社員をヤル気にさせる上司の日報・週報フィードバック術

日報(週報)は、企業を成長させていくために欠かせない情報共有の方法です。しかし目的を持って作成し続けるのは意外と難しいもので、多くの企業における日報があまり意味のない“形だけの作業”になっている実情があります。

今回はそんな日報を上手く生かし、社員にヤル気を起こさせるフィードバック方法や使い方のコツをご紹介します。

日報の目的

日報は、その日・その週の業務内容や実際に作業して気付いた点などをまとめ、上司へ報告し情報共有する目的を持っています。

さらに上司はその情報を把握して問題点や課題・改善策を考え、業務効率化へ生かします。つまり、企業の利益を生み出す基礎部分の詳細な情報共有、それが日報の主な役割です。

企業全体で大きな目標を掲げたとしても、商品やサービス提供の土台作りを担う社員たちの現状をしっかりと把握していなければ、その目標をクリアすることは難しいでしょう。

まずは日報で作業内容や課題を知り、さらなる効率化・品質向上を目指して適切にフィードバックし、社員の意欲を向上させることが大切です。

 

日報の効果

日報の作成は、毎日の自分の行動を見える化し、振り返りやすくするメリットがあります。日報で上がってきた報告にしっかりと目を通し、現場目線で改善できる部分はないか、このようにしてみるのは可能かなど、課題と対策を一緒に考えましょう。

対応可能な課題と対策がまとまったら、それを実践してまた日報で報告してもらいます。そしてさらに新たな改善策を探り、作業の効率化・品質向上を目指していきます。

このようにPDCAを回せば、部下と上司がお互いの考えをすり合わせながら結果を出していくことができ、さらに部下のモチベーションアップ・スキルアップにつなげられます。

 

日報にフィードバックすることの重要性

日報は、部下が上司に対して自分の行動や業務内容を報告する役割を持っています。

事実をそのまま記載することが基本ですが、なかには内容次第では評価が下がってしまうと考え、ありきたりで当たり障りのない内容にとどめてしまう社員もいます。

また、上司の対応次第では部下に「毎日の行動を管理・監視されている」という印象を与えてしまうため、いつも同じことを書く単純作業になりやすいデメリットもあります。だからこそ日報を通じた上司からのフィードバックで、上手にコミュニケーションをとることが大切です。

やりとりを円滑にするツールとして日報を活用し、報告を生かして社員の持つ力やアイデアを引き出していけるよう心がけましょう。

 

社員をヤル気にさせる上司のフィードバック術

 

どうしても手間がかかる作業になりがちな日報だからこそ、必要な情報のみを簡単に書けるよう、あらかじめテンプレートを用意して“書いてほしいこと”を記載しておくのが効果的です。

また、内容に対してのフィードバックは感情に任せておこなうのではなく、ポジティブかつ具体的で客観的なものにします。指示をするばかりではなく部下の思いや話をしっかりと聞いて共感し、小さな目標作りを手伝いながらヤル気を引き出しましょう。

上手なフィードバックのコツとしては、
・ダメ出しをしない
・一方的な考えによる指示をしない
・見て覚えろという“丸投げ”をしない
などが挙げられます。

まずは日報の書き方を丁寧に教えて、日報を書く目的や、すべてを包み隠さず報告してほしいことなどを伝えましょう。そして実際に書いてもらったら、本人にその場の作業責任をすべて押しつけて叱ったり対処を丸投げしたりするのではなく、一緒に対策を考えます。

伝え方としては「こうしてね」と指示するのではなく「どう思う?」と質問して、本人の思いや意見を引き出せるよう意識します。それが良い結果につながれば、部下は自分の意見が反映されたうえでの結果であるために満足感が生まれ、モチベーションが上がるでしょう。

もし良くない結果になった場合は、決して部下を責めず、もう一度原因や方法を一緒に考えていきます。

社員全員が自身の力やアイデアを100%発揮できれば、企業全体の大きな成長につながるでしょう。しかしそのような素晴らしい社員をたくさん育てることは簡単ではありません。

育てるというと「指示する・管理する」を意識してしまいがちですが、大切なのは上手な共感と質問で「自分から考えて行動できる」ようにすることです。個人のひらめきやアイデアで改善を続けられる社員が育てば、企業にとって大きな財産となるでしょう。

 

日報のフィードバックがしやすいツール「Qast」

                             https://qast.jp/

上手な日報・週報の活用は、部下と上司の円滑な関係作りにつながります。だからこそ誰でも使いやすいツールを利用するのが効果的です。

情報の蓄積ができるのはもちろん、簡単な質問やコミュニケーションができるものだとムダな時間や手間を省けます。

社内の情報共有サービス「Qast」は、シンプルなインターフェイスで誰でも直感的に使いやすいのが大きな特徴です。

シンプルだからこそ自由に使えるうえ、テンプレート機能を活用すれば日報機能としても利用できます。メモとして作成してすぐに日報として提出すれば、コメント機能で簡単にフィードバックができるため、時間のロスがありません。素早いやりとりで翌日に生かすことができます。

また、記載した日報やフィードバックはQast上にナレッジとして蓄積でき、後から見返すことも可能です。タグを付けて管理すれば、すぐに目的のメモを見つけられるのも非常に便利です。

書いた日報はもちろん、情報のやりとり・フィードバックまですべてナレッジとして残せるため、確実な業務効率化が実践できます。

 

まとめ

日報はただその日の出来事を書けばよいだけでなく、その情報をフィードバックして次に生かすことでより良い結果をもたらします。

また、その報告やフィードバックは新たに社員が入ってきたときにも、情報の資料・ノウハウとして役立てることができます。だからこそ企業のスタイルや業務内容に合ったツールを使ってきちんと管理し、欲しいときにすぐ情報を出せるようにしておきましょう。

 

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