プロジェクト管理とは？必要な項目や手法、おすすめのツール10選を紹介
どの業種においても、新しいプロジェクトがスムーズに進まず頓挫してしまうことがあるのではないでしょうか。
プロジェクトの成功率を高めるために役立つのが「プロジェクト管理」です。この記事では、プロジェクト管理の目的やメリット、代表的な手法や管理の流れ、実践に役立つおすすめツールなどをご紹介します。
目次
プロジェクト管理とは？
プロジェクト管理とはその名の通り、プロジェクトを円滑に進めるためのマネジメントのことです。プロジェクトで掲げる目標を達成すべく、リソースや進捗を管理していく取り組みを指します。
プロジェクト管理の目的
プロジェクト管理の一番の目的はプロジェクトの要件達成です。要件達成に向けて適切なリソース配分や課題管理などを行い、計画通りにプロジェクトを完遂させます。
その他にも、プロジェクトのコストの最適化による利益最大化や人員のスキルアップなど、プロジェクト管理にはさまざまな目的が含まれます。
プロジェクト管理の必要性
プロジェクト管理の必要性は、プロジェクトを成功させるために尽きます。
プロジェクト管理が甘いと、チーム内の作業がスケジュール通りに進行しにくくなります。そうすると、当初の目標達成期限を守れず、期間が延長されるにつれて人件費もかさみます。結果、コストの増加により採算の見通しが立たなくなり、プロジェクト自体が頓挫しかねません。
プロジェクトマネジメントの知識体系ガイド「PMBOK」
PMBOK（ピンボック）とは、Project Management Body of Knowledgeの略で、プロジェクト管理に関する知識を体系的にまとめたものです。アメリカに本部があるPMI（Project Management Institute）が公開しています。プロジェクト管理に必要なプロセスの概要や目的、技法、ツールなどが定義されており、効率的なプロジェクト管理を行うための標準書となっています。
プロジェクト管理に必要な項目
PMBOKでは「プロジェクト・パフォーマンス領域」という名称で、プロジェクトの成功に影響のある項目を8つ挙げています。8つの領域を意識することで、プロジェクト管理を実践する際にどのような要素に目を向ければよいのか理解しやすくなります。
ステークホルダー・パフォーマンス領域
ステークホルダーとは、プロジェクトの利害関係者全員のことです。チームのメンバーやその上司はもちろん、取引先や公的機関など外部の関係者に至るまでが含まれます。ステークホルダーとの円滑な関係は、プロジェクトのスムーズな進行に良い影響を及ぼします。
チーム・パフォーマンス領域
チーム・パフォーマンス領域では、リーダーシップの発揮やチームの文化を整えることの重要性が指摘されています。
たとえば、プロジェクトの目的や道筋をメンバーに共有し、問題の対応策をチーム内の共通ルールとして設けておくことで、プロジェクトは順調に進みやすくなります。
開発アプローチとライフサイクル・パフォーマンス領域
開発アプローチとライフサイクル・パフォーマンス領域には、プロジェクトの作り方や納品頻度などの要素が含まれます。
たとえば、開発アプローチには大きく「適応型（例：アジャイル開発）」と「予測型（例：ウォーターフォール型）」がありますが、それぞれのメリットとデメリットを理解したうえで選択できれば、プロジェクトの円滑な進行に繋がります。
計画パフォーマンス領域
計画パフォーマンス領域は、プロジェクトの成功に必要な「計画」の立案に関する項目です。予算の見積もりや全体のスケジュールの検討、必要な資源の調達など、プロジェクトを進めるための幅広い作業が含まれています。
プロジェクト作業パフォーマンス領域
プロジェクト作業パフォーマンス領域では、作業を効率良く進めていくために重要な要素が説明されています。作業プロセスの確立やチーム内ルールのドキュメント化などが含まれます。ステークホルダーとのコミュニケーションのように、別の領域に関わる要素も多くあります。
デリバリー・パフォーマンス領域
デリバリー・パフォーマンス領域は、成果物の品質や提供に関する項目です。特に、顧客の要望を満たすことの重要性や、そのために大切な情報収集、ヒアリングのポイント、「何をプロジェクトの完成とするのか」などについて触れられています。
測定パフォーマンス領域
測定パフォーマンス領域は、作業パフォーマンスの評価を行い、適宜取り組みを改善していくことに関する項目です。プロジェクトを順調に進めるべく、ほかのパフォーマンス領域の活動を評価・改善していく項目ともいえます。測定でよくある落とし穴なども解説されています。
不確かさパフォーマンス領域
不確かさパフォーマンス領域は、プロジェクトを失敗に導くリスクや曖昧さなどの危険性を指摘する項目です。リスクを洗い出し、対処法・次善策の検討を事前に行うことは、プロジェクト管理における必須作業ともいうべきものです。
プロジェクト管理の代表的な手法
次に、プロジェクト管理の代表的な手法をご紹介します。
WBS
WBSは、作業を一旦分解し構造化する、プロジェクト管理の代表的な手法の一つです。「Work（作業）」「Breakdown（分解）」「Structure（構成）」の頭文字を取ってこう呼ばれます。
WBSではまずプロジェクトに必要なタスクを洗い出し、洗い出したタスク同士の関連性を確認しながら、それぞれの完了に必要な時間と担当者を決定して一覧表にします。
これにより、プロジェクトの全体像を知らないプロジェクトメンバーに対しても、タスクに対する認識を共通化できます。業務経験の少ないメンバーがいる場合や、社外の方も多いプロジェクトにおいて特に有効です。
EVM
EVMは「Earned Value Management」の略で、完了した作業量と使用したコスト・予定されている予算額を比較することで進捗を確認する方法です。
一見コストで進捗を把握する手法に見えますが、スケジュールの進捗状況とコストを同じ尺度で捉えられることが特徴です。当初の計画に対し遅延が発生した場合に、プロジェクト完了までの所要時間やコストを算定し直すことができます。
ガントチャート
ガントチャートはメジャーなプロジェクト管理方法の一つです。棒グラフの一種で、横軸でスケジュール、縦軸でタスク・担当者などを表します。
ガントチャートの魅力は、計画の進捗状況や全体像をメンバー全員が理解しやすい点にあります。長期的なプロジェクト、もしくは参加者・タスク数が多い場合に有効です。
タスク管理表
タスク管理表は、タスクごとに納期・担当者・成果物などを管理する表です。ガントチャートと比較するとタスクの詳細管理ができる点で優れており、よく併用されます。
タスク管理表の作成には、優先度や納期、担当者ごとにフィルターや並び替えが可能なフォーマットを使用するのがおすすめです。プロジェクトメンバーが自分に関係のあるタスクのみを確認でき、納期や優先順位に沿って作業をこなしやすくなります。
山積み表
山積み表は「リソースヒストグラム」とも呼ばれる、時間とリソースのバランスが確認できる積み上げ棒グラフです。横軸は時間の経過（月・旬・週・日単位）を、縦軸は割り当てられているリソース（人員・設備など）を表します。
プロジェクトの成功のためには、どのリソースがどの時期に必要になるかを事前に見積もることが欠かせませんが、山積み表はその解決策となります。
カンバン
カンバンは、プロジェクトメンバー同士の協力や全体の進捗管理に役立つシンプルな手法です。1枚のボードに「未着手」「作業中」「完了」などとリスト（縦軸）を用意し、そこに現在のタスクを進行状況に応じてすべて貼り出します。そして、各メンバーが自分の作業中のタスクに名札などを貼ることで、現在は誰が何に取り組んでいるのかをお互いに把握できます。
プロジェクト管理の流れやポイント
ここでは、プロジェクト管理の流れとポイントを解説します。
プロジェクトマネージャー（PM）を決める
プロジェクト管理の前提となる作業が、プロジェクトマネージャー（PM）の任命です。PMは、計画通りにプロジェクトを進めるためにチームメンバーのリソースの把握やスケジュールの調整などの管理全般を担うリーダーに当たります。
PM業務の質が低ければ、プロジェクトの先行きも暗いものになります。少なくとも以下のスキルを持つ高度な人材を選定しましょう。
- コミュニケーションスキル
- 課題発見力
- 問題解決力
- スケジュール・タスク管理能力
- リーダーシップ
- 当該プロジェクトの分野の知識
目的や納期・ゴールを明確にする
PMの任命後は、プロジェクトの目的や納期を明確にします。ゴールや期限が曖昧では、チーム全員が同じ方向を向くことも難しくなります。
認識のズレや誤解を防ぐために、目的と納期はできるだけ数値を用いた明確な表現を意識しましょう。たとえば「2025年の後半予定」などではなく、「2025年11月15日が期限」などと具体的な日付を出すことをおすすめします。
マイルストーンを設定する
最終的な目標とゴールを定めたら、プロジェクトの進捗を確認するタイミングとしてマイルストーンを設定します。マイルストーンを中間目標とし、その都度成果物の進捗を確認することで、スケジュールの遅れを素早く把握し改善策を検討できます。
また、プロジェクトの実行段階では一つひとつのタスクをこなすことに意識が向きやすく、作業品質の保持が問題となりますが、マイルストーンを設けて都度確認を行えばクオリティを維持しやすくなります。
マイルストーンの作り方については以下の記事にて解説しています。
タスクや進捗の見える化を行う
マイルストーンの設定と並行して、プロジェクト完遂に向けて必要なタスクの洗い出しを行います。担当者は誰なのか、いつまでに完了させる必要があるのかを明確にしていきましょう。
また、タスクの進捗や詳細を一目で把握できるよう、情報を見える化することも大切です。前述の代表的な手法を意識しつつ、具体的な方法には後述するITツールの活用も検討しましょう。
完了後に効果検証や改善点を洗い出す
タスクの見える化まで行った後は、実際にプロジェクトを進行します。また、プロジェクト完了後は、次回のプロジェクトに活かすための振り返りを行いましょう。成果がどうだったのか、反省点はあるか、良かった点・悪かった点などを洗い出すことで、次のプロジェクトの成功可能性を高められます。
プロジェクト管理を行う際のコツや注意点
続いて、プロジェクト管理を行う際のコツと注意点を押さえておきましょう。
予算の策定や見直しが必要か確認する
プロジェクトは事前に設定した限られた予算の中で進めます。しかし、プロジェクトの開始時点では全体像が把握できないケースも多く、初期段階と実行段階で見積もりに乖離が発生することも少なくありません。前述のEVMなどを活用しつつ、設定済みの予算と実際のコストの現状を常に把握し、必要に応じて見直しを行いましょう。
起こり得るリスクを想定しておく
生じ得るリスクを可能な限り予測しておくことも、プロジェクト管理の成功の秘訣です。
プロジェクトは計画通りに進むとは限りません。
たとえば、新商品開発のプロジェクトであれば、開発中に原料の仕入れ予定先との関係が悪化したり、競合他社が画期的な新商品を市場に投入したりなど、外的な要因の影響も考えられます。起こり得る問題とその対応策の検討を進めておく必要があります。
情報の共有を徹底する
プロジェクト管理を成功させるためには、情報を一部の社員の中に留めない風土づくりも重要となります。情報
共有の不足は「そんな話は聞いていない」「先にいってくれればほかの作業とまとめて終わらせられたのに」などとチーム内の不和を生み出し、集団としての生産性を低下させます。
情報共有の重要性については以下の記事でも解説しています。
管理ツールを導入する
情報の共有やタスク・進捗の見える化など、プロジェクト管理に重要なポイントを実現する具体的な手段となるのが、管理ツールです。プロジェクト管理ツールは、メンバーやスケジュール、コストなどプロジェクトに関するリソースを一元管理してくれます。
ツールごとに機能はさまざまで、たとえば工数の入力によるガントチャートの出力、期限をアラートしてくれるタスク管理、対応方法などのノウハウを蓄積できるWikiや掲示板などがあります。自社のプロジェクトに適したツールを導入することで、完遂の可能性を飛躍的に高められます。
プロジェクト管理ツールを導入するメリット
では、プロジェクト管理ツールを導入すると具体的にどういったメリットを得ることができるのでしょうか。ここでは5つのメリットをご紹介します。
進捗可視化による認識統一ができる
プロジェクトを成功させるには、チーム内の認識を統一し、メンバーが同じ方向を向くことが必要です。
ツールによる進捗の可視化・共有の実践は、そのための具体的な方策となります。タスクがどの程度進んでいるのかが不明瞭では、「自分の作業は周囲から遅れていないか」「周囲はきちんと作業を進めているのか」など、チーム内に無用な不安が生まれます。
一方、進捗をお互いに把握できていれば、遅れているメンバーのサポートをするなど、相互の助け合いが期待できるはずです。
情報を集約できる
情報が各所に散らばってしまうことは、プロジェクトでよくある失敗です。作業のたびに「どこに必要な情報があるのか」と探したり、見つからず誰かに尋ねていたりしていては、莫大な時間のロスが生じます。ツールの導入により「必要な情報はここを見れば大丈夫」となれば、業務効率を大きく改善できます。
スムーズな情報共有が行える
プロジェクトは、規模によっては部署や企業の垣根を越えて遂行されます。更新された情報を毎回メールに添付して共有するのは非効率であり、共有漏れにも繋がってしまいます。
適切な管理ツールを用いれば、メンバー全員や指定の相手に情報を簡単に共有できます。ツールによっては既読かどうかを確認できる機能もあり、確認していないメンバーへチェックを促すことも可能です。
社内ノウハウの可視化と簡易検索が可能になる
業務を遂行するうえで得られるノウハウは、共有しないままでは個人の中でしか活かされません。
しかし、ツールにより可視化し共有すれば、チーム全体の業務効率を上げる知的財産として有効活用できます。「○○さんがいないとこの作業はできない」といった業務の属人化を防ぐ観点からも有効です。
情報共有の体制やルールも確立しやすくなる
ノウハウを含むさまざま情報を共有するための体制やルールが作りやすくなるのも、ツール導入の魅力です。「毎日、終業前に進捗をツールに入力する」「ノウハウを○件ツールに保存すると報奨金が出る」などとルールを設ければ、チーム内に情報を共有する前向きな意識を浸透させられます。
おすすめのプロジェクト管理ツール10選
最後に、プロジェクトの管理に便利なツールを10種類ご紹介します。「導入するメリット」で示した「可視化」「簡易検索」などが行えることを基準に選定しています。
Qast
【おすすめポイント】
ナレッジプラットフォーム「Qast」は、とにかく使いやすく、初めてツールを導入する企業におすすめの情報共有・コミュニケーションツールです。シンプルな投稿画面から文章を入力するだけで、Q＆A形式で情報を貯められます。社内でよくある質問やお客様から頻発するお問い合わせなどを蓄積していけば、質問対応の時間を削減できます。
また、プロジェクト管理ツールの選定においては、検索機能も重要な判断要素です。Qastは同意義のKWを自動で同じ言葉と認識できるなど、高性能な検索機能を備えており、添付ファイル内の文字列も検索対象にできます。WordやPowerPoint、PDF化された文書が多い場合でも、Qastに添付しておくことで一度に情報が検索できるようになります。
さらに、チャットツール（Slack/Chatwork/Teams）との連携も可能。Qastで投稿した際にはリアルタイムでチャット側に通知もでき、最新の投稿の見逃しを防ぎます。SlackやTeamsであれば、チャットツール上で投稿した内容をボタン一つでQastに蓄積していくことも可能です。
【特徴的な機能】
- ファイル内の文字列を検索
- スコアで情報共有での貢献を可視化
- テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる
- 既読人数や誰が既読かを確認できる
- 多彩なセキュリティ機能（IP制限、アクセスログ抽出、シングルサインオン）あり
- 社員IDログイン機能あり（メールアドレスを持たない派遣社員等でも利用可能）
- iOS、Androidアプリでスマホからでも利用可能
【Qast サービス紹介】
Trello
【おすすめポイント】
Trelloはカンバン形式でプロジェクト管理を行えるツールです。まずは「ボード」を作成し、アイデア・進行中・完了などとカテゴリの分類を記載します。そしてボード内に「カード」を作成して、実際のタスクを入力していけば、カンバン風のタスク管理シートが完成します。
担当者は、タスクが進んだらドラッグ＆ドロップでカードを次のボードに移動させます。それだけでタスクがどんな状態にあるのかが参加者全員に伝わります。カード内にはコメントや担当者・期限の入力をするなど、細かな設定を行うことも可能です。
【特徴的な機能】
- ドラッグ＆ドロップでカード（タスク）を移動
- 画像、動画でタスクを説明
- ラベル、担当者、期限の設定
- スマホアプリでの利用
Wrike
【おすすめポイント】
世界中で2万社以上が導入しているWrikeは、豊富なテンプレートにより業務の見える化をサポートするツールです。リスト、ボード（カンバン形式）、ガントチャートなどを使い分けてプロジェクトを管理していきます。
Wrike Analyzeを駆使したレポート機能を用いれば、メンバーの作業進捗や消化状態が簡単に可視化されます。レポートの作成がボタン一つで行えるのも特徴です。
【特徴的な機能】
- 豊富な用途別テンプレート
- 業務に合わせたワークフローを簡単に作成
- レポートの出力
Asana
【おすすめポイント】
Asanaは、Facebookの共同設立者Dustin MoskovitzとGoogle/FacebookのエンジニアであったJustin Rosensteinによって2008年に開発されました。リスト形式とボード形式の2通りでタスクの管理ができます。
リスト形式ではチェックリストが縦にずらりと並び、担当者や期限などを一覧化。すべてのタスクをまとめて確認可能です。一方、ボード形式はTrelloのようなカンバン型で、プロジェクトの概要が明確に視覚化されます。
仕事の調整や進行状況は、ドラッグ&ドロップで簡単に更新できます。また、手作業が多かった仕事の依頼やタスクのルーティング、ワークフローなどを自動化する「オートメーション機能」もあります。
【特徴的な機能】
- オートメーション機能
- タイムライン、スケジュール機能
- 幅広い外部ツールと連携
Backlog
【おすすめポイント】
Backlogは、大手広告代理店や全国版新聞社などさまざまな業種で使われている、日本最大規模のプロジェクト管理ツールです。
Backlogでは、プロジェクト計画をガントチャートで可視化してくれます。作業スケジュールは棒グラフで、進捗は色分けされて表示されるため、一目で状況を把握可能です。
また、カンバン式のボードでより直感的な管理もできます。課題が書かれた「カード」をドラッグ＆ドロップすることで直感的に状態を変更可能です。
【特徴的な機能】
- ガントチャートで可視化
- タスクの担当者、締切日、作業状態の設定
- ファイル共有
Microsoft Project
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/project/project-management-software
【おすすめポイント】
Microsoft Projectは、日本マイクロソフト株式会社が提供するプロジェクト管理ツールです。タスクの進捗だけでなくリソースも一元管理できます。タスクのメンバーへの割り当ても簡単で、必要に応じてスケジュールや期限を追加し、タイムラインも追跡できます。
Microsoft Projectは、IT関連向けのみならず、製造業や建設業などさまざまなプロジェクト管理ができるように設計されています。また、昨今のツールはクラウドでの利用が一般的になりつつありますが、Microsoft Projectはオンプレミス型も選択可能です。
【特徴的な機能】
- ガントチャートでの可視化
- マイルストーン（中間目標地点や節目のポイント地点）の設定
- 共同編集
Kintone
【おすすめポイント】
kintoneはサイボウズ株式会社が提供するビジネスアプリ作成サービスです。アプリ作成と聞くと難しくも感じますが、kintoneはプログラミングの知識がなくても、必要な機能を選んでいくだけで自社に合ったアプリを作成できます。選べる機能には以下のようなものがあります。
- 顧客リスト
- 案件管理
- タイムカード
- 交通費申請
- 議事録管理 など
さまざまな業種で使える機能が備わっており、チームに適したツールを作成できます。
【特徴的な機能】
- 拡張機能（JavaScript、CSSファイルの読み込み）
- 外部サービスとのAPI連携
- フリーワード検索
Clarizen
https://www.nsw-cloud.jp/cloud/service/saas/clarizen/
【おすすめポイント】
Clarizen（クラリゼン）は、プロジェクトのスケジュール・進捗に加え、リソース・コスト・課題などを一元管理できるサービスです。
全世界76ヵ国で導入され、米国Top Ten REVIEWSで3年連続1位に輝いた実績もあるツールです。言語も9ヵ国語・10種の言語が用意されているため、グローバルでのビジネスでも活躍します。
またClarizenでは、プロジェクトの状態を多様なグラフで分析できます。短期間（最低1ヵ月）での利用も可能で、期間限定のプロジェクトでの使用にも適しています。
【特徴的な機能】
- ダッシュボード機能
- 外部アプリとの連携
- 多言語対応
Redmine
【おすすめポイント】
Redmineはインストール型のプロジェクト管理・課題管理ソフトウェアです。期日までにやるべき作業を「チケット」という形で記録し、担当や進捗状況をメンバーで共有できます。変更の履歴が残るため、誰が何をしたかの把握が可能です。
インストールという作業こそ必要とされますが、オープンソースソフトウェアであり、無料で利用できるのも嬉しい特徴です。
【特徴的な機能】
- ガントチャート
- Wiki機能
- 多言語対応
- オープンソースソフトウェア
Lychee Redmine
【おすすめポイント】
Lychee Redmine（ライチ レッドマイン）は、上記のオープンソースソフトウェア「Redmine」から誕生したツールです。少人数のプロジェクトから大きなプロジェクト管理まで幅広く対応。「ガントチャート」をはじめとする各種プラグインによって、スケジュールやリソースの見える化・管理がグッと行いやすくなります。
また、CCPM（Critical Chain Project Management）という、高度なパフォーマンスを期待できるプロジェクト管理手法も搭載されています。CCPMとは、一つひとつのタスクの工数に余裕を持たせず、プロジェクト全体（そしてフェーズごと）の工数に余裕を持たせていくプロジェクト管理方法。チームメンバーが各タスクの期限を強く意識することで、予定より遅れがちなプロジェクトの期間短縮が実現します。
【特徴的な機能】
- EVM（出来高管理）
- CCPM（Critical Chain Project Management）
- タイムマネジメント機能
まとめ
プロジェクト管理はプロジェクトを成功に導くために必須ともいえる作業であり、その実行には、タスクの見える化や情報の共有など、ツールを活用することでスムーズに解決できる課題が複数あります。
ぜひ、ここでご紹介したプロジェクト管理の手法を取り入れつつ、より確実な管理の実現のために、初心者でも扱いやすいツール「Qast」の活用をご検討ください。
