【2021年版】テレワークに最適なITツール10選!

企業の働き方として、一般的になりつつある「テレワーク」。 新型コロナウイルスの影響で、テレワーク導入を余儀なくされた企業も多いと思います。テレワークによって様々な課題が顕在化された企業も多いでしょう。 今回はテレワークについてのおさらいと、テレワークをより充実させるためのITツールをご紹介します。

テレワークとは

テレワークとは、「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせて造られた言葉です。ICT(Information and Communication Technology)と呼ばれる「情報通信技術」(=通信技術を活用したコミュニケーション)を活用することで実現する、場所や時間にとらわれることのない働き方の事を指します。 テレワークはまず雇用形態によって、大きく雇用型と自営型の2つに分類されます。その中でも働く場所によってさらに細分化されます。特に昨今注目されているのは、企業に「雇用」されている状態でのテレワークであり、働く場所によってそれぞれ「在宅勤務」「モバイルワーク勤務」、「施設利用勤務」と3種類に分類されます。

  • テレワーク
      • 【雇用型】(企業から正規雇用)
          • ・在宅勤務
            • 自宅を就業場所として業務に携わるスタイル
          • ・モバイルワーク勤務
            • 主に営業職に多く、顧客先や移動中の駅やカフェなどでPCやスマートフォンで対応するスタイル
        • ・サテライト利用勤務
          • 自社の他事業所、または複数の企業や個人で利用する共同利用型オフィスやコワーキングスペース等、会社から離れた場所に設置された施設を就業場所とするスタイル
    • 【自営型】(非雇用)
        • ・SOHO(Small Office/Home Office)
          • 個人事業主的経営者意識が高く、専業性、独立自営の度合いが高い人がオフィス以外で業務対応するスタイル
      • ・内職副業型
        • クラウドソーシングサイトなどを利用し、専業性が比較的低く、容易な業務を中心に行うスタイル

因みにテレワークとほぼ同義の意味と言える、「リモートワーク」という言葉もあります。 ▼関連記事 リモートワークについては、下記記事をご参照ください。

【おすすめ】在宅、リモートワークを上手く機能させるためのツール10選! 働き方が多様化してきている近年、「在宅ワーク」や「リモートワーク」という言葉をよく耳に...詳細を見る

テレワーク導入のメリット

ワーク・ライフ・バランス

通勤から回避されることで、身体的にも精神的にもストレスが軽減されます。 削減された時間で、さらに業務を進められるだけでなく、睡眠時間の確保、家庭や趣味の時間に費やすことも可能です。子育てや介護との両立も、スケジュールが組みやすくなり対応可能になります。 企業側としても、テレワークを活用できている企業だと宣伝の材料にもなります。ワーク・ライフ・バランスの推進企業として、CSR(経営者の社会的責任)のアピールにもなるはずです。

ダイバーシティの推進

ダイバーシティ(Diversity)とは、「多様性」と言う意味であり、性別、国籍、学歴、育児や介護などのライフスタイル、障害など様々な人材の採用のことを指します。 テレワークの導入によって、優秀な人材の離職を防げるだけでなく、従来の働き方では雇用できなかったであろう新たな人材の確保も可能になります。 環境の違う人々が、それぞれの価値観を分かち合うことで新たな革新が誕生し、企業力の向上へもつながるでしょう。

生産性の向上

通勤時間や電話応対時間の削減により、業務対応時間が増えます。自分にとって、快適で集中できる環境を整えて行えることも、生産性を向上させるでしょう。 プライベートとの調和が可能になることで心身的に快適になり、従業員のモチベーションが上がることで、業務においてもプラスの効果を発揮することへもつながります。 またICTの導入によって、自動化できるものを増やすことができます。ミスを防ぎ、作業時間の短縮も期待できるでしょう。

企業の連帯感

遠隔地の人たちと作業することで、ICTを用いたコアなやり取りが必要とされます。そのためには今まで以上にコミュニケーションが重要になってきます。気軽にコミュニケーションを図ることで、親密さが増します。さらに情報を開示し合うことで、オープンな関係性にもなるでしょう。協同してミスを防いだり、アイディアを出し合ったりする中で連帯感も生まれてきます。 またその大切なやり取りが、ITツール上に残ることで、企業の財産を築いていくことも可能になります。

導入時のポイント

マネジメント管理

勤怠管理やスケジュール管理をしっかりと行うことで、時間内に働いているのか、または働きすぎていないかを確認していく必要があります。 生産性を落とさないための管理と同時に、メンバーとのコミュニケーション面も重要になってきます。チャットツールで業務の相談や雑談をしたり、スケジュール管理ツールで定期的な進捗状況の把握、スケジュールの共有に努めるなど円滑なコミュニケーションが求められます。 また、新人教育研修などを行うことが難しくなります。web会議ツール使っての講習や、ナレッジ共有ツールでのノウハウ共有などを行うことも必要となります。

社内での習慣づけ

新しいツールを導入するということは、新しい習慣を社員の中に浸透させていく必要があります。導入するだけでは意味がありません。その後に活用され続けていくことが重要なのです。 そのためには、担当者を決めておく必要があるでしょう。おすすめは、ある程度社内で影響力のある人を担当者にすることです。またツールの特性にもよりますが、どのようにカテゴリわけをするのか、具体的にどんな情報を投稿するのか、などある程度のルールを作成しておく必要があります。 そして、率先して担当者が使用することで、全員が目を向ける流れを作り上げるべきです。予め使用されている前例があれば、習って使い始めることも容易なはずです。 担当者を筆頭にツールを使用して、習慣化していきましょう。

セキュリティとコストの再確認

オフィス外で業務行うことで情報漏洩などのリスクについても考えねばなりません。顧客との信頼関係にも大きく関わってきます。そのためのセキュリティの見直しは必要不可欠です。しかし、セキュリティツールやサービスは日々進歩しています。セキュリテイが整備されているツールの導入を検討することや、開示する内容を管理していくことで対応しましょう。 また、導入コストにも目を向けましょう。目的やセキュリティ対策の度合いによって金額も変わってくるかもしれません。スマートワークを取り入れることで削減できるコストと、導入・継続するためにかかるコストを比較しましょう。 導入後も定期的にメンテナンスを行うなど、使用状況、費用や最新のセキュリティに意識をもって活用していく必要があります。

テレワークをスムーズにするおすすめツール

【コミュニケーションツール】

ビジネスチャット機能のツールを導入することで、コミュニケーション不足は解消されます。 従来、多くの企業で使用されてきたメールでは、定型の挨拶文等が必要で、簡単な情報共有を行う場合でも不要に時間を要するものです。チャットツールでは、文化として定型文を必要とせず、すぐに本題から入ることができます。よって気軽に会話もできるため、いつでも質問できますし、相手の時間を煩わせることもありません。雑談するのにも向いているので、コミュニケーションも積極的にとれるはずです。

Slack

Slackとは ビジネスを前進させるコラボレーションの拠点 チームワークで広がる可能性 【特徴】 サンフランシスコに本社を置くSlackですが、近年日本国内でも利用者は急増し、既に50万人以上が国内でも利用しているチャットツールです。 多くの利用者に愛される理由としては、シンプルで洗練されたデザインと絵文字、そして外部ツールとの柔軟な連携が挙げられるでしょう。 インターネット回線さえあれば、チームメンバーをビデオ通話を行うことも可能です。

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Teasm

【特徴的な機能】 ・Office 365とのシームレスな連携 ・大人数でも参加可能なWeb会議機能 ・豊富なGifアニメーション 【ポイント】 世界でもっとも利用されているOS「Windows」を開発しているマイクロソフトが、「Office365でチームワークを実現するためのハブ」としてリリースしたコミュニケーションツールです。 Office365を始めとするマイクロソフトの様々なサービスとシームレスに連携できる他、チャット、ビデオ会議、ファイル管理などで、社内コミュニケーションを一元化できます。 他ツールと違う点は、メール不要という考えではないことでしょう。Outlookとも連携をしていくことで、社内コミュニケーションをより円滑にしようというイメージです。 デメリットは、チャットツールとしてのシンプルさはご紹介の他のツールと比べて少し劣ってしまうことです。またまだリリース間もないこともあり、外部連携できるツールが少ないことがデメリットと言えるでしょう。 【料金】 Teamsも無料で使い始めることが出来ます。 こちらも使える機能のグレードが、料金によって変わってきます。 容量の多いファイルのアップロードや、Web会議の録画機能を希望する方は、有料での使用をおすすめいたします。 ▼ 併せてこちらの記事も是非ご覧ください。

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【ナレッジ共有ツール】

チャットツールがフロー(流れる)のコミュニケーションだとすると、情報共有ツールはストック(蓄積される)のコミュニケーション手段です。 ITツールの活用で、遠隔地で働く社員だけでなく新入社員からの質問に対しても、何度もゼロから同じ事を教える必要がなくなり、教育コストを大幅に削減する事が可能です。 また、ナレッジが集約されていれば、課題に直面した際に自ら検索し、自己解決することもできるようになります。

Qast

Qastとは いつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”。 Q&Aとメモで社内属人化を防ぐナレッジ共有ツール。 https://qast.jp/ 【特徴】 Q&A形式で業務上の不明点を解決できる点が特徴です。 例えば「新人社員・遠隔地の社員が質問⇒先輩社員が回答」というやりとりを日常的に行うことで、それが社内のQ&A集として蓄積されていきます。 遠隔地にいる社員は、社内の特定の人間としかやり取りしていないこともあるでしょう。その相手からのレスポンスがなければ、誰に質問していいのかわかりませんし、作業も滞ってしまうかもしれません。そんな時にこのようなツールがあれば、質問しやすい環境を整えられます。また既存社員によって既にナレッジが集約されていれば、検索するだけで自己解決できます。 匿名で質問することもできるので、口頭やチャットでは聞きづらい内容も匿名機能によって質問しやすくなるでしょう。 「メモ」機能を使って、自発的に情報を発信することも可能です。 個人のノウハウを共有しあうこともできますし、公開範囲を設定を使用して、自分だけのメモ帳としても活躍します。Markdownによる記述にも対応しているため、ある程度長文のメモを視覚的にわかりやすく投稿することもできます。 とにかくシンプルで使いやすいツールなので、使い方に迷うことはありません。 また、10名以下で利用する場合「フリープラン」が適用されます。フリープランは永年無料で利用できることもお勧めです。

Scrapbox

Scrapboxとは チームのための新しい共有ノート あらゆる情報をつなげて整理できる次世代の知識共有サービス 【特徴】 wikipediaのようにフォルダ階層構造ではない管理方法で、ナレッジを恒常的に一ヶ所にまとめられます。 Scrapboxでは単語を[カッコ]で囲むだけでネットワークが構築できます。整理に頭を悩ませずに、書いたものが参照されやすくなることが特徴のツールです。 同時並行で会話機能により、一つの文書を複数人で同時に書き込むことが可能なため、遠隔地の社員とリアルタイムでやり取りすることが可能になります。また、スクリーンショットや手書きの図を共有することでイメージでの図解ができます。

【テレビ会議ツール】

Face to Faceのコミュニケーションが不足しがちな遠隔地の社員との間で、対面しているのと同じように会話ができるのがテレビ会議ツールでしょう。 遠隔地同士のミーティングを可能にしてくれます。最近では画面共有も可能なので、行ってほしい作業の指示も資料を共有しながら確認できます。 勉強会などもこのツールを使えば、遠隔地の社員も参加しやすくなります。録画機能によって、会議を後に確認することも可能なものも存在します。

apear.in

apear.inとは Easy video meetings for your business 【特徴】 apear.inは、パソコンまたはiPhoneと インターネット環境があればすぐに使用できるツールです。作成したリンクを共有するだけで、相手はダウンロードすることなく会議に参加できます。参加人数は最大12人までで、画面共有しながら同じ資料を共有しながら会話可能です。 モバイルアプリがあるので、そちらをダウンロードすれば例え外出先でも対応できます。また無制限の録音ができるため、会議時間が合わない遠隔地の社員も後から確認が可能です。

zoom

zoomとは リアルタイムメッセージングとコンテンツ共有が可能な企業向けビデオ会議 【特徴】 PC、スマートフォン、タブレットなどのデバイスにZoomをインストールできます。マイクやカメラが搭載されていない端末でも、外部機器を接続すれば電話会議、ビデオ会議が可能です。国内では知名度は高くありませんが、web会議ツールの中でもビジネスに最適化されているので、全世界で利用者が多いツールです。 作成したリンクの共有で、場所を選ぶことなく会議が始められます。無料のプランもあり、1対1のミーティングは無制限、多人数でのグループミーティングも40分までは利用できます。

【ファイル共有】

社内にいなくても、インターネットを介することでデータの共有を可能にしてくれます。ファイルを複数人で共有するだけでなく、同時に閲覧・編集を可能にするためのツールになります。 メールで添付することなく、リアルタイムの情報を確認しながらの作業が可能になります。

Dropbox

Dropboxとは Dropbox で創造力を働かせよう 【特徴】 Dropboxは、個人やチームで使うオンラインストレージサービスです。 ファイルを簡単に1か所にまとめられることができます。必要なものがすぐに見つかるのはもちろん、すべてのデバイスで安全に同期されるので、いつでもどこでも簡単にアクセスできます。ファイル探しで時間を無駄にすることはもうありません。 サイズの大きなファイルも楽に共有できます。ファイルはすぐに同期されるので、全員が常に最新情報を見ながらの共同作業も可能です。

Google Drive

GoogleDriveとは すべてのファイルをどこからでも 【特徴】 写真や文章、デザイン、描画、音楽、動画など、さまざまなデータを保管しておけるツールです。 Googleアカウントをお持ちであれば、15GBの保存容量を無料で提供されています。ドライブ内のファイルには、スマートフォン、タブレット、パソコンのどれからでもアクセスできるので、どこにいてもファイルを閲覧できます。 メールで添付すると重たくて苦労するようなファイルも、容易に共有可能になります。他者もダウンロードできるのはもちろん、共同編集に招待することもできます。

【タスク管理】

タスク管理ツールを使用すれば、進捗状況の共有が簡単になります。どの人がどこまでやったのかを共有しながら、同じプロジェクトに複数人で取り組むことも可能です。また、一人の社員に対して、進捗状況の報告の場としても使うことができるでしょう。

Trello

Trelloとは みんなで、どんなことでも整理できる無料タスク管理ツール 【特徴】 カードを動かしながらタスクを視覚的に管理できるかんばん形式のツールです。 ボードの使い方はとってもシンプル。タスクの数だけ「カード」を作成し、進行状況に合わせてリスト間を移動していくだけです。 例えば、進行状況をideas、To Do、Doing、Doneなど、任意にカードを張り替えていく形で管理していきます。必要な情報を共有し、チームの誰もが進行状況をすぐに把握することが可能です。タスクを片付けるために必要な機能はすべてTrelloで見つかります。

jooto

jootoとは 毎日の仕事をスマートに 130,000ユーザが使う無料タスク・プロジェクト管理ツール 【特徴】 無料のタスク管理・プロジェクト管理ツールのJooto(ジョートー)。 かんばん形式のツールで、ドラッグ&ドロップで簡単に操作が可能です。直感型操作なので、初心者の方も簡単に使用できます。 生産管理や工程管理によく使われる、ガントチャート機能も搭載しています。Todoリスト作成やスケジュール管理にも最適のツールです。締切日やタスクの進捗具合をかんばん方式とはまた別の視点で見ることもできます。

まとめ

日本政府が推進するように、日本の労働力人口の減少による働き方改革は避けて通れない問題です。その解決のためにも、テレワークの導入が必要です。人手不足の解消のみならず、既存社員のワーク・ライフ・バランスの実現や企業全体の生産性の向上へもつながるなど様々な効果が得られます。 企業側がテレワークを十分に理解し、ツールを積極的に取り入れていきましょう。さらなる企業の発展へとつながるはずです。

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