少子高齢化により働き手が減り続けている現在の日本では、企業の生産性を向上させ、少ない労力で大きな成果を上げるナレッジマネジメントの仕組み作りが欠かせません。 これまでナレッジマネジメントに使うツールとして、多くの企業でワードやエクセルが使われていました。 これらはうまく活用できていれば変更する必要はありませんが、種類の多いナレッジの蓄積・活用や情報の共有には向いておらず、ナレッジや社員が増えてくると不便に感じる部分が出てくるでしょう。

今回は従来のワードやエクセルでのナレッジ管理方法とともに、ナレッジマネジメントツールを使ったナレッジの蓄積・活用の方法もご紹介します。

ナレッジマネジメントの目的とは？

ナレッジマネジメントとは、企業のなかにある有益な情報を一括でまとめ、管理・活用していく手法のことです。有益な情報とは企業に設置されている機器の使い方であったり、社員が持つ顧客を得るためのノウハウであったりなど、さまざまなものを指します。 それらをデータベース化して企業で一括管理することで、新人からベテランまですべての社員が、必要なときに必要な情報をすぐ取り出せるようになります。

するとどうすればよいか分からない、誰に聞けばよいか分からないなどで悩む時間を削減できるほか、ナレッジを共有することで社員全体のスキルの底上げが可能になります。

大切なのは「蓄積した情報を共有する」こと

情報は蓄積すればするほど企業にとっての財産となります。しかしそれを活用できなければ効率的な運用、つまりナレッジマネジメントができているとはいえません。 ワードやエクセルは蓄積には便利ですが、複数での共有・活用には不向きであるため、ナレッジ管理ツールとして利用するには少し不便だといえるでしょう。

しかしワードやエクセルも目的に合った使い方で、上手に使えばとても便利なナレッジマネジメントツールになります。誰でも無料ですぐに使い始めることができるため、お金をかけずに手軽に始めたいなら実践してみるとよいでしょう。

従来のワード・エクセルを上手に活用するには？

ワードやエクセルなら企業のパソコンにインストールされている場合が多く、追加コストをかけずにナレッジ管理を始められるのが大きな魅力です。 ワードはファイルやフォルダに分けての文章の蓄積、エクセルは数値の計算やマクロ機能を使った入力・集計の効率化ができるため、簡潔かつ少ない種類の情報を管理するには便利な方法だといえます。

ワード・エクセルの活用方法

ワードは文章作成ソフトであるため、文章で機器や手法などの使い方（マニュアル）に関するナレッジを蓄積させるのに向いています。誤字脱字チェックや読み上げ機能が付いているため、よりミスのない文章を残すことができるでしょう。

エクセルは関数を使った数値の計算に加え、マクロ機能を使えば作業の効率化も可能です。顧客情報の管理やデータベースとしての利用に向いており、スキルがあれば簡単な操作で複雑な作業が可能なため、ナレッジ管理ツールとして活用している企業はまだまだたくさんあります。

ワード・エクセルでのナレッジ管理方法

ただし、ワードやエクセルは誰でも閲覧できるためセキュリティ面での不安は捨てきれません。しかしパスワードを決めてロックをかければ、パスワードを知っている特定の人のみ閲覧できるので、大切な情報は責任を持って守りましょう。

共有する際はメールで直接共有リンクを送るか、Dropboxを利用するのもよいでしょう。ワードやエクセルでナレッジ管理をするなら、フォルダ分けや階層分けをきちんとおこない、誰が見ても分かりやすいよう蓄積していくことが大切です。

ワード・エクセルとナレッジマネジメントツールの違いとは

ここまで見ると、ナレッジマネジメントシステムはワードやエクセルでも十分なのでは…と感じるかもしれません。 しかしナレッジマネジメントツールとワード・エクセルにはそもそもの目的に大きな違いがあり、長期的に見るとツールの利用が断然おすすめです。

ナレッジは蓄積だけでなく活用が必要

ワードやエクセルは蓄積・保存を目的としたツールであるため、社内で共有する場合にもひと手間かけた設定が必要です。 また、保存した情報を効率よく探すためにはあらかじめしっかりとフォルダの分け方を決めて、誰にでも分かりやすいように保存しておく必要があります。 しかしナレッジマネジメントツールなら、気軽に記入してワンクリックするだけで即ナレッジとして蓄積・共有が可能です。

情報を探したいときはキーワードやタグ検索で簡単に引き出すことができ、時間がかからず効率的です。

ナレッジマネジメントシステムは共有のための工夫が豊富

ナレッジは社内で共有して活用するものだからこそ、グループ内での相談や連絡での細かいすり合わせが欠かせません。 そのためナレッジマネジメントのためのツールやシステムには簡単なチャット機能が付いているものが多く、ナレッジツール内でのやりとりすらもナレッジとして蓄積できるものもあります。

ナレッジマネジメントツール導入で得られる効果は？

ワードやエクセルは種類別でファイルにまとめて保管し、情報を取り出すときはわざわざその場所を探し出し、ファイルを開く必要があります。 しかしナレッジマネジメントツールで情報を保管する場合は、ツール内検索にキーワードやタグを打ち込むだけで欲しい情報が手元にくるため、探す時間を短縮することができます。

利用・閲覧するメンバーを設定すれば、セキュリティ面でも安心感が高まります。どんな企業・職種でも素晴らしい効果が期待できますが、顧客から問い合わせを受ける営業職やコールセンターなどでは瞬時に情報を引き出して回答できるため、さらなる信頼と安心につながるでしょう。

メモや相談まですべてナレッジ蓄積につながる「Qast」

https://qast.jp/

ナレッジの蓄積手段として多くの企業から支持を得ているQastは、どんな情報も自由投稿やテンプレートを使ってナレッジへと変えられるナレッジマネジメントツールです。 キーワードやタグ付けをすることで、ツール内検索ですぐ目的のデータを見つけられるほか、ワードやエクセル、PDFなどの添付ファイル内の文字列まで検索の対象となり、たくさんのデータを保管していても見逃しがありません。

また、Qast内ではメンバーとのメッセージのやりとりや、匿名の質問もOKです。SlackやTeamsとの連携もできて、グループチャット内の大切なやりとりが流れてしまうまえに、抜き出してQastで保管・蓄積することも可能です。

まとめ

ナレッジマネジメントは全ての企業において必要なシステムですが、うまく活用できるかどうかは利用者の知識やスキル、企業の規模や人数によるところが大きいといえるでしょう。

スキルや知識を持っている人だけでなく、初めての人でも簡単に使えるようにしたものがナレッジマネジメントツールです。人数や付属サービスによって利用金額は変わりますが、提供元と相談しながらちょうど良いものを選べば費用対効果はぐっと高まることが期待できます。 「もっと業務効率化できないか？」と少しでも感じたら、ぜひナレッジマネジメントツールの導入を検討してみましょう。

Qastラボ編集部

Qastラボ編集部では、これからの働き方において必要な"未来のナレッジマネジメント"について研究しています。
ナレッジ共有、業務効率化、経営戦略、コミュニケーションツールなどテーマ別に役立つ記事をご紹介します。