業務効率化

課題解決や生産性の向上に役立つタスク管理ツール5選！

毎日のルーチンワークや個人・チームでの仕事を完全に把握し、すべてを頭のなかで管理するのは非常に難しいものです。そんなときに導入したいのがタスク管理ツールです。今回はタスク管理ツールの機能や導入することによって得られる効果、選び方のポイント、さらにおすすめのタスク管理ツールをご紹介します。これからタスク管理ツールを導入しようとしている、あるいは導入したけれどうまく活用できていないという方は、この機会に改めてタスク管理ツールについておさらいしてみましょう。

タスク管理ツールとは

タスク管理ツールとは、プロジェクト達成へ向けて割り振られた業務(タスク)を管理することができるツールです。個人・チームごとにタスクを細分化し、振り分けと管理を見える化することによって、効率的な進行ができます。タスク管理ツールは仕事の補助をしてくれるツールですが、ツールによって機能性や利便性が異なります。あくまで補助的な役割なので「タスク管理」そのものがタスクになってしまっては本末転倒です。リソースを最小限に留めるためにも、メンバー全員が使いやすいタスク管理ツールを選ぶ必要があります。

タスク管理ツールの機能

ひとくちにタスク管理ツールといっても機能はさまざまです。まずはどんなタスク管理ツールにも付いている基本的な機能をご紹介します。

ToDoリスト

ToDoリストは端的にいえば「やることリスト」です。プロジェクトのような大きな分類から、ちょっとした事務処理まで細分化することができます。特に処理するべきタスクが多い場合に、作業の抜け漏れを防ぐことが可能です。

プロジェクト管理

プロジェクト専用のボードを作成し、チーム単位でタスク管理ができます。メンバーの招待や権限を操作できるため、チームそのものの管理にも便利な機能です。

コメント追加

タスク管理ボードへ追加したタスクに対して、コメントの追加が可能です。毎日の作業進行状況や業務の引き継ぎなどで伝言としての役割を果たせるほか、アットマークを付けることで特定の個人に通知が表示されるメンションとしての機能もあります。

ファイル添付

タスクに画像や動画、ドキュメントなどのファイルを添付することができます。制作物や会議資料などを添付することで、わざわざメールで送受信する手間を省略することができるといった使い方が可能です。

詳細項目

タスクごとに期限やラベルなど、詳細項目を設定できます。期限が近づくとタスクの色が変化したり、ラベルでカテゴライズすることによってメンバーへの振り分けがしやすくなったりと効率化において大きなメリットがあります。

ボード内検索

作成したタスクを検索ボックスからテキスト検索できます。細分化したタスクや過去のタスクをさかのぼる際にとても便利です。

タスク管理ツールの導入効果

タスク管理ツールを導入する前に、導入することでどのような効果を得ることができるのか知っておくことが大切です。実際にタスク管理ツールを導入した際に得られる効果についてご紹介します。

タスクの見える化で生産性を向上

タスク管理ツールを導入すると、自分がやるべき業務がどのくらいあり、どれほど進んでいるのかといった進行状況を見える化できます。見える化すると優先するべきタスクが見えるほか、いま抱えているタスクを改めて見直すことによって今後の課題やプランを練りやすくなり、生産性の向上が期待できるでしょう。タスク管理ツールそのものは利益や売り上げに直接的なつながりがありません。しかし、タスク管理ツールを使って生産性を向上させることができれば、結果的に利益や売り上げがプラスの方向へ変化していくでしょう。

緊急性の高い案件にも対応可能

社会人において、仕事が想定通りに進むことは難しいものです。時には予期せぬ事態に見舞われたり、急ぎの作業を依頼されたりすることもあります。そんなときに発生しやすいのがタスク漏れです。緊急性の高い案件にリソースを割かれてしまい、本来の仕事がままならなくなってしまったことは、誰しもが一度は経験したことがあるのではないでしょうか。緊急性の高い案件が入ってきた時点で、それまで行っていた業務をタスク管理ツールに追加すれば、作業を処理した後もスムーズに作業に戻ることができます。これにより、「どこから再開すればいいんだっけ？」といったタスク漏れを未然に防ぐことができます。

チームの進行状況を一括管理できる

これまで各々で管理していたタスクを、タスク管理ツールの導入によって1つにまとめることができます。チームをまとめる立場にあるリーダーは、どのメンバーがどこまで業務を進めているか把握する必要があります。しかし、一人一人から報告・連絡・相談を受けて、すべてを把握することは大変です。タスク管理ツールを使うことで作業の進行状況や情報共有を見える化して一括管理できるため、管理業務の効率化と生産性の向上が期待できます。

ツールの選定ポイント

タスク管理ツールはどれを選んでも管理業務の効率化や生産性の向上が期待できるとは限りません。プロジェクトに合った機能が実装されたタスク管理ツールを導入する必要があります。ここからは、タスク管理ツールの選び方のポイントについて見ていきましょう。

機能性・使いやすさ

タスク管理ツールには、それぞれ機能性や使いやすさといった面で特色があります。ドラッグ＆ドロップで直感的に操作できるツールや、タスク管理の結果を分析・グラフ化できるツールなど、自分やメンバーがタスク管理ツールに何を求めているのかしっかりと把握した上で選ぶといいでしょう。

コストパフォーマンス

無料で使えるツールもあれば、有料で使えるツールもあります。一部の機能は無料で追加の有料オプションを付けるといった方法もあり、使い方はさまざまです。ツールの機能性や使いやすさと同様に、どこまでの機能があればタスク管理ツールとして問題なく使えるかを考えておくと、不要なコストがかかることなく、自社が求めているツール選びができます。

運営のサポート体制

タスク管理ツールを運用していると、不明点やバグといった現象に遭遇する可能性は否めません。そんなときに問い合わせできるサポート体制が整っているかどうかは、ツール選びの参考になります。

既存ツールとの連携

新しくタスク管理ツールを導入する際に直面するのが、定着化しづらいという問題です。使い慣れないまま終わってしまうと、業務効率化や生産性向上の機会損失につながるため、既存ツールと上手に連携しながら運用していきたいところです。

まとめ

タスク管理ツールを日頃から使用することで、作業進行状況の把握や緊急案件にも対応でき、タスク漏れによるトラブルを回避することが可能です。管理業務の効率化を目指すことによって生産性の向上が期待され、その結果として仕事全体が良い方向へ進んでいきます。この記事でご紹介した選び方のポイントやおすすめのタスク管理ツールを参考に、自分やチームメンバーに合ったタスク管理ツールを導入してみてはいかがでしょうか。