マイルストーンとは？メリットや作り方のコツをわかりやすく解説
中長期的なプロジェクトや達成条件が複雑なプロジェクトにおいては、マイルストーンを設定してプロジェクトを管理するのが一般的です。しかし、プロジェクトのどこにどのようなマイルストーンを設定するのが適切かわからないという方もいらっしゃるでしょう。
ここでは、マイルストーンのメリットや設定方法、効果的なマイルストーン設定のコツなどを解説します。
目次
マイルストーンとは？
まずは、マイルストーンの定義やビジネス上の意味、混同されやすい用語との違いを解説します。
マイルストーンの定義
マイルストーンとは、鉄道や道路の中間地点を示す標石に由来する言葉です。ビジネスシーンでは、プロジェクトや作業の節目・中間地点の意味で用いられ、プロジェクトや作業の進捗状況を示す重要な指標となっています。
マイルストーンは特定のタスクや成果物の達成ごとに設置され、マイルストーンをたどれば円滑にプロジェクト達成が行えるよう設定されます。
スケジュールとの違い
マイルストーンとスケジュールは関連していますが、それぞれ異なるものです。スケジュールはプロジェクト内の各タスクの進行日程を定めた計画表であり、マイルストーンはスケジュールのなかに設定する節目・中間地点を意味します。
プロジェクトの達成期日が遠いほど、また達成条件が複雑なほど、現状の進捗が順調かを把握しにくくなりますが、マイルストーンを設定することで、より短いスパンでシンプルに進捗状況を把握できるようになります。
チェックリストとの違い
チェックリストとは、タスクを一覧化し完了状況を確認することでタスクのミスや抜け漏れを防ぐために利用されるリストであり、マイルストーンとは異なります。
また、チェックリストは個人やチームでのタスク状況を管理するものであるのに対し、マイルストーンはプロジェクト全体の状況を管理するものであるという違いもあります。
チェックリストについては以下の記事でも詳しく解説しています。
タスクとの違い
タスクとは、プロジェクトなどにおける具体的なアクションや作業の単位であり、マイルストーンとは異なるものです。タスクはプロジェクトを実行する際の具体的なステップであり、特定のタスクを目印にプロジェクトの進捗状況を確認するための指標がマイルストーンだと捉えると良いでしょう。
ロードマップとの違い
ロードマップとは、プロジェクト全体の計画や戦略を示すために用いられる、プロジェクト達成までの道筋を可視化した資料です。マイルストーンは、ロードマップ上の重要な目標や節目に対して設定し、プロジェクトの進捗状況を把握するために利用されます。
ロードマップについては以下の記事でも詳しく解説しています。
マイルストーンを設定するメリット
マイルストーンの設定により得られる主なメリットを4つ解説します。
全体の進捗状況を把握できる
長距離のマラソンを目標もなく走っていては、ゴールに対する自分の位置や状況が把握できません。それと同じように、プロジェクトが長期化・複雑化するほど現在の進捗把握は難しくなります。
しかし、重要な節目や中間地点にマイルストーンを設定しておけば、節目や中間地点に対するプロジェクトの現在位置を確認でき、全体の進捗状況が把握しやすくなるでしょう。
ゴールを明確化できる
マイルストーンを設定する際にはプロジェクトの達成条件を細分化するため、ゴールとゴールに向けた道筋を明確化できます。
たとえば、新システムの導入プロジェクトにおいてただ「新システムの導入が完了していること」をゴールとするのではなく、「新システムの開発と検証が終わり想定した動作を確認していること」「全社員を対象にリリースが完了していること」「全社員の利用が定着していること」のように達成条件が明確になっていれば、よりゴールを具体的にイメージしやすくなります。
モチベーションアップに繋がる
中長期的なプロジェクトでは従業員のモチベーションを維持するのが難しくなりますが、マイルストーンを用いてポイントごとのゴールを設定すれば、従業員のモチベーションアップに繋がります。
長距離のマラソンでゴールが見えない状況だと挫折しやすいものですが、目の前に目標地点があるとわかれば、そこまで頑張ろうという気持ちになるでしょう。
同じように、ゴールに向けた適切なマイルストーンが設定されていれば、従業員のモチベーションが高いままプロジェクト達成に向かうことができます。
スケジュールを調整しやすい
スケジュールに変更が発生した際、後工程が多いほど後工程への影響を加味しなければならないため、調整が難しくなります。一方、マイルストーンが設定されていれば、マイルストーンまでの期間でスケジュールを調整すれば良いため、調整がぐっと楽になります。
マイルストーンを設定する流れ
実際にマイルストーンを設定する際の流れや手順を解説します。
期限とゴールを設定する
はじめに、プロジェクトの達成期限とゴールを設定します。トラブルが発生した場合を想定してスケジュールにバッファを持たせておくとともに、遅延による影響が大きいクリティカルパスも意識して期限とゴールを設定しましょう。
必要な項目を厳選する
期限とゴールを設定できたら、プロジェクト達成に必要なタスクを洗い出して項目に落とし込み、重要なタスクを中心にマイルストーンを設定していきます。
タスクに抜け漏れがないことは重要ですが、細かくしすぎるとかえってプロジェクトの全体像やタスクごとの依存関係を把握しにくくなります。タスクの粒度に気をつけつつ、優先順位も明確化しておきましょう。
また、従業員のモチベーション維持に繋げるため、マイルストーンと次のマイルストーンの期間が空きすぎないよう注意しましょう。
担当者を割り当てる
洗い出したタスクに対して担当者を割り当てていきます。タスクを割り当てる際は、特定の担当者にのみ負担が偏らないよう、バランス良く割り当てることが大切です。
また、クリティカルパス内のタスクなどの重要なタスクには専任の担当者を設定して遅延を防ぐことに加え、遅延が発生した場合のフォローができる担当者を確保すると有効です。
ガントチャートを作成する
設定したスケジュールやタスク、担当者をもとにガントチャートを作成します。ガントチャートを作成すれば、プロジェクトの全体像と進捗がより視覚的に把握でき、プロジェクト管理を行いやすくなるでしょう。
ガントチャートについては以下の記事でも詳しく解説しています。
マイルストーンを設定するときのコツ
効果的なマイルストーンを設定するためのコツや注意点を解説します。
項目を多く設定しない
タスクやマイルストーンの項目を多く設定しないように注意しましょう。タスクを細かくしすぎると、プロジェクトの全体像やタスク同士の依存関係が把握しにくくなります。
また、マイルストーンを細かくしすぎると、タスクの優先順位がわかりにくくなり、目標達成指向が薄れ、モチベーションアップの効果がなくなってしまいます。
漏れているタスクはないか確認する
マイルストーンを設定した後からタスクを追加することは大きな手間となります。計画段階でタスクは抜け漏れなく洗い出しておきましょう。網羅的にタスクを洗い出したうえで、記載が必要な項目を厳選していくのがおすすめです。
現実的なスケジュールを設定する
タスクおよびマイルストーンには現実的なスケジュールを設定しましょう。担当者の負担を考慮せずに無理なスケジュールを立てると、計画が破綻し後から大幅な手直しが必要になります。
現実的なスケジュールを設定するためには、担当者の負荷状況を適切に把握すること、タスクごとの工数見積もりの精度を上げることが重要です。
定期的に確認を行う
中長期的なプロジェクトになるほど、全てが計画通りに進むケースは少なくなります。中長期的なプロジェクトには想定外のトラブルや課題発見による計画変更がつきものであり、重要なのは計画変更に柔軟に対応できるかどうかです。
マイルストーンを設定した後は、計画通りにプロジェクトが進行しているかを定期的に確認し、必要に応じて適宜見直しを行いましょう。
プロジェクトを管理するには「Qast」の活用を
スムーズにプロジェクトを遂行するためには、マイルストーンの設定に加えて円滑なコミュニケーションが重要です。コミュニケーション基盤を整備してプロジェクトメンバーが情報共有を行いやすくなれば、トラブルや課題に強い柔軟なプロジェクトの遂行を実現できるでしょう。
プロジェクト管理におけるコミュニケーション基盤としておすすめなのが、社内におけるナレッジ・情報共有に適したナレッジ経営クラウド「Qast」です。
Qastは誰でも使いこなせるシンプルなツールであることに加え、情報の共有や周知の徹底にも効果的です。また、投稿した情報はナレッジとして蓄積できるため、過去のプロジェクト情報を活かした改善にも役立つでしょう。
プロジェクト管理の改善をお考えの際は、ぜひQastの導入をご検討ください。
その他、おすすめのプロジェクト管理ツールは以下の記事でご紹介しています。
まとめ
マイルストーンは、プロジェクトや作業の節目・中間地点として用いられ、プロジェクトや作業の進捗状況を示す重要な指標です。マイルストーンを設定することでプロジェクトの全体像の把握やゴールの明確化が実現でき、従業員のモチベーションアップやスケジュール調整の負担軽減に繋がります。
マイルストーンを設定する際には、抜け漏れなくタスクを洗い出し記載項目を厳選することと、現実的なスケジュールを立て状況を見ながら定期的に見直しを行うことが重要です。ここで解説した内容を参考に、プロジェクト管理にぜひマイルストーンを活用してみてください。
