ナレッジマネジメントの一環として情報共有の文化を促進したいと考えているものの、実際には社内でなかなか定着しない企業が多く見受けられます。

情報共有文化が社内で定着すると、個人が持っていたスキルやノウハウを全体で共有するようになり、イノベーションにもつながるため、企業としては何としても取り組みたいものです。

そんな情報共有文化を定着させるためのヒントは「人事評価制度」にあります。今回は情報共有の重要性や、人事評価制度がカギを握る理由について解説します。

社内における情報共有の重要性

残業の規制や勤務時間に縛られないフレックス制の導入など、働き方改革によって従来の労働環境から改善することを国が推進しています。

長時間の労働力を確保することが難しくなった現代においては、少ない労働時間で多くの成果を出す必要があります。そのためには、業務効率化による生産性の向上が必要不可欠です。

また、終身雇用制度の崩壊をはじめ、副業や転職による社員の流動化が顕著になっています。属人化していたナレッジはいつ失われてもおかしくない状況になりつつあります。

目まぐるしく変化する社会で企業が存続するには、競合他社に負けない力を養う必要があります。そのような状況の中では、社員の知識や技術といった資産を情報共有しながら積み重ねて、新たな価値を作り出す「ナレッジマネジメント」が注目を集めているのです。

情報共有が定着しない原因

ツールを導入してもなかなか情報共有の文化が定着しないという課題があります。上層部がどれだけナレッジマネジメントに取り組んでも下層部の社員たちの間では情報共有がなされずに形だけの導入になってしまう企業も多いです。

社内での情報共有が円滑に行われない原因として考えられるのは「情報共有の目的が社員に伝わっていない」「情報共有を気軽にできる環境がつくられていない」という2つの問題です。

情報共有の目的が社員に伝わっていない

情報共有は所属する社員や企業にとって大切です。それにもかかわらず社内で定着しない理由としては、そもそも情報共有する目的といった本質的な部分が社員に伝わっていない可能性が挙げられます。

具体的には「どうして情報共有するのか？」「どのような手段で情報共有するのか？」「情報共有した結果どうなるのか？」という部分です。社員は拘束時間や労働力を対価にお金をもらっているため、漠然とした理由で情報共有に賛同し積極的に行うといったことは考えづらいです。

仮に情報共有に積極的な社員がいたとしても、その他大勢の社員は「上層部から指示されているから」と形だけの情報共有を行う可能性もあります。そうなると情報共有という行為そのものが形骸化するリスクも懸念されます。

情報共有が普段の仕事や企業の活動にどれほど貢献するかや、導入を決めた経緯などについてしっかりと共有することが大切です。

情報共有を気軽にできる環境がつくられていない

情報共有は良いことだと頭で理解していても、いざ実行するとなると勇気がいるものです。

自分のナレッジを共有したところで「ほかの社員が受け入れてくれるだろうか」「批判されたりしないだろうか」「きちんと評価してもらえるだろうか」といった不安要素が、情報共有に歯止めをかけています。

とくに新しい取り組みを行う場合、上層部が積極的でも下層部にいる社員たちは消極的になる傾向があります。勢いだけで情報共有ツールを導入しても、行動が伴わなければ結果はついてきません。

情報共有を社内で文化として定着させるには、役職や立場に関係なく意見を通しやすい職場環境をつくることが求められます。

人事評価制度の見直しがカギを握る

社内で情報共有が定着しない問題を受け、株式会社インフラトップでは情報共有ツールを使う行為そのものに評価基準を設けました。

「会社からの評価につながるのであれば」と考えたのか、次第に投稿する社員が増えていき、いつしか情報共有ツールに投稿することはかっこいいという流れが社内にできあがっていきました。

また、企業のトップ層に位置する経営陣や代表が積極的に情報共有ツールを利用し、投稿へのハードルを下げたことが情報共有ツールの活性化に一役買って出ました。

社員に自分の持っているナレッジを共有してもらうためには、人事評価という大きなメリットを提示してあげることが大切です。

どのような評価基準を設けるか

情報共有そのものを人事評価制度に組み込むという話をしましたが、どのような評価基準を設けたらいいのか気になっている方も多いでしょう。

情報共有は営業成績のようにわかりやすい利益が出ないため、評価するための基準があいまいになりがちです。しかし、明確な評価基準を設けた方が、社員たちも情報共有にやりがいを感じます。

そのような評価基準を設ける上で参考にしたいのが「数字」や「質」です。

情報共有の投稿数

情報共有は積極的に行われてこそ真価を発揮します。そのため、積極的に情報共有する姿勢を評価してあげることが大切です。

積極的に情報共有していることを判断するのは投稿数です。情報共有ツールに投稿した数が多ければ多いほど、積極的に情報共有に参加していることになります。

また、情報共有ツールへの投稿数が増えることによってほかの社員も投稿しやすい環境が整えられるため、情報共有の定着に貢献していると判断できます。

投稿したナレッジの閲覧数

ナレッジマネジメントにおいては、自分以外の人が共有した情報を見て学ぶことが大切です。投稿した知識情報の閲覧数は、役に立つナレッジであることの裏付けとなります。

掲示板や知恵袋でも同じことがいえますが、役に立つ情報は何度も閲覧される傾向にあります。閲覧数の多い投稿はそれだけ多くの社員にとって有益な情報であり、人事評価の基準に値するものです。

誰が見ても理解しやすい情報共有をするために試行錯誤することは、共有する情報の質を底上げすることにもつながります。そのため、閲覧数を評価基準に入れることは妥当な考えです。

共有した情報の質

情報共有は単なるコミュニケーションではなく、生産性の向上や企業力の底上げなど、企業にとって価値のある情報を周知することに意味があります。

社員から共有された情報の質が高く、企業の成長につながるものであれば評価基準に含めない理由はありません。

また、質の高い情報を入手し共有しようとする行為は、インプットとアウトプットの繰り返しにもなり、ノウハウやスキルが深みを増して社員自身の成長へとつながります。

評価制度を導入する際のポイント

ここまで情報共有の重要性や定着化におけるヒントをご紹介しました。最後に、情報共有に評価制度を導入する際のポイントについて見ていきましょう。

情報共有を明確にルール化

情報共有の定着化には、人事評価制度への組み込みがポイントとなります。

評価基準を明確にルール化していれば、社員たちは「きちんと評価してもらえるだろうか」といった不安感を拭うことができ、積極的に情報共有をしてくれます。

目に見える数字で管理

情報共有は長期的なスパンで考えたときに価値を生むものであり、情報共有という行為そのものに利益を生むシステムはありません。

そのため、評価制度においては利益ではなく、投稿数や閲覧数などの目に見える数字を評価対象とすることが有効です。

ツールを導入して数値管理

情報共有は暗黙知を形式知へと変換することが目的のため、社内メールや掲示板でも事足ります。しかし、社内メールや掲示板では社員の貢献度を測定することが難しいです。

貢献度を測定したい場面においては、ツールの導入が適しています。投稿数や閲覧数などのデータをまとめて数値管理ができ、明確な評価をしやすいのが利点です。

Qastで情報共有できる環境づくり

https://qast.jp/

社内で情報共有による人事評価制度の導入を検討している場合には「Qast」がおすすめです。

Qastにはランキングがあり、メンバーが情報共有でどれだけ貢献しているかを数値化することができます。必然とランキング上位を狙うようになるため、社員の情報共有に対するモチベーション向上にも役立ちます。

そしてQastのUIデザインや操作性はシンプルさにこだわっています。導入に際して「使い方がわからない」「難しそう」といったイメージを取り払うことができ、投稿や定着化へのハードルを下げることが可能です。

まとめ

情報共有文化が育たない理由としては「情報共有の狙いやルールがあいまい」「情報共有しやすい環境がない」が挙げられます。

Qastのようなナレッジ共有ツールを使って情報共有までの導線を用意し、社内全体で意見を通しやすい環境づくりをすることがナレッジマネジメントにおいて大切です。

企業のために尽力する社員を評価するのは当然のことです。社員が持っているスキルやノウハウを「会社の資産」と捉え、情報共有することを安易なものとして扱わず、人事評価制度に組み込んでみてはいかがでしょうか。

Qastラボ編集部

Qastラボ編集部では、これからの働き方において必要な"未来のナレッジマネジメント"について研究しています。 ナレッジ共有、業務効率化、経営戦略、コミュニケーションツールなどテーマ別に役立つ記事をご紹介します。