バックオフィスを効率化!誰で簡単に使える情報共有ツール5選

人事や総務、経理、労務といったバックオフィスは、企業の組織運営という重要な役割を担っています。 しかし、紙の書類や印鑑、口頭での情報共有等、アナログな習慣に沿って業務を進めていることも多いのではないでしょうか。 今回は、バックオフィス業務を担当されている方におすすめのツールをご紹介していきます。

バックオフィス業務の課題

バックオフィスの業務は日々のルーティーンだけでなく、各部署からの質問や要望により突如発生する業務も多いでしょう。 そんなバックオフィス業務における課題を整理していきましょう。

①業務が属人化しやすい

「〇〇さんがいないと分からない」「〇〇さんが戻ってきたら確認しよう」 バックオフィス業務にはこんなことが良くあるのではないでしょうか。 専門的知識を要することの多いバックオフィス業務において、このような業務の属人化は珍しいことではないはずです。 情報を持っている人が不在の場合、確認までに時間がかかり、迅速に対応するのは困難になってしまいます。  

何度も同じことを質問される

質問者側からすると初めての質問でも、回答者側からすると過去に同じ質問を受けていた、というのは良くあることです。 始めは丁寧に回答していても、人数が増えれば増えるほど工数は増えていき、立場によっては1日のうち2〜3時間を社内対応に費やすということも出てきます。 さらに、前提知識が不足していると、質問に対してどこからどこまで説明する必要があるか、を都度考えていかねばなりません。  

業務が多岐に渡り、都度調べる必要がある

バックオフィスの業務は、多岐に渡ります。 特に中小企業では、「総務部」の方が採用や福利厚生、広報、法務等を兼任することも多いでしょう。 必ずしも専門家が社内に存在するとは限らず、領域ごとに都度情報を調べるという作業が必要になり、調べた情報は担当者の頭の中にだけインプットされていきます。 その情報をどこかに残しておかなければ、同じ問題が発生した時に、再度同じことを調べる必要があります。  

情報共有ツールで解決

では、そんなバックオフィスの課題を解決するにはどうすれば良いでしょうか。 今回は解決策として、「情報共有ツールの活用」をおすすめします。 情報共有ツールを活用することで得られるメリットは、 ・属人化しない ・いつでも検索可能になる ・担当者自身の頭の整理になる 等で、結果的にコミュニケーションコストを大幅に削減でき、業務効率化につながるでしょう。 情報を残す方法は、ホワイトボードや手書きのメモ、メール等もありますが、今回はインターネット回線さえあればいつでも誰でも使える「クラウドサービス」をおすすめ致します。  

ツール選定のポイント

① 使いやすさ

まずは、直感的に誰でも操作できるか、ITリテラシーが高くない社員でも使いこなせそうか、を見極めていきましょう。 と言うのも、情報共有ツールの中には、一定の専門知識が必要となるエンジニア向けのツールもあります。 複雑なUI(ユーザーインターフェース)や機能過多なツールでは、何を投稿すればいいのか、どの機能を使えばいいのかわからなくなります。 一度「使うのが難しい」という印象を持ってしまうと、せっかく情報共有ツールを導入しても活用されないまま終わってしまいます。  

② 検索性

情報共有ツールの最終的な目的は、「いつでも検索可能な状態にする」ことにありますので、投稿が溜まってきた時に、どんな方法で検索できるのか、すぐに知りたい情報にたどり着けるのかを調べておく必要があります。 キーワードによる検索精度はもちろん、カテゴリやタグの使い分け、階層構造の有無など、ツールによって様々な検索方法がありますのでしっかりと確認しておきましょう。  

③ 機能

バックオフィスの中で、どんな情報を主に扱うのかによって、最適なツールは異なります。 例えば、既にExcelで数字を管理しているのであれば、Excel内の情報を検索できるのか、画像での説明が多い場合は画像のプレビューが表示されるのか、等です。 利用人数や利用環境(端末やブラウザ)を考慮して、自社にとって最適なツールを選定していきましょう。  

おすすめの情報共有ツール

Qast

https://qast.jp/ 【こんな人におすすめ】 ・はじめて情報共有ツールを導入する方 ・シンプルで誰でも使えるツールを探している方 ・Slackを導入済みの企業の方 ・Q&A形式で情報を蓄積したい方 【ポイント】 とにかくシンプルで使いやすい情報共有ツールです。 業界や職種を問わず、誰でも直感的に使うことができるでしょう。 他のツールとの一番の違いは、Q&A形式でも情報を蓄積できる点です。 バックオフィス業務において、よくある質問と回答を蓄積しておけば、社内対応の工数は大幅に削減できるでしょう。 もちろん「メモ」として、情報を持っている人が自発的に発信することもできます。 投稿の分類はフォルダとタグで行うことができ、フォルダは親子関係(階層化)にすることも可能です。 社内向けチャットツールのSlackと連携すれば、Slack上でのやりとりの中で、蓄積すべき情報に特定の絵文字を押すと、Qastに投稿できるため、「チャットツールと情報共有ツール」の2つに投稿していく必要がありません。 公開範囲の設定、テンプレート、既読者の可視化、検索精度、添付できるファイル数、スマホでの使いやすさ等、その他機能面も充実しており、おすすめのツールです。 【特徴的な機能】 ・Q&Aとメモの二軸で情報を蓄積 ・Slackから絵文字だけで投稿できる ・既読人数、誰が既読か、を確認できる ・見逃しを防ぐピン留め機能  

NotePM

【こんな人におすすめ】 ・既にドキュメントを作成しており、そのドキュメントを整理したい方 ・既読(誰が見たか)を重要視している方 【ポイント】 Qastと同様に、UI(ユーザーインターフェース)がシンプルで使いやすいツールです。 検索時に、ファイル内の文字が検索対象になるため、既にPDFやWordで情報を蓄積している方は、NotePMにファイルをアップしていくことでキーワード検索が容易になります。 テンプレートの作成や編集も簡単に行えるので、一度フォーマットを作っておくと、次回以降の投稿の手間が省けます。 【特徴的な機能】 ・ファイル内の文字が検索対象になる ・誰が既読かわかる ・編集履歴がわかる  

Kibela

https://kibe.la/ja 【こんな人におすすめ】 ・少人数での利用を考えている方 ・wikiとblogをわけたい方 【ポイント】 大きな特徴としては、Blog形式とWiki形式の2種類の書き方を使い分けられることです。 個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式で、議事録や日報のような後から参照されることが多いものはwiki形式として投稿する、という使い分けになるでしょうか。 特定の記事だけを、外部に共有することができます 5名までは期間指定なく無料で使えるので、少人数でまずどれかのツールを試してみたい方におすすめです。 【特徴的な機能】 ・BlogとWikiの2種類で管理 ・外部リンク共有 ・ピン留め機能  

Confluence

https://ja.atlassian.com/software/confluence 【こんな人におすすめ】 ・英語対応のツールを探している方 【ポイント】 タスク管理ツールのTrelloなどをグループで運営しているアトラシアン社が提供しているConfluence。海外製品のため英語での利用が可能です。 タグやフォルダではなく、「ラベル」と「スペース」で分類を行っており、慣れるまで分類方法が少し難しいかもしれません。 メリットはテンプレートが豊富な点、PDFやワードに変換できる点、検索で期間指定ができる点などでしょう。 トライアル期間が7日と他のツールに比べて短いのが難点です。 【特徴的な機能】 ・記事のフィードバックができる ・テンプレートが豊富 ・オンプレ提供あり  

Scrapbox

https://scrapbox.io/?lang=ja/ 【こんな人におすすめ】 ・英語対応のツールを探している方 ・手書きで図を残したい方 【ポイント】 手書きの文書を作成できることもあり、教育機関での利用が多いようです。 記事の分類は、階層式のフォルダやタグではなく、[]をつけておくことで、関連記事として表示されます。 また、インターフェースが英語なので、グローバルでの利用に適していると言えるでしょう。   【特徴的な機能】 ・手書きで文字や絵を書ける ・CSS,JSで表示を一部カスタマイズできる

まとめ

いかがでしたでしょうか? バックオフィス業務というのは、企業の規模に関係なく、必ず発生します。その業務は煩雑になりやすく、属人化されやすいものです。 バックオフィスで情報共有ツールを導入するのに、早すぎるということはありません。 今溜めている情報が、必ずいつか役に立ちます。 多岐に渡る業務を少しでも効率化するために、情報共有ツールを活用してみてはいかがですか?  

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