ナレッジマネジメントシステムの構築に必要な準備とは

働き方の多様性が広まりつつある新しい時代において、経営手法の一環として注目を集めているナレッジマネジメント。しかし、ナレッジマネジメントに取り組んでいる企業の多くが、想定している成果をあげられずにいます。

ナレッジマネジメントを成功させることができない理由はたった1つです。それは、ナレッジマネジメントにおいて必要なシステムを構築しないまま取り組んでいるからです。ナレッジマネジメントそのものの働きも重要ですが、導入前の準備を怠ってしまうと成果をあげるのは難しいといえます。

今回はナレッジマネジメントを導入するにあたって重要な「ナレッジマネジメントシステム」について解説します。これからナレッジマネジメントを導入する企業や、ナレッジマネジメントの成果があがらずに悩みを抱えている担当者はぜひ参考にしてください。

ナレッジマネジメントシステムとは

ナレッジマネジメントは、属人化したコツやノウハウといったナレッジを組織全体で共有・活用するための手法です。ナレッジマネジメントシステムとは、そのナレッジマネジメントを導入・運用するために必要なシステムを指します。

ナレッジマネジメントには、共同化(Socialization)・表出化(Externalization)・結合化(Combination)・内面化(Internalization)の4つから形成される「SECIモデル」というプロセスが組み込んであり、これらはナレッジマネジメントシステムの一部として成り立っています。

ほかにもナレッジマネジメントにおける情報をまとめて管理するツールやAI(人工知能)なども総括してナレッジマネジメントシステムと呼びます。

ナレッジマネジメントにおいては、ナレッジマネジメントシステムの構築が成功・失敗を左右するといっても過言ではありません。

 

ナレッジマネジメントシステムの導入メリット

ナレッジマネジメントシステムを導入すると、各所に散らばっていた情報を一括で管理できます。

顧客データや受発注システムなど形式の異なる情報を、ツールを使って統一することによって検索時間を短縮するといったイメージです。無駄な業務を効率化して減らすと、生産性の向上が期待できます。

また、既存のナレッジ同士を組み合わせることで新たなイノベーションが起きる可能性もあります。

競争の激しい現代社会を勝ち抜くためには、働き方を工夫しアップデートし続ける必要があるのです。そのためにはナレッジマネジメントの取り組みが重要といえます。

 

ナレッジマネジメントシステムの導入に必要な準備

ナレッジマネジメントシステムを導入するためには準備が必要です。入念な準備を行うほどより高い効果を得ることにつながるため、手を抜かずに徹底することをおすすめします。

ここからはナレッジマネジメントシステム導入に必要な準備について解説していきます。

 

目的の明確化

ナレッジマネジメントシステムを導入する前に、まずは「ナレッジマネジメントシステムを導入するのはなぜか?」という目的を明確化させましょう。いわばナレッジマネジメントにおけるゴールの設定です。

情報共有による顧客情報の一括管理や、マニュアル化による教育リソースの削減など、企業が抱える課題によってさまざまな目的があります。

目的が明確化しないままナレッジマネジメントシステムを導入しても、組織に所属する社員たちは何を目指してナレッジマネジメントへ取り組めばいいかが分からないでしょう。実際利用する社員に目的が伝わらないと、ナレッジマネジメントシステムは活用されず形だけになってしまう可能性があります。

この形骸化こそがナレッジマネジメントの導入に失敗する大きな原因となりえます。

ナレッジマネジメントを成功させるため、そしてシステムを上手く運用するためには目的を明確化しましょう。明確化された目的を社員と共有し、ゴールへ導いてあげることができれbばおのずと成果をあげることができるようになるでしょう。

 

自社に合ったツールの比較検討

ナレッジマネジメントシステムは、ナレッジの共有と活用を繰り返すSECIモデルが基礎にあります。このSECIモデルを上手くサイクルさせるためには、ナレッジマネジメントツールを利用が欠かせません。

ナレッジマネジメントツールにはさまざまな種類が存在します。チャット型やストック型などの機能面はもちろん、ツールのデザインもそれぞれ異なるため、自社に合ったツールを見つけられるかがナレッジマネジメントシステムの成功への大きなポイントとなります。

パソコンやITなどの機械系に疎い社員でも使いやすいと思えるかどうかや、自社の抱えている課題解決に適しているかどうかなどもツールを選ぶ上で重要な考え方です。

ナレッジマネジメントツールには無料で使えるものや試用期間を設けているものなどもあるため、社内でツールを比較検討してみるとよいでしょう。

 

ルールや仕組みづくりの計画

ナレッジマネジメントシステムを導入する際は、あらかじめ運用ルールや情報共有するための仕組みづくりを計画しておきましょう。

とくにナレッジマネジメントに対するノウハウがない場合は、どうすればいいのか社員自身がわからない状態です。そのような状況下では活発な情報共有が行われません。

たとえば「いつ共有するのか」「どのような情報を共有するのか」「ツールのどの機能を使って共有するのか」などが挙げられます。思いつかない場合は5W1Hに置き換えると決めやすいです。

 

ナレッジマネジメントシステム導入後の注意点

ナレッジマネジメントシステムを導入したあとは、形骸化しないように注意する必要があります。

属人化したナレッジを持つ社員ほど日々の業務に追われており、ツールを使う暇がない場合があります。適正な業務量にするのはもちろんですが、情報共有も評価基準に入れるなどの工夫も凝らしてみるといいでしょう。

また、ナレッジマネジメントシステムの運用が上手くいっているときにも注意すべき点があります。それは社員の自発的な思考力の低下です。

ナレッジマネジメントで得た情報は個人や組織にとって有益な情報です。しかしその情報に頼ってばかりでは、働く上で重要な自発的に思考する力が失われる可能性があります。定期的に意見交換をする日や時間を設けてイノベーションを促進しましょう。

 

ナレッジマネジメントシステムとしての「Qast」

https://qast.jp/

Qastはシンプルな操作性が特徴のナレッジ経営クラウドです。「社内の知恵袋」をイメージした設計で、メモやQ&A機能を使ってナレッジを蓄積することができます。

投稿したメモやQ&Aはフォルダ分けも可能。検索からすぐに欲しい情報を見つけることができます。WordやPDFなどの添付ファイルの文字列まで認識できる高性能な検索機能は、ストック型のナレッジとの相性も抜群で、投稿が溜まれば溜まるほどその価値を増していきます。

また、チャットでのサポートも充実しているため、ナレッジマネジメントツールを初めて導入する企業でも安心して使えます。

 

まとめ

ナレッジマネジメントシステムは情報社会において必須ともいえるほど重要なものです。

個人の知識資産を企業の財産として扱い、組織として成長を重ねていくことで、生産性の向上や競争力強化などさまざまな恩恵を受けられます。

ナレッジマネジメントシステムの導入を考えている場合は、導入前の準備をしっかりと行いましょう。

 

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