一番の決め手は“気軽さ”。とにかく全ての情報を入れています

導入事例

今回お話を伺った方
会社名:株式会社ユーザベース様
お名前:星野 藍子さん / Waku Work Team(総務部)
利用人数:10名前後


 
 

御社の事業内容について教えてください。

ユーザベースでは、企業・業界情報プラットフォーム「SPEEDA」と、ソーシャル経済メディア「NewsPicks」、日本最大級のスタートアップデータベース「entrepedia」、B2Bマーケティングプラットフォーム「FORCAS」などを開発・運営しています。

Qastは、「Waku Work Team」で使用しております。この「Waku Work Team」は、ユーザベースグループ全体の総務を担当している部署です。細かいところで言うと備品の発注から入社受け入れ、社内システムのアカウント管理、ワークフローの構築など、非常に多岐にわたっています。最近では社内コミュニケーションの活性化施策としてオープンスペースでカフェの運営を始めたのですが、そのホストをやったりもしています。
 
 

Qast導入前にはどんな課題がありましたか?

元々、社員2人とサポートメンバー2人で業務を行っていました。社員が2人となると属人化が進んでしまい、ナレッジを共有する仕組みを築きたいと思いながらも中々実行できずにいました。そんな中、今年に入ってチームメンバーが社員2人増えまして、これからチームとして業務を行っていく上で、改めてナレッジの共有が大事だという話になりました。

そこでいろいろとツールを探していたのですが、私たちのチームは業務の内容上、細かい情報が多く、粒度も様々です。いろんなサービスを試してみたのですが、入力する手間が発生したり、UI的に使いにくかったりどれも長続きしませんでした。
ナレッジを蓄積していきたいと思いつつも、なかなか最適なツールが見つからない、という課題がありました。
 
 

Qastを選んだ理由を教えてください。

一番は、「気軽さ」ですね。

先程お話したように、情報共有を試みるも中々長続きしませんでした。では、何が一番大切なのかなと話し合ったところ、「気軽さ」がないとダメだという事にたどり着きました。
共有したい情報は、思ったときにすぐにいれないと忘れちゃうんですよね。何か思いついても、パソコンを開いて、ログインして、ツール開いて…という作業だとスピード感を持って共有できないので、続かなくなってしまいます。

元々Slackはずっと使っていたので、そのSlackから絵文字でそのまま投稿できるのがQastだったので、私達に合っていたのかなと思います。
 
 

Qastはどんな使い方をされていますか?

利用用途としては、今は幅広く「チーム内での情報共有」として使っています。
「とりあえず情報を溜めていこう」ということで、特にジャンルや内容の指定はしていません。

投稿の仕方は人によって違っていて、やり方が1つでないという点もすごく良いなと思っています。
例えば議事録を担当している人は、Qastに直接書き込むスタイルで使っています。
一方で社内からの問い合わせを担当している人は、Slackからの絵文字で投稿して、あとでQast上で補足や修正をすることもあります。

Slackからの絵文字投稿について、当然自分で押すこともありますし、Slackのチャンネル上で見ていて気づいたメンバーが絵文字を押して他の人の情報も拾っていくという流れも自然にできていきました。

あとは、メンション機能を使ってタスク共有としても使っています。
議事録に次のタスクをメンションを使って書いておくことで、自分がやるべきタスクが明確になるので、次の定例までにやっておくことを忘れずに済んでいます。
 
 

Q&Aとメモはどのように使い分けていますか?

今現在は、あえて「メモ」だけを使っています。
いきなり両方を使うと情報が煩雑(どちらに何を書くべきかわからない状態)になってしまいそうだったので、まずは「メモ」に重きをおいて情報を溜めることに専念しました。

メモで情報が溜まってきたので、今後は「Q&A」機能も使っていきたいね、と話しているところです。
「〇〇さんしか分からないので、確認して折り返します」という対応がまだ結構あるんですよね。そこで次の目標は「社内対応の属人化を防いでいく」ことを意識して、社員からの問い合わせ対応として「Q&A」機能を使いたいと思っています。
 
 

社内で定着させるために工夫した点はありますか?

最初の頃は、声掛けをずっとしていました。定例や口頭で重要な情報共有を行った際に、「使ってね」「それQastに入れておいて」といつも言っていましたね

始めの目標は、まず「情報を溜めていく」ことだったので、とにかく全部入れてしまおうと伝えていきました。いろんなツールを試してきた中、Qastはシンプルな作りだったため、実際にみんなが投稿してくれることがわかったんです。
最初はとにかく情報を集めることだけに注力して、ある程度情報が溜まった後、フォルダを階層化して分類を行っていきました。

投稿を分類する話が出てきた時に、1人「Qast大臣」という担当者をおきました(笑)。
そうすることで、その人が中心となって「これはメモ」、「これは議事録」などとルールを決めてくれたので、チームのみんなも整理の仕方が分かってきて自分たちでも行えるようになりました。

 
 

Qastを導入してよかった点を教えてください。

「Qastがなかった時どうしてたっけ?」というくらいに定着しています。

社内コミュニケーションにはすべてSlackを使っているんですが、いろんな情報がやりとりされてるので検索が難しいですし、情報のストック性が無くてすぐ流れて行ってしまうんですよね。
そういう意味でQastは情報の一覧性が高いですし、必要な情報がそこにあるとなると、チーム内でも「Qastを見てみて」と言い合うことで自己解決できるようになったので対応がすごく楽になりました。

導入前には、1日に何度もあった様々な確認のやり取りがなくなっていると感じます。感覚値で1日のうち30分から1時間くらいの時間の削減にはなっているんではないでしょうか。

他のチームからも使ってみたい、との声が挙がっているので、利用人数が増えるとより大きな効果を発揮してくれると思います。

 
 

最後に、Qastのサポートについてのご意見、感想などあれば教えてください。

色々と便利な機能を追加してくださっているので、今後も楽しみにしています!


 
 
以上、Qastの利用用途や導入後の効果をお話いただいた星野さんへのインタビューでした!
 
 

編集後記

いろいろなツールを試した末、行き着いたツールがQast。
Slack文化が既に定着している中で、絵文字から投稿できる点が、他のツールにはなかった点でしょうか。

また、社内で定着させるに当たって「細かい分類は気にせずにまずは情報を溜める」ということ、そして「メモだけを使うこと」に専念された点は大変参考になります。
最初から細かな分類を意識しすぎると、投稿すること自体がハードルになってしまうので、まずはそのハードルを極力下げることに取り組まれたようですね。

バックオフィスの方のみならず、社内対応/確認の工数を減らそうと考えている方は、非常に参考になる事例です。
星野さん、ありがとうございました!
 
 

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