なぜなぜ分析のやり方や活用方法とは？ポイントや注意点についても解説
ビジネスにおいてトラブルが発生した際には、迅速に対処を行うのはもちろん、いかに再発防止を図るかも重要です。
問題の再発を防止する際、製造業やITベンダーを中心に広く利用されている手法が「なぜなぜ分析」です。この記事では、なぜなぜ分析の方法や活用法、注意点などを解説します。
目次
なぜなぜ分析とは
なぜなぜ分析とは、問題に対して「なぜ？」を繰り返すことで原因を深掘りし、問題が発生した根本原因を特定する分析手法です。
なぜなぜ分析は、トヨタ自動車で行われていたカイゼン活動※のなかで生み出されたものといわれています。トヨタ自動車では、問題を発見すると「なぜ？」を5回繰り返して原因究明を行っていました。 現在、なぜなぜ分析はトヨタ自動車の枠を超え、問題の原因究明や危険予知などのフレームワークとしてさまざまな業界・業種で利用されています。
※カイゼン活動：作業効率の向上や安全性の確保のために業務を見直す活動
なぜなぜ分析のやり方
なぜなぜ分析はシンプルで簡単そうなフレームワークに思えますが、適切なやり方でなければ本質的な原因究明ができません。具体的な手順を見てみましょう。
目的・課題を明確にする
まず、なぜなぜ分析の対象とする課題を具体的に設定しましょう。
設定する際には、オペレーションミスが発生した、チームの連携力が不足しているなど、抽象的すぎて根本原因の特定が困難な課題設定をしないように注意が必要です。
塗装工程で既定回数の塗装が行われず手戻りが発生した、チーム内で認識の齟齬が発生し顧客に同じ案内を複数回送信したといったような、できるだけ具体的に設定するようにしましょう。
事象を具体化し原因を特定する
具体的な課題を設定したら、「なぜ？」を繰り返して原因を特定していきます。その際には、思い込みや推測で原因を考えないことが重要です。
例えば、塗装工程で規定回数の塗装が行われなかった原因について、担当者が熟練の技術者であり既定の塗装回数を把握しているに違いないと思われる場合でも、可能性がゼロでない限り、原因の一つとして排除しないようにします。実際の状況に囚われずに課題の原因を考えることで、より根本的な原因の特定と再発防止に繋がります。
原因に対する対策・解決策を考える
「なぜ？」を繰り返して原因を特定したら、原因に対する対策や解決策を考えていきます。対策や解決策を考えるところで終わりにするのでなく、実際のアクションプランまで設定しておきましょう。
いつまでにどうやって実行し、どのように評価するのかなどを具体的にプランニングしておくことが重要です。
なぜなぜ分析のポイント
なぜなぜ分析を行う際のポイントを解説します。
原因は一つとは限らない
課題の根本的な原因は必ずしも一つとは限りません。複数の要素が原因となり課題の発生に繋がった可能性もあります。なぜなぜ分析では、原因となりうる要素を最初から一つに特定せず、複数の要素を挙げてそのなかから根本的な原因を探っていくことが大切です。
客観的な視点でみる
なぜなぜ分析は客観的な視点で取り組むことが重要です。主観的に「こういう要素が原因になりうる」という意見を出すことはもちろん重要ですが、主観に偏りすぎると根本的な原因から逸れてしまう恐れがあります。
解決策は実行が可能か考える
原因に対する解決策が現実的に実行可能かを考慮しましょう。
なぜなぜ分析の目的は、問題の根本的な原因を特定し、再発を防止することにあります。いくら理想的な解決策であっても、実行できないのでは再発防止には繋がりません。
要素をひとまとめにしない
なぜなぜ分析において複数の要素をひとまとめにしてしまうと、原因が抽象的になりやすく、深掘りがうまく進まない可能性があります。
例えば、作業ミスのなぜなぜ分析において「担当者が新人であり十分な教育も行われていなかった」という原因を挙げた場合、原因のなかには「新人であるため作業に慣れていなかった」「新人の教育体制が整備されていなかった」という2つの要素が含まれます。この場合は2つの要素を別々に分解し、それぞれの解決策を考えることが必要です。
問題の原因となる要素を漏れなく、かつダブりなく整理するためには、「MECE」というフレームワークが活用できます。
MECEについてはこちらの記事で詳しく解説しています。
なぜなぜ分析の活用例
なぜなぜ分析を理解するために、実際に分析を行ってみましょう。次の事象に対し5回の「なぜ？」を繰り返して原因を特定します。
事象：発注業務において桁違いが発生し、過剰な発注を行ってしまった。
▼それはなぜか
なぜ？①：発注数が誤った発注書が送られてしまったから
▼それはなぜか
なぜ？②：発注数のチェック体制が十分でなかったから
▼それはなぜか
なぜ？③：発注数のチェック体制が整備されていなかったから
▼それはなぜか
なぜ？④：発注業務が属人化していたから
▼それはなぜか
なぜ？⑤：発注業務を行える担当者が一人しかいなかったから
解決策：発注業務をマニュアル化し、複数の担当者で業務を行えるようにする
なぜなぜ分析の「なぜ？」の回数はケースによって変わりますし、実際にはもっとさまざまな原因が背景にあるでしょう。多数の思考、観点から原因を深掘りして組織として再発防止に取り組むことが大切です。
なぜなぜ分析を行う際の注意点
なぜなぜ分析を行う際は以下の点に注意しましょう。
個人単位で考えない
なぜなぜ分析は、組織として問題の原因特定と再発防止を行うためのものです。問題の原因を個人に帰結させてしまうと、根本的な原因特定と再発防止策ができなくなります。個人への攻撃と捉えられるようなやり方、個人の責任を追及するようなやり方はコンプライアンス的にも問題がありますので注意しましょう。
問題を曖昧なままにしない
問題の抽象度が高いと、原因として考えられる要素が多すぎて深掘りが進みにくくなります。問題を曖昧なままにせず、できる限り具体的に定義することが、根本的な原因究明において重要なポイントです。
原因と要因は分けて考える
なぜなぜ分析を行う際には、原因と要因を混同して深掘りしないよう注意しましょう。
「原因」と「要因」は混同されやすいですが、それぞれ異なる概念です。原因は「事象が発生するきっかけとなった要素」であり、要因は「事象の発生に繋がりうる要素」です。原因となる要素があれば事象が発生しますが、要因となる要素があっても必ずしも事象が発生するとは限りません。
原因と要因の違いは、「なぜ？」の方向とは逆に「だから」で筋道が通るかでチェックできます。
分析を行うための情報の整理や共有にはQastの活用を
なぜなぜ分析を効果的に行うためには、なぜなぜ分析の活用例を組織内で共有し、さまざまな観点から原因を深掘りすること、なぜなぜ分析の具体例を提示して、どの部署でもなぜなぜ分析ができる、情報を共有できる環境を整えることが重要です。一見全く違う問題であっても、深掘りした結果、根本的な原因が同じであるケースは多々あります。なぜなぜ分析によって複数の部署にまたがる問題を解決できる可能性もあるでしょう。
なぜなぜ分析の実施や活用例といった情報を社内で共有する際には、ぜひナレッジ経営クラウド「Qast」をご活用ください。Qastはシンプルな情報共有ツールであり、ITリテラシーを問わずさまざまな部署でご活用いただけます。高度な検索機能により、ナレッジとして蓄積された過去のなぜなぜ分析の事例もすぐに検索できるでしょう。
Qastについて詳しくはこちらまとめ
なぜなぜ分析は、課題解決や問題の再発防止に効果的な分析手法です。事象に対する「なぜ？」の問いかけはシンプルですが奥が深く、これまで得られなかった発想で原因の深掘りができるでしょう。
なぜなぜ分析が積極的に行われる企業では、問題解決能力やリスク管理能力が高い人材が育ちやすく、円滑なコミュニケーションが実現されているケースが多くあります。ぜひこの記事を参考に、なぜなぜ分析を取り入れてみてください。
