予実管理とは?分析や管理におすすめなツールを紹介

効率的な企業経営に欠かせない予実管理。適切な予実管理を行えるようになれば、経営目標に対してどの程度の予算が必要になるのか、目標達成にはどのような道筋を立てれば良いのかが把握しやすくなります。しかし、予実管理がうまくできず、計画通りに目標達成ができないという企業も多いでしょう。

ここでは、予実管理の進め方や適切な予実管理を行うポイント、ツールなどを解説します。この内容を参考に、予実管理の方法を見直してみましょう。

企業経営に役立つ「予実管理」とは

予実管理の「予実」とは、予算と実績を意味しています。まずは企業における予算とは何か、また予実管理の意味について解説します。

そもそも予算とは何か

企業における予算とは、経営計画における数値目標です。予算の中には、製品・サービスの売上高の目標である売上予算や、企業活動における利益の目標である利益予算など、さまざまな種類があります。

企業の主業における活動損益に関する売上予算や利益予算などは「損益予算」、主業以外の活動に関する設備投資や投融資などは「資本予算」に分類されます。細かい予算を含め、これらすべての予算をまとめたものは「総合予算」と呼ばれます。

予実管理の意味

予算と実績を管理し、予算に対してどれだけの実績を上げられたのかを把握するのが予実管理です。

予実管理を適切に行えれば、経営目標の達成に向け、実績をもとにどの程度の予算や期間が必要になるのかを把握しやすくなります。予実管理は無駄な予算の削減にも繋がり、企業経営において大きなメリットが得られます。

予実管理の目的や必要性

予実管理を行う目的は、効率的な企業経営にあります。目標を設定し、実績を基にした定量的な分析を行うことで、今後の企業経営における対策を立てることができます。予算に対して実績が追いついていない場合には改善のための対策が必要になりますし、予算以上の実績が得られた場合には、プラスとなった要因を分析し今後の企業経営に活かせるようになります。

グローバル化が進み企業競争が激しくなっている昨今においては、予実管理の重要性はますます高まっているといえるでしょう。

予実管理の進め方

では、予実管理は具体的にどのように進めていけば良いのでしょうか。具体的に解説します。

予実管理の進め方

予算目標を設定する

まずは、経営計画をもとに、事業目標に合わせて部門ごとの予算目標を作成します。売上や利益だけではなく、原価や販売費などの経費も目標として設定し、具体的な数値を定めていきましょう。

予算と実績の差異を分析する

予算目標を設定したら、設定した目標に対して実績がどの程度だったのかを集計し分析します。予算と実績の差異が生まれた要因をKPIなどを活用して分析すれば、今後どのような改善を行っていけば良いのかがわかりやすくなります。

課題の解決案を検討する

分析の結果判明した要因や課題に対し、どのような解決策があるのかを検討します。課題に対する解決策は一つではなく、さまざまな選択肢がある場合が多いでしょう。その選択肢の中からどの解決策を実践するのかによって、今後の企業経営に大きな影響が生まれます。

予実管理を成功させるポイント

予実管理の重要性を知ってはいるものの、うまく予実管理を行えていないと悩む企業は少なくありません。ここでは予実管理を成功させるポイントを解説します。

適切な予算を設定する

予実管理において現実的ではない予算が設定されていると、適切に要因分析ができず、差異が生じた要因が不明瞭となります。特に企業活動においては、社会情勢や為替の変動によって実績が大幅に異なることが多々あります。予実の差異が一時的なものなのか、恒久的なものなのかを判断できるようにするためにも、適切な予算を設定することが重要です。

PDCAを回す

予実の差異が生まれる要因は複数存在している場合が多く、要因を一度で特定するのは難しいでしょう。分析によって得られる要因は、その時点ではあくまで仮説であるため、PDCAサイクルを回して改善を行うことが大切です。仮説をもとにPDCAサイクルを回して要因を特定していけば、予算設定の精度を高められ、より適切な経営計画を立てられるようになるでしょう。

管理しやすいツールを用いる

予実管理を行うにあたっては、集計や分析などをどのように行うかが重要となります。業界や企業ごとに予実管理を行いやすいツールは異なるため、自社に合わせて管理しやすいツールを選定するようにしましょう。近年ではAIを活用した予実管理ツールも複数登場しているため、それらを活用するのも有効です。

予実管理に適したツール

予実管理を行う際に利用できるツールにはさまざまな種類があります。主なツールを4種類ご紹介します。

表計算ソフト

表計算ソフトは、Microsoft ExcelやGoogleスプレッドシートなど、表を利用して自動計算が行えるツールです。表計算ソフトを利用すれば、予算や実績の集計・計算ができる他、グラフ化やピボットテーブルなどを使った分析も可能となります。しかし、事業の規模が大きい場合や計算が複雑な場合には、管理が難しくなる、ツールが重くなり開けないなどの問題が発生します。

専用ツール

予実管理の専用ツールを使う方法もあります。予算や実績を入力するだけで自動でグラフ化や傾向分析が行えるため、予実管理の負担を軽減できます。KPIや非財務データをまとめて管理できる他、AIを活用して実績予測を行うツールも登場しています。コストはかかるものの、予実管理の精度を高められる可能性が高まるためおすすめです。

SFAツール

SFAツール(営業支援ツール)は営業担当の業務を効率化・自動化するツールで、営業部門で予実管理を行う場合に有効です。営業担当の行動改善には営業活動における予実管理が欠かせないため、SFAツールの機能の一つとして予実管理が備わっている製品が多くあります。

BIツール

BI(Business Intelligence)ツールは、企業活動によって得られたデータを集約し分析するためのツールです。企業活動のデータをレポートやグラフなどでまとめられる他、為替や需要予測により、分析したデータから今後の売上・利益をシミュレーションできるツールもあります。BIツールを活用すれば、経営サイド・現場サイドいずれにおいても有効なデータ分析が行えるでしょう。

まとめ

企業競争が激化している今日では、予実管理を適切に行えるかどうかが企業経営の肝になります。適切な予実管理によってさまざまな無駄を削減すれば、効率的な企業経営を実現できるでしょう。

予実管理に適したツールはさまざまリリースされています。この記事で解説した情報を参考に、ぜひ予実管理の見直しを図ってみましょう。

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