仕事を進めていくにあたって情報共有は大切なものです。しかし、「部下がプロジェクトの進行状況を情報共有してくれない」「上司が業務に必要な情報を共有してくれない」など、情報共有への課題を抱えている企業は多いでしょう。

しかし、情報共有はナレッジマネジメントにおける基本中の基本であり、企業が組織として成長するために必要不可欠なものです。

今回は情報共有の重要性や情報共有しない人の心理、情報共有をさせるための解決策について解説します。情報共有に悩みを抱えている企業の担当者はぜひ参考にしてください。

企業における社内での情報共有の重要性

ひとくちに情報共有といってもその種類はさまざまです。仕事の進み具合の報告や業務上で得たコツ・知識などを広めることも情報共有といえます。

仕事の進み具合を常に報告しておけば、上司は部下の仕事を把握し、作業の遅れやトラブルが発生した際にすぐリカバリーできるため、損失を最小限に抑えられます。

また、業務で得たコツや知識を社内で共有することで、これまで行っていた無駄な作業を削減し、社員が効率的に働くことができます。そして、生産性の向上は顧客満足度へとつながり、企業の売り上げもアップしていきます。まさに良いことだらけです。

社内で情報共有をしない人の心理

情報共有は企業にとって大切なものです。しかし、社内には情報共有をしない・したがらない社員がいて、情報共有が定着しないパターンが多々あります。

情報共有をしようとしない人はどのような心理なのでしょうか。ここでは考えられる4つの心理を解説します。

情報共有の必要性を感じていない

情報共有をしない人の前提として、情報共有そのものに必要性を感じていない場合があります。

自分自身や企業にとってどのように役立つのか理解できていないため「情報共有は必要性のない無駄な作業」と感じてしまうのです。

情報共有の必要性を感じていない社員がいると、組織全体での情報共有が円滑に進まず、滞ってしまいます。

情報共有することに抵抗を感じている

情報共有しない人のなかには、情報共有することに抵抗を感じている場合もあります。

多い例としては、情報共有することによって自分自身の知識やノウハウが広まり、相対的に自分の評価が下がってしまうと考えてしまうことが挙げられます。ほかには「情報共有すると進行状況の遅れやミスが発覚して怒られてしまうのではないか」といった、おそれの心理が歯止めをかけしまう場合もあります。

自身のノウハウ提供に抵抗を感じている社員がいる場合は、気兼ねなく情報共有できるような環境づくりが大切でしょう。

情報共有が面倒だと感じている

情報共有しない人の心理として、情報共有というタスクそのものを面倒に感じている場合があります。情報共有自体には抵抗がないものの、手間がかかるのを負担に感じる人はこちらに当てはまります。

このようなタイプの人がいる場合は、情報共有するまでの手順や仕組みが複雑になっていないかといった見直しが必要です。

情報共有に対する捉え方が違う

情報共有に対する捉え方が違う場合も、情報共有しない理由の1つとして考えられます。

プロジェクトを始める前に入念な準備をする人の場合は、計画段階での情報共有が多いです。一方で、プロジェクトをまず始めてから軌道修正していく人の場合は、実行中の情報共有が多くなります。

同じように情報共有をしていても捉え方が異なり、欲しいタイミングで共有されないため「情報共有しない人」という認識になってしまうのです。

社内で情報共有できない原因

社内に情報共有の文化が根付かない・情報共有できない原因は、社員だけのせいではありません。

企業の体制そのものが、組織として情報共有をしづらい環境になっていないか考えてみましょう。

仕組みやルールに問題がある

社内で情報共有ができない原因の1つとして考えられるのは、組織としての情報共有の仕組みやルールに問題があるパターンです。

たとえば情報共有を行う作業時間が設けられていなかったり、共有の形式が固定されていたりして柔軟に対応できないことが考えられます。

社員は普段の業務に加えて情報共有まで行わなければいけないため、仕組みやルールがあいまい、もしくは細かすぎると情報共有をするのが苦になることもあります。

社員の意識に問題がある

社内で情報共有できないもう1つの原因は、社員の情報共有に対する意識に問題がある場合です。

先ほど情報共有したくない人の心理でも挙げたように、情報共有に対しての意識が低かったり、抵抗があったりすると情報共有が進みません。

情報共有に対する意識を改めてもらうためには企業側から動く必要があります。

情報共有を浸透させるための解決策

情報共有できない原因は企業や社員にあることがわかりました。では、情報共有できる組織に変わるためにはどうすればいいのでしょうか。

ここからは情報共有を組織全体に浸透させるための解決策をご紹介します。自社で導入できそうなものがあれば試してみてください。

ルールを明確化する

情報共有をしたくてもできない場合、つまり社員が情報共有したくても組織の仕組みやルールに問題がある場合は「情報共有のルール」を明確にしましょう。

具体的には「情報共有していい内容」「情報共有する方法」「情報共有するタイミング」などです。

ルールを明確にすることで、社員も情報共有するイメージがわきやすくなり、情報共有しやすい環境づくりが実現できるようになります。

評価制度の導入

企業にとって都合の良いように情報共有させようとしても社員は動きません。何かしらの理由で情報共有をしたがらない社員がいる場合は、情報共有することに対してのメリットを設けましょう。

具体的な例としては、社員の情報共有への貢献度を取り入れた評価制度の導入です。ただ評価を上げるだけでなく、情報共有の必要性も説いて主体的な行動を促すようにしましょう。

ツールの導入

「情報共有にリソースを割けない」「手間がかかって大変」という場合は、情報共有に特化したツールを導入しましょう。タスク管理やチャットなどの機能があるため、日頃の業務をまとめて完結させることができます。

また情報共有に対するハードルを下げることによって、情報共有しやすい環境をつくることができます。

情報共有ツールならQast

https://qast.jp/

社内で情報共有を促進できるツール「Qast」をご存じでしょうか。

Qastはシンプルな操作性で直感的に使える情報共有ツールです。メモ機能に情報を入力して投稿するだけで簡単に共有ができます。定例報告はもちろん、コメント機能でやり取りを行うことも可能です。

また、デバイスを選ばず利用できるため、外出の多い営業職や現場に出ずっぱりの技術職など、他部署との情報共有もスムーズに行うことができます。過去のやり取りも検索機能を使えばすぐに引っ張り出すことも可能です。

ランキング機能では、情報共有における個人の貢献度を可視化することができます。上司が評価しやすいだけでなく社員たちのモチベーション管理にもつながりやすいツールです。

まとめ

情報共有できない原因が必ずしも社員にあるとは限りません。

「情報共有の仕組みづくりを広めるよう指示されたから」と上から下へ受け流すのではなく、社員1人ひとりと向き合い、情報共有の大切さを説明するところから始める必要があります。

今回ご紹介した情報共有できない原因や解決策はあくまでも一例です。「自社で情報共有が進まないのはなぜなのか」をしっかりと考え、適した解決策を導き出してみましょう。

Qastラボ編集部

Qastラボ編集部では、これからの働き方において必要な"未来のナレッジマネジメント"について研究しています。 ナレッジ共有、業務効率化、経営戦略、コミュニケーションツールなどテーマ別に役立つ記事をご紹介します。