過去15年分の設計報告書が眠り、検索しづらい状況が続いていた

御社の事業内容、そしてお2人が関わっている業務について教えてください。

株式会社バンダイは、IP（知的財産）を活用した商品・サービスを展開している企業です。玩具・ガシャポン・カード・食玩・日用雑貨など、幅広い領域で商品展開しているのが特徴です。

私はトイ事業部の設計チームに所属し、玩具の設計を担当しています。3D CADで立体データを作成し、それを金型設計に落とし込むところまでが主な業務です。企画段階から関わることも多く、イラストベースのアイデアを実際の製品として成立させる役割を担っています。構造や強度、安全性などを考えながら設計していくので、難しさもありますが、完成した商品を見るとやりがいを感じますね。（トイ事業部 設計チーム 岡崎様）

私も同じくトイ事業部の設計チームで玩具の設計に携わっています。設計データの作成だけでなく、試作品の確認や関連部署、工場との調整なども行っています。量産を見据えて品質やコストのバランスを取る必要があり、毎回試行錯誤の連続ですが、そこが設計の面白さでもあります。（トイ事業部 設計チーム 宮本様）

トイ事業部が設計する玩具は、光る・鳴るといったギミックがメインのことが多いですが、1商品ごとに個性があります。そのため、過去事例や設計ルールを参照する場面が非常に多いんです。だからこそ、ナレッジをどう活用するかは設計チームにとって重要なテーマでした。（岡崎様）

Qast導入前の状況や課題について教えてください。

設計チームには過去15年分ほどの設計報告書や勉強会の資料などが蓄積されていました。ただ、資料はあるものの、うまく活用できていない状態だったんです。文書管理ツールの中で、「このあたりにあったはずだ」と不特定多数のフォルダを辿って探す必要がありました。

特定の番組やキャラクターに詳しいメンバーであれば、時間をかけて情報を掘り出すことはできましたが、その時の仕事に追われていたりすると、なかなかそういったところにも手を出すのが難しいと、皆が感じている状況だったと思います。（岡崎様）

僕自身もそうでした。検索しても引っかからないことが多くて、「あの資料、どこに入っていたかな」と手間がかかることが多かったです。フォルダを順番に辿るしかなく、正直かなり時間がかかっていたので、先輩や上司から口頭で過去の設計ノウハウや情報を教えて頂くことも多かったですね。（宮本様）

属人的なナレッジ活用になっていたのですね。

そうですね。必要とする情報にアクセスするためには、多くの資料やキーワード、格納場所などを個々人が覚えている必要がありました。

設計チームとして、情報の蓄積は行えていたのですが、それを共有していくことに課題があったんですよね。設計の経験値も、担当カテゴリによって大きく個人差が出るため、そういった部分も、報告書などを通して、チーム全体で共有していける方法を模索している状況でした。（岡崎様）

誰でも抵抗なく使える操作性と自動要約機能が決め手に

数あるツールの中からQastを選ばれた理由を教えてください。

UIや要約機能を含めての『総合的な使いやすさ』が1番の理由ですね。展示会で複数の文書管理ツールを比較した際に、直感的に「Qastが良さそうだ」という印象はありましたが、実際にトライアルなどで触ってみて「これなら現場でも自然に使えそうだ」と感じたのが大きかったですね。（岡崎様）

具体的にはどの点でしょうか。

ツールは操作が複雑だと「便利なはずなのに仕事が増えた」と感じ、使われなくなる場合があります。特に、ナレッジ管理ツールは使われなければ情報が蓄積されず意味がないため、選定には使いやすさを重要視しました。

その点、Qastは直感的に使えるツールでした。若手メンバーも抵抗なく使い始めてくれたのが大きかったですね。操作方法を細かく説明しなくても感覚的に扱えるUIですので、「これならチーム全体で無理なく使っていけそうだ」と安心できました。（岡崎様）

私も実際に触ってみて、「これならすぐ使える」と感じました。検索精度が高く、曖昧なキーワードでも「これが見たかったんだ」という資料が出てくるんです。他ツールと比べても、その点はかなり印象的でした。検索のしやすさだけでも、現場で使い続けるハードルは大きく下がると思います。（宮本様）

Qastのメリットを教えてください。

自動要約機能ですね。Qast導入の際、検索性能だけでなく、文書登録の負荷を減らすことも重要だと考えていました。現場では日々さまざまな資料が生まれるため、それらを整理して登録する作業が大きな負担になると、運用が続かなくなります。

ナレッジ管理は「みんなの手間を減らしながらの運営」が前提だと考えています。自動要約や整理によって文書登録のハードルが下がり、結果として業務効率化にもつながったと感じています。（岡崎様）

資料探索時間が体感で半減し、アクティブ率50％超を維持

導入後の変化について教えてください。

1番大きな変化はスピードです。資料にたどり着くまでの時間が、体感で半分以下になりました。以前は「探しても見つからないかもしれない」と思ってしまい、資料探しを後回しにすることもありましたが、今はまずQastで検索するのが当たり前になっています。

必要な情報に短時間でアクセスできるようになったことで、設計の検討スピード自体も上がったと感じています。（岡崎様）

数字で見ても、導入初月はアクティブ率は75％でして、その後も月次で50％以上を維持しています。30名規模の設計チームで半数以上が継続的に使っているのは大きいですね。ナレッジツールは定着しないケースも多いと聞きますが、Qastは自然と日常業務の中で使われるようになりました。検索のしやすさや投稿のしやすさが、継続的な利用につながっているのではないかと思います。（宮本様）

具体的な活用シーンを教えてください。

特殊ギミックの検討時ですね。例えば「水 おもちゃ」と検索するだけで、過去事例が網羅的にヒットします。情報の取っ掛かりがすぐ見つかるので、設計の初動が大きく変わりました。

以前は資料の場所や有識者を探すところに時間がかかりましたが、今は「まず検索して参考事例を確認する」という流れが自然にできています。過去の設計の工夫や注意点を早い段階で把握できるので、製品の方向性を検討する際にも役立っています。（岡崎様）

私の場合は、設計ルールや金型関連の資料をよく検索しています。以前は眠っていた資料が、今では実際の業務で活きるナレッジとして使われるようになりました。特定の人しか知らない暗黙知だった情報が形式知として共有されるようになり、チーム全体で活用できている感覚があります。

設計現場には細かいノウハウが多いので、それらが検索ですぐ見つかるのは大きいですね。若手メンバーも必要な情報を自分で探せるようになり、仕事を進めやすくなったと感じています。（宮本様）

今後はこましりchat活用を強化しQast活用をさらに推進

今後の展望について教えてください。

今後は、こましりchatの利用をさらに促進していきたいですね。現時点でも回答精度は上がっていますが、登録資料の質を整えることでQastの力をもっと引き出せるはずです。

ナレッジが蓄積されていけば、検索だけでなく「質問するだけで必要な情報にたどり着ける」環境が整っていくと思います。設計業務の中でも、まずQastに聞いてみるという使い方が増えていくのではないでしょうか。（岡崎様）

会話形式でナレッジを引き出せる点には大きな可能性を感じています。検索だとキーワードを考える必要がありますが、チャット形式であれば普段の会話に近い形で情報を引き出せます。ナレッジを探すハードルが下がることで、これまで検索をあまり使っていなかったメンバーも活用しやすくなるのではないかと期待しています。（宮本様）

どのような企業にQastを勧めたいですか。

過去事例を今の仕事に活かしたい企業には特におすすめですね。ナレッジが蓄積されているのに十分活用できていない企業であれば、導入する価値は大きいと感じています。

長い歴史の中で、資料やノウハウが積み上がっている企業ほど効果を実感しやすいのではないでしょうか。私たちのチームでも、過去の設計報告書が改めて業務に活かされるようになりました。これまで眠っていた情報資産を日常業務の中で自然に使えるようになったのは、大きなメリットだと感じています。（岡崎様）

設計部門に限らず、ノウハウを蓄積している組織全体におすすめしたいです。暗黙知を形式知化し、情報取得の時間を短縮できることが結果的に業務効率化や生産性向上につながると感じています。

技術部門だけでなく、営業や企画、カスタマーサポートなど、さまざまな部署でナレッジ共有は重要だと思います。組織に蓄積された経験や知識を誰もが必要なときに活用できるようになれば、チーム全体のパフォーマンスも自然と高まっていくはずです。（宮本様）