経営課題・業務課題の解決を目的に、部署横断で社内情報の一元化に取り組む

御社の事業内容について教えてください。

株式会社デジタルガレージは「持続可能な社会に向けた“新しいコンテクスト”をデザインし、テクノロジーで社会実装する」をパーパスとして掲げ、インターネット関連をはじめとするさまざまな事業を推進しています。

私たちマーケティングテクノロジーカンパニーは、クライアント企業のマーケティング支援事業を担う部門です。（事業管理室　新堀 亜紀子様）

どんな課題を解決するために、Qastの導入を検討されたのでしょうか。

事業部の情報を一元化し、ナレッジ共有をより活発に行うためです。
他の部署が何をしているのか、事業部全体としてどんなことに取り組んでいるのかといったことをもっと社員全員で共有する必要があると考えていました。
そのため、情報が散在しているという課題を解決し、情報の蓄積と一元化ができるツールを探していました。（新堀様）

私たちメディアコンサルティング部では広告メディアへの問い合わせや媒体担当者とのコミュニケーションを行っているのですが、部署内での情報共有が課題となっていました。
広告メディアは変化するスピードが早いので、常に最新の情報をいち早く共有することが重要です。
そのため、更新に手間がかかるツールでは、導入しても結局次第に使われなくなる課題がありました。

そんな時、事業管理室でナレッジ共有ツールの検討をしていると聞いて、それなら一緒に取り組もうと、プロジェクトチームとして進めることになりました。（ソリューション本部 メディアコンサルティング部　桑原 茜様）

業務の属人化を防ぎ、企業としての生産性向上や競争力強化に直結するという考えに基づいて、情報の集約と共有の課題を解決するためにツールを検討しました。（新堀様）

誰にでも使いやすいUIがQast導入の決め手に

なるほど。ではツールを検討される中で、Qastを選んでいただいた決め手は何だったのでしょうか。

まず「検索のしやすさ」「スマホでの利用」「費用」をツール選択の3つの条件としました。

膨大な情報の中から欲しい情報を抜け漏れなく探し出せるかという点で特に検索性は重視しましたが、Qastは添付ファイルの中の情報まで検索対象となるところが良かったです。

費用面も問題なかったのですが、決め手は誰にでも使いやすいデザインや投稿のしやすさでした。

個人的にはやさしい色合いも好きです。（新堀様）

導入の過程で工夫されたことはありますか？

ツール導入の際にポイントになるのは「継続的に活用されるか」という点です。

ツールを導入したのはいいけれど、時間が経つと次第に使われなくなっていくというパターンにならないよう、本当に継続的な利用に価値があるのか、どうやって利用を促進するのかといった点を明確にする必要がありました。
そのため、Qastのダッシュボードで確認できるアクティブ率をKPIとして、70%以上をキープすることを目標に設定しました。

併せて、各部署にも協力してもらうことにしました。
ほぼすべての部署にアンバサダーとしてQast担当者を立ててもらい、利用を促進しています。（新堀様）

アンバサダーのみなさんはどんな活動をされているのでしょうか。

各部署のアンバサダーは基本的に、ナレッジ共有に高い関心を示してくれた有志で構成されています。
アンバサダーは、月に1度のミーティングで、各部の活用状況を共有したり、アイディアを出し合ったりしています。
また、率先して投稿することで部署やチームのナレッジ共有を促進するのもアンバサダーの重要な役割です。

今後、アンバサダーのメンバーは定期的に変更して、いろいろな人の意見を取り入れていくことも検討しています。（新堀様）

投稿ハードルを下げて活用を促進することで、アクティブ率は80%超をキープ

そのほかに取り組まれている利用促進施策はありますか？

1週間の投稿の中で多く読まれた投稿をランキングにして、チャットツールで発信しています。
Qastにアクセスして投稿を見るというアクションを促進するのはもちろん、どんな投稿に関心が寄せられているかを知ってもらいたいという意図があります。

また、投稿しやすい環境づくりも重要です。
事業部全体でナレッジを共有することが目的なので、ワークスペースは作らず全員が同じ場所に投稿するようにしています。

もともと情報を共有する組織文化はありますが、それでも全員が見られる場所に情報を発信するのはそれなりにハードルがありますし、しっかり作り込んで投稿するだけでなく、気軽に投稿してもらえる雰囲気をつくる必要があると感じていました。

ある日の夕方、オフィスの窓から外を見ると富士山がとってもきれいに見えたので（デジタルガレージ様のオフィスは東京都渋谷の高層ビル）、写真を撮ってQastに投稿してみました。
正直、このようなカジュアルな投稿をしても大丈夫かな…と迷ったのですが、チームのみんなが勧めてくれたので投稿したところ、すぐにたくさんのリアクションがついて驚きました。（新堀様）

あの写真は印象的でしたし、すごく癒されました。
その後は「渋谷のおいしいランチ情報」のような雑談的な話題の投稿も増えて、業務の効率化を目的としたナレッジ共有はもちろん、社内のコミュニケーションの場としてもQastの活用が浸透しました。

そういった取り組みが良い結果に繋がって、アクティブ率は80％オーバーをキープしています（桑原様）

ナレッジ共有はもちろん、コミュニケーション促進で社員のエンゲージメント向上に寄与

具体的に、Qastはどのように活用いただいていますでしょうか。

事業部内のFAQや業務マニュアルなどあらゆる情報をQastに集約しています。（新堀様）

私たちの部署では、主に中堅社員が業務に関するナレッジを投稿しています。
一方で、営業の部署では新入社員が毎週のよう投稿するなど、部署によって活用の方法というか、カルチャーが違うのが面白いです。
これは、Qastが自由に投稿できる場所になっている表れかなと思っています（桑原様）

また、社員の自己紹介もQastに投稿しています。
出身地や趣味などを記載してもらうのですが、投稿を見た社員から「私もそれ好きです」「僕も興味あります」といったコメントがあるなど、コミュニケーションをとるきっかけづくりや社員のエンゲージメント向上にも一役買っていると感じます。（新堀様）

積極的なナレッジ発信の文化が根付いているのですね。Q&A機能はあまり使われていませんか？

メモ機能でFAQも投稿しているので、Q&A機能よりメモ機能での投稿が圧倒的に多いですね。

Qastの利用をスピーディに定着させるためには、運用開始の時点で社員が必要な情報がそこにあるという状況にしておくことが重要だと考えていたので、既存のFAQといった社内情報は、Qastの社内展開に先んじてメモ機能で投稿しておきました。

Q＆Aよりもメモ機能がベーシックになっているのは、そういった背景からかもしれません。
決してメモ機能しか使わないというわけではないので、今後はQ＆A機能の利用も促進してナレッジの蓄積を進めていきたいと思います。（新堀様）

投稿のモチベーションを高める仕組みが、Qast定着を後押し

ありがとうございます。もうすっかりQastが定着しているんですね。

社員からの問い合わせに回答する際、関連するQastのURLを案内するなどして、さらに周知と活用を図っています。
社員から「Qastに知りたい情報が全部載っているので、毎日のように使っています」という声をもらうこともあって、「導入してよかったな」と実感しています。

Qastに投稿されたナレッジを活用している人が投稿にリアクション*できるのも、ナレッジ発信のモチベーションになっていると思います。
正直に言うと、導入するときは社員がこんなにリアクションしてくれると思わなかったので、これは嬉しい誤算でした。（新堀様）

Qastで有益なナレッジを共有してくれた社員を、事業部内の表彰式で「Qast賞」として表彰しています。
これもQastに投稿するモチベーションになっています。（桑原様）

*リアクション：投稿の内容に「いいね！」などアイコンでリアクションをする機能

Qast活用成功の鍵は、目的の明確化と人の巻き込み

最後に、Qast導入の効果や、ご利用の感想などいただけますでしょうか。

私たちの部署での一番の利用目的は広告メディアの最新情報の共有です。

その観点では、Qastは更新しやすいので情報の新鮮さをキープできること、そして検索によって最新の情報をキャッチアップできるという点でとても使い勝手がいいと感じています。
Qastの導入を迷っている方にはトライアル利用など、まずは使ってみることをお勧めしたいです。

私も入社当初は、分からないことがあっても誰に何を聞いたらいいのかわからないという時がありました。
Qastのおかげで、ナレッジが共有されただけでなく、誰に聞いたらいいのか、誰が何をしているのかも分かるようになったので、あの頃の悩みが解消できて本当によかったと感じています。（桑原様）

運用面では、ダッシュボード機能がありがたいです。
全体の利用動向がデータで確認できるので、利用促進のためのPDCAを回すことができます。

また、カスタマーサポート担当の方にこまめに相談できるので安心して運用できるポイントです。
こちらからのリクエストに対して、新たな機能の実装を検討いただくなどコミュニケーションができる点が、とても心強いなと思います。

Qastの利用促進は「何のために利用するのか」という目的をしっかり持って、周りの社員を巻き込んでいくのが成功の鍵だと感じています。
これからもQastをどんどん利活用してナレッジを蓄積していきたいと思っています。（新堀様）