【大企業におすすめ】“安心できる”最新の情報共有ツール4選!

皆さんの社内では、どのように情報共有を行っていますか? 社内イントラやポータルサイト、簡易的に作った掲示板システムなど様々な方法がありますが、システムは古いまま、最近では全く投稿が増えていない、ということはありませんか? インターネットがこれだけ普及し、社内での伝達はツールを使って効率的に行っていくべきだという認識はあっても、システムが劣化していくと使われないようになってしまいます。 そこで今回は、大手企業におすすめの最新の情報共有ツールをご紹介していきます。 情報共有の方法をアップデートして、属人化を防ぎましょう。

なぜ、情報共有ツールを見直す必要があるのか

そもそも、なぜこのタイミングで情報共有ツールを見直す必要があるのでしょうか。 一つはコスト削減です。 数年前までは、開発会社に委託したり、オンプレミス(通称オンプレ)という形で、自社独自のシステムを外注することがスタンダードでした。 それにより、数百万円〜数千万円の初期費用と、保守費用というランニングコストがかかっていました。未だに毎月数百万円を支払いながら保守を依頼する、というのも大企業ではよくある話でしょう。 しかし、ここ最近で急速にクラウドサービスが普及してきています。 AWSやAzureを始めとするインフラ環境が整ってきた背景もありますが、「使いたい時に、使いたい分だけ」という合理的な考えが、サービス提供側と利用側の双方にとってメリットが大きい、というのが普及の背景です。 クラウドサービスであれば、外注やオンプレと比べて10分の1程度(※サービスによる)のランニングコストで利用できるため、数年単位で考えると大きなコスト削減につながるでしょう。 もうひとつの理由は、本当に活用されるようにするためです。 例えば、10年前に開発した情報共有のシステムを未だに導入しており、システムは稼働しているがほぼ使われていない、ということも多いのではないでしょうか。 10年前のシステムを今も使い続けているというのは、初代iPhoneを今でも使い続けているのと同じです。 インターネット業界では日々新しい技術やデザインが生み出され、使い勝手が向上しているものです。 これまで「使い方が複雑でなかなか投稿する気にならなかった」、「レスポンスが遅く、簡単な投稿にも時間がかかる」というような懸念点は、最新のクラウドサービスを導入することで払拭されることでしょう。  

ツール選定のポイント

数多くのクラウドサービスがリリースされている昨今、どんなものを選べば良いのでしょうか。 今回は、「大企業」での利用を想定した際の選定ポイントをご紹介します。

① 誰でも使えるか

利用人数が多い大企業の中には、当然ITに詳しくない方もいます。 直感的に誰でも操作できるか、という観点は非常に重要です。 複雑な機能やできることが多くても、実際に日々使われるのはほんの一部です。機能の豊富さよりも、使い勝手やシンプルさを基準に選定した方が、結果的に活用されるツールになるでしょう。 最近のクラウドサービスの多くは、無料で使えるトライアル期間が設けられていますので、まずは担当者と数名でツールの使用感を確認してみましょう。  

② 柔軟な権限設定

インターフェイスはシンプルな方が良いですが、数百人や数千人で一つのツールを使うことを考えると、権限設定を簡単に行えることも重要です。 全員同じことができるようになっていると、分類方法や内容が無秩序になり、せっかく情報を整理しようとしても難しくなってしまいます。 例えば、「投稿できるのは○○権限まで」、「編集できるのは○○権限のみ」、「カスタマイズは○○権限のみ」などの設定を容易に行えるか、というのがポイントになります。  

③ セキュリティ

社内の重要な情報を扱うため、セキュリティへの取り組みは欠かせないポイントです。 このセキュリティ用件を満たすために、これまでオンプレを選択していた企業も多いはずです。 しかし、最近のクラウドサービスでは当然セキュリティへの対応を重視しており、万が一の事が起きても、迅速に対応しているため、場合によってはオンプレよりも柔軟な対応が可能です。 セキュリティに関しては専門知識が必要になるため、社内の情報システム部などと相談し、どんな対応をしている必要があるのか、まずは社内で確認を取りましょう。  

④ サポート体制

クラウドサービスの中には、利用者側で設定を完了し、サービス提供者側とほぼコンタクトを取らずに利用を進めていくものもあれば、チャットや電話を使って随時不明点を解決してくれたり、利用開始後にも社内でツールを定着させるためのサポートを行ってくれるところもあります。 大企業においては、情報共有ツール導入による影響範囲が大きいため、柔軟にサポートを行ってくれるサービスである必要があると言えます。 サービス紹介サイトを見て、すぐに問い合わせができるのか、担当者がつくのかを確認しておきましょう。  

おすすめの情報共有ツール

それでは前述の観点から見た大企業におすすめの情報共有ツールをご紹介していきます。

Qast

https://qast.jp/ 【ポイント】 インターフェイスが非常にシンプルで、誰でも操作マニュアルを見ずに利用することができるでしょう。 投稿を分類するフォルダごとに閲覧権限を付与することができ、設定関連の権限指定も簡単に行うことができます。 これまでのシステムで投稿が活性化されなかった場合でも、Qastのスコア機能を使えばこれまで情報の発信をしてこなかった人からも投稿されるかもしれません。 スコアは投稿数や反応の数に応じてリアルタイムで点数化され、それを期間毎にデータとしてエクスポートできるため、評価対象のひとつとすることができます。 既に多くの大手企業での導入実績があり、セキュリティ対応も万全です。(データの暗号化、二段階認証、不正監視、IPアドレス制限など) サービス内でのチャットサポートや、利用開始後のフォローもあるため、ツールを使っていく中での疑問はすぐに解消できそうです。 【特徴的な機能】 ・社内でよくある質問はQ&Aで、掲示板はメモで投稿 ・フォルダごとの閲覧権限 ・既読人数、誰が既読か、を確認できる ・他者の投稿を管理者が編集可能 ・スコア機能で情報共有の貢献の可視化  

Confluence

https://ja.atlassian.com/software/confluence 【ポイント】 タスク管理ツールのTrelloなどをグループで運営しているアトラシアン社が提供しているConfluence。海外製品のため英語での利用が可能なため、グローバルで利用できるツールを探されている方におすすめです。 予め用意されているテンプレートが豊富で、イチからひな形を用意する手間を省けます。 基本的にはクラウドサービスですが、オンプレでの提供もあるようです。 社内ルールとしてオンプレでの利用のみ認められている場合は、検討してみましょう。 ただ、使い勝手という観点では日本人にはあまり馴染みのない「ラベル」や「スペース」が使われており、国産サービスに比べるとやや劣るかもしれません。 【特徴的な機能】 ・テンプレートが豊富 ・オンプレ提供あり ・投稿をPDFやWordに変換できる  

Share Point

https://products.office.com/ja-jp/sharepoint/collaboration 【ポイント】 Office365との連携ができるため、業務ツールを全てマイクロソフト社のOffice製品でまとめる場合におすすめの情報共有ツールです。 こちらも使い勝手においては、機能が複雑のため慣れるまで時間がかかるかもしれません。 ※カテゴリやタグでの分類はありません。 資料の共有方法の見直しを行う目的で、元々Oneドライブを使ってファイル管理をしている企業では定着が早いでしょう。 【特徴的な機能】 ・アクセス数解析 ・投稿ごとの承認設定 ・スマホアプリの提供  

Google Sites

https://sites.google.com/?hl=ja 【ポイント】 簡単なwebページをドラッグ&ドロップで作成できるため、デザインや機能を自社用にカスタマイズしたい企業におすすめなのがGoogle Siteです。 常に使い勝手や用途を見ながらカスタマイズしていく専任の担当者を設けられる場合は、最適のツールです。 使い方として、誰でも簡単に投稿することを目的にするというより、特定の人だけが情報発信し、それを全員で参照するためのシステムと言えます。 サポートについては専任の担当がつくというより、ネット上に公開されている公式マニュアルや、ブログなどを参照して自己解決することができるでしょう。 【特徴的な機能】 ・HTMLがわからなくてもwebページの作成が可能 ・工数がかかる分、オリジナルのツールを作ることができる ・言語も自由 ・Googleドライブとの連携  

まとめ

いかがでしたでしょうか? オンプレミスとクラウドを比較すると、コスト削減や柔軟なリソース配分、新技術へのいち早い対応など、さまざまな面でクラウドに軍配が上がることがわかります。 使ってみて合わない場合は、解約して別の方法を探す、というトライ&エラーができるのもクラウドサービスの特徴です。 まだクラウドの情報共有ツールを導入していないというのであれば、一度自社で利用しているシステムを見直し、コスト削減と情報共有の活性化に取り組んでみてはいかがですか?  

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