【最新版】メモ共有ツール7選!誰でも簡単に使えるツールとは?

業務中に、メモを取る方法は様々です。 文字通りメモ帳に書き残す人もいれば、手帳に書く人もいるでしょう。

そんな中、今回はITツールを使ってメモを残すメリットと、誰にでも使えるおすすめのメモ共有ツールをご紹介します!

これまでアナログな方法を取っていて限界を感じている方、より効率的にメモを取りたい方におすすめです。

メモ共有ツール、活用のメリット

認識の相違を防ぐ

個人でメモを取っている人は多いでしょう。しかし、そのメモを共有している人はまだまだ少ないのではないでしょうか。

業務上重要なメモは、個人に留めておかず、チームに共有するべきです。 「個の時代」と叫ばれる昨今においても、当然チームで仕事を進めていく必要があります。

そんな中、自分だけが特定の情報を知っていたり、ノウハウを吸収しているだけでは、認識の相違が生まれ、結果的にチームとしての高いパフォーマンスに結びつきません。

メモをいつでも気軽に共有できる環境を作っておくことで、個人の知恵がチームの知恵へと変換され、生産性の高いチームへとつながっていくでしょう。  

タイムリーな情報共有ができる

口頭や紙に書いての情報共有では、チーム全体、または社内全体に伝わるまでに多くの時間を有してしまいます。

アナログな方法では、物理的に情報共有の場にいない人には当然伝わらず、伝言ゲームが発生してしまいます。 メモ共有ツールを活用すれば、ツールにメモを投稿するだけで、瞬時に全員に共有することができます。

また、読み手の好きな時間に、何度も読み返すことができるようになります。 スピード感を持って情報共有ができると、コミュニケーションコストの削減につながるだけでなく、ミスを未然に防ぐことへもつながります。  

社内にナレッジとして蓄積できる

日々の業務をこなす中で、個人個人が培ってきたノウハウは、インターネット検索では見つけられない社内の財産となりうる情報です。 その情報をメモ共有ツールに日常的に投稿し、社内で共有することによって、ナレッジとしてツール内に蓄積されていきます。

ナレッジが蓄積されることで、部署異動や新人採用で人の入れ替わりが頻繁に起きても、常に社内に溜まっているため他の人が活用できるようになります。 また、そのナレッジを活用して業務を進めることで、再現性が生まれ、業務効率化も期待できるでしょう。  

おすすめのメモ共有ツール

最もシンプルで使いやすいツール「Qast」

https://qast.jp/

【こんな人におすすめ】

・はじめてツールを使ってメモ共有を行うため、シンプルさを重視している方

・数百人以上で利用することも想定している方

・メモごとに公開範囲を柔軟に変えたい方

・メモが蓄積された後の、検索性を重要視している方

【ポイント】

とにかくシンプルで使いやすいメモ共有ツールです。始めてツールを導入する方でも直感的に操作できます。

まず、メモを作成して公開する画面をご紹介します。 投稿の方法は非常にシンプルで、メモ投稿画面でタイトルと内容を入力するだけです。 (※フォルダを選択すると、公開範囲を設定できます) ↑メモ作成画面 見出しや太字などの文字の装飾も、簡単に行うことができます。 また、テンプレート機能があるため、汎用的なメモの内容は、一度テンプレートを作成して保存しておくと、メモを作成する時間の短縮につながります。

Qastと他のメモ共有ツールの違いの一つは、その検索精度の高さにあります。 メモ共有ツールでは数少ない国内発サービスのため、日本語特有のひらがな、カタカナ、漢字のそれぞれの検索精度が高く、複数のキーワード検索ももちろん可能です。

ひらがな検索の際にカタカナも検索対象になったり、その逆もできるのは、Qastだけではないでしょうか。 ↑トップ画面 上記機能の他にも、ピン留めして固定表示、既読者の可視化、セキュリティ対応、スマホでの使いやすさ等、必要な機能が一通り揃っており、おすすめのツールです。  

音声入力、手書きなら「Evernote」

https://evernote.com/intl/jp/

【こんな人におすすめ】

・スマホアプリでの利用を重要視している方

・手書きや音声での入力を検討している方

【ポイント】

Evernoteは、メモ共有ツールの先駆けとも言えるサービスです。 個人利用されている方も多いかと思いますが、ビジネスプランでメモ共有ツールとして利用することも可能です。

PC(Mac/Windows)、モバイル(iOS/Android)、ブラウザでも利用できます。 直感的なUIで、メモ、アイデア、リスト、リマインダーなどを一元管理できます。

最大の特徴は、PDFや手書きの文字情報が検索対象になることです。既に資料としてメモがまとまっていて、その資料を整理し、且つ一括で検索したい方におすすめです。 音声の録音機能や、スマホからの音声入力にも対応しています。 外出先でメモを取ることが多く、スマホアプリでの利用を前提に考えている方は、一度試してみると良いかもしれません。  

メールの内容をメモとして共有するなら「Google Keep」

https://keep.google.com/

【こんな人におすすめ】

・G Suiteをお使いの方

・メールの内容をメモとして溜めたい方

【ポイント】

Googleが提供するメモアプリです。 Googleのアカウントを持っていれば、無料で利用開始できるのが嬉しいポイントです。 メモを「色」や「ラベル」で分類でき、視覚的にも分かりやすいツールとなっています。

Googleのサービスである「Googleドライブ」と一体化しており、Google Keepで作成したメモを自動的にGoogleドライブに保存してくれます。Googleのその他のサービスとの簡単に連携可能です。 中でも、Gmailのメールと連携できることが特徴です。 Gmail内の右側に表示されるGoogle Keepのアイコンをクリックするだけで、簡単に共有ができます。作成されたメモには、メモの内容と共にメールへのリンクが貼られ、すぐにメールを呼び出せます。  

付箋形式で共有するなら「lino」

https://ja.linoit.com/

【こんな人におすすめ】

・スマホアプリでの利用を検討している方

・「付箋」形式でメモを作成したい方

【ポイント】

linoは貼る、見る、はがすが自由自在に行える付箋とキャンバス(付箋を貼る場所)を提供する、メモ共有ツールです。 個人用のメモだけではなく、複数人で付箋メモを共有することも可能です。

文章でのメモはもちろんのこと、画像や動画、ファイルも貼り付けられます。 投稿された付箋は、ドラッグ&ドロップで拡大縮小、移動を行えます。付箋の色を変更し、ビジュアル的に分かりやすい整理ができるでしょう。

元々、紙の付箋を使ってメモを取っていた方は、これまで同様の使い勝手でデジタル化することができるでしょう。  

グローバル利用、手書きなら「Scrapbox」

https://scrapbox.io/?lang=ja/

【こんな人におすすめ】

・手書きで素早く情報共有したい方

・英語対応しているツールを探している方

【ポイント】

あらゆる情報をつなげて整理できるメモ共有ツールです。 デジタルツールでありながら、手書きの文書を作成できる点が特徴です。 文字を入力して投稿することももちろん可能です。  

  記事の分類は、階層式のフォルダやタグではなく、[ ]をつけておくことで、関連記事として表示されます。また、重要な情報はピン止めをすることで、漏れなく共有を促すことができます。 同時編集が可能で、一つのメモを複数人で書き込んでいくことができます。 各ページの最初に出てくる画像は、自動的にアイコンになります。視覚的に整理することも可能です。 インターフェースが英語のため、グローバルでの利用に適しています。 CSS、JSで表示をカスタマイズできるため、少し上級者向けのツールと言えるでしょう。  

エンジニアのコード共有なら「Inkdrop」

https://inkdrop.app

【こんな人におすすめ】

・エンジニア中心に利用をお考えの方

【ポイント】 Inkdropはエンジニアやデザイナーのための、Mac、Windows、Linuxで利用できるノートアプリです。 エンジニアの方には馴染み深いであろうMarkdown記法でメモを投稿できます。 画面を見ていただくとわかる通り、コードの共有に適しています。 履歴管理をしっかりと行える点も、エンジニアには嬉しい機能でしょう。 全てのデータをローカルファイルシステムにバックアップし、いつでも復元できます。  

メモ+予定、タスク等を1つにまとめるなら「Notion」

https://www.notion.so/

【こんな人におすすめ】

・スマホアプリでの使用を重視したい方

・プライベート用と社内用と同時に管理したい方

・メモを共有するだけでなく、タスクやスケジュール等を一つのツールで管理したい方

【ポイント】

「All-in-one workspace」のキャッチコピーにあるよう、メモ作成、ドキュメント作成、タスク管理、ナレッジ共有ができるwiki機能などが一つで完結できるツールです。 ご紹介したツールの中では最も多機能で、使いこなすことができれば非常に利便性が高いです。 始めてツールを導入する方というよりも、社内全体のITリテラシーが高く、メモ共有だけではなく全ての情報を一箇所に蓄積したい場合におすすめのツールです。

外部ツールからのインポートもすぐに行うことができるため、既存ツールで何かしらの問題がある場合、notionに乗り換えることで実現できる機能があるかもしれません。 サービス紹介ページにて、デモを実際に操作できます。 海外製品のため、現段階では日本語対応していないのが難点です。  

まとめ

いかがでしたでしょうか? メモは、ときに社内にとって重要な資産となり得ます。 普段からツールを使って、自分以外の人に共有する習慣があれば、メモを取る質そのものも上がっていくはずです。

目的に沿ったツールを試してみて、これまで“ただのメモ”だったものをを“重要な情報資産”へと変換してみませんか?  

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