【2021年版】テレワーク・リモートワークに最適なITツール10選！
企業の働き方として、一般的になりつつある「テレワーク」。
新型コロナウイルスの影響で、テレワーク導入を余儀なくされた企業も多いと思います。テレワークによってさまざまな課題が顕在化された企業も多いでしょう。
今回はテレワークについてのおさらいと、テレワークをより充実させるためのITツールをご紹介します。
目次
テレワークとリモートワークの違いは？形態の違いも解説
テレワークとは、「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせて造られた言葉です。ICT(Information and Communication Technology)と呼ばれる「情報通信技術」（＝通信技術を活用したコミュニケーション）を活用することで実現する、場所や時間にとらわれることのない働き方を指します。テレワークはまず雇用形態によって、雇用型と自営型の2つに分類され、働く場所によってさらに細分化されます。
昨今特に注目されているのは、企業に「雇用」されている状態でのテレワークであり、働く場所によってそれぞれ「在宅勤務」「モバイルワーク勤務」「施設利用勤務」の3種類に分類されます。
リモートワークとは、「remote =〔距離的に〕遠い、遠隔の」場所、つまり自宅やカフェなどオフィス以外の場所で勤務する形態のことを指します。
テレワークもリモートワークもほぼ同義です。
リモートワーク発祥の地アメリカでは、50%の企業が取り入れているようです。
在宅勤務
自宅を就業場所として業務に携わるスタイル
モバイルワーク勤務
主に営業職に多く、顧客先や移動中の駅やカフェなどでPCやスマートフォンで対応するスタイル
サテライト利用勤務
自社の他事業所、または複数の企業や個人で利用する共同利用型オフィスやコワーキングスペース等、会社から離れた場所に設置された施設を就業場所とするスタイル
SOHO(Small Office/Home Office)
自営型の一つで個人事業主の方や専業性、独立自営の度合いが高い方がオフィス以外で業務対応するスタイル
内職副業型
こちらも自営型の一つ。クラウドソーシングサイトなどを利用し、専業性が比較的低く、容易な業務を中心に行うスタイル
テレワーク・リモートワーク導入のメリット
テレワーク・リモートワークを導入するとどんなメリットがあるのか、解説していきます。
ワーク・ライフ・バランス
通勤を回避することで、身体的にも精神的にもストレスが軽減されます。削減された時間で、さらに業務を進められるだけでなく、睡眠時間の確保、家庭や趣味の時間に費やすことも可能です。
子育てや介護との両立も、スケジュールが組みやすくなり対応可能になります。 企業側としても、テレワークを活用できている企業という宣伝材料になります。ワーク・ライフ・バランスの推進企業として、CSR（経営者の社会的責任）のアピールにもなるはずです。
優秀な人材の確保
柔軟な働き方を許容することにより、場所や時間に制約がある方でも働けるようになります。新規採用の際には居住地にとらわれず広く募集することが可能です。その対象は日本国内のみならず、世界中から人材の応募を募ることができ、候補者の母数が増えると当然優秀な人材の確保に繋がるでしょう。
離職率の低下
リモートワークの導入によって、子育てや介護などに従事しなくてはならない方も、自分の空いた時間を見つけて対応することができます。結婚や出産、配偶者の転勤、親の介護などを理由に退職せねばならなかった優秀な人材も、この新しい選択肢によって仕事を継続できます。働き方の多様性を推進することで、離職率の低下も見込めるでしょう。
ダイバーシティの推進
ダイバーシティ(Diversity)とは「多様性」という意味であり、性別、国籍、学歴、育児や介護などのライフスタイル、障害などさまざまな人材の採用のことを指します。
テレワークの導入によって、優秀な人材の離職を防げるだけでなく、従来の働き方では雇用できなかったであろう新たな人材の確保も可能になります。環境の違う人々が、それぞれの価値観を分かち合うことで新たな革新が誕生し、企業力の向上へも繋がるでしょう。
生産性の向上
オフィスに通う必要が無くなることで、通勤時間が削減できます。またチャット中心のコミュニケーションへ移行することにより電話応対時間が削減でき、集中できる環境を整えやすくなります。
通勤する場合と比べて時間に融通が効くようになり、役所へ行くなど細かな用事を済ませてから業務に取り掛かることも可能です。仕事のペースを自分で作れる環境は組織の生産性の向上にも繋がるでしょう。
コストの削減
まず、通勤費の削減ができます。そして、冷暖房費、照明にかかる費用等の削減にも繋がります。また、そもそもオフィスに出勤する社員が減るので、必要以上に広いオフィスを抱える必要がなく、デスク、電話等の備品も最小限に抑えることも可能です。固定費削減の観点で見ても、非常に魅力的なメリットになります。
企業の連帯感
遠隔地の人たちと作業することで、ICTを用いたコアなやり取りが必要とされます。そのためには今まで以上にコミュニケーションが重要になってきます。
気軽にコミュニケーションを図ることで、親密さが増します。さらに情報を開示し合うことで、オープンな関係性にもなるでしょう。協同してミスを防いだり、アイデアを出し合ったりする中で連帯感も生まれてきます。
またその大切なやり取りが、ITツール上に残ることで、企業の財産を築いていくことも可能になります。
テレワーク・リモートワークのデメリット
逆にテレワーク・リモートワークにはどんなデメリットがあるのでしょうか。
コミュニケーション不足
リモートワークにおいて一番の課題が、コミュニケーション不足です。
Face to Faceで会話する場面が限られるので、普段のコミュニケーションはチャットツールなどで行うことになるでしょう。
気軽に使えるチャットツールは増えていますが、活字だけのやりとりになると、どうしても会話のニュアンスや意思をうまく伝えるのは難しくなってしまいます。
ノウハウの属人化
オフィス勤務でも業務ノウハウは属人化しやすいものですが、リモートワークを導入すると、さらにその可能性は高まります。
物理的に離れて業務をしていると、個人の中にノウハウは溜まっていきますが、それを社内に還元することは難しくなってしまいます。
ノウハウやナレッジを属人化させないための仕組みやツールの導入が必要になるでしょう。
下記の記事では属人化について詳しく解説しています。ぜひ併せて参考にしてください。
セキュリティ
持ち出す必要のある重要情報をどのように管理していくか、リモートワーカーとのやり取りではセキュリティ面での対策も重要です。
データやファイル等は外部のネットワークからアクセスすることになるため、一定のルールを設けておく必要があるでしょう。
導入時のポイント
次に、テレワーク・リモートワークを導入する際に気をつけるべきポイントをご紹介します。
マネジメント管理
勤怠管理やスケジュール管理をしっかりと行い、時間内に働いているのか、または働きすぎていないかを確認していく必要があります。生産性を落とさないための管理と同時に、メンバーとのコミュニケーションも重要になります。チャットツールで業務の相談や雑談をしたり、スケジュール管理ツールで定期的な進捗状況の把握、スケジュールの共有に努めるなど円滑なコミュニケーションが求められます。
また、テレワーク中はコミュニケーションがチャットツール上やテレビ会議上でのみ進行することになるため、きめ細やかな指示が必要な新人教育研修などを行うことが難しくなります。web会議ツール使っての講習や、ナレッジ共有ツールでのノウハウ共有の際には、新人への浸透度や業務理解度について、対面での研修以上に気を配る必要があります。
社内の情報共有をいつも以上に意識
オフィスであれば、ちょっとした雑談や質問を簡単にできます。
また隣で働いていることで、部下やメンバーの仕事の状況把握も行いやすいでしょう。それが難しくなってしまうテレワークでは、いつも以上にコミュニケーションを意識していく必要があるのです。情報共有しやすい環境が、テレワーク導入におけるカギになってきます。
1日の達成目標を明確に
テレワークは、仕事をしようと思えばいつまでも続けられてしまう環境にあります。そこでしっかりと1日の達成目標を決めておきましょう。ここまでやると決める事で、業務効率の向上や働きすぎの抑止にもなることでしょう。
社内での習慣づけ
新しいツールを導入するには、新しい習慣を社員の中に浸透させていく必要があります。
おすすめの方法は、ある程度社内で影響力のある人を、テレワーク・リモートワーク推進の担当者にすることです。
またツールの特性にもよりますが、どのようにカテゴリわけをするのか、具体的にどんな情報を投稿するのかなど、ある程度のルールを作成しておく必要があります。
そして、率先して担当者が使用することで、全員が目を向ける流れを作り上げるべきです。予め使用されている前例があれば、習って使い始めることも容易なはずです。担当者を筆頭にツールを使用して、習慣化していきましょう。
セキュリティとコストの再確認
オフィス外で業務を行う機会が増えるため、情報漏洩などのリスクについても考えねばなりません。顧客との信頼関係にも大きく関わります。セキュリテイが整備されているツールの導入を検討することや、開示する内容を管理していくことで対応しましょう。
また、導入コストにも目を向けましょう。目的やセキュリティ対策の度合いによって金額も変わってくるかもしれません。テレワーク・リモートワークを取り入れることで削減できるコストと、導入・継続するためにかかるコストを比較しましょう。
テレワーク・リモートワークをスムーズにするおすすめツール
テレワーク・リモートワークを導入後、作業をスムーズに行う上でおすすめのツールをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
【コミュニケーションツール】
従来、多くの企業で使用されてきたコミュニケーションツールは電話やメールでした。電話は作業が中断され、メールは定型の挨拶文が必要など、簡易な情報共有には不向きな面がありました。一方チャットツールは、利用者のタイミングで確認ができ、メールのような定型文も不要です。テレワーク・リモートワーク推進の懸念点であったコミュニケーション不足の解消に役立つでしょう。
Slack
【特徴】
サンフランシスコに本社を置くSlackですが、近年日本国内でも利用者は急増し、既に100万人以上が国内でも利用しているチャットツールです。多くの利用者に愛される理由としては、シンプルで洗練されたデザインと絵文字、そして外部ツールとの柔軟な連携が挙げられるでしょう。チームメンバーとビデオ通話を行うことも可能です。
併せてこちらの記事も是非ご覧ください。
Teams
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software
【特徴的な機能】
- Microsoft 365(旧称：Office 365)とのシームレスな連携
- 大人数でも参加可能なWeb会議機能
- 豊富なGifアニメーション
【ポイント】
世界でもっとも利用されているOS「Windows」を開発しているマイクロソフトが、「Microsoft365でチームワークを実現するためのハブ」としてリリースしたコミュニケーションツールです。Microsoft365を始めとするマイクロソフトの様々なサービスとシームレスに連携できる他、チャット、ビデオ会議、ファイル管理などで、社内コミュニケーションを一元化できます。他ツールと違う点は、メールを完全に不要としていない部分です。同じくMicrosoftが開発しているメーラーツールのOutlookとも連携をしていくことで、社内コミュニケーションをより円滑にしようというイメージです。デメリットは、チャットツールとしてのシンプルさはご紹介の他のツールと比べて少し劣ってしまうことです。
【料金】
Teamsも無料で使い始めることが出来ます。こちらも使える機能のグレードが、料金によって異なります。容量の多いファイルのアップロードや、Web会議の録画機能を希望する方は、有料での使用をおすすめいたします。
併せてこちらの記事も是非ご覧ください。
【ナレッジ共有ツール】
チャットツールがフロー（流れる）のコミュニケーションだとすると、ナレッジ共有ツールはストック（蓄積される）のコミュニケーション手段です。
ITツールの活用で、遠隔地で働く社員だけでなく新入社員からの質問に対しても、何度もゼロから同じ事を教える必要がなくなり、教育コストを大幅に削減する事が可能です。
また、ナレッジが集約されていれば、課題に直面した際に自ら検索し、自己解決もできるようになります。
Qast
【特徴】
Q&A形式で業務上の不明点を解決できる点が特徴です。
たとえば「新人社員・遠隔地の社員が質問⇒先輩社員が回答」というやりとりを日常的に行うことで、それが社内のQ&A集として蓄積されていきます。遠隔地にいる社員は、社内の特定の人間としかやり取りしていないこともあるでしょう。その相手からのレスポンスがなければ、誰に質問していいのかわかりませんし、作業も滞ってしまうかもしれません。
そんな時にQastがあれば、質問しやすい環境を整えられます。また既存社員によって既にナレッジが集約されていれば、検索するだけで自己解決できます。匿名で質問することもできるので、口頭やチャットでは聞きづらい内容も匿名機能によって質問しやすくなるでしょう。
「メモ」機能を使って、自発的に情報を発信することも可能です。個人のノウハウを共有しあうこともできますし、公開範囲の設定を使用して、自分だけのメモ帳としても活躍します。Markdownによる記述にも対応しているため、ある程度長文のメモを視覚的にわかりやすく投稿することもできます。とにかくシンプルで使いやすいツールなので、使い方に迷うことはありません。
10名以下まで無料で利用できるデモがありますので、ぜひお試しください。
【Qast サービス紹介】
Scrapbox
【特徴】
wikipediaのようにフォルダ階層構造ではない管理方法で、ナレッジを恒常的に一ヶ所にまとめられます。
Scrapboxでは単語を[カッコ]で囲むだけでネットワークが構築できます。整理に頭を悩ませずに、書いたものが参照されやすくなることが特徴のツールです。
同時並行で会話機能により、一つの文書を複数人で同時に書き込むことが可能なため、遠隔地の社員とリアルタイムでやり取りすることが可能になります。
また、スクリーンショットや手書きの図を共有することでイメージでの図解ができます。
【テレビ会議ツール】
Face to Faceのコミュニケーションが不足しがちな遠隔地の社員との間で、対面しているのと同じように会話ができるのがテレビ会議ツールでしょう。
遠隔地同士のミーティングを可能にしてくれます。最近では画面共有も可能なので、作業の指示も資料を共有しながら確認できます。
勉強会なども、遠隔地の社員が参加しやすくなります。録画機能によって、会議の内容を後で確認可能なものも存在します。
Whereby(旧称：appear.in)
【特徴】
Wherbyは、パソコンまたはiPhoneとインターネット環境があればすぐに使用できるツールです。作成したリンクを共有するだけで、相手はダウンロードすることなく会議に参加できます。参加人数は最大12人までで、画面共有しながら会話可能です。 モバイルアプリがあるため、そちらをダウンロードすれ外出先でも対応できます。また無制限の録音ができるため、会議に参加できなかったメンバーも後から確認が可能です。
zoom
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
【特徴】
2020年に全世界の利用者数が3億人を越えた、ウェブ会議アプリです。PC、スマートフォン、タブレットなどのデバイスにZoomをインストールできます。web会議ツールの中でもビジネスに最適化されており、通常のビデオ会議だけでなく、ウェビナーツールとしても利用されています。
作成したリンクの共有で、場所を選ぶことなく会議が始められます。無料のプランもあり、1対1のミーティングは無制限、多人数でのグループミーティングも40分までは利用できます。
【ファイル共有】
社内にいなくても、インターネットを介することでデータの共有を可能にしてくれます。
ファイルを複数人で共有するだけでなく、同時に閲覧・編集を可能にするためのツールになります。
メールで添付することなく、リアルタイムの情報を確認しながらの作業が可能になります。
Dropbox
【特徴】
Dropboxは、個人やチームで使うオンラインストレージサービスです。
ファイルを簡単に1ヵ所にまとめられます。必要なものがすぐに見つかるのはもちろん、すべてのデバイスで安全に同期されるので、いつでもどこでも簡単にアクセスできます。ファイル探しで時間を無駄にすることはもうありません。
サイズの大きなファイルも楽に共有できます。アプリケーションをインストールしておけばファイルの同期通知が入るので、同じフォルダを利用している全員が常に最新の状態で共同作業できます。
GoogleDrive
https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/
【特徴】
写真や文章、デザイン、描画、音楽、動画など、さまざまなデータを保管しておけるツールです。
Googleアカウントをお持ちであれば、15GBの保存容量が無料で提供されます。
ドライブ内のファイルはスマートフォン、タブレット、パソコンとどの端末からでもインターネット環境があればアクセスでき、いつでもファイルを閲覧、編集できます。
メールで添付すると重たくて苦労するようなファイルも、容易に共有可能になります。リンクを知っている人はファイルのダウンロードができるのはもちろん、共同編集に招待することもできます。
【タスク管理】
タスク管理ツールを使用すれば、進捗状況の共有が簡単になります。どの人がどこまでやったのかを共有しながら、同じプロジェクトに複数人で取り組むことも可能です。また、一人の社員に対して、進捗状況の報告の場としても使うことができるでしょう。
Trello
【特徴】
カードを動かしながらタスクを視覚的に管理できるかんばん形式のツールです。 ボードの使い方はとってもシンプル。タスクの数だけ「カード」を作成し、進行状況に合わせてリスト間を移動していくだけです。
たとえば、進行状況をideas、To Do、Doing、Doneなど、任意にカードを張り替えていく形で管理していきます。必要な情報を共有し、チームの誰もが進行状況をすぐに把握することが可能です。タスクを片付けるために必要な機能はすべてTrelloで見つかります。
jooto
【特徴】
4人まで無料で利用できるタスク管理・プロジェクト管理ツールのJooto(ジョートー)。
かんばん形式のツールで、ドラッグ&ドロップで簡単に操作が可能です。
直感型操作なので、初心者の方も簡単に使用できます。生産管理や工程管理で良く使われるガントチャート機能の他、Todoリスト作成やスケジュール管理も行いやすいツールです。
締切日やタスクの進捗具合をかんばん方式とはまた別の視点で見ることもできます。
まとめ
日本政府が推進するように、日本の労働人口の減少による働き方改革は避けて通れない問題です。その解決のためにも、テレワークの導入が必要です。
人手不足の解消のみならず、既存社員のワーク・ライフ・バランスの実現や企業全体の生産性の向上にも繋がるなど様々な効果が期待されています。
企業側がテレワーク・リモートワークを十分に理解し、ツールを積極的に取り入れることは、働き方の多様性実現を後押しするでしょう。
Qastラボ編集部では、これからの働き方において必要な"未来のナレッジマネジメント"について研究しています。 ナレッジ共有、業務効率化、経営戦略、コミュニケーションツールなどテーマ別に役立つ記事をご紹介します。
