事業成長に関わる技術的なナレッジ共有を目的にQastを導入

御社の事業内容について教えてください。

弊社NDIソリューションズは企業のDX支援ならびにIT関連製品販売および当製品をプラット・フォームとするシステム開発と、アプリケーション・パッケージを活用したトータル・ソリューションの提供を行っています。
2022年から複数回にわたってグループ会社との統合、合併を行い、急激に社員数が増えているような状況です。

Qastを導入いただいた目的は「技術的なナレッジの共有」でしょうか。

もともと、お客様にサービスをご提案、ご提供するにあたって社員同士の情報共有はとても重要だと認識はあったのですが、そういった情報を共有できる最適な基盤がないという課題感から複数のツールを検討し、Qastを導入するに至りました。

弊社には、お客様にツールをご提案するにあたってまずは自分たちがそのツールを使ってみるという文化があります。
そのため、まずは取り扱いツールでナレッジマネジメントを実施してみようと取り組んでみたのですが、グループ内の別会社や関連会社と一緒に同一ツールを使って情報共有するのは、アカウント管理や運用の観点から意外と難しかったんです。
その点、Qastはドメインが異なる複数社でも柔軟にアカウントが作れる点が良かったですね。

Qastの導入時はテクノロジーサービス本部が主導しましたが、運用フェーズに入った今は情報システム部で管理、運用をしています。

すべての社内情報をQastに集約することで、活用率80％超に

なるほど。もともと御社内にナレッジ共有をしようという文化はあったんでしょうか。

そうですね。Qastを導入する前から、例えば提案書を社内で共有したり、それを横展開できたりしたらポイントを付与するキャンペーンを展開するなど、ナレッジ共有のモチベーションがあがるような取り組みはしていました。

Qastでは投稿数ランキングの機能もあるので、それも導入の決め手になりましたね。
投稿のモチベーションを高める施策を実施するためにはランキング機能はとても有効だと思っています。

キャンペーンはナレッジマネジメント浸透に効果がありそうですね。

キャンペーンを展開すると投稿は増えますね。
でもやはり効果は一時的で、キャンペーンが終わるとシュリンクしてしまう傾向はありました。投稿してくれる人がどうしても限られてしまうんですね。
なので、キャンペーンと同時に草の根活動的な動きもしています。
例えばプロジェクトのキックオフミーティングなど、メンバーが一堂に会するようなタイミングで、上長がメンバーにプロジェクトの情報をQastに投稿しましょうと伝えるなどの活用促進はしています。

あとは、新人研修でツールの開発実習をするのですが、分からないことなど質問はQastでしてくださいという形にしています。
そうすると講師ももちろんですが、講師ではない先輩社員も回答してくれることがあるんです。
そういったシーンも活用して、浸透とナレッジの蓄積に取り組んでいます。

ただ、急激に全社活用が進んだのはこの4月、グループ会社の統合にあたって人事総務系の情報もすべてQastに集約した影響が大きかったですね。

もともと、Qastのアカウント自体は全社員に付与しているのですが、投稿する情報は技術系に限っていました。
ITツールも「ノーコード」「ローコード」といった時代になっていますから、バックオフィス系の担当者も日々の業務でツールを使って、気付いたことなどをどんどん投稿してほしいという意図でしたが、その頃の利用率は50％程度でした。

そこで人事総務系の、例えば経費精算のような事務処理に関する質問や情報もすべてQastに集約してもらったところ、利用率は一気に80％を超えてきました。

人事総務部門への問い合わせ連絡が減ったというような成果はありましたか？

目に見えて減った、というわけではないのですが、今回の統合で社員は倍以上になったにもかかわらず、想定よりも問い合わせが増えなかったというのは成果だと感じていますね。
直接問い合わせるよりも、まずはQastで調べるというワンステップを踏むのが習慣化してきているのだと思います。
比較的浸透が早かった背景として、技術者が多いという点はあるかもしれません。情報を自分で探して取りに行くというアクションに慣れていますからね。

ただ、やはり初期の段階でキャンペーンなどを実施して、投稿の促進とコンテンツの充実を図ったというのも活用の促進には欠かせなかったと感じています。
もう一つ、Qastの検索性の高さも活用を大きく後押ししているポイントですね。

コミュニケーションツールや社内FAQとQastを連携。社員を知る機会にも

情報のカテゴリや権限分けなどはどうされていますか？

全体と業務系でワークスペースを分けています。
これは4月に人事総務系のナレッジを統合する際、担当部署がワークスペースを作って事前に既存の情報をこちらに移行してくれたのが始まりでした。

技術情報についてはワークスペースは設けていません。
統合期間中のグループ企業や部門ごとの情報はフォルダを分けて権限設定していますが、技術情報は境界なく共有できた方がいいのであまり細かくわけないようにしています。

みなさん、日々の業務でどんなふうにご活用いただいているのでしょうか。

Qastへの投稿を弊社の社内問い合わせ窓口に利用している、自社製品であるAIチャットボットCB3と手動ではありますが情報連携させているので、CB3で質問して、Qastで詳細な回答を得るという導線もよく利用されています。

また、チャットツールで担当者や担当チームに直接問い合わせがあった場合は、該当のQast投稿があればそちらに誘導するようにしています。
そうすることで、Qastに行けば自分に必要な情報があるんだと改めて認識してもらえるんじゃないかと思っています。

もちろん、QastのQ&A機能で知りたい情報をやり取りすることも多いです。
先にお話した通り、技術者が多く、ナレッジ共有の文化があったせいか、匿名で質問、回答する人はあまりいなくて、スキルの高い熟練者でも気軽に質問しますし、新人でも臆することなく質問、回答していますね。

以前は大体の社員を把握していて顔とスキルが一致していたのですが、人数が一気に増えて当然ですがまだ会ったことのない社員も多くなりました。
でもQastによく投稿してくれたり、積極的に回答してくれる人は自然と名前も覚えるし、こういうことが得意なんだなってスキルも把握できるので社員の理解にも役に立っています。

Qastは機能やUIがシンプルなので、技術者はもちろんバックオフィス部門の社員でも使いやすくて利用のハードルが低いところもいいですね。誰かに使い方を細かく教えたことは、今までないです。
既存の情報やファイルを移行しやすいのも、情報の一元化が進んだ要因だと思います。
検索すれば情報が見つかるという状態は、一元化してこそ、ですから。
もうQastは社内の情報インフラとして欠かせないツールですね。