強い組織には不可欠!営業におすすめの情報共有ツール7選

多くの営業職は、目標数字の達成に向けて、顧客対応や目の前のタスクに追われていることでしょう。 自分のタスクの見える化や、ナレッジの共有はついつい後回しになってしまいがちです。 業務効率化のために新しいツールを入れたものの、「デスクにいる時間がないから活用できない」なんてことも経験があるのではないでしょうか。 どんなツールでも、導入するだけでは効果がありません。 導入後には、ツールを使って情報共有することを徹底して初めて変化が現れるものです。 そこで今回は、忙しい営業にもできる“利用が簡単な”情報共有ツールのご紹介をさせていただきます。  

属人的になりがちな営業のノウハウ

営業は事業部やチーム単位で活動しているとは言え、日々の業務は個人で活動することが多いです。 そのため、案件状況や営業活動によって得られたノウハウは個人として管理され、多くの場合、※属人化されてしまいます。

属人化(ぞくじんか) 企業などにおいて、ある業務を特定の人が担当し、その人にしかやり方が分からない状態になることを意味する表現。

【引用】Weblio辞書

社内でこんなことはありませんか? 「〇〇さんがいないと分からない」「〇〇さんがいないと仕事が進まない」 その状態こそが属人化を意味します。 営業という職種の特性上、多くの場合、個人の売上数字によって評価され、給与にも反映されるため、相対的に自分の優位性を高めようとして情報を開示したくない、という動機が働くのかもしれません。 しかし、俯瞰的に考えると、そのことによって多くの人が損をしています。 まず、自分が情報を発信しないということは、もちろん他者からの情報が自分に入ってくることもありません。 短期的には、個人の中で蓄積された情報・ノウハウだけで数字を上げることができても、中長期的には他者からの情報を取り入れた方が効率よく成績をアップさせることができます。 また、ここ最近の人事評価の流れとして、数字だけではない社内での貢献も、評価の対象となってきています。 会社(評価側)として考えるならば、数字だけで貢献する営業の社員よりも、チームのことを考えて自分のノウハウを共有し、他の人の成長に貢献した方が高く評価できるのは当然のことです。 まずはそのことを各営業社員に共有し、「何が評価されるのか」、「情報共有するとどんなメリットがあるのか」を明確にしておく必要があるでしょう。  

ツール導入のメリット

では、営業が情報共有ツールを使うことのメリットは何なのか、確認していきましょう。  

属人化を防げる

業務や顧客情報が属人化したままでは、仮にその人が急遽異動や退職をした際、社内の財産が失われてしまうかもしれません。 ツールを導入することで、誰が、どのように営業活動を進めているのか=プロセスが可視化されます。 成績の良い営業マンが、日々お客様から何をヒアリングし、どんな提案をし、どんなスケジュールで動いているのかがわかります。 良い事例を他の人がインプットできるため、新人の成長が早まるでしょう。 また、互いの情報を開示することで、情報を持っている人が不在の場合でも別の人が対応することができ、急な顧客対応も迅速に行うことができます。  

業務効率化

ツールを活用することで、過去のログ(履歴)が残ります。 過去のログが残るということは、後で調べようと思ったときにすぐ探し出すことができるということです。これは口頭での情報共有では得られないメリットです。 また、社内対応の時間を削減する、という観点からも業務効率化につながります。 個人に蓄積されているノウハウが公開されていない状態で起こってしまう問題は、「何度も同じ質問に回答する必要がある」というものです。 みなさんも、一度は経験があるのではないでしょうか。 質問者側からすると初めての質問でも、回答者側からすると過去に同じ質問を受けていた、というのは定期的に新人採用を行っている企業ではよくあることです。 始めは丁寧に回答していても、人数が増えれば増えるほど工数は増えていき、立場によっては1日のうち2〜3時間を社内対応に費やすということも出てきます。 さらに、前提知識が不足していると、質問に対してどこからどこまで説明する必要があるか、を都度考えていく必要があります。 しかしツールを導入して情報を蓄積していくことによって、他の人がいつでも検索可能な状態になります。 当然、社内から同じ質問を受けることは減り、別の業務に時間を割くことができるでしょう。  

おすすめツール

【チャットツール】

チャットツールを導入することにより、営業マンがどこにいても迅速にコミュニケーションをとることができます。 従来、多くの企業で使用されてきたメールでは、定型の挨拶文等が必要で、簡単な情報共有を行う場合でも、不要に時間を要するものです。チャットツールでは、文化として定型文を必要とせず、すぐに本題から入ることができます。 例えば、営業先で先輩社員に質問したいとき、移動中に社内の人に確認したいことがあるときもスピーディーに会話できます。

Slack

Slackとは ビジネスを前進させるコラボレーションの拠点 チームワークで広がる可能性 https://slack.com/intl/ja-jp/ 【特徴】 サンフランシスコに本社を置くSlackですが、近年日本国内でも利用者は急増し、既に50万人以上が国内でも利用しているチャットツールです。 他の人が入力しているのが視覚的にわかるなど、スピード感をもって情報共有を行うのに最適です。 多くの利用者に愛される理由としては、シンプルで洗練されたデザインと絵文字、そして外部ツールとの柔軟な連携が挙げられるでしょう。 他サービスとの連携についての詳細はこちら

【厳選】Slackと連携すると便利なツール、おすすめ6選! 今日、「LINE」「Facebook」「Twitter」をはじめとするコミュニケーションツールを知らない人は...詳細を見る

 

Chatwork

Chatworkとは ビジネスが加速するクラウド会議室 https://go.chatwork.com/ja/ 【特徴】 Chatworkは、業務の効率化と会社の成長を目的とした、メール・電話・会議に代わるコミュニケーションツールです。テクノロジーに精通していない人でも使えるようにと配慮された設計となっています。 そして機能がとにかく豊富です。チャット機能の他にも、ビデオ通話/音声通話、タスク管理、ファイル共有なども可能です。チャット機能一つをとっても、6つの機能が備わっているなど、様々な使い方ができるツールで、営業の現場でも多く活用されているのではないでしょうか。

 

【ナレッジ共有ツール】

チャットツールがフロー(流れる)のコミュニケーションだとすると、ナレッジ共有ツールはストック(蓄積される)の情報共有手段です。 チャットツールだけではすぐに情報が流れるため、あとで見返したい重要な情報を蓄積するのには向いていません。 ナレッジ共有ツールを導入することで、それが社内の知恵袋のような存在になり、困ったときにいつでも検索できるようになります。

 

Qast

Qastとは いつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”。 Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内情報共有ツール。 https://qast.jp/ 【特徴】 とにかくシンプルなナレッジ共有ツール。余計な機能が削ぎ落とされているため、ツールに慣れていなくても使い方に迷うことはありません。 もちろんスマホからの利用も可能で、外出先でわからないことがあった時にすぐに検索できるでしょう。 投稿のジャンルわけは、タグ+階層式のフォルダで簡単に行うことができます。トップ画面の「よく使うタグ」から選択すると、キーワード入力不要で必要な情報にたどり着けます。何を検索すれば良いかわからない状態でも、フォルダを辿っていくことで、必要な情報を見つけ出すことができるでしょう。 「Q&A」形式で業務上の不明点を解決できる点も特徴です。 「新人が質問 ⇒ 先輩社員が回答」というやりとりを日常的に行うことで、それが社内のQ&A集として蓄積されていきます。 何度も同じ質問に回答する手間を省くことができ、これまで社内対応に費やしていた時間の削減につながるでしょう。  

 

Kibela

Kibelaとは ひとりのアイデアをみんなのチカラに 個人の発信を組織の力にする情報共有ツール https://kibe.la/ja 【特徴】 大きな特徴としては、Blog形式とWiki形式の2種類の書き方を使い分けられることです。個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式で、議事録や日報のような後から参照されることが多いものはwiki形式として投稿します。 また、投稿した記事をカテゴリ別に分類し、その中で特に伝えたい記事を「ピン留め」することが可能です。 メンバー個々のアイコンとプロフィールが表示可能なほか、Webhookで各種サービスとの連携も行えます。

 

【SFA】

SFAとは、 Sales Force Automation(セールス・フォース・オートメーション)の略語で、徹底的な営業支援をすることで効率化を促すツールです。 各営業社員の業務プロセス、案件の進捗状況を管理し、共有が可能になります。 従来個人で行ってきた活動を組織で行うことによって、あらゆる情報が可視化され、属人化を防ぎます。

 

SalesForce

SalesForceとは あなたのビジネス​にさらなる成長を はじめよう、世界No.1 CRM https://www.salesforce.com/jp/ 【特徴】 導入企業数は世界中で100,000社を上回り、SFAと言えばSalesForce!と言っても過言ではないほど、世界中で利用されています。 見込み客の状況や商談の内容、導入見込みなどを入力し、管理することができます。 また、業種や業務に合わせて、自らカスタマイズして使用できるのも特徴で、他システムとの連携も含めて柔軟性が高いです。 強固なセキュリティによって機密情報、顧客情報もしっかりと守られれるので安心して導入できるでしょう。

 

Senses

Sensesとは 最高の営業成果を手にする チームメンバー全員に価値あるNext Generation SFA https://product-senses.mazrica.com/ 【特徴】 顧客、案件、メールなど、営業活動に関する情報を一元管理することができるAI搭載営業支援ツールです。 直感的に使用でき、情報の把握も簡単に行える上、GmailやGoogleカレンダーなどと連携してオペレーションの負荷を低減してくれます。 マルチデバイスに対応しているので、外出先でも情報の入力、確認が可能です。 また営業プロセスを人工知能が支援してくれます。蓄積された膨大なデータを分析し、Sensesが次の一手のアドバイスを行います。

 

ちきゅう

ちきゅうとは ちょうどいいCRM、つくりました https://chikyu.net/ 【特徴】 顧客管理、商談管理、データ分析を一元化できるクラウド型のCRM/SFAシステムです。 誰もが正しい情報にリアルタイムにアクセスできる仕組みを作り生産性の向上や業務の効率化を実現します。 低コスト、シンプルな使用なので、導入してすぐにが使い始めることができます。必要のない機能は排除できるなど、シンプルさにこだわっているのが特徴です。 リスト抽出も簡単で、チャット、画像やファイルの共有も可能になります。to doリストの作成や行動履歴の蓄積もできるため、レポート作成も簡単に行えるでしょう。 また、業界別の導入事例の紹介など、効果的な活用方法を指南してくれます。  

 

まとめ

営業の属人化を防ぐことは、業務効率化につながるだけでなく、全体の営業力の底上げになり、売上UPにつなげることができます。 そのために重要なのは、情報共有を継続的に行う仕組みを作っていくことです。 まずは、チーム内でツール導入・定着のための担当者を決めて管理し、各営業マンにツール導入のメリットを伝えましょう。 そして、必然的にツールを使うためのルールを定めましょう。 ツールを導入するだけでは意味がなく、社内での活用が習慣化されて初めて効果が現れるのを認識しなければなりません。 自社の営業マンにしかわからない情報を蓄積し、うまく活用することができれば、社内の財産となるのではないでしょうか。    

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