【2021年版】業務効率化に役立つクラウドツール8選

社内の業務効率化システムにおいて、ほんの数年前までは顧客ごとに別々のシステムを構築するパッケージソフトがメインでしたが、近年では、コスト削減のため、多くの会社がクラウドサービスを利用しています。 ITを活用して業務効率化を図る企業が増えている中、「どのツールが良いのか」をジャンル別に探すのは大変です。 今回は、業務効率化に役立つクラウド型のツールを目的別にご紹介していきます!

クラウドツールの導入メリット

「クラウドサービス」とは、ネットワークを経由してユーザーにサービスを提供する仕組みを指します。 利用者は、サーバーやストレージなどのインフラを自ら所持せず、インターネットを介して必要な時に必要な分だけ利用できます。 メリットをまとめてみましょう。

コストを抑えられる

クラウドツールが普及している一番の要因は、この「コスト削減」です。 コストの中でも、金銭面、時間面のコストがありますが、その両面のコストを自社開発や外注と比べて、大幅に削減することができます。 簡単なwebシステムを作ろうと思っても、自社開発で3ヶ月〜6ヶ月、その間のエンジニア・デザイナー・ディレクターの工数、さらにOSのバージョンアップに伴うメンテナンスや保守も必要になってくるでしょう。 外注する場合でも、最低でも数百万円は必要になるでしょう。(※もちろん内容によって金額は異なります。) クラウドツールの場合、多くのものが月額数千円〜数万円で利用可能です。 また、月々の契約で利用できるツールが多いため、仮に社内で使われなくなっても、料金を払い続けるリスクはありません。  

業務効率が上がる

国内、海外を問わず、多くのビジネス向けクラウドツールが登場していますので、必要に応じたツールを使いこなすことで、業務効率化につながります。 これまで膨大な時間をかけて行っていた業務を一瞬で終わらせたり、会議の時間を短縮、営業の移動時間を短縮したりすることができます。 今後、労働人口が下がることが間違いない日本において、業務を効率化し、生産性を上げていく努力は不可避です。  

 

目的別業務効率化ツール8選

ナレッジの蓄積に最適「Qast」

https://qast.jp/ 【こんな時に役立つ】 ・ノウハウ、ナレッジが属人化している ・社内で何度も同じ質問が発生し、毎回同じことを回答している ・社内の情報がどこにあるかわからない、探せない 【特徴】 ナレッジを社内に蓄積するツールとして、Qastをおすすめします。 UI(ユーザーインターフェイス)がかなりシンプルに作られており、ITリテラシーが高くない社員でも簡単に使いこなせそうです。 「メモ」としてナレッジを蓄積できるだけでなく、「Q&A」形式でも情報を蓄積できるのが特徴です。 業務上で発生する疑問点をまとめておくことで、他の人が同じ疑問をもった時に自己解決できます。 階層式のフォルダ(カテゴリ)でQ&Aとメモを分類できるため、検索したいワードが曖昧な状態でも、フォルダを辿っていけば知りたい情報にたどり着くことができます。 後述するチャットツールのSlackと連携しておけば、Slack上でのやりとりの中で、蓄積すべきナレッジに特定の絵文字を押すと、Qastにストックされていくため、情報が流れやすいSlackの保存箱として使うことも可能です。 権限設定、公開範囲の設定、未読の可視化、マークダウンでの投稿、画像のプレビュー表示、スマホでの使いやすさ等、その他機能面も充実しており、社内情報の蓄積はこれ一つで完結できます。  

コミュニケーション活性化「Slack」

https://slack.com/intl/ja-jp/ 【こんな時に役立つ】 ・口頭で情報共有していて、ログ(履歴)が残らない ・社内のやりとりがメール ・リモートワーカーが多い 【特徴】 ビジネス向けのチャットツールと言えば、もはや「Slack一択」と言っても過言ではありません。 一度使ってみれば、その利便性を感じられるはずです。 シンプルなUIや、動作のスムーズさ等、使い勝手の良さはもちろんのこと、外部ツールと連携しておけば、さらに利便性が増します。 例えば、GoogleカレンダーやGoogleドライブと連携しておけば、更新情報をリアルタイムで受け取ることができます。 チャンネルというグループを作成し、事業部ごとにコミュニケーションを取ることも可能です。 また、インターネット回線さえあれば、すぐにビデオ通話を始めることもできます、  

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カードでタスク管理「Trello」

https://trello.com/home 【こんな時に役立つ】 ・メンバーのタスクを可視化したい ・どのタスクが、どんな状態にあるのか確認したい 【特徴】 タスクを視覚的に管理できるかんばん形式のクラウドツールです。 使い方はとてもシンプル。タスクの数だけ「カード」を作成し、進行状況に合わせてリストを移動していくだけです。 アイデア、To Do、進行中、完了などのように進行状況がわかるリストを作成し、カード(タスク)をドラッグ&ドロップで移動します。優先順位が高いタスクを上から順に並べていけば、複数人が関わるプロジェクトでも効率的にタスク管理を行うことができるでしょう。 カード内に、コメントの追加や添付ファイルのアップロード、担当者ラベルや期限の設定などができます。「チェックリスト」と「期限」を使えば、重要なタスクや予定を忘れる心配はありません。  

Web会議システム「Zoom」

https://zoom.us/jp-jp/meetings.html 【こんな時に役立つ】 ・遠隔地でのミーティングを行いたい ・営業で訪問する時間を削減したい 【特徴】 働き方が多様化してきている昨今、遠隔地にいる人とその場でミーティングをしたいケースは増えているでしょう。そこでおすすめなのがビデオ会議ツール「Zoom」です。 ミーティング用のIDを発行し、メンバーに共有すれば、すぐにビデオ会議を始めることができます。 マイクやカメラが搭載されていない端末でも、外部機器を接続すれば電話会議、ビデオ会議が可能です。データ量が比較的軽量なため接続が安定しており、会議を何度も中断する心配もありません。 画面共有、会議の録画、複数人での利用、IEでの利用も可能な世界的に有名なビデオ会議ツールです。  

ファイル共有サービス「Dropbox」

https://www.dropbox.com/ja/ 【こんな時に役立つ】 ・ファイル共有のために多くのストレージ容量が必要 ・複数のデバイスでファイルを閲覧したい 【特徴】 Dropboxは、個人やチームで使うファイルを簡単に1か所にまとめられることができます。 必要なファイルをすぐに見つけることができ、すべてのデバイスで安全に同期されます。 誰かがアップしたファイルはすぐに同期されるので、全員が常に最新情報を見ながらの共同作業で生産性も向上するでしょう。 フォルダごとにファイルを管理でき、閲覧権限を簡単に設定することができます。 Dropboxを使えば、ファイル探しで時間を無駄にすることはもうありません。  

名刺を一括管理「Eight」

https://8card.net/ 【こんな時に役立つ】 ・社内の名刺情報を活用して、営業活動に役立てたい ・紙の名刺を電子化したい 【特徴】 Eightとは、専用アプリで名刺を撮影するだけで、相手の情報を電子化できるクラウドツールです。 AIと手入力を組み合わせた最高水準の技術で、素早く正確にデータ化してくれます。Eight専用のスキャナーを使用すれば、数十枚を一度にスキャンできます。また、GmailアドレスやFacebookの友だち機能を使っての名刺交換も可能です。 取得した名刺情報は、ラベルをつけることでより細かく整理できます。 名刺管理アプリは複数ありますが、市場シェアの80%を占めていると言われています。  

クラウド会計ソフト「MFクラウド」

https://biz.moneyforward.com/ 【こんな時に役立つ】 ・バックオフィス業務を効率化したい ・会計処理を自動化したい ・請求書発行を効率化したい 【特徴】 バックオフィス業務の効率化と言えば、MFクラウドでしょう。 銀行、クレジットカード、電子マネー、POSレジなど様々なサービスとつなががることで、入力や仕訳を自動化する仕組みです。 AI(人工知能)によって、使えば使うほどデータが溜まり、ビッグデータを元に勘定科目を提案してくれます。それによって、データ入力の手間を大幅に削減することができるでしょう。 金融機関と同レベルのセキュリティでデータを守ってくれますし、バックアップもしっかりしていますので安心して利用できるのも特徴です。  

人事労務を効率化「SmartHR」

https://smarthr.jp/ 【こんな時に役立つ】 ・労務管理が煩雑化している ・従業員との書類を電子化、自動化したい 【特徴】 企業が行う社会保険・雇用保険の手続きの自動化を行うクラウドツールです。 従業員が必要情報を直接入力するだけで、各種手続きに必要な書類を自動作成できます。人事担当者の入力の手間が大幅に削減できるでしょう。 最近では社会保険・雇用保険だけではなく、様々な手続きを電子化してくれるため、役所への移動時間や交通費・郵送費を削減できます。 住所変更や扶養変更等の手続きも簡単に更新できます。 そのほか、社員名簿やマイナンバーの収集・管理、Web給与明細、年末調整の書類作成機能にも対応しており、煩雑な労務手続きや労務管理を効率よく行う手助けとなるでしょう。    

まとめ

いかがでしょうか? クラウドツールは、これまでかかっていたあらゆるコストを削減してくれます。 目的に応じたツールを選定し、活用して、限られた業務時間を有効活用していきましょう。 今回ご紹介したクラウドツールは、ほんの一部です。他にも社内の非効率を解決してくれるツールは数多存在しておりますので、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。    

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