サイボウズLive終了直前！おすすめの代替ツール13選
ユーザー数は200万人以上と言われている、無料のグループウェア「サイボウズLive」。 ご存知の方も多いとは思いますが、2019年4月15日にサービス提供の終了が発表されています。 終了日が直前まで迫ってきている今、代替サービスは既にお決まりですか？ サイボウズLiveは、企業内で使う「セカンドグループウェア」というコンセプトの元、2010年10月に正式提供を開始されました。しかし、システムの老朽化などにより、安定的なサービス提供を継続するためには大規模な投資が必要になるのが要因となり、サービスの終了が決定されました。 そして、終了後はデータにアクセスすることすらできなくなってしまいます。そのため、終了前に必ず代替ツールを選定し、データを移行させておく必要があります。 ところで皆さん、グループウェア（サイボウズLive）の機能を細かく把握し、活用できていましたか？ 導入していたものの、一部の機能しか使っていないケースも多いのではないでしょうか。 そこで今回は、サイボウズLiveの機能を改めて振り返ると共に、それぞれの機能に特化した代替ツールをご紹介していきます。 この機会に、自社にとって必要な機能の見直しを行い、最適なツールを探していきましょう。
目次
サイボウズLiveとは
グループチャットや掲示板、ファイル共有など、 チーム運営に必要な機能がそろった「チームを生み出すグループウェア」 https://live.cybozu.co.jp/ サイボウズLiveとは、「サイボウズ株式会社」が提供するサービスの一つです。 掲示板機能、チャット機能などがあり、社内の情報共有の時間や確認の工数を削減してくれます。細かい機能の説明をしていきましょう。
① 掲示板（情報共有）
Wikiのように情報をまとめて整理し、共有することが可能です。グループやテーマごとにトピックを作成できるので、複数の議論が並行しても混乱することなく同時に議論を進められます。掲示板のコメント欄でコミュニケーションを取りながら、マニュアルや議事録としても使用できます。
② チャットツール
複数のメンバーとのグループチャットはもちろん、1対1のダイレクチャットも可能です。 メンバーに聞きたいこと、伝えたい事を気軽に書く事ができます。掲示板やイベントの更新情報もタイムラインに集約されます。
③ ファイル管理
1グループにつき、1Gバイトまで無料でファイルを保存可能です。共有フォルダに保存したファイルは、3世代までバージョン管理されれので、間違えてファイルを上書きしてしまっても、元のファイルに簡単に戻すことができます。
④ タスク管理
メンバーとToDoを共有できるので、タスク管理が可能です。あいまいになりがちな役割分担が明確になります。ToDoを担当者やステータスごとに絞り込んだり、期日順に並び替えて進行状況をチェック。チームできちんと把握することで、プロジェクトの活動が成果に結びつきやすくなります。
⑤ カレンダー
プロジェクトのイベントやスケジュールを共有できます。また、個人の予定はマイカレンダーで管理できます。 マイカレンダーには参加グループのイベントも集約表示されるので、個人の予定もプロジェクトの予定も一元管理できます。
オススメの代替ツール
【掲示板】機能のおススメ代替ツール
Qast
Qastとは いつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”。 Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内情報共有ツール。 https://qast.jp/
【特徴】
とにかくシンプルな情報共有ツール。これまで掲示板に投稿していた内容は、Qastの「メモ」として投稿可能です。誰でも簡単に使いこなせるツールのため、移行の手間やツールに慣れる時間を短縮したい企業におすすめです。 特徴的は機能は、まずメモ投稿時に「公開範囲」を設定できることです。任意のグループのみに公開できるため、セキュリティ的にも安心です。 また、メモが投稿、更新されたタイミングで、メールやチャットツールに通知を飛ばすことができるので、最新の投稿を見逃す心配もありません。 さらに、「Q&A」形式でナレッジを蓄積することも可能です。日々の業務で発生する質問・回答を蓄積しておくと、他の人が困ったときにすぐに解決できるでしょう。 ※データのインポートは個別対応可能。
【Qast サービス紹介】
Evernote
Evernoteとは 手間をかけずに整理 https://evernote.com/intl/jp/ 【特徴】 Evernoteは、情報を整理して大切なことに集中するためのツールです。アイデア、プロジェクト、タスクなどを記録したり、忘れないように優先順位を付けたりすることが可能です。 個人利用されている方も多いかと思いますが、もちろんビジネス利用も可能です。 ご利用のデスクトップ、スマートフォン、タブレットのすべてで同期されるため、必要なときにいつでもアクセスできます。
Scrapbox
Scrapboxとは チームのための新しい共有ノート あらゆる情報をつなげて整理できる次世代の知識共有サービス https://scrapbox.io/product 【特徴】 wikipediaのようにフォルダ階層構造ではない管理方法で、ナレッジを恒常的に一ヶ所にまとめられます。 Scrapboxでは単語を[カッコ]で囲むだけでネットワークが構築できます。整理に頭を悩ませずに、書いたものが参照されやすくなることが特徴のツールです。 同時並行で会話が可能なので、一つの文書を複数人で同時に書き込むことが可能なため、生産性を下げません。また、スクリーンショットや手書きの図を共有することでイメージでの図解ができます。
【チャットツール】機能のおススメ代替ツール
Slack
Slackとは ビジネスを前進させるコラボレーションの拠点 チームワークで広がる可能性 https://slack.com/intl/ja-jp/ 【特徴】 Slackとは、チャットベースのコミュニケーションツールです。国内でもIT業界を中心に爆発的な人気を誇っています。 Slackを使う利点は以下の3点が挙げられます。 ・対面で話しているのと同じようにオンラインで共同作業ができる。 ・業務に必要なメンバーや情報を1か所に集めることができる。 ・効率的にコミュニケーションし、メンバー間のつながりを保ち、業務を素早く処理することができる。 UI（ユーザーインターフェース）が非常にシンプルで、ショートカットの豊富にあります。また、他のサービスとの連携が充実しています。他サービスとの連携についての詳細はこちら。
【厳選】Slackと連携すると便利なツール、おすすめ6選！ 今日、「LINE」「Facebook」「Twitter」をはじめとするコミュニケーションツールを知らない人は...詳細を見る
Chatwork
Chatworkとは ビジネスが加速するクラウド会議室 https://go.chatwork.com/ja/ 【特徴】 Chatworkは、業務の効率化と会社の成長を目的とした、メール・電話・会議に代わるコミュニケーションツールです。テクノロジーに精通していない人でも使えるようにと配慮された設計となっています。 そして機能がとにかく豊富です。チャット機能の他にも、ビデオ通話/音声通話、タスク管理、ファイル共有なども可能です。チャット機能一つをとっても、６つの機能が備わっているなど、様々な使い方ができるツールです。
【ファイル管理】機能のおススメ代替ツール
Dropbox
Dropboxとは Dropbox で創造力を働かせよう https://www.dropbox.com/ja/ 【特徴】 Dropboxは、個人やチームで使うオンラインストレージサービスです。 ファイルを簡単に1か所にまとめられることができます。必要なものがすぐに見つかるのはもちろん、すべてのデバイスで安全に同期されるので、いつでもどこでも簡単にアクセスできます。ファイル探しで時間を無駄にすることはもうありません。 サイズの大きなファイルも楽に共有できます。ファイルはすぐに同期されるので、全員が常に最新情報を見ながらの共同作業も可能です。
GoogleDrive
GoogleDriveとは すべてのファイルをどこからでも https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive// 【特徴】 写真や文章、デザイン、描画、音楽、動画など、さまざまなデータを保管しておけるツールです。 Googleアカウントをお持ちであれば、15GBの保存容量を無料で提供されています。ドライブ内のファイルには、スマートフォン、タブレット、パソコンのどれからでもアクセスできるので、どこにいてもファイルを閲覧できます。 メールで添付すると重たくて苦労するようなファイルも、容易に共有可能になります。他者もダウンロードできるのはもちろん、共同編集に招待することもできます。
box
boxとは 新しい働き方 コンテンツコラボレーションが実現する世界 https://www.box.com/ja-jp/home/ 【特徴】 Boxを使用すれば、ドキュメント、画像、ビデオなど、チームのすべてのファイルがクラウド上に安全に保存されます。 Box上のフォルダに他の人を招待したり、ファイルのリンクを作成するだけでファイルの共有が簡単に行えます。また、フォルダへのアクセス権限が容易に設定できるので、プロジェクトや部署ごとの利用に最適です。 使用するデバイスに関係なく、組織内のだれでもそれらのファイルに簡単にアクセスして、編集したりコメントをつけたりすることができます。あらゆる操作が最高水準のセキュリティで保護された環境で、デシタルファーストなビジネスを強化するために必要なすべての機能を使用できます。
【タスク管理】機能のおススメ代替ツール
trello
Trelloとは みんなで、どんなことでも整理できる無料タスク管理ツール https://trello.com/home 【特徴】 カードを動かしながらタスクを視覚的に管理できるかんばん形式のツールです。 ボードの使い方はとってもシンプル。タスクの数だけ「カード」を作成し、進行状況に合わせてリスト間を移動していくだけです。 例えば、進行状況をideas、To Do、Doing、Doneなど、任意にカードを張り替えていく形で管理していきます。必要な情報を共有し、チームの誰もが進行状況をすぐに把握することが可能です。タスクを片付けるために必要な機能はすべてTrelloで見つかります。
jooto
jootoとは 毎日の仕事をスマートに 130,000ユーザが使う無料タスク・プロジェクト管理ツール https://app.jooto.com/lp 【特徴】 無料のタスク管理・プロジェクト管理ツールのJooto(ジョートー)。 かんばん形式のツールで、ドラッグ&ドロップで簡単に操作が可能です。直感型操作なので、初心者の方も簡単に使用できます。 生産管理や工程管理によく使われる、ガントチャート機能も搭載しています。Todoリスト作成やスケジュール管理にも最適のツールです。締切日やタスクの進捗具合をかんばん方式とはまた別の視点で見ることもできます。
backlog
backlogとは チームではたらく、すべての人に https://backlog.com/ja// 【特徴】 Backlogはウェブ制作、ソフトウェア開発、大手広告代理店、全国版新聞社など様々な業種で使われているプロジェクト管理ツールです。 プロジェクト計画をガントチャートで可視化します。各担当者の作業や完了期限が明確になり、お互いが進捗を把握し、プロジェクトを促進し遅延を防ぎます。また、期限だけでなく、ステータスや優先度などの設定することができます。 Backlog でバージョン管理システムSVNやGitを使ってソースコードを管理も可能です。
【カレンダー】機能のおススメ代替ツール
Googleカレンダー
Googleカレンダーとは Googleが提供する無料のスケジュール管理ツール https://support.google.com/calendar#topic=3417969 【特徴】 国内で最も多くの利用者数を誇るスケジュール管理ツールではないでしょうか。無料で利用でき、使い方はとにかく簡単です。 ドラッグ＆ドロップで簡単に予定の移動させる機能もあり、誰でも簡単に始められます。また、予定のリマインド機能で事前に通知を設定することで、忘れてしまうリスクも防げます。 もちろん、デスクトップ、タブレット、スマートフォンの3デバイス利用が可能で、スマホアプリにも対応しています。
TimeTree
TimeTreeとは みんなの予定を1つのカレンダーに https://timetreeapp.com/ 【特徴】 家族、職場、恋人、ママ友など様々なグループで使用できる、共有カレンダー。 複数人で１つのカレンダーに予定登録することで、グループのスケジュールを簡単に把握できます。グループごとにカレンダーを作成できるので、全ての予定を一括管理可能です。 特定の予定に対してコミュニケーションを取ることもできます。予定ごとにコメントや 写真の投稿スペースがあるので、相談も確認もスムーズに行えます。 程が決まらない予定もキープ機能で忘れず管理しましょう。決まった日付は後から登録可能です。
まとめ
いかがでしたか？ 今回はサイボウズLiveのそれぞれの機能に特化した代替ツールをご紹介させていただきました。 「なんでもできる」がグループウェアの良いところである反面、すべてを使いこなすことは困難です。 この機会に、必要な機能の見直しを行い、特化したツールに移行するのもひとつの手ではないでしょうか。ツール導入の目的が明確になり、現場でも利用しやすい環境が整います。 4月15日のサービス終了日までの間に、重視している機能を確認しながら、実際に試してみましょう。
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