ナレッジマネジメントツールの無料版と有料版の違いとは?それぞれのメリット・デメリットや利用用途を詳しく解説!

給与の頭打ちや職種の多様化で人材の流動化が進み、もはや企業側から見ても、今の日本で終身雇用をおこなうのは簡単ではない時代になっています。だからこそ「社員は入れ替わるもの」と仮定し、業務に関するノウハウやスキル・知識を企業自体へ蓄積しておくことが大切です。

ナレッジマネジメントとは、企業がナレッジ(スキル・知識)を蓄積し管理することです。そしてその作業を簡単にしてくれるツールのことを「ナレッジマネジメントツール」と呼びます。

ナレッジマネジメントツールは現在、種類がとても豊富です。そのためどれを選べばよいか悩んでしまいがちですが、目的や人数・作業内容で絞り込めば最適なツールが見つかるので、いろんなツールを比較してみましょう。

ナレッジマネジメントツールとは

ナレッジマネジメントツールとはその名のとおり、ナレッジ(企業内にあるスキル・知識・ノウハウなどの有益な情報)をマネジメント(経営のために管理)するツールのことです。

企業という大きな組織がずっと運営を続けていけるのは、企業内で働く社員ひとり一人がそれぞれの役割を果たし、成果を上げているからです。

社員たちは毎日働くなかでさまざまな場面に直面し、対応していくことでスキルや知識を得ていきます。そしてその経験を応用してさらなる成果を上げ、それが企業の利益につながっていきます。

しかし利益を上げていた社員が、培ってきた情報を共有しないまま退職などの理由で組織を抜けてしまうと、他の社員は利益の生み出し方が分からないため再現できず、大きな損失を生んでしまう可能性もあります。

しかし、逐一情報をナレッジとして企業に蓄積しておくことで、誰かが退職してもその後を引き継いだ社員が同じ方法を実践することができ、損失を生まずに済む可能性があります。だからこそナレッジマネジメントは企業のリスク管理として、必ずおこなうべきものなのです。

 

ナレッジマネジメントツールの選び方

今やナレッジマネジメントは企業運営に不可欠な要素です。さまざまな企業があらゆる場面で使用するため、公開されているツールはいろんな使い方に対応すべく多種多様です。

ツールによっては最初から最後まで無料で使えるもの、お試し無料版があるもの、本格導入のための有料版に分かれているものなどそれぞれ料金体系が異なり、目的に合うツールを導入することによって長く使うことも可能です。違いをしっかりと見極めて、自社に最適なツールを選びましょう。

 

無料ツールのメリット・デメリット

コストをかけず使えるフリーのナレッジマネジメントツールはとても魅力的ですが、本格的に使おうとするとやはり難しい面が多く出てくるでしょう。その理由としては、一般的に無料版には以下のようなデメリットがあるからです。

・使える機能が制限されている
・少人数の場合しか使えない
・困ったときのヘルプサポートが充実していない

ただし「少人数でしか使わない」「まずはナレッジマネジメントツールに慣れるための導入版として使ってみたい」などの場合は、コストをかけずにナレッジ管理を体験できるためとても便利です。

なかにはオープンソース(無料で公開され、自由に使える)のナレッジマネジメントツールもあります。こちらはITに詳しい社員がいる企業ならカスタマイズもできるため、メリットは大きいでしょう。

まずは無料版を使って、企業内にあるナレッジの把握やテキスト化、自社に合うツールのタイプを考えるなど、本格導入のための準備を整えてみるのもおすすめです。

 

有料ツールのメリット・デメリット

有料版のナレッジマネジメントツールは、その多くが無料版よりも使える人数や容量が多く設定されています。さらにナレッジの蓄積はもちろん、簡単なコミュニケーション機能や他ツールと連携できる機能を持っているものもあります。

実は「ナレッジ」と呼ばれるものは、社員が持つ経験やノウハウ、知識をテキスト化したものだけでなく、社員同士による“問題を解決するためのやりとり”も含まれます。

このときどう対処したのか、その後どうなったのかというログまでナレッジとして残すことで、より素晴らしい改善につなげられる可能性があります。そのため、コミュニケーション機能が付いているかどうかは1つ大きな基準となるでしょう。

さらに、有料版の特徴として、ツール利用に関して困ったことがあればヘルプサポートに連絡することですぐに対応してもらえるというメリットもあります。

通信可能容量や利用人数、セキュリティや金額面に関しては段階的に設定されているものが多く、企業のニーズに合わせてちょうど良いものを選ぶことで、コストに見合ったシステムを利用することができます。

また、多くの有料ナレッジマネジメントツールでは無料で利用できる期間が設けられているものもあります。

「欲しい機能は兼ね揃えているけど使い方が難しくて社員が対応できない」「実際に使ってみると意外と機能を持て余す」など、実際に使ってみないと分からない部分は必ずあります。ツールを厳選したら、まずはお試し利用から始めるといいでしょう。

 

有料ツールを利用する際に知っておきたいこと

いくら充実した有料版ナレッジマネジメントツールを導入しても、使いこなせなければ導入している意味がありません。きちんと使えているかの目安として、以下の3点を定期的にチェックするのがおすすめです。

・メンバー全員が積極的に利用しているか
・欲しい情報がすぐに取り出せる状態になっているか
・導入の成果がさまざまな数字や売り上げなどの形として現れているか

もしこれらが達成できていないなら、ツールが合っていない、もしくはうまくナレッジ管理ができていない可能性もあります。ヘルプサポートにも相談しながら、対策を考えましょう。

 

無料・有料利用OK。誰でも使いやすい「Qast」

https://qast.jp/

ナレッジマネジメントツールとして多くの企業で使用されている「Qast(キャスト)」(qast.jp)は、誰でも使いやすいシンプルなインターフェースと、個人のメモやメンバー間のやりとりなど、すべての情報をナレッジとして蓄積できる便利さが大きな魅力です。

とりあえず残しておきたい、という情報はQast内のメモに記載しておき、あとでメンバーと共有設定することも可能です。また、適切なキーワードやタグを付けておけば検索をかけて情報を探し出すときにも役立ちます。求めている情報を必要なときに引き出すことができるため、社内wikiとしての活用も見込めます。

Qast自体の機能はシンプルですが、グループメンバーに対して匿名で質問ができたり、TeamsやSlackに連携したりと、細かな配慮が行き届いています。

10名までなら無料で利用でき、人数や使い方によってプランを上げることもできるので、初めての導入にも、長く利用する本格管理にも向いています。

 

まとめ

ナレッジは蓄積するだけでなく、活用してこそ力を発揮するものです。そして情報を必要とする人が、必要なときにその情報を簡単に手にするためのツール、それがナレッジマネジメントツールです。

無料・有料含めてたくさんのツールがありますが、一番大切なのは利用する人にとって使いやすいことです。数ヶ月後、数年後にナレッジを検索する人のことを考えて、より使いやすいものを選びましょう。

 

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