社内コミュニケーションとは?データから見るメリットやツールを紹介

業務を円滑に進めていくためには社員間のコミュニケーションが欠かせません。社内コミュニケーションが活性化されると作業の効率化や社員の定着率向上にも繋がり、優秀な人材を確保し続けることが可能となります。結果、強固な組織が出来上がり、業績の向上が実現します。

本記事では、社内コミュニケーションとは何か、またコミュニケーション向上によるメリットやツールをご紹介します。

社内コミュニケーションとは?不足した場合のデメリットとは

社内コミュニケーションとは、社員が業務の情報やノウハウを共有し合い関係性を深めることです。

組織は働く個人の集団です。各担当業務の積み重ねによって、グループや部、事業、会社の事業が成り立っています。しかし、業務が縦割りの状態で部署間の連携が取れていないケースも多く見られます。業務によっては部を横断してチームプレーで業務を進めていく必要がありますので、そのためにも社内コミュニケーションは不可欠といえます。

社内のコミュニケーション不足による影響は実務的なものだけにとどまりません。以下のようなデメリットが想定されます。

デメリット1.部門・事業所間の連携不足による顧客への影響

社内コミュニケーションが不足していると、顧客からの問い合わせに対して誰に確認すべきかわからず、迅速な対応ができなくなります。営業機会を失うばかりか、顧客の不信感にも繋がります。

デメリット2.社員のモチベーション低下

社内コミュニケーションが足りないことで他部署との交流機会がなくなると、別の視点からの考えを聞くチャンスを逸してしまいます。また、仕事の幅を広げたいと思っても、社内に話を聞ける方や相談できる方がいなくなってしまいます。そのような環境では自らの成長を感じることができず、モチベーションが低下してします。

デメリット3.不正行為・コンプライアンス違反の発生

社内コミュニケーションがないと会社や組織に愛着が持てなくなり、業務の怠慢や不正行為に繋がる場合があります。お互いの進捗を把握し情報を共有すれば、互いに信頼関係や協力し合う意識が生まれ、仕事を自分事として捉えられるようになります。その意識が不正やコンプライアンス違反の防止に繋がります。

社内コミュニケーション不足の改善で得られるメリット

社内のコミュニケーション不足を改善すると、次の5つのようなメリットを得られます。

社員定着率の向上を狙える

中小企業庁の調査によると、仕事を辞めた理由でもっとも多いのは「人間関係(上司・経営者)への不満」で、全体のおよそ3割となりました。次いで「業務内容への不満」「給与への不満」となっています。

中小企業庁「第2部 中小企業・小規模事業者のさらなる飛躍」

出典:中小企業庁「第2部 中小企業・小規模事業者のさらなる飛躍」

社内のコミュニケーションを活性化すれば、上下や横の連携を深め、社員にとって働きやすい職場環境の整備が可能となります。社員に居心地の良い職場環境を提供することは定着率向上に繋がり、優秀な人材を確保し続けることが可能となります。

社員のモチベーション向上に繋がる

経営者と管理職、上司と部下などの関係が良好でない場合、社員満足度が低くなり社員のモチベーション低下に繋がります。社員の業務に対する認識や進捗を共有し、上司と共有できる環境を整えることが必要です。そうすることにより活発な議論が生まれ、社員も自分の考えを意見できるようになり、担当業務へのモチベーション向上、ひいては社員の満足度の向上にも繋がっていきます。

新しいアイデア・イノベーションが生まれる

新たなアイデアやイノベーションを生むうえでも社内コミュニケーションは必須です。コミュニケーションが取れなければ、上司や同僚への不要な気遣いにより社員が意見できず、有効な議論は実現しません。

イノベーションを起こすには、自由にアイデアを出し合える組織風土の醸成が必要です。社内コミュニケーションが活性化されていれば前向きな意見が飛び交うようになり、自由なアイデアやイノベーションが生まれるようになるのです。

ナレッジやノウハウの共有で業務の標準化を狙える

社内コミュニケーションが活発でない状況では、社員同士の意思疎通に必要以上の時間を擁したり、意思疎通において大きな心理的抵抗を感じたりするなど、「コミュニケーションコスト」が大きくなります。

企業の大小を問わず、一人で完結できる業務は多くはありません。ほとんどの業務はさまざまな部署と連携して遂行されます。社内コミュニケーションを改善し認識を合わせることができれば、コミュニケーションコストが削減され、業務の効率化や標準化を図れます。

顧客満足度の向上

コミュニケーションの活性化は顧客満足度の向上にも寄与します。それは、上下や横との連携によって業務間に協力体制が生まれ、顧客からの要望に対して迅速な対応ができるようになるからです。

社内コミュニケーションがもたらすメリットは、一見社内のみにあると思われがちです。しかし実際には、顧客満足度など外部からの評価とも密接に関係しているのです。

社内コミュニケーションを活性化させる4つの方法

社内コミュニケーションツールの種類。社内SNS、チャットツール、グループウェア

ここからは、社内コミュニケーションを活性化するための4つの方法をご紹介します。

社内イベントを開催する

社内イベントとは、社員同士が集まりコミュニケーションを深める機会のことです。新年会や忘年会、お花見、社員旅行、創立記念パーティーなどが例として挙げられます。社内イベントでは、普段業務で関わらない他部署の社員や経営層ともコミュニケーションを取れます。

社内報を出す

社内報は会社や業務についてより深い理解を促すために発行されます。掲載される内容は、会社や部署のニュース、社員紹介などさまざまです。紙媒体での発行が長く主流でしたが、メールやpdfでの発行を経て、最近では動画の社内報も注目されています。文字の情報量よりも動画形式のほうが伝わりやすく、忙しくても簡単に会社動向を把握できます。

会社や組織の規模が大きくなればなるほど社員同士の面識が薄くなってしまいます。どの部署にどのような方がいて、どんな業務を担っているのか、会社は何を目指しどんなビジョンを描いているのかなどを、社内報により得られます。

社員食堂・リフレッシュスペースを充実させる

社員食堂やリフレッシュスペースを充実させることも、コミュニケーションを活性化する方法の一つです。食事やコーヒーなどを楽しみながら気軽に話せる場があると、普段の打合せなどでは聞けない話を聞くことができたり、話す機会がない他部署の社員と話したりすることが可能です。部署の壁を越えた連携や新たなイノベーションのきっかけになることも期待できます。

社員食堂を敷地内に設けられない場合、カフェやバーなどの店舗を一時的に借りて社員食堂を運営する企業もあります。

コミュニケーションツールを導入する

コミュニケーションツールを導入することで社内コミュニケーションの問題を解決できることもあります。コミュニケーションツールには、グループウェアや社内SNS、チャットツールなどがあります。いずれも社内のコミュニケーションを円滑化し、業務効率を上げるためのツールです。

社内コミュニケーションに便利なツールの種類

ここからは、社内コミュニケーションを活性化させるための便利なツールをご紹介します。

社内SNS

社内SNSは社員だけで運用されるメディアです。社員であれば誰でも気軽に情報発信ができます。また、その発信に別の社員が反応できるため、双方向のコミュニケーションが可能となります。

社内SNSの運用ルールは企業によってさまざまで、業務に関する内容に限定している企業もあれば業務以外のトピックも投稿してOKとする企業もあります。さまざまな情報が社内SNS上で共有できれば、同僚の別の側面が見えたり他部署の最近の活動が把握できたりするようになります。

チャットツール

チャットツールも代表的なコミュニケーションツールの一つです。Microsoftが提供しているTeamsやChatwork、Slack、LINE Worksなどがあります。

社内で連絡を取り合う場合、従来は対面やメール、内線通話が主流でした。もっとも主流であったメールは形式を整える必要があり、件名や挨拶など要件以外の部分に時間を要します。しかしチャットなら要件だけを簡潔に伝えるため、コミュニケーションコストの削減に繋がります。

グループウェア

グループウェアとは、コミュニケーションの促進により情報共有のスピードアップや業務の効率化を目指すことを目的としたツールです。

働き方改革やポストコロナによりリモートで働くことが当たり前の時代となりつつあります。オンラインで顔を合わせられる会議システムなどは、いまやビジネスには欠かせないものです。

グループウェアには、Web会議システムやスケジュール共有、施設や備品予約、タイムカードなどの基本機能から、ファイル共有システムや稟議などのワークフローシステムまで、さまざまなツールがあります。利用できる機能はグループウェアによって異なるため、自社の課題を解決するための適切なツールを選定することが重要です。

社内のコミュニケーションを活性化させるなら「Qast」がおすすめ

Qast トップページ https://qast.jp/

「Qast」は、社内の多くの業務を効率化できるツールです。さまざまなビジネスシーンで利用できる「ナレッジ経営クラウド」で、業務マニュアルや議事録、社内報のような全社へのアナウンス情報、また知見やノウハウの共有が可能となります。すべてのノウハウや情報を一元的にQastに蓄積することで社員は自分で情報を探し出す力を育むことができ、生産性の向上が実現します。

また、Qastは社内コミュニケーションの活性化にも貢献します。たとえば「こんなことを聞いても良いのだろうか」「今さら聞きづらい」と人に質問するのを躊躇してしまうような内容であっても匿名で質問することができ、回答者も匿名で答えられます。

すでにTeamsやSlackを導入している企業でも、TeamsやSlack上のメッセージをQastに投稿することが可能です。コミュニケーションをやりとりしている際の重要な情報やナレッジをQastに蓄積できるため、情報が散在することはありません。

さらに、メモや質問には他のチャットツールのようにメンション機能が搭載されています。特定の担当者や部署で対応してもらいたい場合には、その部署や担当者をメンションすることで対応を直接依頼することが可能です。メールで「対応をお願いします」というような依頼をする必要がないため、コミュニケーションコストの削減に繋がります。

まとめ

本記事では、社内コミュニケーションとは何か、コミュニケーション向上によるメリットや活用できるツールなどを紹介しました。

業務を円滑に進めていくためには、同僚や他部署との横のつながりだけでなく、上司と部下の縦のコミュニケーションを促進することも重要です。そうすることで社員の帰属意識は高まり、定着率の向上や新たなイノベーションの創出にも繋げることができます。

チャットツールとも互換のあるQastであれば、社内コミュニケーションを大きく改善し、コミュニケーションコストを大きく削減できます。ぜひ導入を検討し、業務効率化や生産性向上を実感されてみてはいかがでしょうか。

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