボレーションツールについてご紹介していきます。

コラボレーションツールとは

コラボレーションツールとは、チームや組織で業務を進めていく上で、その業務効率を上げるためのツールです。 ビジネスにおいて、一人で業務が完結させることはもはや困難でしょう。そこで、社内で認識の相違を防ぐための情報共有はもちろん、業務委託先に発注する際など、社外とのやり取りにおいても、コラボレーションツールの効果が発揮されます。 代表的なものは、チャットツール、ナレッジ共有ツール、ファイル共有ツール、スケジュール管理ツールやタスク管理ツール等で、コラボレーションツールはそれらを総称した呼び名です。  

コラボレーションツール導入のメリット

コラボレーションツールを導入すると、どんなメリットがあるか見ていきましょう。

① 気軽に情報共有

これまでのビジネスシーンでは、情報共有にメールを使っていた企業が多いでしょう。 しかし、メールでは挨拶文や書き方にルールがあったり、宛先を都度指定したりする必要があり、すぐにコミュニケーションを取ることができません。 コラボレーションツール(特にチャットツール)を使えば、その煩わしさから解放されます。 瞬時にコミュニケーションを取ることができ、そのログを残すことができます。 チャットツールではできるだけ短く用件を伝えることが求められるため、圧倒的に情報共有のスピードが向上するでしょう。

② どこでもアクセスできる

コラボレーションツールはクラウドサービスが多いため、基本的にはインターネット環境さえあれば、どこからでもアクセス可能です。 近年は働き方改革によるテレワークの推奨などの背景から、チームで働くメンバーが皆一つの場所にいるとは限りません。 そういった環境では、コラボレーションツールの活用は必須となるでしょう。 オンラインで会議に参加したり、タスク状況を共有したり、ファイルをどこでも見られるようになることで、初めて柔軟な働き方が可能になります。

③ 生産性向上

生産性とは、1人あたりの成果の量や、1時間あたりに生産された成果の量を指します。 コラボレーションツールを使って業務の無駄を省き、チームでうまくコミュニケーションを取ることができれば、必然的に生産性は向上します。 今まで2時間かかっていた会議を1時間にすることができるかもしれませんし、営業マンの商談件数を3件から6件に増やすことができるかもしれません。

④ 必要な時に、必要な分だけ利用できる

コラボレーションツールの多くは月額制で、利用する期間だけ料金を支払うことが一般的です。 これまでは独自の機能やサーバーをゼロから開発していたため、数百万円〜数千円の開発費用が必要でしたが、クラウドサービスの普及によって、月額数千円〜数万円程度でツールの利用が可能になりました。 金銭的なリスクを最小限まで抑えて、自社にとって最適なツールを選ぶことができます。    

おすすめのコラボレーションツール

コラボレーションツールの用途はそれぞれ異なるため、ここからはそれぞれ用途別におすすめのツールをご紹介していきます。

ノウハウ、ナレッジの共有なら「Qast」

https://qast.jp/ 【こんな人におすすめ】 ・ノウハウが属人化していて、組織に蓄積されない ・個人の知識を言語化して、みんなが活用できるようにしたい ・チャットツールでは、重要な情報が埋もれて検索するのに時間がかかる 【おすすめポイント】 ナレッジの共有に課題を抱えている企業の方には、「Qast」がおすすめです。 特に、リモートワークやフリーランスの方と業務を進めている企業では、口頭で情報共有する機会は限られます。 そんな時に、個人の知識を簡単に共有できるツールがあれば、他の人がいつでも活用できるようになります。 国内のナレッジ共有ツールはいくつもありますが、一番シンプルで使いやすいのがこの「Qast」です。 投稿の分類はフォルダとタグで行うことができ、フォルダごとに閲覧権限を付与できるため、気密性の高い情報の蓄積も可能です。 蓄積された投稿は、キーワード検索(ひらがな⇔カタカナ検索が可能)や階層化されたフォルダを辿っていくことで、知りたい情報をすぐに見つけ出すことができるでしょう。 さらに、チャットツールとしてSlackを導入している企業では、QastとSlackを連携させることで、利便性が大幅に向上します。 Slack上での投稿の中で、蓄積したい投稿に対して特定の絵文字を押すだけで、そのままQastに投稿することができます。 フローの情報はSlack、ストックの情報はQast、という使い分けができるでしょう。 【特徴的な機能】 ・Q&Aも蓄積できる ・マークダウンによる記述 ・既読人数、誰が既読かわかる ・Slackから絵文字で投稿できる  

リアルタイムのコミュニケーションなら「Slack」

https://slack.com/intl/ja-jp/ 【こんな人におすすめ】 ・メールに替わる、社内のコミュニケーションツールを探している ・社内ツールの情報を一箇所に集約したい ・スマホでもいつでもコミュニケーションを取れるようにしたい 【おすすめポイント】 今や、Slackはコラボレーションツールの代名詞と言っても過言ではないでしょう。 一度使ってみれば、その利便性を感じられるはずです。 シンプルなUIや、動作のスムーズさ等、使い勝手の良さはもちろんのこと、外部ツールと連携しておけば、さらに利便性が増します。 例えば、GoogleカレンダーやGoogleドライブと連携しておけば、更新情報をリアルタイムで受け取ることができます。 チャンネルというグループを作成し、グループごとにコミュニケーションを取ることも可能です。 また、インターネット回線さえあれば、すぐにビデオ通話を始めることもできます、 【特徴的な機能】 ・外部ツールと連携し、通知を受け取れる ・文章だけでは伝わりにくい感情をリアクションボタンで伝えられる ・メンション機能を使って、宛先を指定できる  

Web会議でリモートワークを推奨するなら「appear.in」

https://appear.in/ 【こんな人におすすめ】 ・テレワーカーや外注先と業務を進めており、オンライン上で会議を開きたい ・複雑な設定がなく、誰でも簡単に使えるweb会議ツールを探している ・PCの画面共有をしたい 【おすすめポイント】 Face to Faceのコミュニケーションが不足しがちなリモートワーカーとの間で、対面しているのと同じように会話ができるのがテレビ会議ツールでしょう。 特定のURLに遷移するだけで、すぐに会議を始められます。 PCの画面共有も可能なので、資料や画面を移しながら細かい情報共有をすることもできます。 勉強会などもこのツールを使えば、リモートワーカーも参加しやすくなります。録画機能によって、会議を後に確認することも可能なものも存在します。 参加人数は最大12人までで、録画(録音)機能もあるため、あとで動画を見て振り返ることも可能です。 【特徴的な機能】 ・URLだけでミーティング可能 ・画面共有 ・録画、録音  

大容量のファイル共有なら「Dropbox」

https://www.dropbox.com/ja/ 【こんな人におすすめ】 ・社内資料の管理が煩雑になっている ・自社でファイルアップロードサーバーを持っていない ・WordやExcelの資料を同時編集したい 【おすすめポイント】 ファイル共有と言えば「Dropbox」がおすすめです。 階層化したフォルダごとにファイルを蓄積でき、閲覧、編集の権限を自由に設定することができます。 スマホアプリがあるため、外出先でとっさに資料を探したい時にも有効です。 アップロードしたファイルはすぐに同期されるので、全員が常に最新の状態で資料を確認することが可能です。 Dropboxを使えば、これまでのファイル探しに費やしていた時間は大幅に削減できるでしょう。 【特徴的な機能】 ・フォルダごとに分類 ・資料の容量を問わないファイル管理 ・リアルタイムで更新情報がわかる  

チーム内のタスク管理なら「Trello」

https://trello.com/home 【こんな人におすすめ】 ・シンプルなタスク管理ツールを探している ・タスクの進捗状況を可視化したい ・タスクごとにコメントやファイルを共有し、蓄積したい 【おすすめポイント】 タスク管理は「Trello」をおすすめします。 主に、「ボード」と「カード」でタスク状況が明確に可視化されます。 「ボード」には、検討段階、依頼済、進行中、完了など、タスクの状態を記載、 「カード」にタスクの内容を記載し、カードを移動させていくことで状況が可視化されます。 優先順位が高いタスクを上から順に並べていけば、複数人が関わるプロジェクトでも効率的にタスク管理を行うことができるでしょう。 カード内に、コメントの追加や添付ファイルのアップロード、担当者ラベルや期限の設定なども可能です。 【特徴的な機能】 ・ドラッグ&ドロップでカード(タスク)を移動 ・ラベル、担当者、期限の設定 ・スマホアプリでの利用  

スケジュール管理なら「Googleカレンダー」

https://support.google.com/calendar#topic=3417969 【こんな人におすすめ】 ・Gmail、G suite等Google製品を既に使っている ・シンプルで使いやすいツールを探している ・スケジュール共有単体のツールを探している 【おすすめポイント】 説明不要のGoogle社が提供するスケジュール管理ツールが「Googleカレンダー」です。 誰でも直感的に使いこなすことができるでしょう。 Gmailを利用していれば、メールの内容をカレンダーにスケジュールとして保存することができます。 個人で使うこともできますし、メールアドレスを招待してチームでスケジュール共有することも可能です。 チームで共有することで、誰が、今何をしているかが把握でき、コミュニケーションコストを省くことにつながります。 【特徴的な機能】 ・日、週、月など個別にカスタマイズした時間軸で管理できる ・他ツールと連携し、入力の手間を省ける ・アラート機能でお知らせ  

まとめ

いかがでしたでしょうか? チームで業務を進めていく上で、メンバーの認識の相違を防ぎ、いつでも見える化しておくことは重要です。 特に様々な働き方が推奨されている昨今、その重要性は今後も増すでしょう。 コラボレーションツールを活用して、1+1が3にも4にもなるようなチーム作りを目指してみてはいかがですか?    

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