「チームワークは大切」 この概念は皆さんの中にもあることでしょう。 では一体どうしてチームワークは大切なのでしょうか。

今回は改めて、「チームワーク」という言葉の意味から理解する共に、チームワークを向上させるための施策についてお話していきます。

チームワークとは何か

チームワーク（teamwork） チームの成員が協力して行動するための、チーム内の団結や連係。また、そのような協力態勢。

【引用】コトバンク

個人では成し遂げられないであろう業務を、互いに助け合い、弱点を補い合うことで、組織として成果をあげる際に発生する力をチームワークと呼びます。

チームワークを向上させる目的

チームと似ている言葉で「グループ」という言葉があります。 この言葉の違いは何でしょうか。 「グループ」とは、何らかの共通の事柄で一緒になった集団を指します。 一方で「チーム」とは、同じ一つの目標に向かって、協力する集団を指します。

グループは、チームと違い、協調することを目的としているので、同じ目標を目指さなくても良いのです。リーダーがいなくても成り立ちます。 また、グループでは各自が能力を最大限出し切り、グループ全体の能力の底上げが期待されます。そうして個人の能力が高まることを目的としています。 しかしチームにおいてはそれらは当たり前であり、さらに協力体制でのぞむことで発生される力が重要視されます。 チームが正しく機能すれば、互いの弱点を補い合い、メンバー各々の長所が発揮されます。

そうして、業務に影響する様々な付加価値が生まれます。この生まれる相乗効果こそ、チームワークを向上させる目的と言えるでしょう。

メリット

では次に、そのチームワークの向上が生み出すメリットについてご説明しましょう。 様々な効果がありますが、大きく分けて4つのメリットについてお話しします。

❶　生産性向上

チームワークを重視する上での一番の目的とも言えるのが、「生産性の向上」です。 チームワークが正しく機能しているということは、協力がいつでもできる体制であるということです。つまり、情報が属人化されていないとも言えます。

「〇〇さんがいないと分からない」「〇〇さんが戻ってきてから確認しよう」 こんな経験が皆さんにもあるのではないでしょうか。 社内にスペシャリストがいることは良いことである一方、その人しか分からず、対応や判断ができないのでは業務は滞り、スピード感をもって業務を進める妨げとなってしまいます。 しかしチームワークが発揮されていれば、情報共有はしっかりと行われ、誰でも対応が可能になります。重要な作業を任せた担当者が他の対応に追われて時間切れに、そんな状況も未然に防げます。

また、互いに状況を認識しているからこそ、様々なメンバーからのアドバイスによって、一人では辿り着けなった発想に着地するかもしれません。 チームワークは、業務を迅速かつ効率的に、そして更なるアイディアに繋がる手助けをしてくれます。

❷　モチベーション向上

チームワークを正しく機能するための要素の一つに、役割分担が挙げられます。 同じゴールへと向かう中で、メンバーがそれぞれ好き勝手に作業をしていては意味がありません。組織やメンバー内で、個々に適したポジションを与られることでしょう。そこに課せられる責任や権限等、期待されている環境はメンバーのモチベーションや帰属意識を高めます。

❸　個人スキルの向上

人にはそれぞれの得意不得意があります。 協力体制の中で発揮された得意分野はさらにブラッシュアップされ、一人では成し遂げられないであろう不得意な分野も協力によって成長することでしょう。 その経験の中で培われた自信は、モチベーションを向上させ、さらに業務へのパフォーマンスも向上させてくれます。

❹　組織力の向上

チームワークが正しく機能することで、個々の能力は向上し、チームの協力体制も強固なものになっていきます。そうして生産性が向上され、その分別の事へ時間を割けるかもしれません。成果によっては、新たな業務のチャンスにつながることもあるでしょう。

そしてその新たな事業に挑戦することで、また個々の能力やチームが結束されます。 このようなループが繰り返されることで、組織としての力もどんどんと向上されていくのです。

チームワーク向上の施策

メリットが沢山生まれるチームワークですが、このチームワークを作り上げるには何を意識すべきでしょうか。

❶　ビジョン、目的の共有

まず必要となるのが、組織やプロジェクト等における「課題」や「目的」を明確にしましょう。 今後の自社、またはそのプロジェクトを成し遂げる事でどのような状態にしたいのか。このポイントをしっかりと抑えておくことが、チームワーク向上へと導く第一歩と言えます。

ゴールが分からなければ、それまでのプロセスは思い描けません。 前述した通り、チームとは一つの目標に向かって協力する集団なので、何よりもビジョンや目標の共有は必要不可欠なのです。

❷　情報のオープン化

協力体制を作り上げるために、「情報共有」も重要なポイントです。 こちらも前述しましたが、情報共有していなければ属人化が起きてしまいます。属人化すると、その人がいなければミスを防ぐことも出来ません。 互いにアドバイスをし合うにも、メンバーの情報が開示されていなければ不可能となってしまいます。 また、意見を交わす際には、相手を尊重しましょう。

自分と異なる考え方ややり方も一度受け入れることで、自分自身の向上にもつながるかもしれません。尊重し合う中で、より適切なより良い方法を共に見つけ出そうとする姿勢が求められます。 そうすることで、情報をオープンにしやすい環境へとつながります。

❸　適切なフィードバック

情報をオープン化することにもつながりますが、メンバー間でしっかりとしたコミュニケーションを取ることが求められます。 情報は一度共有したら終わりではありません。 情報は時間と共に進行、変化し、ブラッシュアップされるものです。情報の共有や自分の進捗に問題がないか、メンバー間で常に確認し合う必要があります。 コミュニケーションを活性化させ、基本の報告・連絡・相談が行われるチームを心がけましょう。

チームワーク向上に最適なツール「Qast」

今回はチームワーク向上を目指す上で是非、導入していただきたいおすすめのツール「Qast」をご紹介いたします。

Qast

https://qast.jp/

【こんな人におすすめ】

・ツールに慣れていない社員が多く、シンプルなツールを探している方

・既にpdfやWordで文書化している情報を一箇所に集約したい方

・投稿が活性化される仕組みが必要だと感じる方

・セキュリティを重視している方

Qastは、Q&Aとメモで情報を管理するナレッジ経営クラウドです。 「ヤフー知恵袋の社内版」のようなイメージで、誰でも簡単に質問や回答ができ、フォルダとタグで分類できるため、知りたい情報をすぐに探し出すことができます。 とにかくシンプルで使いやすく、はじめてツールを導入する方でも簡単に操作できるでしょう。

2018年7月にβ版がリリースされ、今では導入企業数が4,000社を超えている急成長中のナレッジ共有ツールです。 Qastを使う利点は以下の3点が挙げられます。

・社内の情報を探す時間を削減できる

・何度も同じ質問に回答する社内対応の時間を削減できる

・情報共有での貢献を、人事評価に連動させることができる

■シンプル

とにかくシンプルで使いやすい情報共有ツールです。ITに疎い社員が多い企業でも簡単に操作できるでしょう。 投稿の方法は非常にシンプルで、メモ投稿画面でタイトルと内容を入力するだけです。 ↑ メモ作成画面 「Q&A」機能では、例えば「新人が質問⇒先輩社員が回答」というやりとりを日常的に行うことで、それが社内のQ&A集として蓄積されていきます。 匿名で質問することもできるので、口頭やチャットでは聞きづらい内容も匿名機能によって質問しやすくなるでしょう。

■リアクションボタン

↑ 投稿内容表示画面

投稿されたQ&Aにはもちろん、メモにもコメント欄が設けられています。そこで回答だけでなく、アドバイス等の意見を交わすこともできます。 また、リアクションボタンとして「いいね」「参考になります」「ありがとうございます」「拍手」の4つが設けられています。 チームワークを向上する上で欠かせないコミュニケーションの活性化へこのボタンが手助けしてくれるでしょう。

■階層式のフォルダ/タグで分類

↑ フォルダ画面

投稿の分類はフォルダとタグで行うことができます。 フォルダは部署名や拠点名で作成し、それぞれのフォルダごとに閲覧権限を付与することが可能です。 細かいキーワードや社内でよく使う言葉はタグとして作成しておくことで、投稿が溜まった時に一瞬で検索できるようになります。

■高機能な検索制度

Qastと他のツールの違いの一つは、その検索精度の高さにあります。 ↑ 検索画面

ひらがな検索の際にカタカナが検索対象になり、その逆も可能です。 さらに、PDFやWord、PowerPointを添付した際に、ファイル内の文字列が検索対象になるのは、Qastならではの機能です。 既に文書化されたファイルが多い場合、Qastにアップロードさえしておけば、一箇所で検索することができるようになります。

■スコア機能

↑ スコアランキング画面

これまでの情報管理ツールでは投稿が活性化されなかった場合でも、Qastのスコア機能を使えば情報発信の後押しをしてくれるかもしれません。 投稿数や反応の数に応じてスコアが付与され、それを期間毎にデータとしてエクスポートできるため、人事評価の対象とすることが可能です。 スコアの得点は管理者が変更可能なため、自社独自でカスタマイズができます。

情報共有での貢献を可視化することで、社員の投稿へのモチベーションアップが期待できます。

■テンプレート

↑ テンプレート画面

汎用的な内容は、一度テンプレートを作成して保存しておくことで、メモを作成する時間の短縮につながります。 「何を投稿すべきかわからない」という課題を解決する手立てにもなります。 ↑ トップ画面

上記機能の他にも、ピン留めして固定表示、既読者の可視化、セキュリティ対応（データの暗号化、二段階認証、不正監視、IPアドレス制限など）、スマホでの使いやすさ等、必要な機能が一通り揃っており、おすすめのツールです。 サービス内でのチャットサポートや、利用開始後のフォローもあるため、ツールを使っていく中での疑問はすぐに解消できそうです。 どのツールを導入すべきか迷ったら、まずはQastをテストしてみましょう。

【特徴的な機能】

・ファイル内の文字列を検索

・スコアで情報共有での貢献を可視化

・テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる

・既読人数、誰が既読か、を確認できる

・大手向けのセキュリティプラン（IP制限、アクセスログ抽出、シングルサインオン、社員IDログイン）あり

まとめ

チームワークの向上は、企業という組織においては必要不可欠な要素です。 社員やメンバーは高め合うライバルである一方で、互いに組織の利益というゴールに向かうチームでもあります。 Qastを導入し、情報共有を活性化させ、チームワークの向上へと導いていきましょう。

Qastラボ編集部

Qastラボ編集部では、これからの働き方において必要な"未来のナレッジマネジメント"について研究しています。
ナレッジ共有、業務効率化、経営戦略、コミュニケーションツールなどテーマ別に役立つ記事をご紹介します。