“脱”属人化!営業ノウハウ共有のメリットとおすすめツール5選

みなさんの社内では、営業のノウハウをうまく共有できていますか? 「セールステック」や「セールスイネーブルメント」等の新しい言葉が生まれ、IT化の重要性が叫ばれる昨今ですが、まだまだ属人化しているのが営業の実態ではないでしょうか。 今回は営業のノウハウ共有にフォーカスし、おすすめのツールをご紹介していきます。

なぜ営業は属人化してしまうのか

様々な職種の中でも、営業のノウハウは特に属人化しやすいと言えます。 では一体なぜ、営業ノウハウは属人化しやすいのかを見ていきましょう。

自分の業務で手一杯

多くの営業マンは、目標数字の達成に向けて、顧客対応や目の前のタスクに追われていることでしょう。また、事業部やチームで活動しているとは言え、日々の業務は個人単位でこなしていくことが多いです。 そんな個人の業務が多く忙しい営業は、パソコンの前にいられる時間がどうしても少なくなってしまいます。パソコンに触れている間も、メールチェックや提案資料の作成など、タスクは山積みです。

営業先で得た顧客情報や個人的に残したメモなどを、後々別のツールに書き直して...ということを習慣化させるのは容易ではないでしょう。  

ノウハウ共有するメリットがない

営業という職種の特性上、個人の売上数字によって評価され、給与にも反映されるため、相対的に自分の優位性を高めようとしてノウハウを開示したくない、という動機が働くこともあるでしょう。 評価に直結することを求めなくても、ノウハウを共有することのメリットを感じられなければ、日々の行動を変化させることはできません。

しかし、俯瞰的に考えてみると、実は多くの人が損をしています。 自分が情報共有していないということは、もちろん他者からの情報が自分に入ってくることもありません。 短期的には、個人の中で蓄積された情報・ノウハウだけで数字を上げることができても、中長期的には他者からの成功事例や失敗事例、提案書の作り方などを取り入れた方が、効率よく成績をアップさせることができます。  

属人化を防ぐ仕組み、ルールがない

企業として、ノウハウを共有し標準化させるための仕組みや、ツールの活用がなければ、ノウハウを共有したくてもできない状態になってしまいます。 また、ツールを導入していても、明確な共有ルールがなければ活用されません。

「8:2の法則」では、2割の社員が8割の売上を生み出すと言われますが、残り8割の社員のパフォーマンスを上げる努力が、企業にとって重要ではないでしょうか。  

属人化を解消するためには

では、営業の属人化を解消するには、どうすればよいのでしょうか。 具体的な方法を見ていきましょう。

① 使いやすいツールを導入

まずはノウハウ共有のためのツールを導入しましょう。 口頭や電話では複数人に対して共有することに限界がありますので、ツールを使っていつでもノウハウ共有できる状態にすることは必須と言えます。

そして、そのツールは“使いやすいツール”である必要があります。 複雑な機能や、操作マニュアルを見ないとわからないようなツールでは、忙しい営業マンがログインしなくなるのが目に見えています。 一度「使うのが難しい」という印象を持ってしまうと、せっかツールを導入しても活用されないまま終わってしまうのです。 「ITツールに慣れていない人でも使えるか」という目線で、シンプルなツールを選定しましょう。  

② どんな情報を共有するか決める

情報共有と言っても、様々な種類の情報があります。 ツールを導入し、「今後はこのツールに情報を投稿してください」と言われても、一体何から始めれば良いのかわかりません。 もっと具体的に共有すべき情報を定義する必要があります。

例えば、 ・提案資料の共有 ・週次で取り組む内容を共有 ・商談のメモ、ヒアリング内容を共有 ・競合に関する情報を共有 ・問題が発生した場合の対応方法を共有 などが挙げられます。 共有すべき情報は、企業によって異なるものです。

ツールを選定した後は、何を共有すべきなのか、具体的な内容を決めていきましょう。  

③ ツールの情報を元に会議を行う

ツールを社内で定着させるには、まずはツールの存在が営業マンから認知されなければなりません。 そのためにおすすめするのが「議事録をツールに残す」という方法です。 社内、チーム内で会議や定例を行わない企業はないでしょう。

その会議で話し合った内容や決まったこと、次に何をすべきか等を、議事録としてツールに投稿します。 すると、必然的にノウハウ共有ツールを開く機会が増えます。ツールを開くと、過去の議事録を検索できるようにもなります。

それを繰り返すことで「このツールを開けば情報がすぐに見つかる」という意識付けになり、当たり前にツールを活用できるようになっていくでしょう。 「ツールに書く⇒あとで検索する」という流れを定着させるためにおすすめの方法です。  

営業におすすめのノウハウ共有ツール

ここで、実際に営業の方におすすめしたいノウハウ共有ツールをご紹介します。 一点説明を加えると、ここではチャットツールはご紹介していません。なぜなら、チャットツールは日常のコミュニケーションを取ることに適しており、ノウハウを共有してもあとあと探すことが難しいためです。

Qast

https://qast.jp/

【ポイント】

とにかくシンプルで使いやすいナレッジ経営クラウドなので、始めてツールを導入する方でも直感的に操作することができるでしょう。

投稿の仕方は「Q&A」と「メモ」の2種類あるため、必要に応じて使い分けができます。 例えば、業務上の質問やお客様からの問い合わせは「Q&A」、議事録や競合情報は「メモ」などです。 「投稿するメリットがない」というのを防ぐ上で、Qastの「スコア」という仕組みはひとつの解決策になるはずです。 投稿の数やそれに対する反応の数に応じて、スコアという点数が加算されていきます。

それをランキング形式で表示できるため、投稿のモチベーションになりますし、csvでデータ化して人事評価システムと連携させることが可能です。 情報共有での貢献が可視化され、それを評価につなげることで、営業マンにも活用されるツールになるのではないでしょうか。 また、チャットツールのSlackを導入している場合、Slack上のやりとりに絵文字を押すだけでQastに投稿できます。

チャットで質問して、それをまとめて別のツールに書き直す...という手間がないので、営業の現場でも定着しやすいようです。 フォルダ/タグによる分類、検索スピードと精度、形式を問わないファイル添付、既読者の可視化、スマホでの使いやすさ等、その他機能面も充実しており、おすすめのツールです。

【特徴的な機能】

・Q&Aとメモの二軸で情報を蓄積

・スコアで貢献を可視化

・Slackから絵文字だけで投稿できる

・既読人数、誰が既読か、を確認できる

・見逃しを防ぐピン留め機能  

Confluence

https://ja.atlassian.com/software/confluence

【ポイント】

Confluenceは、海外製品のため英語での利用が可能です。 海外支社のある企業や、グローバル人材を採用している企業におすすめです。 予め用意されているテンプレートが豊富なのも特徴です。フォーマットが決まった状態で、すぐに書き始めることができます。

投稿された内容を、PDFやワードに変換することも可能です。 分類方法はタグやフォルダではなく、「ラベル」と「スペース」という形で分類可能ですが、慣れるまで時間が必要かもしれません。

【特徴的な機能】

・記事のフィードバックができる

・テンプレートが豊富

・期間を絞って検索できる

・オンプレ提供あり  

Kibela

https://kibe.la/ja

【ポイント】

大きな特徴としては、Blog形式とWiki形式の2種類の書き方を使い分けられることです。 個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式で、議事録や日報のような後から参照されることが多いものはwiki形式として投稿する、という使い分けになるでしょうか。

特定の記事だけを外部に共有することができるため、業務委託の方などに情報共有する際には便利な機能です。 5名までは期間指定なく無料で使えるので、少人数でまずはツールを試してみたい方におすすめです。

【特徴的な機能】

・BlogとWikiの2種類で管理

・外部リンク共有

・ピン留め機能  

esa.io

https://esa.io/

【ポイント】

「最初から完璧なものなんてない」をスローガンに、とりあえず情報を公開し、その後少しずつ情報を作り上げていく使い方を想定しています。 最大の特徴は、WIP(Work In Progressの略)機能というドキュメントを書き途中の状態で共有する機能です。この機能によって、記事が不完全であることが明確なまま情報を共有できるので、「早めの情報共有」が可能になります

。 記事のバージョン管理ができるので更新のチェックや、過去記事へロールバックも可能です。 情報の分類は、タイトル編集をするだけでだけで階層式に整理ができるカテゴリと、タグによって管理が可能です。 【特徴的な機能】 ・書き途中で保存 ・記事のバージョン管理 ・記事の外部公開  

Chatter

https://www.salesforce.com/jp/products/chatter/overview/

【ポイント】

社内SNSの中で、ノウハウ共有もできるツールです。 セールスフォース社が運営しているため、当然SalesForceとの連携が可能です。 顧客管理システムとしてSalesForceを既に導入されている企業では、案件管理を行いながら、その中で発生するノウハウがスムーズに共有できるでしょう。

ユーザーの興味や関心に基づいて、おすすめの情報を表示してくれます。

【特徴的な機能】 ・Sales Forceとの連携 ・おすすめ機能  

まとめ

いかがでしたでしょうか? 社内全体の営業数字を上げるには、属人化を防がなければなりません。 そのためにシンプルなツールを導入し、必然的にそのツールを使う環境を作っていきましょう。

一度定着すれば、これまで属人化していたノウハウが、組織の財産となるはずです。  

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