ビジネスシーンにおいて、「この知識は体系化したほうがいいね」「この情報はもっとわかりやすく体系化して」などといった言葉を聞いたことがある方は多いのではないでしょうか。しかし、「体系化」とは具体的にどのような意味なのか、よくわからないという方も多いと思います。

この記事では、体系化の具体例やメリット、体系化の方法などを解説します。

体系化とは

体系化とは、もともとバラバラな個々の物事を一つにまとめ、わかりやすくすることを指します。

「体系」という言葉には、秩序や規則に基づいて矛盾なくまとまった一つのかたまり・全体という意味があります。バラバラに存在する個々の物事をこの「体系」の状態に変化させることが体系化です。

ビジネスシーンでよく用いられる「知識の体系化」は、個々の知識を一つにまとめ、効率的にインプットできるようにすることを意味します。

構造化との違い

構造化とは、物事を要素ごとに分解して整理することを指します。体系化も構造化も物事をわかりやすくするという点では共通していますが、体系化は物事を一つにまとめる、構造化は物事を要素ごとに細分化し整理するという違いがあります。

組織化との違い

組織化とは、個々の物事を一つのまとまりにすることを指します。体系化と同じニュアンスを持ち、体系化の言い換えとして用いられる場合もあります。ただし、単に情報や業務をまとめる場合には体系化が用いられるケースのほうが多いでしょう。

体系化の必要性

近年では労働人口の減少や転職の一般化が進み、従業員個人が持つ業務の知識や経験を他の従業員に伝える重要性が高まっています。しかし、従業員個人が持つ業務の知識や経験が体系化されていないと、他の従業員に上手に伝えることができません。

従業員個人が持つ業務の知識や経験を企業のナレッジとして蓄積し、他の従業員に効率的にインプットするためには、体系化を行って内容をわかりやすくまとめる必要があるのです。

体系化の具体例

では、体系化の具体例を3つご紹介します。

企画書・提案書

企画書や提案書には、企画や提案内容と、そのための予算、効果、スケジュールなどが一つにまとめられています。企画・提案に関する情報が一つにまとまっているため、ステークホルダーは企画書や提案書を見るだけでスムーズに実施判断ができます。

マニュアル

マニュアルには、業務に必要な前提知識やオペレーションなどが一つにまとめられています。業務に必要な情報がまとまっていることで、作業者はマニュアルを読むだけで標準的に同じ品質で業務を行えるようになります。

辞書・教科書

辞書にはさまざまな言葉の意味や例文などが50音順でまとめられており、教科書には科目や学習テーマごとに学ぶべき知識がまとめられています。情報が秩序をもってまとめられているため、私達はすぐに必要な情報を知ることができます。

体系化のメリット

情報を体系化すると、以下に挙げる5つのメリットが得られます。

標準化ができる

体系化を行うと、従業員個人が持つ知識や経験を他の従業員に伝えやすくなります。

個々の知識や経験を体系化してマニュアルを作成すれば、業務の標準化と属人化の解消に繋がるでしょう。

業務効率の向上が図れる

業務に必要な情報が体系化されていれば、作業者は必要な情報にすぐにたどり着けます。

体系化されておらず、作業者が都度情報を探しにいく必要がある場合に比べ、業務効率は大幅に良くなるでしょう。

スキルレベルが把握しやすくなる

体系化された業務マニュアルがあれば、従業員がマニュアル内のどの作業に対応できるかがわかり、従業員それぞれのスキルレベルを把握しやすくなります。

スキルレベルの把握は、その後のスキル向上や従業員の評価などに活用できるでしょう。

ノウハウの蓄積に繋がる

業務のノウハウが体系化されていれば、従業員がそのノウハウをすぐに活用でき、従業員へのノウハウ定着が進みます。

ノウハウを活用して業務を進めるなかでまた新たなノウハウが見つかり蓄積される、というよい改善のループが生まれます。

ナレッジの共有に繋がる

従業員個人が持つ知識や経験は、そのままの状態では他の従業員にうまく伝わらない可能性があります。

体系化を行い、個々の知識や経験をナレッジに落とし込むことで、他の従業員への伝達がしやすくなり、ナレッジの共有・浸透が促進されます。

体系化の方法

では、実際に業務情報を体系化する際の手順を解説します。

目的を明確にする

まず、体系化を行う目的を明確にしましょう。体系化の目的が属人化の解消であれば属人化している業務がスコープとなりますし、業務効率化であれば汎用性やコスト削減効果の高い業務がスコープとなるでしょう。

すべての業務を一気に体系化できるわけではないため、目的にそった優先度をつけて対応するのがおすすめです。

情報を収集する

対象業務の情報を収集し、現状の細かな業務内容を把握します。業務フローなどを作成し、業務のなかでどのようなタスクがあるのか、それぞれのタスクにどの程度の工数がかかっているかなどを洗い出しておくと、その後の作業が進めやすくなります。

必要な情報を厳選する

対象業務の実施に必要な情報を絞り、無駄を削ぎ落とします。ただし、必要な情報まで削ってしまうと、かえって情報を確認する手間が増えたり、オペレーションミスによるトラブルが発生するなどの問題に繋がります。実際の作業者に意見をもらうなどして必要な情報を残すようにしましょう。

厳選した情報を資料化する

厳選した情報を体系的な資料に落とし込みます。資料化のポイントは、資料を読み解くための前提知識が極力少なくてすむようにすることです。できる限り専門的な用語を使わない、条件分岐が発生する場合には条件を明確化しておくなど、誰が見ても内容を読み解けるように資料を整備しましょう。

定期的に見直す

必要な情報を体系化して資料にした後も、定期的に見直しを行いましょう。現場の業務は常に動いており、変化がつきものです。

古い情報が残ったままだと思わぬトラブルが発生するリスクが生まれます。資料作成の際には、どのタイミングで資料の見直しを行うかもあわせて明確にしておくと良いでしょう。

体系化を行うなら「Qast」の活用がおすすめ

業務情報を体系化する際には、目的や対象業務の選定に関する議論や、収集した情報の整理・選択などが多く発生します。これらの体系化に必要な対応を一つのプラットフォームで行えれば、より効率的に体系化を進められるはずです。

Qastは、社内におけるナレッジ・情報共有や社内ポータルサイトに適した「ナレッジ経営クラウド」です。Qastはシンプルなナレッジ・情報共有ツールなため、体系化を行ううえで必要になる議論を部門横断的にスムーズに行えます。また、タグ付けやフォルダ分け機能を用いれば、業務情報の整理・選択も効率的に行えるでしょう。

業務情報の体系化を行う際には、ぜひQastの導入をご検討ください。

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まとめ

体系化とは、個々の物事を一つにまとめ、わかりやすくすることです。労働人口減少や人材の流動化を背景に、個々の従業員が持っている知識・経験を他の従業員に引き継ぐ重要性が高まっており、体系化はそれを効率的に進めるための手段となっています。

体系化が実現すれば、業務の標準化や効率化、従業員のスキルレベル把握、ノウハウの蓄積、ナレッジの共有など、多くのメリットが得られるため、優先度の高い業務から順次体系化に取り組むことをおすすめします。

また体系化は、情報共有ツールを活用することでより効率的に対応を進められます。体系化を行う際には、「Qast」のようなツールの導入をぜひ検討してみましょう。