経営戦略

【大企業におすすめ】“安心できる”最新の情報共有ツール4選！

皆さんの社内では、どのように情報共有を行っていますか？社内イントラやポータルサイト、簡易的に作った掲示板システムなど様々な方法がありますが、システムは古いまま、最近では全く投稿が増えていない、ということはありませんか？インターネットがこれだけ普及し、社内での伝達はツールを使って効率的に行っていくべきだという認識はあっても、システムが劣化していくと使われないようになってしまいます。そこで今回は、大手企業におすすめの最新の情報共有ツールをご紹介していきます。情報共有の方法をアップデートして、属人化を防ぎましょう。

なぜ、情報共有ツールを見直す必要があるのか
ツール選定のポイント
おすすめの情報共有ツール
まとめ

なぜ、情報共有ツールを見直す必要があるのか

そもそも、なぜこのタイミングで情報共有ツールを見直す必要があるのでしょうか。一つはコスト削減です。数年前までは、開発会社に委託したり、オンプレミス（通称オンプレ）という形で、自社独自のシステムを外注することがスタンダードでした。それにより、数百万円〜数千万円の初期費用と、保守費用というランニングコストがかかっていました。

未だに毎月数百万円を支払いながら保守を依頼する、というのも大企業ではよくある話でしょう。しかし、ここ最近で急速にクラウドサービスが普及してきています。 AWSやAzureを始めとするインフラ環境が整ってきた背景もありますが、「使いたい時に、使いたい分だけ」という合理的な考えが、サービス提供側と利用側の双方にとってメリットが大きい、というのが普及の背景です。

クラウドサービスであれば、外注やオンプレと比べて10分の1程度（※サービスによる）のランニングコストで利用できるため、数年単位で考えると大きなコスト削減につながるでしょう。もうひとつの理由は、本当に活用されるようにするためです。

例えば、10年前に開発した情報共有のシステムを未だに導入しており、システムは稼働しているがほぼ使われていない、ということも多いのではないでしょうか。 10年前のシステムを今も使い続けているというのは、初代iPhoneを今でも使い続けているのと同じです。インターネット業界では日々新しい技術やデザインが生み出され、使い勝手が向上しているものです。

これまで「使い方が複雑でなかなか投稿する気にならなかった」、「レスポンスが遅く、簡単な投稿にも時間がかかる」というような懸念点は、最新のクラウドサービスを導入することで払拭されることでしょう。

ツール選定のポイント

数多くのクラウドサービスがリリースされている昨今、どんなものを選べば良いのでしょうか。今回は、「大企業」での利用を想定した際の選定ポイントをご紹介します。

①　誰でも使えるか

利用人数が多い大企業の中には、当然ITに詳しくない方もいます。 直感的に誰でも操作できるか、という観点は非常に重要です。 複雑な機能やできることが多くても、実際に日々使われるのはほんの一部です。

機能の豊富さよりも、使い勝手やシンプルさを基準に選定した方が、結果的に活用されるツールになるでしょう。最近のクラウドサービスの多くは、無料で使えるトライアル期間が設けられていますので、まずは担当者と数名でツールの使用感を確認してみましょう。

②　柔軟な権限設定

インターフェイスはシンプルな方が良いですが、数百人や数千人で一つのツールを使うことを考えると、権限設定を簡単に行えることも重要です。全員同じことができるようになっていると、分類方法や内容が無秩序になり、せっかく情報を整理しようとしても難しくなってしまいます。例えば、「投稿できるのは○○権限まで」、「編集できるのは○○権限のみ」、「カスタマイズは○○権限のみ」などの設定を容易に行えるか、というのがポイントになります。

③　セキュリティ

社内の重要な情報を扱うため、セキュリティへの取り組みは欠かせないポイントです。このセキュリティ用件を満たすために、これまでオンプレを選択していた企業も多いはずです。

しかし、最近のクラウドサービスでは当然セキュリティへの対応を重視しており、万が一の事が起きても、迅速に対応しているため、場合によってはオンプレよりも柔軟な対応が可能です。セキュリティに関しては専門知識が必要になるため、社内の情報システム部などと相談し、どんな対応をしている必要があるのか、まずは社内で確認を取りましょう。