人事評価制度とは？評価を行う上で便利なITツールも紹介
従業員のモチベーションに大きく影響する人事評価制度。見直したいと考えているものの、どのように手をつけていいかわからないという経営者・人事担当者の方も多いのではないでしょうか。
適切な人事評価制度を整備するためには、人事評価制度とはそもそも何か、本来どうあるべきなのかを理解することが必要です。
そこで今回は、人事評価制度の概要や手法、人事評価を成功させるためのポイントなどをご紹介します。この記事を参考に、適切な人事評価制度を整備しましょう。
目次
人事評価制度とは
人事評価制度とは、従業員の勤務状況を評価する仕組みです。内閣人事局では人事評価を「職員がその職務を遂行するに当たり発揮した能力及び挙げた業績を把握した上で行われる勤務成績の評価」と定義しています。
人事評価は、スキルや勤務成績だけに偏ることなく、勤務態度や将来の成長の可能性などさまざまな要素がその判断基準となります。
人事評価制度の3つの要素
人事評価においては評価する要素が多数存在するため、会社によって評価方法や評価制度の呼び方はさまざまです。ただし、軸となる評価方法は共通している場合が多いでしょう。ここでは一般的に用いられる人事評価制度の要素をご紹介します。
報酬制度
報酬制度とは、等級や評価制度の結果を基に報酬を決定する制度です。報酬のなかには、通常の給与や賞与だけではなく学習機会やキャリアプランの提供など非金銭的な要素も含まれる場合もあります。
等級制度（能力評価・情意評価）
等級制度とは、評価結果に基づいて従業員の等級や役職を決定する制度です。評価方法としては、業務上求められるスキルや知識で判断する「能力評価」や、意欲や行動などから判断する「情意評価」などがあります。
評価制度（業績評価）
評価制度とは、等級や企業の行動指標を踏まえた従業員の成果、業績から評価する制度です。行動指標を基にした定性的な評価と、業績の定量的な評価から評価内容を決定している企業も多くあります。
人事評価制度の3つの手法
人事評価制度の要素と同様、評価手法も企業によってさまざまです。ここでは、人事評価制度で用いられる主要な評価手法を3つご紹介します。
MBO
MBOは「目標管理制度」と呼ばれ、個人やチームなどであらかじめ設定した目標の達成度合いで評価をする手法です。設定される目標は達成度合いがわかるよう具体的にし、達成期日を明確に設定します。評価者が評価しやすくなることに加え、従業員自身も自分の目標達成度合いを客観的に確認できるため、モチベーションアップに繋がりやすい特徴があります。
コンピテンシー評価
コンピテンシー評価は、職務遂行能力の高い人材が持つ行動特性に基づく評価項目を使って評価する手法です。実際に社内で実績を出している従業員をモデルにして評価項目を設定するため、従業員が評価を得ようと行動することが成長に繋がり、人材育成の面でもメリットがあります。
360度評価（多面・周囲）
360度評価とは、上司だけの立場から評価を下すのではなく、同僚や部下など複数の立場から多面的に評価する手法です。複数の立場から評価を行うため客観的な評価ができるとともに、上司だけの評価ではないことから評価された従業員も納得しやすいという特徴があります。また、自己評価と他者評価のギャップがわかるため、うまく活用すれば従業員のモチベーションアップや成長にも繋がります。
人事評価制度の導入目的と得られるメリット
人事評価制度の要素や手法は複数ありますが、そもそも人事評価制度は何のために導入し、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは人事評価制度の導入目的とメリットを解説します。
企業のビジョンや方針、目標を明示
人事評価制度の内容には企業のビジョンや求める人材像などが色濃く反映されます。評価内容を明確にすることで、従業員は自分の働く意義や目指すべき方向性を把握しやすくなります。結果として、従業員がやりがいを持って仕事に取り組める環境を整えることができるでしょう。
人材配置の最適化
適切な人事評価により従業員の得手不得手が把握できるようになり、最適な業務やポジションにアサインしやすくなります。従業員それぞれの持つ能力を最大限発揮できるポジションに就くことで業務が円滑に進み、生産性向上や業績アップに繋がります。
人材の育成
人事評価制度を使って能力を定量化することで、各従業員の能力が可視化できます。従業員の得手不得手を踏まえて今後どの分野の能力を伸ばしていくかを明確化できるため、人材育成に役立つでしょう。また、従業員も自身の能力が評価されている実感を得られ、モチベーション高く業務に励むことができます。
人事評価制度の導入によるデメリット
一方、人事評価制度にはデメリットも存在します。デメリットとその対策法を知り、効果的な人事評価制度を整備しましょう。
評価範囲外の業務が停滞する
人事評価制度で評価項目を明確にすると、評価項目に対しては従業員が積極的に取り組むようになる一方、評価範囲外の業務への取り組みが消極的になる可能性があります。評価項目以外の業務に対しても従業員が楽しみつつ取り組める施策を用意する、定期的なフィードバックでモチベーションを持たせるなどの対策をとる必要があります。
不明瞭な制度はモチベーションの低下に繋がる
人事評価制度を整備しても、従業員から評価基準や評価内容がわかりにくい状況では従業員のモチベーションが低下し、かえって生産性が下がってしまいます。人事評価制度を整備する際にはわかりやすく納得できる内容にするとともに、絶対評価と相対評価を上手に組み合わせるなどの工夫が重要です。
人事評価制度の見直しは働き方改革や企業風土の変革に必要
昨今のビジネス環境は、エンパワーメントやダイバーシティ、テレワークといった企業文化の刷新が進み、既存の評価制度では対応が難しくなってきています。人事評価制度のデメリットとして解説した通り、従業員からの納得感が得られない人事評価制度はマイナスの効果が大きくなり、モチベーション低下による生産性低下のスパイラルに陥りやすくなります。
働き方改革や企業風土の変革の重要性がますます高まっている現代では、既存の人事評価制度を見直し新しい評価制度を整備することが必要でしょう。
人事評価制度を成功させるポイント
人事評価制度の見直しにあたり、適切な評価制度を整備するために重要なポイントを3つ解説します。
評価内容を明確かつ具体的にする
人事評価制度の評価内容は明確かつ具体的にしましょう。評価項目や基準が従業員から見てわかりにくいとどう行動すべきかがわからなくなり、モチベーション低下や企業全体の生産性低下に繋がります。どの評価項目を重視するかは業種や職種、等級によっても異なるため、社員一律ではなく従業員それぞれを適切に評価できる制度にすることも重要です。
絶対評価・相対評価をバランス良く使う
絶対評価には「他の社員と競争する必要がなく目標が明確で努力しやすい」といった特徴があります。一方の相対評価は社員間で成績を比較するかたちになるため、高すぎる基準（あるいは低すぎる基準）が生まれにくくなります。個々のモチベーションを保ちながら評価基準の設定・調整を行うためにも、絶対評価・相対評価をバランス良く使いましょう。
従業員とコミュニケーションを取る
人事評価では従業員に対して評価結果をきちんとフィードバックすることが重要です。加えて、普段のコミュニケーションをこまめに取ることで業務における相談や悩みを打ち明けやすくなり、従業員が積極的に動きやすくなります。
コミュニケーションを取る際には、ITツールをうまく活用すると良いでしょう。テレワーク・リモートワークが増え面と向かっては話しにくいことも、ツールを使えば話しやすくなることがあります。チャットツールやナレッジ共有ツールなどをうまく活用するのがおすすめです。
Qastの活用で人事評価制度の策定・実施がより行いやすくなります
人事評価制度の整備を成功させるためには従業員とのコミュニケーションが重要で、コミュニケーションツールの導入で円滑に進めやすくなります。そんなコミュニケーションツールにはナレッジ経営クラウド「Qast」がおすすめです。
Qastはシンプルなナレッジ蓄積・共有ツールで、企業のビジョンや評価基準の周知に活用できます。また、従業員の成果報告やそれに対するフィードバックも可能です。さらに、投稿の閲覧権限設定が可能で、個別でのフィードバックやコミュニケーションもできるようになっています。
Qastはクラウドツールのため、リモートワーク・テレワークの従業員にも対応しています。やりとりした情報はタグ付けや高度な検索機能ですぐに取り出せるため、人事評価もしやすくなるでしょう。人事評価制度を見直す際には、Qastの導入も検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
今回は、人事評価制度の概要や手法、人事評価を成功させるためのポイントなどをご紹介しました。
人事評価制度とは、従業員のスキルや勤務成績、勤務態度、将来の可能性などさまざまな要素から従業員を評価する仕組みです。人事評価制度を導入することで、企業のビジョンや方針、目標が明示できるとともに、最適な人材配置や人材育成が可能になります。一方、その整備のためには、絶対評価・相対評価の使い分け、従業員とのこまめなコミュニケーションが重要になります。
そうしたコミュニケーションを実現し人事評価制度を価値あるものにするために、ナレッジ経営クラウド「Qast」を活用することをおすすめします。
Qastラボ編集部では、これからの働き方において必要な"未来のナレッジマネジメント"について研究しています。 ナレッジ共有、業務効率化、経営戦略、コミュニケーションツールなどテーマ別に役立つ記事をご紹介します。
