社内報の目的や意味とは？作り方のポイント、おすすめのツールを紹介
社内報は、会社が社員へ伝えたいことを発信できる、貴重な手段です。 組織が一定数以上の規模になると、経営層の思いや、社内での取組みが見えづらくなることも多いでしょう。
そんな時に社内報をうまく活用していれば、組織全体にビジョンやカルチャーが浸透していきやすい環境を作ることができます。 今回は、「社内報」をいかに活用するか、さらに社内報を公開するためのおすすめのITツールをご紹介していきます。
社内報とは？
社内報とは自社の社員に向けて社内広報を行うためのツールです。経営層からのメッセージや経営理念、社内の出来事、社員の活動・表彰など、さまざまな内容を掲載します。
具体的にどのような内容を掲載するかは、これからご紹介する「社内報を作る目的やメリット」のうち、どこにフォーカスした社内報を作りたいかによって変わってきます。
社内報を作る目的やメリット
続いて、社内報を作る目的やメリットをご紹介します。
コミュニケーションの活性化
社内報を作成して会社としての方向性や各部署の動き、社内での部活動やレクリエーション活動の状況などを広報すれば、社員間の話題作りのきっかけとなり、コミュニケーションの活性化に繋がります。
普段の業務のなかでは他部署の状況は把握しにくいものですが、社内報があれば、他部署がどのような業務に取り組んでいるのか、どのような方が所属しているのかが分かり、部署横断的なコミュニケーションも取りやすくなります。
社内情報の共有
社内報では、経営層から社員に伝えたいメッセージが発信されることも多くあります。定期的に社員にメッセージを伝えることで、企業理念や経営戦略などが社員に浸透しやすくなるでしょう。
また、各部署の成果や成功事例を共有することで部署間の連携が強化され、組織の成長やより大きな成果の獲得が期待できるようになります。
モチベーション・エンゲージメントの向上
周りの社員や部署の活躍とそれによる評価の向上を知ることは、社員のモチベーションアップやエンゲージメントの向上に繋がります。頑張りが適正に評価される組織だと認識してもらえれば、社員はより熱心に業務に励むようになるでしょう。
企業ブランディング・人材採用
社内報は社員向けに作成されるケースが多いですが、社員の家族や就活生など、外部に公開する企業も増えています。社内報を見れば社内のリアルな状況が分かるため、会社の組織風土をアピールできるだけでなく、採用のミスマッチを防ぐ効果も期待できます。
社内報のコンテンツ例
では、社内報でよく見られる代表的なコンテンツの例をご紹介します。
社長・経営層のインタビューやコラム
社長や経営層に語ってもらうインタビューやコラムです。経営理念や事業方針を社員に浸透させる絶好の場となるため、定期的な発信を行うことが重要となります。また、これまでの経歴などを盛り込むことで、トップ層がどのようなバックボーンや考え方を持っているのかが分かりやすくなります。
【ポイント】
- 核となるメッセージ
- 上半身アップの写真
【内容】
- 経歴
- 経営理念や企業戦略への考え
- 自社の直面している課題
社員インタビュー
社長を始め、各部署の活躍した社員などのインタビュー。 その方自身の仕事への価値観や考え方、どんな方なのかを中心にまとめましょう。たとえば、新入社員にとってはロールモデルを見つけるきっかけになるかもしれません。他部署の方からすれば、取り上げられた方たちの名前や活躍ぶり、仕事内容を知るきっかけにもなるでしょう。
【ポイント】
- 核となるエピソード
- 上半身アップの写真
【内容】
- 経歴
- 現在の担当している仕事内容
- 業務への工夫、ノウハウ
部署・業務紹介
普段なかなか触れる機会のない他部署やグループ会社の業務を知るきっかけとなります。日々の業務のなかでは見えにくい自分の部署との繋がりが見えてくるかもしれません。他部署の業務の進め方や成功事例を知ることによって新しいアイディアや改善点が生まれてくることもあるでしょう。
社員間の理解が深まり、部署横断的なコミュニケーションも活性化させていくことにも繋がります。
【ポイント】
- 分かりやすい業務内容のエピソード
- 部署の集合写真
【内容】
- 主な仕事内容
- 過去のエピソード
- 現場社員からのコメント
- 責任者からのメッセージ
新事業・サービス紹介
日々業務に追われているなかでは、自社のことであっても新しい事業やサービスをキャッチアップするのは大変です。その点、社内報で新事業・サービスの紹介があることで、社員が自社の事業やサービスに気軽に興味を持つきっかけとなります。
自社の事業やサービスに興味を持てばエンゲージメントの向上に繋がりますし、新事業・サービスに積極的に関わろうとするモチベーションの向上も図れるでしょう。
【ポイント】
- 専門外でも分かりやすい説明
- 新事業・サービスのイメージ図や写真
【内容】
- 新事業・サービスの概要
- 新事業・サービスの特徴
- 携わる社員からのコメント
社内制度の紹介
どの企業にも社員のためのさまざまな制度があるかと思いますが、制度があっても使われないのでは意味がありません。新しい制度はもちろん、既存の社内制度や福利厚生も定期的に発信し活用を促しましょう。
制度の利用が促進されれば、ワークライフバランスの取れた会社であることを社内外にアピールでき、エンゲージメントの向上に繋がります。
【ポイント】
- 制度の内容を分かりやすく
【内容】
- 取得までの流れ
- 既に取得した社員へのインタビュー
- 取得した社員の部署へインタビュー
ランキング
社内で表彰したいことや、おすすめのランチが食べられるお店など、さまざまな内容をランキング形式で伝えると分かりやすいでしょう。
【ポイント】
- ランキング1位の写真
【内容】
- ランキング内容の詳細（写真、地図、コメントなど）
社内報の種類
社内報を発行する際の媒体には、主に紙とWebの2種類があります。
ここでは、紙とWebそれぞれの社内報の発行の仕方やメリット・デメリットをご紹介します。
紙の社内報
社内報の内容を冊子にまとめ各社員に配布します。印刷や配布に時間がかかるため、月1回〜数ヶ月に1回程度の頻度で発行されることが多いでしょう。
紙の社内報は印刷や配布の手間が多い一方、長期保存がしやすく、デザインやレイアウトを柔軟に変えやすいメリットがあります。また、作業現場の派遣社員や社員の家族など、社内ネットワークにアクセスしない層にまで情報を届けられる点もメリットです。
Webの社内報
社内報の内容を専用のWebページにまとめ、社員に発行を通知します。Webでの配信は即時性があるため情報の鮮度を保ちやすい点、配信頻度を柔軟に変更できる点、閲覧数を集計できる点がメリットです。
一方、閲覧にはアクセスできる環境が必要になる点、発行通知が埋もれて気づかれない可能性がある点、興味のあるコンテンツしか読まれない可能性がある点などはデメリットといえます。
読まれる社内報を作るための流れやポイント
社内報を作っても、社員を惹きつけられる内容になっていなければ、誰にも読まれなくなってしまいます。ここでは、読まれる社内報の作り方やポイントをご紹介します。
ターゲットと目的を明確化する
ターゲットや目的によって、適したコンテンツの内容や構成、デザインなどは異なります。まずはどの層をターゲットにするのか、どのような効果を得たいのかを明確化しましょう。
発信する媒体を選択する
「社内報の種類」でご紹介した通り、社内報の媒体には主に紙とWebがあり、それぞれメリット・デメリットがあります。ターゲットや目的に応じてどちらの媒体にするかを選択しましょう。同じ内容を紙とWeb両方から閲覧できるようにしている企業もあります。
企画を決定する
ターゲットや目的に沿って掲載するコンテンツを企画します。伝えたい情報を一方的に伝えるだけの企画だと読まれない社内報になりやすいため、誰でも分かりやすい内容にしたり、アンケートのようなインタラクティブな要素を取り入れたりするなど、社員を惹きつける工夫が大切です。
スケジュールと担当者を決める
企画が固まったら、社内報作成のスケジュールと担当者を決めます。発行が不定期になると読まれない社内報になりやすいため、コンテンツ制作に必要な期間を見積もり、コンスタントに発行できるスケジュールを立てましょう。また、担当者の業務負担を考慮し、特定の社員に負担が偏らないようにすることも重要です。
デザイン・レイアウトを考える
続いて、具体的なデザインやレイアウトを検討します。先に文字サイズやフォントなど細かい部分から考えてしまうと、後に変更を行う際の手間が増えます。まずは全体的なアウトラインを考えたうえでコンテンツ配置やスペース割当などを明確にしていくとよいでしょう。
情報や素材を集める
コンテンツを作成するために必要となる情報や素材を集めます。インタビューや業務紹介など、他の社員にヒアリングを行う場合は、事前にヒアリングしたい項目を伝えておきましょう。そうすることでスムーズに情報を収集でき、社員にかける負担も小さくなります。
テキストやデザインに落とし込む
情報や素材の収集が終わったら、テキストやデザインに落とし込んでいきます。文字のサイズ・色・フォントは読みやすくなっているか、適度にイメージ図や写真があり直感的に理解しやすくなっているか、情報の不備や誤字がないかなどをチェックしましょう。
社内報を共有する
社内報ができたら、社員に共有します。社内ポータルや社内掲示板、ビジネスチャットなどで社内報の通知を行う場合には、朝や就業前など、社員が通知を目にしやすい時間帯に行いましょう。
社内報でツールを活用するメリット
社内報といえば冊子のイメージを持つ方は多いかもしれません。実際、これまで最も多く利用されてきたのが冊子の形式ですが、昨今ではオンラインツールを活用して社内報を電子化する会社も増えています。
では、社内報の電子化にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
紙のコスト削減
社内報は、シンプルなA4のコピー用紙ではないことも多く、紙質にこだわると一度発行するのに当然コストがかかってしまいます。 たとえば毎月、数千人に向けて発行すると、そのコストは数十万〜数百万円になることもあるのではないでしょうか。ツールを活用することで、紙代はもちろん、印刷代や保管場所の削減にも繋がります。
リアルタイムで情報を届けられる
ツールを利用することで、すぐに情報を発信することができます。 社内報を冊子で配布するには、インタビューや文字起こし、印刷を考えると、数ヶ月前の情報となっている可能性がありますが、ツールであればリアルタイムでの情報発信ができるようになります。
閲覧状況を可視化できる
冊子でどれだけ力作の社内報を作っても、何人読んだのか、誰が読んだのかは分かりません。つまり、効果の測定ができません。ITの強みの一つが、この「計測ができる」という点です。ツールによっては、何人読んだのか、誰が読んだのかを確認できるものがあります。人気のあったコンテンツや、反響を数値として確認できるでしょう。
双方向のコミュニケーションが取れる
冊子では、基本的に広報側から伝えたいことを伝える一方的な情報発信になりがちです。 ツールを活用すれば、コメント機能を用いてその場でコミュニケーションを取ることができます。さらに詳しく聞きたいことを質問したり、感想や要望を伝えたりと次のアクションに繋がりやすいでしょう。
リンクや動画を挿入できる
画像やテキストでは、伝えられる情報に限界があります。 動画であれば、より詳細な雰囲気を短い時間で伝えることが可能です。ツールを利用して社内報を公開することで、簡単に動画にアクセスすることができるでしょう。
社内報の作成・共有におすすめのツール
最後に、社内報の作成・共有に役立つおすすめのツールをご紹介します。
Qast
【こんな方におすすめ】
- シンプルで見やすい社内報を作りたい
- 社内報作成を効率化したい
- 社内報の閲覧数やアクションを可視化したい
- 発行通知をチャットに連携したい
- 社外にも社内報を公開したい
【主な機能やポイント】
Qastはシンプルで誰でも扱いやすいナレッジ・情報共有ツールです。シンプルなエディタ画面で記事を投稿できるため、ツールを初めて導入する企業でもすぐに活用できるでしょう。テンプレート機能があるため、社内報の構成を取り込んでおけば、次回以降の作成を効率化できます。
投稿に対して「いいね」や「コメント」を送ることができ、既読人数も表示できるため、社内報に対する反応を可視化できます。TeamsやSlackと連携して投稿を通知できるため、社内報発行時の共有にも便利です。また、IDログイン機能を利用して会社のメールアドレスを持っていない社員や外部に対しても社外報を共有できる点もメリットでしょう。
ザ社内報
【こんな方におすすめ】
- ブログ感覚で社内報を作成したい
- 発行時の通知をリアルタイムにしたい
【主な機能やポイント】
ザ社内報はWeb社内報に特化したサービスです。CMSでブログのような感覚で記事を作成でき、画像や動画の埋め込みも簡単に行えます。記事へのいいね機能やアクセス分析など、社内報の効果を計る機能も揃っています。Webだけでなくアプリの利用も可能で、アプリを利用する場合は記事投稿をプッシュ通知で知らせることもできます。
OWNEDNEWS
【こんな方におすすめ】
- 複数の社員で社内報を投稿したい
- サイト構築やデザイン作成の手間を減らしたい
【主な機能やポイント】
OWNEDNEWSは手軽に記事を投稿できるツールです。PC・スマホどちらからでも記事を作成でき、経営層が直接自身のメッセージを社内報として発信することもできます。サイト構築やデザイン作成などの複雑な設定なしに社内報を作成できる点が魅力です。
TUNAG
【こんな方におすすめ】
- 社内報だけでなく社内掲示板やワークフローを同時に導入したい
- エンゲージメントの診断・改善をしたい
【主な機能やポイント】
TUNAGは、社内掲示板や社内チャットなどのコミュニケーション、ワークフロー、タスク依頼などの業務プロセスを円滑化するツールです。社内報だけでなく、業務改善やDXを実現したい場合にも活用できるでしょう。エンゲージメント診断機能やサンクスカード、エンゲージメント研修など、エンゲージメントを可視化・改善する機能がある点も特徴です。
NotePM
【こんな方におすすめ】
- 社内報に動画を組み込みたい
- 人気の投稿を可視化したい
【主な機能やポイント】
NotePMは、Qastと同様、シンプルな操作性で情報・ナレッジを共有できるツールです。動画の共有機能やレポート機能などがあり、社内報に動画を取り入れたり、人気の投稿を可視化したりできます。外部ページ共有機能があるため、社内報を外部に公開することも可能です。
まとめ
使い方や共有する内容によってさまざまな効果が得られる社内報。 事務的に発行するのではなく、ターゲットや目的に応じたコンテンツを企画することで、社員のエンゲージメントを高めることができます。
しかし、最初から最適なコンテンツを発行するのは難しいものです。閲覧数や反応を数値として計測し、改善に繋げることは、これからの社内報作りにおいて必須といえます。この機会にぜひ社内報作りにツールを取り入れ、発行の効率化と反応の可視化を図ってみてはいかがでしょうか。
