情報共有だけで満足していない？ノウハウやナレッジは蓄積・活用してこそ効果を発揮
ナレッジマネジメントという言葉を聞くと「情報の共有」をイメージする人が多いのではないでしょうか。
しかしながら、情報の共有という面に注目するあまり、業務を効率化するためのさまざまな知識やノウハウがおざなりにされては期待以上の効果を発揮することはできません。
ナレッジマネジメントにおいては、「蓄積」することも同様に大切です。単にナレッジを蓄積するだけではなく、それを「有効活用」することで、ナレッジマネジメントは本来の効果を発揮するのです。
目次
ナレッジマネジメントの重要性
ナレッジマネジメントが重要視される理由は「業務の効率化につながる」ことと、「従業員のスキルアップにつながる」ことの2つです。それぞれが行われることによって業務の質が向上し、売上と利益のアップを望めます。
これらが実現する要因としては、ナレッジマネジメントによって「暗黙知」が「形式知」となり、最終的には「集合知」となるためです。
「暗黙知」とは、業務に関する知識やノウハウに対する理解はあるものの、それが言語化されていない状態を指します。そのため、暗黙知の状態では優れた知識やノウハウを持っていても、従業員のほとんどはそれを理解することができません。
「形式知」とは、知識やノウハウが言語化、あるいは図示化された状態です。そのため、一人の従業員が持っている知識やノウハウが形式知の状態になっていれば、多くの従業員がそれを理解できるようになります。
さらに、形式知の状態が広がると「集合知」の状態に達します。集合知とは、多くの従業員から集められた知識やノウハウに基づき、これまでに存在しなかったアイデアが生み出される状態を指します。
集合知は、ナレッジマネジメントが正しく行われてこそ生まれるアイデアといえるでしょう。
情報共有だけで満足してはいけない理由
ナレッジマネジメントツールを活用しなくても、従業員同士で情報共有ができれば知識やノウハウが身につくため、それで十分と考える人もいることでしょう。
しかしながら、情報共有だけで満足してしまうのは避けたいところです。その理由について見ていきましょう。
蓄積しないと情報が流れ、検索できなくなる
もし、業務に関する知識やノウハウについて情報の共有のみが行われ、情報が蓄積されなければ、業務の改善に効果的な知識やノウハウが忘れ去られることにもなりかねません。
そのため、業務の改善が行われたとしても一時的なものにとどまりやすく、長い目で見た場合、業務がなかなか改善されない可能性もあるのです。
また、ナレッジマネジメントツールに蓄積されている情報量が少なければ、検索機能があったとしても求めている情報にたどり着けないために、ナレッジマネジメントツールで検索する従業員が少なくなってしまいます。
このような事態を防ぐためにも、情報の蓄積が必要なのです。
活用しなければナレッジの質が向上しない
ナレッジマネジメントによって蓄積された知識やノウハウは、活用されることに意義があります。
なぜなら、業務において求められる知識やノウハウは、時代の変化によって刻々と変化していくからです。
日頃からナレッジマネジメントツールを活用して、蓄積されている知識を使っていれば「このノウハウにもう一工夫を加えれば、最新の状況に対応したものに変えられる」というように、蓄積されているナレッジがより使いやすい内容へと更新されていきます。
蓄積されている情報が変化しなければ、その情報はただ古くなりばかりで多くの情報に埋もれていくでしょう。
質の高い情報を多く蓄積させていくためには、日頃からナレッジマネジメントツールを活用し、必要に応じてナレッジの内容を変化させていくことが大切です。ナレッジはツールの中で長年をかけて成長、熟成していくものと捉えるべきなのです。
蓄積・活用する上での課題
業務に必要なナレッジは、蓄積・活用することが重要ですが、その際の課題として以下のものがあります。
・ナレッジを活用する目的が伝わっていない
・ナレッジを投稿する基準が明確になっていない
・ナレッジを定期的に投稿する習慣が身につかない
ナレッジを活用する目的が伝わっていない
ナレッジを蓄積していくために大切なのは、ナレッジを活用する「目的」を従業員に伝えることです。
例えば「業務を効率化するための知恵を集めて、残業時間の削減を目指す」「業務のノウハウをナレッジマネジメントツール上で公開して、業務レベルの底上げを根ざす」という具合にです。
「残業時間の削減を目指す」など、従業員にとってもメリットとなる目的を掲げることで、早く帰りたい従業員たちは意識的にナレッジの投稿に努めるでしょう。
このように目的が明確化されれば、ナレッジを積極的に投稿する動機づけともなります。
ナレッジを投稿する基準が明確になっていない
業務を改善していくためにはナレッジの蓄積が必要ですが、ナレッジを投稿する「基準」が明確になっていなければ、単に数ばかりが増えてしまって、本当に利用価値のあるナレッジを見つけ出すことが困難になることもあります。
このようなことを防ぐために「どのようなナレッジを投稿するのか」という基準を明確にしておくと良いでしょう。
例えば、「今週は業務を効率化するための知恵やノウハウを投稿してください」というように、ある程度内容を絞っておくと、目的に沿ったナレッジが集まりやすくなります。
投稿する側としても「このようなテーマに沿ったものを」と伝えられるほうが取り組みやすく、業務改善に効果的なアイデアが集まりやすくなります。
ナレッジを定期的に投稿する習慣が身についていない
そのほか、ナレッジを定期的に投稿する「習慣」がなかなか身につかない場合があります。
対策として「ナレッジを投稿する日」を決めておくことも1つの方法です。例えば、毎週月曜日の終業時間までにナレッジを投稿しておく、というルールを定めておき、ナレッジの投稿を定型業務に加えておく方法も良いでしょう。
定型業務に組み込むことで、自然と投稿の習慣が身につきやすくなります。
また、優れた内容の投稿があったり、投稿が一定数以上を超えたりした場合には、社員食堂の割引クーポンを配布するなど、社員特典をつけることも効果的です。
3つのステップを回す仕組み
ナレッジマネジメントが有効に活用されるためには「共有」「蓄積」「活用」の3つの相互ステップが効果的に作用する必要があります。
それぞれのステップを回す仕組みについて説明していきます。
共有
共有とは、業務で必要な知識やノウハウが従業員全体に浸透し、業務において日常的に使用されている状態を指します。
業務において知識やノウハウが共有されている状態を実現するためには目的意識が必要です。そこで「業務を効率的に行いたい」という例から考えてみましょう。
業務が効率的に行われるためには、一部の従業員だけがノウハウを理解しているよりも、多くの従業員がノウハウを理解していることが重要です。
「短時間で業務を終わらせたい」「結果を出すために業務を改善したい」というような目的意識を持っていれば、自然と知識やノウハウの共有が行われるようになります。
蓄積
業務を改善するための目的意識が強ければ、知識やノウハウの種類をもっと増やしたいと考えるようになります。その状態になれば、共有から蓄積へとステップアップしていきます。
実際、業務に関する知識やノウハウが多ければ、業務中に問題が発生した場合であってもスムーズに解決することが可能となるため、業務のスピードアップが実現します。
知識やノウハウが集まれば業務の質が上がる、という意識を持てば、定期的に知識やノウハウが投稿され、自然と蓄積されていきます。
活用
ナレッジマネジメントにおいては共有や蓄積も大切ではありますが、特に意識したいのは「活用」することです。蓄積された知識やノウハウは活用されることによってその真価を発揮します。
しかしながら、ナレッジマネジメントツールを実際に導入してみると、従業員の立場としてはツールの操作方法が難しいと感じる場合があります。
ツールを導入したにもかかわらず、知識やノウハウが共有されなければ業務の効率化は期待できません。
共有、蓄積、活用に最適なナレッジマネジメントツール「Qast」
Qastは、情報の共有から蓄積、活用までの一連の流れをすべて行うことができる ツールです。
Qastの特長はシンプルであることで、投稿や検索が簡単に行えます。多くの従業員に知っておいてほしいナレッジを思いついたら簡単に投稿できるので、自然とナレッジが蓄積されていきます。
Qastの特徴的な機能として、投稿数や反応数によってスコアが付与される仕組みがあります。投稿に対するモチベーションがアップするため、ナレッジの共有や蓄積が日常的に行えるようになります。
また業務で困りごとが起こり、なんとかして解決したい場合には、Qastで関連する内容を検索することによって手軽に解決策を見つけることができます。
Qastを導入している企業は2,000社以上にのぼっており、多くの企業で活用されています。シンプルさを追求した「社内の知恵袋」であるQastを使って業務の改善に活かしてみてください。
まとめ
ナレッジマネジメントは、「共有・蓄積・活用」の3つの相互作用によって高い効果を発揮します。
この中で注目されやすいのは「共有」ですが、多くの従業員が幅広いナレッジを利用するためには、ナレッジが「蓄積」された上で積極的に「活用」される必要があります。
ナレッジマネジメントツールを活用し、ナレッジの共有・蓄積・活用を効率的に行いながら業績アップを目指しましょう。
Qastラボ編集部では、これからの働き方において必要な"未来のナレッジマネジメント"について研究しています。 ナレッジ共有、業務効率化、経営戦略、コミュニケーションツールなどテーマ別に役立つ記事をご紹介します。
