“読まれる”社内報とは?おすすめコンテンツとツールをご紹介

社内報は、会社が社員へ伝えたいことを発信できる、貴重な手段です。 組織が一定数以上の規模になると、経営層の思いや、社内での取組みが見えづらくなることも多いでしょう。 そんな時に社内報をうまく活用していれば、組織全体にビジョンやカルチャーが浸透していきやすい環境を作ることができます。 今回は、「社内報」をいかに活用するか、さらに社内報を公開するためのおすすめのITツールをご紹介していきます。

なぜ、社内報を作るのか

社内報とは、社員に向けて発信する社内情報であり、社内広報を行うためのツールです。 社内報を作成する目的の一つとして、「社員が安心して働ける環境を作ること」が挙げられます。 社員が安心して働ける環境とは、メンバー間のコミュニケーションが活性化されており、自分の意見を発信しやすい環境だと言えるでしょう。 そのためには、社内での取組みを常に見える化し、どんな人が何を発信しているかを伝えることが重要です。社内報を活用することで、大きな手助けとなるでしょう。 また、社員の取り組みを伝えたり、表彰やランキングページなどを公開したりすることで、モチベーアップにもつながるでしょう。  

“読まれる”社内報事例

社員インタビュー

社長を始め、各部署の活躍した社員などのインタビュー。 その人自身の仕事への価値観や考え方、どんな人なのかを中心にまとめましょう。例えば、新入社員にとってはロールモデルを見つけるきっかけになるかもしれません。他部署の人からすれば、取り上げられた人たちの名前や活躍ぶり、仕事内容を知るきっかけにもなるでしょう。 【ポイント】 ● 核となるエピソード ● 上半身アップの写真 【内容】 ● 経歴 ● 現在の担当している仕事内容 ● 業務への工夫、ノウハウ  

業務紹介

普段中々触れる機会のない他部署やグループ会社の業務を知るきっかけとなります。それまで見えなかった自分の部署との繋がりが見えてくるかもしれません。そのことによって新しいアイディアや改善点が生まれてくることもあるでしょう。 社員間の理解が深まり、コミュニケーションも活性化させていくことにもつながります。 【ポイント】 ● わかりやすい業務内容のエピソード ● 部署の集合写真 【内容】 ● 主な仕事内容 ● 過去のエピソード ● 現場社員からのコメント ● 責任者からのメッセージ  

社内制度

どの企業にも社員が使える制度はあるかと思いますが、使われないのでは意味がありません。新しい制度はもちろん、既存の社内制度や福利厚生など、是非社員への共有の場としても使いましょう。 制度の利用を充実させることで、社外にもワークライフバランスの取れた会社をアピールすることへもつなげられます。 【ポイント】 ● 制度の内容を分かりやすく 【内容】 ● 取得までの流れ ● 既に取得した社員へのインタビュー ● 取得した社員の部署へインタビュー  

ランキング

社内での表彰したいことや、おすすめのランチが食べられるお店など、様々な内容をランキング形式で伝えるとわかりやすいでしょう。 【ポイント】 ● ランキング1位の写真 【内容】 ● ランキング内容の詳細(写真、地図、コメントなど)  

ツールを活用するメリット

社内報と言えば、冊子というイメージがあるかもしれません。これまで最も多く利用されてきたのが冊子の形式ですが、昨今ではWeb上での公開も広まってきています。 ツールを活用して電子化することで、様々なメリットを享受できるでしょう。

① 紙のコスト削減

社内報は、シンプルなA4のコピー用紙ではないことも多く、紙質にこだわると一度発行するのに当然コストがかかってしまいます。 例えば毎月、数千人に向けて発行すると、そのコストは数十万〜数百万円になることもあるのではないでしょうか。 ツールを活用することで、紙代はもちろん、印刷代や保管場所の削減にもつながります。

② リアルタイムで情報を届けられる

ツールを利用することで、すぐに情報を発信することができます。 社内報を冊子で配布するには、インタビューや文字起こし、印刷を考えると、数ヶ月前の情報となっている可能性がありますが、ツールであればリアルタイムでの情報発信ができるようになります。

③ 閲覧状況を可視化できる

冊子でどれだけ力作の社内報を作っても、何人読んだのか、誰が読んだのかは分かりません。つまり、効果の測定ができません。 ITの強みの一つが、この「計測ができる」という点です。ツールによっては、何人読んだのか、誰が読んだのかを確認できるものがあります。人気のあったコンテンツや、反響を数値として確認できるでしょう。

④ 双方向のコミュニケーションが取れる

冊子では、基本的に広報側から伝えたいことを伝える一方的な情報発信になりがちです。 ツールを活用すれば、コメント機能を用いてその場でコミュニケーションを取ることができます。 さらに詳しく聞きたいことを質問したり、感想や要望を伝えたりと次のアクションにつながりやすいでしょう。

⑤ リンクや動画を挿入できる

画像やテキストでは、伝えられる情報に限界があります。 動画であれば、より詳細の雰囲気を短い時間で伝えられることが可能です。 ツールを利用して社内報を公開することで、簡単に動画にアクセスすることができるでしょう。  

おすすめの社内報ツール

「Qast」

https://qast.jp/ 【Qastとは】 最もシンプルで誰でも使える社内向け情報共有ツール 【おすすめポイント】 社内向けの情報共有ツールは様々ありますが、非常にシンプルで誰でも簡単に閲覧や投稿ができるのが、このQastです。 ツールを始めて導入する企業でも、すぐに始めて活用できるでしょう。 こちらが実際の投稿を作成する画面です。 ↑投稿作成画面 Wordのような感覚で、ツールバーから文字の装飾ができたり、ドラッグ&ドロップで画像やファイルをアップロードすることも可能です。 投稿すると、全員にメール通知を送ることができます。(ChatworkやSlack等のビジネスチャットツールとの連携も可能) リアルタイムに通知されるため、公開しても誰も気づかない、ということはありません。 また、投稿に対して「いいね」や「コメント」を送ることができ、反響が可視化されます。 改善を行う際には重要な指標となるでしょう。 さらに、誰が既読か、誰がいいねを押したか、がわかるようになっておりますので、数値だけではなくどんな人の興味を引いたかが簡単にわかります。 ↑既読の可視化 上記機能の他にも、テンプレートや公開範囲の設定、ピン留め、スマホでの使いやすさ等、社内報ツールとして使うために必要なものは全て揃っていると言っても過言ではありません。 社内報の電子化を考えている方は、ぜひ一度試してみてはいかがですか?  

まとめ

いかがでしたか? 使い方や共有する内容によって、様々な効果が得られる社内報。 事務的に発行するのではなく、時期に応じて必要な情報や社内のエンゲージメントを高める内容を公開していきましょう。 そのためには、数値として計測⇒改善することが必要です。 この機会に、ITツールを導入してみてはいかがですか?    

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