失敗しない社内wikiの活用方法!テンプレートを使いこなそう

社内wikiツールを導入して、属人化しがちなナレッジを社内に蓄積しようと試みたことがある方も多いのではないでしょうか。 個人のノウハウやナレッジをツールに書き残すことでログが残り、いつでも検索可能な状態になります。 また、口頭での情報共有では認識が曖昧になりやすいものですが、社内wikiに情報を蓄積することで、認識の相違を防ぐことができるでしょう。 しかし、社内wikiツールを導入しても活用されなければ意味がありません。 今回は、社内wikiツール導入後、うまく社内で活用されるための一つの施策「テンプレート」に着目しておすすめの運用方法をご紹介していきます!

社内wikiとは

社内wikiとは、文字通り「Wikipediaの社内版」です。社内の情報を体系的にまとめあげ、情報共有を円滑にする仕組みのことを指します。 Wikipediaと同じように、誰でも簡単に投稿ができ、共有ができます。 社内wikiをうまく活用できた場合のメリットを挙げていきましょう。

① 検索可能な状態になる

社内wikiに情報が集約されると、知りたい情報をいつでもすぐに探し出すことができます。 これが社内wiki導入の最も大きなメリットです。 世の中のありとあらゆる情報がGoogle検索によって検索可能になっていますが、社内の情報を即座に探し出すことは困難です。なぜなら、一箇所に情報が蓄積されていないためです。 社内wikiにあらゆる情報を蓄積していくことによって、始めて検索可能な状態になります。 普段から口頭のみで情報共有を行っていると、いざ探そうと思ったときに検索することはできません。

② ノウハウやナレッジを一箇所に集約できる

社内wikiを導入すると、いろんな場所に散乱していた情報を一箇所に集約することができます。 複数の情報共有ツールを導入していると、「ファイル共有は◯◯、お客さんからの問合せ対応は◯◯、マニュアルは◯◯」など、情報の保存場所が煩雑になり、管理が大変です。 社内wikiツールではファイル共有やカテゴリわけを簡単に行えるツールが多いため、あらゆる情報を分類して蓄積することができます。

③ 新人の教育コストが下がる

入社したばかりの新人は、同じような疑問を持つものです。 口頭での研修や情報共有だけでは、次に入ってくる新人から同じ質問を受けることが多く、回答者側の大きな負担になってしまいます。 そこで社内wikiを導入し、簡単なマニュアルや、入社してまず知っておくべきことをまとめておくと、何度も同じ質問に回答する工数を削減できます。 新人にとっても、いつでも簡単に振り返ることができ、上司に質問する前に自己解決できます。 「自ら調べて自己解決する」ということを習慣化していくと、指示待ちの時間が短縮でき、新人が一人で業務をこなせるようになるまでの時間を大幅に削減できるでしょう。  

社内での定着は容易ではない

  社内文化にもよりますが、社内wikiを導入後、メンバーからの投稿を活性化させるのは容易ではありません。 これまでツールを使う習慣がなければ、まずは日常的にツールにログインしてもらうハードルがあります。 そして、社内のメンバーが役に立つような情報を日常的に発信してもらうには、様々な工夫が必要です。  

社内wikiが失敗してしまう理由

①何を投稿すれば良いかわからない

社内wikiを導入しても失敗してしまう(活用されない)利用の一つとして、「何を投稿すれば良いかわからない」というものがあります。 「みんなで情報共有していきましょう」とアナウンスがあったとしても、メンバーからすると具体的なイメージが湧きづらいものです。 場違いな投稿を避けるため、結局投稿すること自体のハードルが上がってしまった結果、社内wikiが活用されない、という自体に陥ってしまうのです。  

②投稿に時間がかかる

投稿する内容がイメージできていても、質の高い情報を投稿しようとすればするほど、当然時間がかかってしまいます。 通常の業務をこなしながら、プラスアルファで時間をかけて個人のノウハウを社内に公開しようとする人は少ないのかもしれません。   これらの問題を解決する手段の一つが「テンプレートの活用」です。  

テンプレートを活用しよう

社内wikiツールには、テンプレート機能が搭載されていることが多いでしょう。 社内で投稿を活性化させるために、この機能をうまく使わない手はありません。 なぜなら、テンプレートを使うことで、「何を投稿すべきか」が明確になり、型が決まっている状態で書き始められるため、当然書く時間を短縮できます。 社内wikiを定着させる上で、重要なポイントを抑えることにつながります。 では、具体的にどんなテンプレートを用意すれば良いのでしょうか。  

議事録

テンプレートで最もイメージしやすいのが、この「議事録」ではないでしょうか。 社内会議で話し合った内容や、どんなアクションにつなげるか等をまとめておくことで、認識の相違を防ぎます。 出席者や、議題、会議の目的、会議後何をするか等の項目をテンプレートとして作成しておくことで、投稿の時間削減につながるでしょう。  

イベントレポート

社外イベントに参加した際には、レポートを書いて共有している企業も多いでしょう。 ここでもテンプレート化しておくことのメリットがあります。 社内wikiツールに投稿することを前提にしていると、アウトレットを意識したインプットになるため、イベントに参加して満足という状態を防ぐことにつながります。 画像や動画を添付して残すことで、参加できなかったメンバーへの共有も簡単です。  

月次/週次振り返り

事業部ごとに月次や週次で振り返りを行う際にも、テンプレート化しておくと便利です。 毎月同じフォーマットで投稿できるため、月(週)ごとに指標の変化を振り返ることができます。 数字として公開されることを前提にしていれば、目標の達成率も変わってくるかもしれません。  

おすすめの◯◯紹介

利用人数が多ければ多いほど効果を発揮しそうなのが、この「おすすめ◯◯紹介」です。 良いと思ったサービスを社内に公開することで、いつか他の人の役に立つはずです。 これだけサービスが溢れている時代に、自社の人のおすすめならメリットを享受しやすいため、スムーズに導入できるでしょう。  

社内目安箱

社内でミーティングを開くほどでもない意見や改善案を気軽に投稿できる場所があれば、社内の風通しはよくなるはずです。 組織の幹部にとっても、現場の何気ない意見は貴重な情報源です。 これはテンプレート化しておかなければ、なかなか発信するのは難しいでしょう。  

まとめ

いかがでしたでしょうか? 社内wikiはあらゆる情報を蓄積していくことで検索可能になり、効果を発揮します。 しかし、「具体的に何を投稿すれば良いのか」を予め明示しておかなければ、宝の持ち腐れになってしまう可能性があります。 今回ご紹介したテンプレートをうまく活用して、社内wiki活性化の糸口を掴んでみてはいかがですか?    

誰でもかんたん、シンプルに使える
ナレッジ経営クラウド

誰でもかんたん、シンプルに使えるナレッジ経営クラウド
expand_less