今さら聞けない?クラウドサービスの知識とテレワークに最適な使い方

テレワークの需要も高まり、昨今ではクラウドサービスという言葉も良く耳します。 クラウドサービスを利用する企業は増加しており、その効果も表れているという企業も多いようです。 しかし聞いたことがあっても、この「クラウド」という言葉をきちんと説明できる方は実は少ないのではないでしょうか。 今回はクラウドサービスの導入の手助けとなるよう、そもそもこのクラウドという言葉を改め、さらにおすすめのクラウドサービスをご紹介いたします。

クラウドサービスとは?

まずは、「クラウドサービス」という言葉を改めて理解していきましょう。 クラウドサービスとは、インターネットを経由し、サービスを必要な時に必要な分だけ利用することができるサービスのことを指します。 例えば従来のメールのサービスは、メールサービスのソフトウェアを購入し、インストールし、個人のコンピュータ等のデバイスの中に保存して使用していました。 しかしスマートフォンやタブレット端末の需要が高まり、いつでもどこでもデータにアクセスすることが可能である環境が求められるように変化していきました。その中で広まったのが、このクラウドサービスです。 情報を一箇所に集約しているので、インターネットを経由できる環境であれば、時間も場所も問わずに情報にたどり着けます。 このインターネットの先にある自分の利用しているサービスが、どのようなものなのか実態が見え辛いことを「雲(= cloud)」を用いて図で示していたことから、この名称がついたと言われています。

クラウドサービスの種類は大きく4つ

① SaaS (Software as a Service)

SaaSとは、「Software as a Service」の略語であり、「サース」と読みます。 クラウドサービスの代表的サービスとも言えるこのSaaSは、インターネットを経由してアプリケーションを使用できます。 アプリケーションを提供する事業者が用意する専用URLへアクセスすることで、webブラウザから利用できます。 例えば、Gmailなどのメールサービスや、ブログサービスがこれにあたります。 SaaSは、ほぼ全てのシステムの構築や管理を事業者が行いますので、ユーザー側の自由度は低いと言えます。しかし言い換えると、ユーザーはシステム管理等を気にすることなく、必要なサービスを活用することに集中できます。

② PaaS(Platform as a Service)

PaaSとは、「Platform as a Service」の略語であり、「パース」と読みます。 PaaSは主に開発者向けのサービスであり、アプリケーションを開発できるプラットフォームをインターネット経由で提供するサービスのことです。PaaSで構築したものは、個人で利用するだけでなく顧客へと提供することも可能です。 例えば、AWS(Amazon Web Service)、Google Apps EngineやMicrosoft Azureなどが挙げられます。 開発に必要な環境が予め整っていることで、コストや工数を抑えかつスピードを持って進めることができます。その分データベースの設定やプログラムの実行環境に制限はあります。ある程度カスタマイズしたいというときに利用するのが良いでしょう。 SaaSと比較すると、アプリケーションの管理はユーザーに課せられます。

③ HaaS(Hardware as a Service)

HaaSとは、「Hardware as a Service」の略語であり、「ハース」と読みます。 CPU処理能力、メモリ、ストレージなどITサービスを運営するのに欠かせない資源、仮想インフラを提供するサービスのことを指します。災害時の復旧やセキュリティ等の対策を安全に行えます。 ④の IaaSが浸透するにつれ、単にストレージのみの仮想インフラ提供サービスのことを示す場合もあります。

④ IaaS(Infrastructure as a Service)

IaaSとは、「Infrastructure as a Service」の略語であり、「イアース」と読みます。 CPU処理能力、メモリ、ストレージなどITサービスを運営するのに欠かせない資源を、仮想インフラとしてインターネット経由で提供するサービスのことを指します。PaaSの発展系ともいわれています。 登場当初は③の HaaSと呼ばれていましたが、HaaSの物理的なハードウェアの提供サービスから、仮想インフラをインターネット経由で提供するものへと進化する中で呼び方も変化しました。 SaaSやPaaSと比較すると各段に自由度が高くなります。ハードウェアのスペックやOSを好きなように選択可能です。その分必要となる知識は増えますし、作業工数、例えばセキュリティ対策なども全て自分自身で行わなければなりません。

クラウドサービスのメリットとは

クラウドサービスを使用する上でのメリットは「初期費用の安さ」でしょう。全て自社で行う場合に比べ、断然安く始めることができます。サービスによっては、無料で使用できるものもあります。 クラウドサービスは、自社の目的に沿って使い分けしていきましょう。 例えばSaaSは、前述のようにほぼ全てのシステムの構築や管理を事業者が行います。自社の目的に適したSaaSを見極めた後、すぐに導入でき、後は活用へ繋がるような仕組みづくりに注力を注ぐことが出来ます。 一方IaaSは、プラットフォームの段階からアプリケーションの開発まで自由に自社に適した形で作り上げていく事が可能になります。 PaaSはこの中間に位置し、アプリケーションの開発のみを行いたい場合に適していると言えるでしょう。導入部のコストは削減しつつ、開発が可能です。 今自社に必要としている環境、現状で可能な適正を意識しつつ、目的に沿ったクラウドサービスを選択していきましょう。

テレワークでも最適なクラウドサービス

Ⅰ.情報、ナレッジ共有

チャットツールがフロー(流れる)のコミュニケーションだとすると、情報共有ツールはストック(蓄積される)のコミュニケーション手段です。 ITツールの活用で、遠隔地で働く社員だけでなく新入社員からの質問に対しても、何度もゼロから同じ事を教える必要がなくなり、教育コストを大幅に削減する事が可能です。 また、ナレッジが集約されていれば、課題に直面した際に自ら検索し、自己解決することもできるようになります。

 Qast

https://qast.jp/

【Qastとは】 Q&Aとメモでナレッジを蓄積するストック型のナレッジ共有ツール 【おすすめポイント】 使いやすい社内ナレッジ共有ツールをお探しなら、まずはQastを選択して間違いはありません。 とにかく使いやすく、はじめてツールを導入する方でも簡単に操作できます。 投稿の方法は非常にシンプルで、メモ投稿画面でタイトルと本文を入力するだけです。 入力した文字をドラッグで選択すると、文字装飾を行うためのアイコンが表示されます。 マークダウンにも対応していますが、この方法を使えばWordのような感覚で文字の装飾を行うことができます。 特徴はシンプルな操作性の他、Q&A形式でも情報を溜められることです。 Q&Aとして社内でよくある質問や、お客様からよく聞かれる質問を蓄積しておくことで、何度も同じ質問に回答する時間を削減できます。 ナレッジ共有ツールの選定において、検索機能は重要な要素の一つです。 Qastは格段の速さで検索でき、精度も非常に高いのでストレスなく使用できます。 複数キーワードや投稿者名での検索、ひらがな検索時にカタカナも検索対象になる等、他のツールにはない機能を備えています。 また、投稿内にファイル添付しておくと、添付されたファイル内の文字列も検索対象になることがポイントです。 既にWordやPowerPoint、PDF化された文書が多い場合、Qastに添付しておくことで一箇所で情報が検索できるようになります。 ↑ ファイル内の文字列検索結果 また、チャットツール(Slack/Chatwork/Teams)と連携が可能なため、Qastで投稿した際にリアルタイムでチャットに通知でき、最新の投稿の見逃しを防ぎます。 SlackやTeamsであれば、チャットツール上で投稿した内容をボタン一つでQastに蓄積していくことも可能です。 その他にも階層式のフォルダ/タグ付けで分類、テンプレート保存、ピン留め、閲覧権限の設定、既読者の可視化、スマホでの使いやすさ、セキュリティ対応の充実等、シンプルながらも充実した機能を揃えており、最もおすすめのツールです。 【特徴的な機能】 ・ファイル内の文字列を検索 ・スコアで情報共有での貢献を可視化 ・テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる ・既読人数、誰が既読か、を確認できる ・大手向けのセキュリティプラン(IP制限、アクセスログ抽出、シングルサインオン)あり ・社員IDログイン機能あり(メールアドレスを持たない派遣社員等でも利用可能)

Ⅱ.チャットツール

チャットツールを導入することで、コミュニケーション不足は解消されます。 従来、多くの企業で使用されてきたメールでは、定型の挨拶文等が必要で、簡単な情報共有を行う場合でも不要に時間を要するものです。チャットツールでは、文化として定型文を必要とせず、すぐに本題から入ることができます。よって気軽に会話もできるため、いつでも質問できますし、相手の時間を煩わせることもありません。雑談するのにも向いているので、コミュニケーションも積極的にとれるはずです。

❶ Slack

【Slackとは】 チームのコラボレーションを促進するビジネスチャットツール 【おすすめポイント】 サンフランシスコに本社を置くSlackですが、2018年に日本支社が開設され、日本語にも対応しています。 チャット形式のため、メールのような挨拶文や定型文は存在せず、すぐに本題に入ることができます。 1対1のチャットはもちろんのこと、会話の内容ごとにチャンネルを作ってコミュニケーションを分類することが可能です。部署、チームやプロジェクト、社外とのやり取りなどチャンネルを使い分けて整理ができます。 誰でも使いこなせるシンプルなUI(ユーザーインターフェース)や、動作のスムーズさ等、使い勝手の良さは抜群です。外部ツールと連携しておけば、さらに利便性が増すことはメリットの一つでしょう。 例えば、GoogleカレンダーやGoogleドライブ(その他900以上)等と連携しておけば、更新情報をSlackで受け取ることができるようになります。 また、Slackではリアクションボタン(絵文字)を押して、「いいね」以外の反応を示すことができます。絵文字をオリジナルで作成(カスタム絵文字)することも可能で、無機質なテキストにも感情が伝わります。 その他、ビデオ通話機能もあり、オンラインミーティングを行うこともできるでしょう。 【特徴的な機能】 ・文章だけでは伝わりにくい感情をリアクションボタンで伝えられる ・メンション機能を使って、宛先を指定できる ・外部ツールと連携し、通知を受け取れる ・使いやすいスマホアプリ ▼ 併せてこちらの記事も是非ご覧ください。

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❷ Teams

【Teamsとは】 リモートワークもチームにするコミュニケーションツール 【おすすめポイント】 世界でもっとも利用されているOS「Windows」を開発しているマイクロソフトが、「Office365でチームワークを実現するためのハブ」としてリリースしたコミュニケーションツールです。 Office365を始めとするマイクロソフトの様々なサービスとシームレスに連携できる他、チャット、ビデオ会議、ファイル管理などで、社内コミュニケーションを一元化できるでしょう。 他の2つのチャットツールと違う点は、メール不要という考えではないことでしょう。 Outlookとも連携をしていくことで、社内コミュニケーションをより円滑にしようというイメージです。 チャットツールとしてのシンプルさは上記の2つに比べて少し劣りますが、クラウドサービスのブランドを統一したい企業にはおすすめです。 【特徴的な機能】 ・Office 365とのシームレスな連携 ・大人数でも参加可能なWeb会議機能 ・豊富なGifアニメーション ▼ 併せてこちらの記事も是非ご覧ください。

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Ⅲ.ファイルの共有

社内にいなくても、インターネットを介することでデータの共有を可能にしてくれます。ファイルを複数人で共有するだけでなく、同時に閲覧・編集を可能にするためのツールになります。 メールで添付することなく、リアルタイムの情報を確認しながらの作業が可能になります。

❶ box

【Box とは】 セキュアなコンテンツ管理、ワークフロー、コラボレーションのためのプラットフォーム 【ポイント】 Boxを使用すれば、ドキュメント、画像、ビデオなど、チームのすべてのデータをオンライン上に安全に保存できます。 フォルダ毎に他のメンバーを招待したり、ファイルのリンクを作成して外部の人とデータを共有することも可能です。データへのアクセス権限の設定は簡単で、プロジェクトや部署ごとの利用にも最適です。 社内だけでなく、社外とのファイル共有が多く発生しうる場合は、Boxの方が柔軟性が高いです。 アクセス制限、ログ監視機能、暗号キーなど、セキュリティへの取組は他サービスと比較しても軍を抜いています。 Microsoft Office 365、G Suite、Salesforceをはじめとする1,400以上のコラボレーションおよび業務プロセスツールとのシームレスな連携が可能で、拡張性が高いツールと言えるでしょう。 【特徴的な機能】 ・アクセス権限設定の容易さ ・2種類のファイル共有方法 ・他ツールとのコラボレーション

❷ Dropbox

【Dropbox とは】 チーム内のファイルをすべて1ヶ所に集約できるオンラインストレージ 【ポイント】 オンラインストレージ(ファイル共有サーバー)でおすすめなのが、「Dropbox」です。 ユーザー数は全世界で5億人を越えています。 Dropboxに格納したWordやExcelなどのファイルを、メンバー間で共同編集ができる点がポイントです。もうメールに添付して送り合う必要はありません。 階層化したフォルダごとに情報を管理でき、それぞれのフォルダに対して閲覧、編集の権限を自由に設定することが可能です。 アップロードした情報はすぐに同期されるため、全員が常に最新の状態で資料を確認することができます。 オンラインストレージサービスで迷ったら、まずはDropboxを試して間違いないでしょう。 【特徴的な機能】 ・フォルダごとに分類 ・資料の容量を問わないファイル管理 ・リアルタイムで更新情報がわかる

Ⅳ.WEB会議

Face to Faceのコミュニケーションが不足しがちな遠隔地の社員とも、対面しているのと同じように会話ができるのがweb会議ツールでしょう。 遠隔地同士のミーティングを可能にしてくれます。最近では画面共有も可能なので、行ってほしい作業の指示も資料を共有しながら確認できます。 勉強会などもこのツールを使えば、遠隔地の社員も参加しやすくなります。録画機能によって、会議を後に確認することも可能なものも存在します。

  Zoom

【Zoom とは】 スムーズな画面共有が可能な企業向けビデオ会議システム 【ポイント】 チャットツールでのコミュニケーションをベースに行うとしても、どうしても必要になるのがFace to Faceの会議です。 実際に、会話して伝えた方が早いというケースもあるはずです。 そんな時に活躍してくれるのがビデオ会議ツール「Zoom」です。 PC、スマートフォン、タブレットなどの全デバイスに対応しており、アプリでもブラウザでも利用ができます。 1対1のミーティングはもちろん、複数人でも利用可能です。 マイクやカメラが搭載されていない端末でも、外部機器を接続すれば電話会議、ビデオ会議が可能です。データ量が軽量なため接続が安定しており、会議を中断する心配もありません。 社内会議にZoomを導入し、会議時間の短縮とリモートワークを推進することで、生産性向上につながります。 【特徴的な機能】 ・クリック一つで録音 ・大人数の参加が可能 ・スムーズな画面共有

Ⅴ.勤怠管理

勤怠管理ツールを導入することで、面倒な勤怠管理を簡単に行う事が可能になります。また、テレワーク中の社員の勤務時間も正確に確認できます。 複数のツールを連携させることで、給与計算や給与明細の発行などの業務をスムーズになるでしょう。。

❶ freee

【freee とは】 確定申告も日々の経理もまとめてくれるクラウド会計ツール 【ポイント】 freeeは、経理から決算・申告、経営分析や部門別の収支管理まで可能です。 はじめての方でも、忙しくて手間をかけたくない方でも、freeeなら簡単に経理・決算が行えます。会計業務の負担が大きく軽減されることでしょう。 freeeは他のツールと異なり、新たに請求書管理ツールと連携する必要がなく、はじめから請求書機能が備わっています。 インターネットバンクやクレジットカードをfreeeに連携すると、日付や金額、取引先などの利用明細を自動で取得し、データからAIを使って勘定科目などを推測してくれます。 手入力によるミスを防ぎ、経理作業にかかる時間を大幅に削減することができるでしょう。 また、質問に答えていくだけで、経理の作業がはじめての方でも簡単に確定申告の書類を作成できます。 【特徴的な機能】 ・自動仕訳による帳簿作成 ・経営分析 ・他サービスとの連携

❷ ジョブカン

【ジョブカン とは】 初めてでも、誰でも、簡単に使える勤怠管理システム 【ポイント】 勤怠管理も、クラウドサービスで行う時代です。 アルバイトやパートタイムの従業員が多い企業では、勤怠管理を効率化することで削減できるコストは大きいはずです。 勤怠管理システムの中でおすすめなのが「ジョブカン」です。 ジョブカン1つで勤怠管理業務に必要な機能を備えており、それでいてシンプルな操作性であるため、初めてでもすぐに使い始められます。 変形労働、フレックスなどの勤務形態や、所属・雇用形態ごとに細かい設定、運用できるため、自社の形に合わせることが可能です。打刻方法もICカードやチャットツールなど様々に設定できます。 働き方改革の中にある、「年5日年次有給休暇の確実な取得」や「時間外労働の割増賃金」なども分かりやすく管理できる上、「36協定」の超過にもアラートをしてくれます。 今後、よりシビアに勤務時間を管理していく上で、必須と言えるツールではないでしょうか。 【特徴的な機能】 ・あらゆる勤務形態に対応 ・機能の単独利用可能 ・勤務時間の超過アラート

Ⅵ.電子契約

電子契約とは、従来の書面で行われる契約に代わり、電子データに電子署名または電子サインを行うことで締結する契約をいいます。 印鑑が不必要なのはもちろんのこと、その印鑑をもらうために行っていた往復の郵送代や郵送にかかる期間というコストも削減されます。またサーバー上で管理してくれるので、外での契約もインターネットが繋がる環境であれば場所を選びません。 契約締結までのステータス管理もでき、締結漏れや保管漏れ、解約・更新漏れといったトラブルを予防できるでしょう。

❶ DocuSign

【DocuSign とは】 世界NO.1のシェアを誇る電子契約サービス 【ポイント】 DocuSignは、時間や場所、デバイスを選ばずに書類の署名・送付・管理を可能にするクラウドサービスです。 世界188ヵ国、8500万人を超えるユーザーと22万5千社超の企業が利用しています。 2015年には日本に進出し、シヤチハタとの業務提携によって、電子印鑑による認証が可能になりました。 改ざん防止機能がついているので、クラウド上での保存や管理も安心して行えます。 マルチデバイス対応なので場所を選ぶことなく、契約を進められます。契約作業を行う中で必要な印紙代や郵送代などのコスト、保管スペース、そして郵送でかかる契約完了までの時間のコストを削減してくれます。 【特徴的な機能】 ・350以上のシステムと連携 ・幅広い形式対応(Word、Excel、PowerPoint、PDF) ・43言語に対応

❷ クラウドサイン

【クラウドサイン とは】 契約作業をオンラインで完結させる弁護士監修の電子契約サービス 【ポイント】 クラウドサインは「紙と印鑑」を「クラウド」に置き換え、契約作業をオンライン上で完結させてくれるツールです。 契約作業を行う中で必要な印紙代や郵送代などのコスト、保管スペース、そして郵送でかかる契約完了までの時間のコストを削減してくれます。 使い方は簡単で、大きく3ステップで完了します。 契約書(PDF形式)をクラウドサインへアップロードし、押印・署名などの場所を指定した上で送信します。相互で確認し、最後に取引先がクラウドサイン上で押印すると完了です。 取引先がクラウドサインのアカウントを持っていなくても、契約の締結が可能です。 法的にも契約をデジタルで行うことは問題ないため、今後より多くの企業で活用が進むでしょう。 【特徴的な機能】 ・テンプレート機能 ・相手の記入欄を明示できる ・アクセスコード認証

まとめ

改めてクラウドサービスという言葉を理解できたでしょうか。 テレワークが当たり前の様になってきた今、企業に必要なことは、いつでもどこでも誰でも対応が可能な状態を作っておくことと言えます。そのためには、このクラウドサービスは必要不可欠な存在です。 自社に適したものは何であるかを見極め、クラウドサービスをぜひ導入しましょう。 併せてこちらの記事もご覧ください。 ナレッジ共有ツールを社内に定着させるポイントも把握しておきましょう。

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