なぜ今、社内Q&Aシステムが必要なのか

ナレッジマネジメント

なぜ今、社内Q&Aシステムが必要なのか

こんにちは。Qastを運営するany株式会社の吉田です。
本ブログでは、Qastの効果的な使い方やアップデート情報、ナレッジマネジメントに役立つ情報をお届けします!

さて、第一回目のテーマは「なぜ今、社内Q&Aシステムが必要なのか」
 

組織における永遠のテーマ

企業という組織において、情報共有を効率化するという課題は永遠のテーマとも言われてきました。
歴史を遡ると、企業にIT導入が進み始めた2000年頃から出てきた課題ではないでしょうか。

IT業界などの人材の入れ替わりが激しい業界では、自社で育てた有望な社員が個人としてノウハウを貯めて辞めていってしまい、企業にはノウハウ・ナレッジが蓄積されないという課題が古くからありました。社員が辞めないにしても、ナレッジを公開する機会・場所がなく、どうしても属人化されやすいものとして認識されてきたものです。
 
 

チャットツールの台頭と課題

そんな中2011年に国内でChatworkがリリースされ、チャットを使って簡単にコミュニケーションを取る事ができるようになりました。2015年頃からはSlackを導入している企業も増えています。
メールのような挨拶文が不要で、気軽にやりとりができるチャットツールは、業界を問わず爆発的に普及。

一方で、チャットツールを使う事による課題が出てきたように思います。「重要な情報が埋もれてしまう」、「検索がしづらい」という課題です。
簡単なやりとりができるチャットツールは、何度も見返したい重要な情報からランチのお誘いまで、あらゆるやりとりが発生している事でしょう。
しかし、やりとりが多すぎるが故に、後で情報を探したい時に「いつの会話か」、「どのチャンネルでやりとりしたのか」などがわからなくなってしまいます。もちろん、チャットツール内には検索機能があり、チャンネルを跨いでの検索も可能です。それでもなかなか知りたい情報にたどり着けないのは、チャットの特性上仕方のない部分でもあります。
 
 

社内wikiという新しいツール

チャットツールよりも網羅性の高い情報を共有できる社内wikiを使って、ナレッジやノウハウを公開していこうとする企業も増えています。
ストックしておくべき情報だけが投稿され、カテゴリやタグを使って情報を整理する事に適している社内wikiは、ようやく企業における情報共有の課題を解決してくれるツールが誕生したと思われていました。

しかし、ツールは導入したものの社内wikiがうまく活用されていない企業も多いようです。 社内のルールとして「◯◯は必ず社内wikiに投稿しましょう」、というものがあれば、投稿数自体は増えていくかもしれません。 実際に最初は義務化させていたところから、自然と社員がナレッジやノウハウを公開していくようになったという事例もありますが、それができるのは一部の企業でもあります。

なぜなら、質の高いノウハウ・ナレッジを持った社員は忙しいからです。忙しい社員が、ナレッジ共有を習慣化し、網羅性の高い情報を日々更新していくのはハードルが高いものです。
 
 

Q&Aシステムで課題を解決

そこで着目したのが、誰もが馴染みのあるQ&Aシステム。IT黎明期から存在するQ&Aシステムをアップデートすれば、これまで公開されなかった個人が持つノウハウ・ナレッジがオープンになるのではないか、というところからQastは生み出されました。

自ら情報をオープンにしようとしない人でも、誰かに質問されれば答えるという層は一定数いるのではないかと仮定し、質問に回答する事こそが、結果的にナレッジの公開へと繋がります。
Q&A形式であれば、少なくとも一人以上の役に立つため、投稿する=ナレッジをオープンにする動機づけになるのです。
Qastは、質問に対してどれぐらいの人が共感しているのか、回答に対してどれぐらいの人が参考になったか(評価したか)を数値化する事ができます。そのため、自分の質問や回答がどれだけ役に立ったのかが明確にわかります。

また、「誰もが参加できる」という点にも注力しました。公開範囲の設定はなく、全ての情報がオープンです。
これにより、入社歴が浅い人も古株の人も、経営陣も現場社員も、みんなが同じ情報にたどり着く事ができます。こうして始めて本当の社内ナレッジ・ベースが出来上がるのではないでしょうか。

情報共有を目的とするWebサービスが散乱する今だからこそ出てきた課題を、社内Q&Aシステムを使って解決したいと切に願っています。

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