【最新版】ナレッジマネジメントに役立つおすすめツール6選

業務における知識を表す「ナレッジ」は、企業にとって重要な資産です。 そのナレッジを管理(マネジメント)するためのツールは、日本国内だけを見渡しても数多く存在します。ツールそれぞれに特徴があり、使い方によって最適なツールは異なります。

そこで今回は、ナレッジマネジメントのツールを導入するメリットを改めて確認し、おすすめのツールをご紹介していきます。

ナレッジマネジメントとは

そもそも「ナレッジ」とは、企業など組織にとっての「有益な情報」「付加価値のある経験や知識」のことを指します。 このナレッジをマネジメント(管理)するということが、文字通りナレッジマネジメントです。

社員が業務を行っていく中で、業務上の知識やノウハウは、個人に蓄積されます。 これを組織内で共有することで企業のものとして蓄積し、有効活用することで生産性の向上を図る経営手法のことをナレッジマネジメントと言います。

また、ナレッジマネジメントを語る上で欠かせないのが「暗黙知」と「形式知」という2つの概念です。 個々の社員がそれぞれの経験によって培われていく勘や、言語化する事が難しいノウハウを「暗黙知」と言います。 一方で形式知とは、文字として表すことができ、言語化された知識です。

ナレッジマネジメントとは、この「暗黙知」であるナレッジを「形式知」に変えていこうとする手法です。  

ナレッジマネジメントツール導入のメリット

いつでも検索できるようになる

ナレッジマネジメントをツールを使って行うことの一番のメリットは、「検索可能になる」ということです。 口頭で情報共有しているのでは、過去の情報を遡ろうと思っても、記憶をたどるか担当者を探して聞き直すしかありません。

ツールを活用することで文字として履歴が残り、1対1のやりとりを複数人が参照して自己解決できるようになるのです。 当たり前のように感じるかもしれませんが、情報が溜まれば溜まるほど、検索できることのメリットは大きくなっていきます。  

業務に再現性が生まれる

事例をナレッジとして社内に共有することで、再現性が生まれます。 業務ごとに発生する課題には、共通項があるものです。全く同じ事象ではなくても、課題を解決していくための糸口は過去の事例から掴めるはずです。

ナレッジマネジメントツールを活用し、普段から取り組みをしてよかった事例、悪かった事例を共有していくことで、将来的に誰かの役に立つのです。 それを感覚値で記憶しておくのではなく、言語化して自分以外の人に共有する習慣こそが重要です。  

新人の成長が早くなる

入社したばかりの新人は、様々な疑問を持つものです。 上司に質問することで、一つ一つの疑問を解決していくこともできますが、予め社内のナレッジが蓄積されていれば、質問する前に自己解決できる内容も多いはずです。

デジタルネイティブ世代と呼ばれる20代の新入社員は、学生時代にわからないことがあれば、まずは検索する、というのが習慣化されています。 そのため、入社後にGoogle検索のようになんでもすぐに検索できる状態にしておくことで、自ら主体的に学んで、より早く業務を進めていくことができるでしょう。 新人向けに簡単なマニュアルをまとめておくと、新人研修の時間削減にもつながります。  

ツールを組織に定着させるには

メリットが多いITツールによるナレッジマネジメントですが、導入するだけでうまく活用されるとは限りません。 担当者が舵を切り、社内に定着させるためのフローが重要となってきます。そのために意識すべき3つのことをご紹介いたします。

① 目的を明確に

まずは担当者を決め、ツールを導入する目的を明確にしましょう。 社内で起きている課題を解決するために、「ツールを導入してどんな状態にしたいのか」、という目的を明確にすることが重要です。

最終的なゴールとスケジュール、ゴールまでのマイルストーン(成果地点)を定めておけば、「ツールを導入したけど誰も使わない」という状態にはならないはずです。

② ツールの選定

目的が明確になったら、その目的を達成できるツールを選定しましょう。 ナレッジマネジメントのツールの中にも、使用感や機能、手軽さは様々です。 ポイントは、ITリテラシーが高くない社員でも使いこなせるか、ということです。

業種や規模にもよるでしょうが、仮に数百人規模でのツール導入を検討している場合、当然はじめてツールを使う人もいるはずです。そんな中、機能過多のツールや使い勝手が悪いものでは、せっかくの取り組みが無駄になってしまいます。

③ 現場で使われるための仕組み作り

ツールを選定したら、現場で使われるための仕組みを作りましょう。 目的に沿った形でテンプレートを作ったり、まずは議事録を投稿したりして、ツールを開くことを必然にすることが重要です。 おすすめは、最初は担当者が率先してナレッジを投稿していくことです。

空の状態では、どうしても利用イメージがつきにくいため、サンプルとなるような投稿を貯めていきましょう。  

おすすめツール

Qast

https://qast.jp/

【こんな人におすすめ】

・はじめてナレッジマネジメントツールを導入する方

・社内にITリテラシーが高くない人が多く、シンプルなツールを探している方

・過去にツールを試してみたが、活用が進まなかった方

【ポイント】

とにかくシンプルで使いやすいナレッジマネジメントツールです。初めてツールを導入する方でも直感的に操作できるでしょう。 タイトル、本文を入力するだけで情報の発信ができるため、Eメールを使うことができれば、Qastを使いこなすことができるほどシンプルです。

「メモ」としてナレッジを蓄積できるのと同時に、「Q&A」形式で業務上の疑問点をナレッジとして蓄積できる点が特徴です。 蓄積されたナレッジは、フォルダとタグで分類できます。予めフォルダとタグを作成しておくことで、どんな内容の投稿をすべきかイメージしやすいでしょう。 検索機能においても、スピードが格段に早く、精度も高いです。

複数キーワードや投稿者名での検索、ひらがな検索など、細かい部分にこだわりがあります。 テンプレート、ピン留め、閲覧権限の設定、既読者の可視化、セキュリティ対応等、その他機能面も充実しており、おすすめのツールです。

【特徴的な機能】

・Q&AとWiki(メモ)の二軸でナレッジを蓄積

・テンプレートを保存し、投稿作成の時間短縮ができる

・既読人数、誰が既読か、を確認できる

・見逃しを防ぐピン留め機能

・スコアで情報共有での貢献を可視化  

NotePM

【こんな人におすすめ】

・既にWordやPDFでまとまっているナレッジが多く、ファイルの添付をメインに検討している方

・一つの投稿を何度も更新していく使い方を想定している方

・シンプルなツールを探している方

【ポイント】

Qastと同様に、UI(ユーザーインターフェース)がシンプルで使いやすいナレッジマネジメントツールです。 特徴は、検索時にファイル内の文字が検索対象になるため、既にPDFやWordで情報をまとめている方は、NotePMにファイルをアップしていくことでキーワード検索が容易になります。

テンプレートの作成や編集も簡単に行えるので、一度フォーマットを作っておくと、次回以降の投稿の手間が省けます。

【特徴的な機能】

・ファイル内の文字が検索対象になる

・誰が既読かわかる

・編集履歴がわかる  

Kibela

https://kibe.la/ja

【こんな人におすすめ】

・少人数での利用を考えている方

・wikiとblogをわけたい方

【ポイント】

大きな特徴としては、Blog形式とWiki形式の2種類の書き方を使い分けられることです。 個人的なメモのような即時性の強いものはBlog形式で、議事録や日報のような後から参照されることが多いものはwiki形式として投稿する、という使い分けになるでしょうか。

特定の記事だけを外部に共有することができるため、業務委託の方などに情報共有する際には便利な機能です。 5名までは期間指定なく無料で使えるので、少人数でまずはツールを試してみたい方におすすめです。

【特徴的な機能】

・BlogとWikiの2種類で管理

・外部リンク共有

・ピン留め機能  

Scrapbox

https://scrapbox.io/?lang=ja/

【こんな人におすすめ】

・手書きで素早く情報共有したい方

・英語対応しているツールを探している方

【ポイント】

デジタルツールでありながら、手書きの文書を作成できる点が特徴です。 文字を入力して投稿することももちろん可能です。 記事の分類は、階層式のフォルダやタグではなく、[ ]をつけておくことで、関連記事として表示されます。また、重要な情報はピン止めをすることで、漏れなく共有を促すことができます。 同時編集が可能で、編集権限さえあれ複数人で書き込んでいくことができます。

インターフェースが英語のため、グローバルでの利用に適しています。 CSS、JSで表示をカスタマイズできるため、少し上級者向けのツールと言えるでしょう。

【特徴的な機能】

・手書きで文字や絵を書ける

・CSS,JSで表示を一部カスタマイズできる  

Confluence

https://ja.atlassian.com/software/confluence

【こんな人におすすめ】

・テンプレート機能を重視したい方

・記事にフィードバックを残して同時編集していきたい方

・複数言語でナレッジベースを構築したい方

【ポイント】

Confluenceは、海外製品のため英語での利用が可能です。 海外支社のある企業や、グローバル人材を採用している企業におすすめです。 議事録はもちろん製品管理や企画管理など、予めテンプレートが豊富に用意されています。

最初にどのように書いて良いのかわからない企業にとって、豊富なテンプレートが手助けとなるはずです。 投稿された内容を、PDFやワードに変換することも可能です。 分類方法はタグやフォルダではなく、「ラベル」と「スペース」という形で分類できますが、慣れるまで時間が必要かもしれません。

【特徴的な機能】

・記事のフィードバックができる

・テンプレートが豊富

・期間を絞って検索できる  

Notion

https://www.notion.so/

【こんな人におすすめ】

・スマホアプリでの使用を重視したい方

・プライベート用と社内用と同時に管理したい方

・タスク管理、スケジュールを含めて、一つのツールで管理したい方

【ポイント】

「All-in-one workspace」のキャッチコピーにあるよう、ドキュメント作成、タスク管理、ナレッジ共有ができるwiki機能などが一つで完結できるツールです。 ご紹介したツールの中では最も多機能で、使いこなすことができれば非常に利便性が高いです。

始めてツールを導入する方というよりも、社内全体のITリテラシーが高く、ナレッジだけではなく全ての情報を一箇所に蓄積したい場合におすすめのツールです。 Notionは海外製品のため、現段階では日本語対応していないのが難点です。

【特徴的な機能】

・豊富なテンプレートを備えたドキュメント機能

・カンバン形式のタスク管理

・外部ツールからのインポート  

まとめ

いかがでしたでしょうか。 業務で蓄積したノウハウは、個人だけでなく社内に還元されるべきです。 これまで属人化していた暗黙知を形式知にすることで、得られるメリットは大きいでしょう。 最初は習慣化されるまでのハードルがありますが、自社に合ったツールでそこを乗り越えれば、社内に重要な資産が蓄積されます。 ツール導入を始めるのに遅すぎるということはありませんので、まずはトライアルで試してみてはいかがですか?  

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