ナレッジの蓄積に最適!誰でも簡単に使えるツール5選!

社内のナレッジ、蓄積されていますか? 日々の業務の中で得られる「ナレッジ」は、個人にしか蓄積されていないケースが多いのではないでしょうか。

また、いざツールを導入して取り掛かろうとしてみたものの、更新が途絶えて活用されていない、なんてこともあるのではないでしょうか。

しかし、世の中にサービスや商品が溢れ、競合他社と違いを出す必要がある中で、社内の人間が培ったノウハウやナレッジを一箇所に集約しておくことは非常に重要です。

それが独自の資産となるからです。 一箇所にナレッジが蓄積されていると、いつでも検索可能な状態になり、業務効率化につながります。

また、何度も同じ質問に回答する時間を削減することができ、自己解決していくことができます。

そこで、今回はナレッジの蓄積が「誰でも、簡単に」出来るツールを独自の視点でご紹介していきます!

ナレッジマネジメントツール 3つの選定ポイント

① シンプルさ

まず最初に、「誰でも簡単に操作できる」UI(ユーザーインターフェース)であることが重要です。

言い換えると、シンプルさということになります。 複雑なUIや機能過多なツールでは、何を投稿すればいいのか、どの機能を使えばいいのかわからなくなり、結果的に現場に浸透させることは困難になります。

日々の業務に追われる中でも、簡単に使えるシンプルなUIであれば、現場の負担は少なく、実際に使われるツールとなることでしょう。

② 機能

テキスト情報を残しておくことが出来るという点においては、全てのツールで共通です。 しかし、記述方法や通知機能、管理方法などはツールにより様々です。

既に使っているサービスとの連携ができるのか、少人数での利用に適しているのか、大企業向けなのかを含めて、自社での利用に最適なツールを選ばれることをおすすめします。

③ 費用

ナレッジが一箇所に集約されることで削減できるコストに対して、妥当な料金体系であるか、確認しておきましょう。

無料トライアル期間を設けているツールが多いので、まずは無料で①と②を確認し、最適なツールが見つかったら料金を比較してみましょう。

おすすめナレッジマネジメントツール5選

Qast

 https://qast.jp/

【特徴】

とにかくシンプルの一言。余計な機能が一切省かれていて、直感的に操作することができます。 他のツールと比較すると、「Q&A」を蓄積できることが特徴です。

特に採用を定期的に行っている企業では、「新人が質問⇒ベテラン社員が回答」という流れで投稿することで、日常のやりとりが簡単なマニュアルとして機能します。

もちろん、「メモ」として自発的に情報を発信することも可能です。 Webサービスに対するリテラシーが高くない企業でも、誰でも簡単に使うことができそうです。

対象企業はスタートアップから大企業まで、幅広い業態での利用実績があります。

【機能】

・Slackとのシームレスな連携

Slack上でのやりとりに対して特定の絵文字を押すと、そのままQastに投稿することができます。情報が流れやすいSlackの保存箱として利用することもできるようです。 社内のコミュニケーションツールとしてSlackを導入している企業には、非常におすすめの機能です。

・スコアをランキングで表示

質問やメモの投稿数、ベストアンサーに選ばれた数などによってリアルタイムでスコアが付与されます。そのスコアはランキングとして表示することができるため、特定の期間内に「誰が、どれぐらい情報共有において貢献したか」が可視化されます。 情報共有での貢献を、人事評価に絡めることもできそうです。

・匿名で質問

Q&Aにおいて、チェックを入れるだけで匿名で質問することができます。口頭やチャットでは聞きづらい内容も匿名機能によって質問しやすくなり、心理的な投稿のハードルが下がります。 大人数でのご利用を検討されている企業にとって、重宝される機能でしょう。 

Scrapbox

 https://scrapbox.io/product

【特徴】

wikipediaのようにネットワーク型(フォルダなどの階層構造でない)の管理で、ナレッジを恒常的に一ヶ所にまとめられます。

Scrapboxでは単語を[カッコ]で囲むだけでネットワークが構築できます。整理に頭を悩ませずに、書いたものが参照されやすくなることが特徴のツールです。

【機能】

・同時並行で会話  

一つの文書を複数人で同時に書き込むことが可能なため、生産性を下げません。

・イメージを図解 スクリーンショットや手書きの図を共有することができます。

Kibela

 https://kibe.la/ja

【特徴】

大きな特徴としては、Blog形式とWiki形式の2種類の書き方を使い分けられることです。 メンバー個々のアイコンとプロフィールが表示可能なほかWebhookで各種サービスとの連携も可能です。

【機能】

・Blog形式とWiki形式

個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式で、議事録や日報のような後から参照されることが多いものはwiki形式として投稿します。

・ピン留め

投稿した記事をカテゴリで分ける事ができます。その中で、特に伝えたい記事を「ピン留め」することが可能です。 【費用】 

Qiita:Team

  https://teams.qiita.com/

【特徴】

「かんたんに書けて、かんたんに共有できる」ことがコンセプト。エンジニア向けブログサービス「Qiita」のビジネス版。そのため、コード共有のしやすさなど、エンジニアにとって嬉しい機能が盛り込まれています。

【機能】

・Markdownによる記述 Markdown記法に対応しています。指定の形式で記事を書くと、文字を装飾することが出来ます。

・チャットツール連携 & Webhook

Slack、HipChat、ChatWorkなどのチャットツールと連携可能です。そしてWebhook機能をつかって他のツールと連携させることもできます。     

Dojo

 https://www.tepss.com/

【特徴】

誰が作っても高品質な紙媒体やデジタルのマニュアルが作成出来ます。手間のかかるマニュアルなどのコンテンツ作成の課題を、自動作成機能で解決します。

【機能】

・マニュアル作成機能

知識やスキルがなくてもマニュアルが作成出来ます。個人により異なるプリントスクリーンの大きさや、コメントを記載する位置などが統一出来るので、誰が作成しても統一されたフォーマットでマニュアル作成が可能です。

・紙媒体に印刷 目的や配布方法に応じて、紙に印刷できるファイル形式や静止画・動画などで出力できます。

まとめ

いかがでしたでしょうか? 社内のナレッジを一箇所に蓄積することは重要です。そのためのツール選びのポイントや、実際のツールをご紹介させていただきました。

日常的に使うツールとなるため、使い勝手や機能面はしっかりと確認しておきましょう。 無料トライアル期間を設けているツールも多いので、一度試してみることをオススメします。    

 

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