【厳選】2021年版、社内情報共有ツールのメリットとおすすめ15選

社内には様々な情報が溢れています。 従業員のデータ、顧客情報や新プロジェクトの詳細といった情報はもちろんのこと、業務を行うにあたって学んだナレッジやノウハウ等数えきれない程の情報があることでしょう。 さて、そんな多くのナレッジや情報を「共有するためにツールを導入しよう!」と意気込んだものの、数あるツールの中からどれを使用すれば良いか迷っていらっしゃいませんか? また過去にいくつか導入したものの、活用されなかったからと諦めてはいませんか? 直近では、テレワーク導入企業が増加しより情報共有における課題が顕在化してきました。 今回は情報共有ツールのメリットや選定のポイントと共に、おすすめのツールをジャンル別にご紹介していきます。

情報共有の重要性

そもそも何故、社内の情報共有をする必要があるのでしょうか。 情報共有が円滑に行われていなければ、まず認識の相違が生まれてミスにつながります。そしてそのミスに対する対応も遅くなってしまいます。 例えば、情報共有をせずに顧客の情報や進捗状況を担当者だけが把握しているとしましょう。その担当者が欠勤している日、顧客から確認の連絡やクレームが入ったとしても、誰もすぐに対応することはできません。担当者に連絡し、状況を把握して、その後対応策を考え....としている内に沢山の時間を要し、さらなる問題へと発展してしまうかもしれません。 しかし情報共有がしっかりとされていれば、こうした「属人化」、つまりは「○○さんしか分からない」という状況は解消されます。担当者以外の社員でも迅速な対応が可能になるのです。 情報共有がうまく行われているということは、社内の情報がオープンになっているということです。それは社員同士やチームの信頼感を高め、チーム全体の雰囲気をより良くしてくれます。 ひいては、組織全体のモチベーションを高めることへもつながるでしょう。

社内情報共有ツール導入のメリット

社内の情報共有において、ツールを導入するメリットは、大きくわけて3つあります。

① 業務効率化

個人に蓄積されている情報やノウハウが公開されていない状態で起こってしまう問題として、「何度も同じ質問に回答する必要がある」という点が挙げられます。 みなさんも、一度は経験があるのではないでしょうか。 質問者側からすると初めての質問でも、回答者側からすると過去に同じ質問を受けていた。というのは、定期的に新人採用を行っている企業ではよくあることです。 始めのうちは丁寧に回答していても、人数が増えれば増えるほどその工数は増えていき、立場によっては1日のうち2〜3時間を社内対応に費やすということも出てきます。 さらに、前提知識が不足していることで、質問に対してどこからどこまで説明する必要があるか、を都度考えていく必要がでてきてしまいます。 情報共有ツールを活用することで、このコミュニケーションコストの削減につながり、業務効率化を促進できるでしょう。

② いつでも検索可能

情報共有をツールで行うことのメリットの一つとして、「検索可能になる」という点が挙げられます。 口頭や会議での情報共有だけでは、後に探すことはできません。当たり前のことですが、ツールを使う大きなメリットです。 検索可能な状態にするには、社内のあらゆる情報を一つのツールに残していく努力が必要となります。 その努力によって社内の情報が一元化されれば、そのツール内で検索するだけで情報にたどり着けます。 問題にぶつかった社員も、まずはそのツールを見る事で自己解決し、自信へとつながるかもしれません。

③ 社内の財産として蓄積される

入社から月日が経ち、様々な業務を経験していくことで、個人にノウハウやナレッジが蓄積されていくことでしょう。 しかし情報共有ツールを導入していなければ、それはあくまで個人の中にだけ留まっていきます。 つまり、その人だけが知っている情報であり、社内の情報には変換されていません。 日々の業務で培われる個人の気づきやノウハウ、ナレッジを、情報共有ツールに書き溜めていくことで、それは社内の情報に変換されます。社内の人間のみが知り得る情報は、インターネット検索では出てこない質の高い情報です。 それをうまく活用することができれば、社内の財産となり組織成果を高める一助になります。

社内情報共有ツール選定のポイント

ツールはどれでも、導入すれば良いというものではありません。 毎日のように使う可能性のあるツールなので、使いやすさや機能面は重要となります。 ここではツール選定のポイントを3つ挙げていきます。

① 目的に合っているか

一括りに「情報共有ツール」と言っても様々な種類のものがあります。 チャット形式のもの、長文での投稿に向いているもの、ファイルを共有するためのもの... まずは、情報の中でもどんな情報を蓄積する必要があるのかを考えてみましょう。 今社内における情報共有の課題を今一度明確にし、その問題解決ができるツールを選定すべきです。 ちなみに、グループウェアでの情報共有はおすすめしておりません。グループウェアには情報共有の他にもスケジュール共有やタスク管理、勤怠管理など様々な仕組みがあり、情報共有は機能としては存在しても、二の次、三の次となってしまい、結局誰も情報を発信しない、という状態になりやすいためです。

② シンプルさ

日々使っていくツールとして、「誰でも簡単に操作できる」UI(ユーザーインターフェース)であることが重要です。言い換えると、シンプルさということになります。 複雑なUIや機能過多なツールでは、何を投稿すればいいのか、どの機能を使えばいいのかわからなくなり、結果的に現場に浸透させることは困難になります。 社内の全員がITツールに慣れているとは限りません。初めてツールを使う人でもわかるようなシンプルなツールを選びましょう。

③ 検索性

情報が蓄積された後に、どんな方法で検索できるかも重要です。 キーワードでの検索スピードはもちろん、数文字を入力した時点で候補ワードを表示してくれるのか、カテゴリやタグの使い分け、社内でよく読まれている投稿の抽出など、ツールによって様々な検索方法があります。 実際の利用シーンを想像しながら、探したい時にすぐにたどり着けるようになっているのか、を試してみましょう。

おすすめの社内情報共有ツール

1.社内wiki

❶ Qast

https://qast.jp/

【Qastとは】 Q&Aとメモでナレッジを蓄積するストック型のナレッジ共有ツール 【おすすめポイント】 使いやすい社内情報共有ツールをお探しなら、まずはQastを選択して間違いはありません。 とにかく使いやすく、はじめてツールを導入する方でも簡単に操作できます。 投稿の方法は非常にシンプルで、メモ投稿画面でタイトルと本文を入力するだけです。 入力した文字をドラッグで選択すると、文字装飾を行うためのアイコンが表示されます。 マークダウンにも対応していますが、この方法を使えばWordのような感覚で文字の装飾を行うことができます。 特徴はシンプルな操作性の他、Q&A形式でも情報を溜められることです。 Q&Aとして社内でよくある質問や、お客様からよく聞かれる質問を蓄積しておくことで、何度も同じ質問に回答する時間を削減できます。 前述したように、社内情報共有ツールの選定において、検索機能は重要な要素の一つです。 Qastは格段の速さで検索でき、精度も非常に高いのでストレスなく使用できます。 複数キーワードや投稿者名での検索、ひらがな検索時にカタカナも検索対象になる等、他のツールにはない機能を備えています。 また、投稿内にファイル添付しておくと、添付されたファイル内の文字列も検索対象になることがポイントです。 既にWordやPowerPoint、PDF化された文書が多い場合、Qastに添付しておくことで一箇所で情報が検索できるようになります。 ↑ ファイル内の文字列検索結果 また、チャットツール(Slack/Chatwork/Teams)と連携が可能なため、Qastで投稿した際にリアルタイムでチャットに通知でき、最新の投稿の見逃しを防ぎます。 SlackやTeamsであれば、チャットツール上で投稿した内容をボタン一つでQastに蓄積していくことも可能です。 その他にも階層式のフォルダ/タグ付けで分類、テンプレート保存、ピン留め、閲覧権限の設定、既読者の可視化、スマホでの使いやすさ、セキュリティ対応の充実等、シンプルながらも充実した機能を揃えており、最もおすすめのツールです。 【特徴的な機能】 ・ファイル内の文字列を検索 ・スコアで情報共有での貢献を可視化 ・テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる ・既読人数、誰が既読か、を確認できる ・大手向けのセキュリティプラン(IP制限、アクセスログ抽出、シングルサインオン)あり ・社員IDログイン機能あり(メールアドレスを持たない派遣社員等でも利用可能)

❷ Kibela

【Kibelaとは】 個人の発信を組織の力にする情報共有ツール 【ポイント】 Kibelaの大きな特徴は、Blog形式とWiki形式の2種類の書き方を使い分けられることです。 個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式、議事録や日報のような後から参照されることが多いものはwiki形式として投稿する、という使い分けになるでしょう。 記事を書きながら同時にプレビュー画面で確認ができるので、客観的に見やすい記事を心がけられます。また、Excel、CSV、スプレッドシートをコピー&ペーストで表作成することも可能です。 ピン止め機能で、HOME及びフォルダにて記事を固定することが可能です。 また、特定の記事だけを外部に共有することができるため、業務委託の方などに情報共有する際には便利な機能です。 5名までは期間指定なく無料で使えるので、少人数でまずはツールを試してみたい方におすすめです。 【特徴的な機能】 ・BlogとWikiの2種類で管理 ・外部リンク共有 ・ピン止め機能

❸ Scrapbox

【Scrapboxとは】 チームのための新しい共有ノート 【おすすめポイント】 デジタルツールでありながら、手書きの文書を作成できる点が特徴です。 現場ごとにタブレットが支給されており、図を使ってすぐにイメージを共有したい企業におすすめのツールです。 もちろん、文字を入力して投稿することも可能です。 記事の分類は、階層式のフォルダやタグではなく、[ カッコ ]をつけて囲むだけでリンク化され、関連記事として表示されます。分類や整理は不要の考えの下、ページは単語のリンクを通じて自動で繋がり合い、簡単に検索できる状態を保ってくれます。 また、重要な情報はピン止めをすることで、漏れなく共有を促すことができます。 同時編集が可能で、編集権限さえあれ複数人で書き込んでいくことができます。全ての変更がリアルタイムに閲覧できます。 インターフェースが英語のため、グローバルでの利用に適しています。 CSS、JSで表示をカスタマイズできるため、カスタマイズすることを考えると少し上級者向けのツールと言えるでしょう。 【特徴的な機能】 ・記事詳細の下に、関連記事が表示される ・手書きで文字や絵を書ける ・CSS,JSでカスタマイズできる

❹ Evernote

【Evernoteとは】 重要な情報を記録し、目標を達成するためのホームベース 【おすすめポイント】 個人利用されている方も多いかと思いますが、ビジネスプランでナレッジマネジメントツールとして利用することも可能です。 大きな特徴は、PDFや手書きの文字情報も検索対象になることです。 既に資料が溜まっていて、その中の文字情報を検索できるようにしたい場合におすすめです。 またEvernoteは、音声の録音機能やスマホからの音声入力にも対応しています。 元々スマホアプリでリリースされたこともあり、アプリの使い勝手は突出しています。 外出先でメモを取ることが多く、スマホアプリでの利用を前提に考えている方は、一度試してみると良いかもしれません。 【特徴的な機能】 ・PDF/手書きメモの文字検索 ・音声入力

❺ Qiita:Team

【Qiita:Teamとは】 フィードに共有するだけのシンプルな情報共有ツール 【特徴】 エンジニア向けブログサービス「Qiita」の社内版で、日常的にQiitaで情報発信しているエンジニアにとって、使いやすいツールと言えるでしょう。 Markdown記法に対応しており、読みやすくきれいな記事になります。 また、シンタックスハイライトにも対応しているので、読みやすい開発ドキュメントの作成も簡単です。Markdown記法に不慣れな方でも、記事投稿画面には 書式設定ツールバーを使うことで簡単に記事の編集ができます。 投稿した記事はフィードに共有され、書くことだけに集中できます。 日報や、議事録など、テンプレート機能が充実していますが、Qiita teamにしかない機能や特徴は少ないです。 【特徴的な機能】 ・テンプレート機能 ・日報を書きやすいようにサポート ・フィードで共有

❻ NotePM

【NotePMとは】 組織パフォーマンスを向上させる情報共有ツール 【おすすめポイント】 Qastと同様に、UIがシンプルで使いやすいツールです。 検索時に、ファイル内の文字が検索対象になるため、既にファイルとしてナレッジを管理している方は、NotePMにファイルをアップしていくことでキーワード検索が容易になります。 テンプレートの作成や編集も簡単に行えるので、一度マークダウンを使ってフォーマットを作っておくと、次回以降の投稿の手間が省けます。 最新情報がわかるタイムラインで一目で分かる状態になります。必要な情報を見逃しません。 【特徴的な機能】 ・ファイル内の文字が検索対象になる ・誰が既読かわかる ・編集履歴がわかる

❼ Stock

【Stockとは】 「タスク管理」と「情報共有」を同時にできるツール 【おすすめポイント】 Stockもシンプルな情報共有ツールです。 「チャットだと流れていき、ファイル管理だと面倒」 そんな悩みを解決してくれる、情報共有とタスク管理機能が一つになったツールと言えるでしょう。 タスクを可視化して現状を把握しつつ、過去の議事録や業務内容はノート機能でいつでも振り返ることができます。 情報の記録だけではなく、メッセージ機能を駆使してコミュニケーションツールとしても活用できます。 誤削除防止のため、削除したデータも30日間保存され、誤削除のリスクがありません。 Slackとの連携も可能となっています。 【特徴的な機能】 ・メール自動転送機能 ・自動プレビュー ・誤削除防止

❽ Docbase

【Docbaseとは】 時間と場所を選ばず情報共有を進めるサービス 【おすすめポイント】 社内の情報を共有することにおいて、必要となる機能はほぼすべて揃っており、バランスの取れたツールと言えるでしょう。 複数人で同時に編集することができるため、会議中に議事録を複数人で書くことが可能です。 投稿した内容の共有メンバーを、柔軟かつ簡単に設定できます。部署やプロジェクトを超え、複数のグループに同時に情報共有が可能となります。 投稿の分類はタグで行うので、しっかりとタグの整理を行うことをお勧めします。 同時編集も最大10名まで可能です。リモート会議でも協力しながら議事録や資料を作成できます。 動作も軽く、投稿や閲覧を素早く行うことができます。 【特徴的な機能】 ・グループごとに検索 ・複数人で投稿を同時に編集 ・投稿の編集後、どこが編集されたのか差分を表示

2.チャット形式

❶ Slack

【Slackとは】 チームのコラボレーションを促進するビジネスチャットツール 【おすすめポイント】 サンフランシスコに本社を置くSlackですが、2018年に日本支社が開設され、日本語にも対応しています。 チャット形式のため、メールのような挨拶文や定型文は存在せず、すぐに本題に入ることができます。 1対1のチャットはもちろんのこと、会話の内容ごとにチャンネルを作ってコミュニケーションを分類することが可能です。部署、チームやプロジェクト、社外とのやり取りなどチャンネルを使い分けて整理ができます。 誰でも使いこなせるシンプルなUI(ユーザーインターフェース)や、動作のスムーズさ等、使い勝手の良さは抜群です。外部ツールと連携しておけば、さらに利便性が増すことはメリットの一つでしょう。 例えば、GoogleカレンダーやGoogleドライブ(その他900以上)等と連携しておけば、更新情報をSlackで受け取ることができるようになります。 また、Slackではリアクションボタン(絵文字)を押して、「いいね」以外の反応を示すことができます。絵文字をオリジナルで作成(カスタム絵文字)することも可能で、無機質なテキストにも感情が伝わります。 その他、ビデオ通話機能もあり、オンラインミーティングを行うこともできるでしょう。 【特徴的な機能】 ・文章だけでは伝わりにくい感情をリアクションボタンで伝えられる ・メンション機能を使って、宛先を指定できる ・外部ツールと連携し、通知を受け取れる ・使いやすいスマホアプリ ▼ 併せてこちらの記事も是非ご覧ください。

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❷ Chatwork

【Chatworkとは】 メール、電話、会議など仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にするビジネスチャット 【おすすめポイント】 国産のチャットツールであるChatworkは、メール・電話・会議に代わる社内コミュニケーションツールとして成長を遂げています。テクノロジーに精通していない人でも簡単に使えるのが特徴です。 そして機能がとにかく豊富なことがメリットと言えます。 チャット機能の他にも、ビデオ通話/音声通話、タスク管理、ファイル共有なども可能です。チャット機能一つをとっても、6つの機能が備わっているなど様々な使い方ができるツールです。 その他の特徴として、マルチデバイスに対応、ショートカットキーの豊富さ、そして他サービスとの連携3が挙げられます。 【特徴的な機能】 ・タスクやファイル管理 ・ビデオ、音声通話 ・外部ツールと連携し、通知を受け取れる ▼ 併せてこちらの記事も是非ご覧ください。

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❸ LINE WORKS

【LINE WORKSとは】 お馴染みのLINEをビジネスに適した形にパワーアップ 【ポイント】 説明不要のコミュニケーションツール、LINE。そのビジネス版のサービスが「LINE WORKS」です。 LINE WORKSの最大のメリットは、誰もが馴染みのあるLINEと同じ使い勝手なので、直感的に操作できることでしょう。一方でビジネス向けに、メール、アドレス帳、掲示板機能やカレンダー、資料やファイルをどこからでも保存し閲覧できるDrive、さらに社内外のユーザーに実施できるアンケート等沢山の機能が用意されています。 もちろん音声通話、ビデオ通話も可能です。 連携ツールも豊富にあり、足りない機能を補っていくことができます。 デメリットとしては、既読機能が挙げられます。もちろんメリットの一つとしても挙げられるのですが、社外の方との連絡手段としても使えるLINE WORKSにおいては、既読がつくことで、すぐに返信をしなくてはならないことが面倒と捉えられることもあります。 【特徴的な機能】 ・既読機能 ・豊富なスタンプ機能 ・外部ツールとの連携

❹ Talknote

【Talknoteとは】 新しいコミュニケーションのカタチで理想の組織づくりを 【ポイント】 Talknoteは、大きく分けて3つの機能が搭載されています。 メッセージ機能、タスク管理機能、グループ機能です。 メリットは、社員のモチベーションを見える化されていることでしょう。 特許を取得しているアクションリズム解析という、社員の離職意向などに繋がる可能性のある気持ちの変化を早期に発見する機能が特徴です。 アクセス時間や投稿量などの利用データを解析し、利用者個々の仕事におけるリズムを見つけてくれます。投稿の減少が見えるならば、会社への気持ちや意欲が薄れてきている可能性があります。 コミュニケーション不足が招く離職を防ぐことへつながるでしょう。 また、オーバーワーク検知機能により、規定の勤務時間より長いことが続く場合には、いち早く人事担当者もしくはそのメンバーの上長にアラートを送信されます。 早期に状況を確認することで、人材の離職やメンタルヘルスを防ぐことができます。 Talknoteを導入し、活用することで、社内の情報共有だけではない効果を得られることができるでしょう。 デメリットは、APIを使ってのカスタマイズ等ができないことでしょう。自社の運用フローをTalknoteに合わせていく必要があるかもしれません。 【特徴的な機能】 ・アクションリズム解析 ・オーバーワーク検知機能 ・外部ツールとの連携

3.ファイル管理

❶ Dropbox

https://www.dropbox.com/business 【Dropbox とは】 チーム内のファイルをすべて1ヶ所に集約できるオンラインストレージ 【ポイント】 オンラインストレージ(ファイル共有サーバー)でおすすめなのが、「Dropbox」です。 ユーザー数は全世界で5億人を越えています。 Dropboxに格納したWordやExcelなどのファイルを、メンバー間で共同編集ができる点がポイントです。もうメールに添付して送り合う必要はありません。 階層化したフォルダごとに情報を管理でき、それぞれのフォルダに対して閲覧、編集の権限を自由に設定することが可能です。 アップロードした情報はすぐに同期されるため、全員が常に最新の状態で資料を確認することができます。 オンラインストレージサービスで迷ったら、まずはDropboxを試して間違いないでしょう。 【特徴的な機能】 ・フォルダごとに分類 ・資料の容量を問わないファイル管理 ・リアルタイムで更新情報がわかる

❷ GoogleDrive

【Google Drive とは】 チーム内のファイルをすべて1ヶ所に集約できるオンラインストレージ 【ポイント】 写真や文章、デザイン、描画、音楽、動画など、さまざまなデータを保管しておけます。 Googleアカウントをお持ちであれば、15GBの保存容量をすぐに無料で使えるサービスです。 最大の特徴は、Googleのあらゆる機能やサービスと連携していることでしょう。 メールはGmail、表計算はスプレッドシート、チャットはハングアウトなど、Googleサービスを既に利用されている企業は、GoogleDriveを使わない手はありません。ログインの手間が少なく、ツール間の連携も容易になります。 また、Googleドライブ上のファイルはURLを発行して公開できます。 業種や規模を問わず、簡単にお使いいただけるオンラインストレージサービスの一つです。 【特徴的な機能】 ・あらゆるファイルタイプに対応 ・リアルタイムで同時編集 ・スキャン機能

❸ box

【Box とは】 セキュアなコンテンツ管理、ワークフロー、コラボレーションのためのプラットフォーム 【ポイント】 Boxを使用すれば、ドキュメント、画像、ビデオなど、チームのすべてのデータをオンライン上に安全に保存できます。 フォルダ毎に他のメンバーを招待したり、ファイルのリンクを作成して外部の人とデータを共有することも可能です。データへのアクセス権限の設定は簡単で、プロジェクトや部署ごとの利用にも最適です。 社内だけでなく、社外とのファイル共有が多く発生しうる場合は、Boxの方が柔軟性が高いです。 アクセス制限、ログ監視機能、暗号キーなど、セキュリティへの取組は他サービスと比較しても軍を抜いています。 Microsoft Office 365、G Suite、Salesforceをはじめとする1,400以上のコラボレーションおよび業務プロセスツールとのシームレスな連携が可能で、拡張性が高いツールと言えるでしょう。 【特徴的な機能】 ・アクセス権限設定の容易さ ・2種類のファイル共有方法 ・他ツールとのコラボレーション

まとめ

いかがでしたでしょうか? 慣れ親しんだ形で業務を行っているとそれで充分なように感じますが、そのままではいざという時に対応が難しくなってしまうかもしれません。 気づかぬ内に、個人にのみ蓄積されているナレッジや情報は多くあるはずです。 まずはどんな情報を共有する必要があるのかを整理し、ツールを選定していきましょう。 ツールを導入してからも、うまく機能し始めるまで担当者のサポートが必要不可欠なってきます。ツールを導入して、すぐに情報共有が上手くいくわけではありません。 継続こそ力となるのが情報共有ツールの活用なので、中長期的に取り組んでいきましょう! 併せてこちらの記事もご覧ください。 情報共有ツールを社内に定着させるポイントも把握しておきましょう。

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