【2022年最新】社内SNSツールおすすめ10選！メリットや事例についても紹介
昨今、SNSと聞いて全く馴染みのない言葉だという方は少ないでしょう。
LINE、Facebook、Twitter等、何かしらのSNSというサービスに一度でも触れたことがある人も多いはずです。そんな馴染みのあるSNSだからこそ、企業において活用する際も手軽にできると思いながら、なかなか導入できない、あるいは導入したものの使われない、なんてこともあるのではないでしょうか。
今回は社内SNSとは何か改めてご説明すると共に、おすすめの社内SNSツールをご紹介していきます。
目次
社内SNSとは？導入の目的は？
そもそも、「SNS」とは何でしょうか。「SNS」とは、Social Networking Serviceの略称で、個人がインターネットを介して、社会とのつながりをもつサービスのことを指します。
従来のコミュニティでは匿名性が重んじられていましたが、SNSでは個人を明確にしてコミュニケーションを取るという特徴があります。1対1やグループで会話のできるLINEや、不特定多数に向けて発信を行えるFacebookなどさまざまな形のSNSが存在します。
社内SNSは、そんなSNSでのコミュニケーションを社内で取り入れ、業務効率や生産性の向上を目指すサービスです。主な機能として、個人やグループでのチャット機能、掲示板、ファイル共有などが挙げられます。
現在多くの企業において、従業員間での業務効率化や生産性向上、コミュニケーションの促進といった目的で導入されています。
社内SNSのメリットとは？
では、社内SNSを導入することにより得られるメリットを具体的に見ていきましょう。
コミュニケーションの活性化、コスト削減
社内SNSの特徴として一番に挙げられるのは、気軽にコミュニケーションが取れることでしょう。
個人でのチャット機能はもちろんのこと、複数人とのグループチャットも簡単に始められます。チームメンバー、部署、プロジェクト、部活動やランチメンバーなどのグループを作るなどして、気軽な会話がすぐにでも始められます。雑談をすることで仲が深まれば業務でのパフォーマンスにも良い影響をもたらすはずです。
大事な業務上の会話もログがしっかり残るので、メンバーや上司に確認しなくても自分で確認ができます。
また、社内SNSは研修や指導においても効果を発揮します。口頭での研修や情報共有だけでは複数の社員から同じ質問を受けることが多く、回答者側の大きな負担になってしまいます。質問者側からすると初めての質問でも、回答者側からすると過去に何度も答えた質問ということはよくある話です。
始めは丁寧に回答していても、人数が増えれば増えるほど工数は増えていき、場合によっては1日のうち2〜3時間を社内対応に費やすことになってしまいます。
社内SNSを活用すれば、業務に関する従業員の疑問や質問に簡単に回答でき、ナレッジも蓄積されていくため、業務コストの削減に繋がります。
社内の情報の一元化
さまざまなツールが提供されるなか、「ファイル共有は◯◯、お客様からの問合せ対応は◯◯、マニュアルは◯◯」などツールを複数導入してしまうと、かえって必要な情報がどこにあるのかがわからなくなり、管理が煩雑になってしまいます。自社に必要な機能を持つ一つの社内SNSにすべての情報を集めることを心がけましょう。
社内には、業務マニュアルや社内ルール、ノウハウ、業界の専門知識など、さまざまな情報があります。それらの情報を社内SNSで一元管理することで「社内SNSツール内を探せば大丈夫」となり、従業員に自己解決を促せます。これまでの非効率な時間が削減され、業務効率化にも繋がります。
生産性の向上
社内SNSでのコミュニケーションが活性化されることで、チームでのアイディアが今までよりも生まれやすい環境が整います。
また、効率化により削減された時間を有効に使うことでワークライフバランスが保たれ、さらなるパフォーマンスの向上や課題の解決、新しい事業への取り組みなども実現するでしょう。小さな変化かもしれませんが、その変化が積み重なることで、社内の生産性が向上します。
業務全体の把握ができる
社内SNSにはスケジュール管理やタスク管理の機能が備わったサービスも多く、各従業員が自分の携わっている業務全体の状況を把握しやすくなります。また、これまで口頭で行われていたやりとりが社内SNS上にログとして保存されるため、どういう流れでタスクが進んでいるのかも把握しやすくなります。
課題や問題点の早期発見にも繋がり、業務状況を把握したうえでスムーズにタスクを遂行できる体制が構築できます。
社内SNSのデメリットとは？
社内SNSの導入によって得られるメリットは多いのですが、デメリットも存在します。ここからは導入のデメリットを紹介します。
社内の浸透までに時間や労力がかかる
社内SNSが社内に浸透し実際に従業員が活用できるようになるまでには、相応の時間と労力がかかります。
操作方法や利用できる機能について説明が必要なことのほか、どういう用途で社内SNSを使うのか、社内SNSの利用において禁止事項はあるかなどのルール決めも必要です。根気強く社内への浸透を進めていく必要があることを認識して導入するようにしましょう。
ツールの導入に費用がかかる
社内SNSの導入時には、ツール・サービスの提供者との契約が必要です。会社の規模や利用するツールに応じた初期費用がかかる点を認識しておきましょう。
同じツールでも利用する機能やプランによって費用が変わりますので、自社に適したプランを選び、無駄なコストをかけないようにすることが重要です。
浸透しなければ時間や費用のコストが無駄になる
社内SNSの効果的な活用は従業員への浸透が大前提となります。導入したものの社内に浸透せず利用が形骸化してしまっては、導入にかけた時間や費用が無駄になってしまいます。
どのように社内に浸透させるか、浸透した後は形骸化しないような運用方法はどうすべきか、予め検討しておく必要があるでしょう。
プライベートと混同する可能性がある
コミュニケーションの気軽さが魅力である一方で、従業員がプライベートと混同して利用してしまう可能性があります。プライベートの飲み会の約束など業務と関係のない話をすることに使われる可能性があることを認識し、対策を施す必要があります。
社内SNS以外のコミュニケーションツール
ビジネス用のコミュニケーションツールには、社内SNSの他にもさまざまなものが存在しています。社内SNSと似たような機能が備わっているコミュニケーションツールをご紹介します。
ビジネスチャットツール
「ビジネスチャットツール」とは、チャットをベースにしたコミュニケーションツールです。社内SNSのコミュニケーションは投稿に対するコメントやリアクションがベースになりますが、ビジネスチャットツールでは会話形式でリアルタイム性の高いコミュニケーションが可能で、音声や映像が共有できるWeb会議機能もあるなど、リアルタイムのコミュニケーションに適したツールです。代表的なビジネスチャットツールには「Microsoft Teams」や「Slack」などが挙げられます。
ビジネスチャットツールについては以下の記事でも詳しく解説していますので、併せてご覧ください。
社内Wiki
「社内Wiki」は、社内のナレッジ蓄積を重視したコミュニケーションツールです。社内情報のやりとりに重点が置かれており、社内SNSよりナレッジの蓄積がしやすいという特徴があります。代表的なものに「Qast」や「Notion」などがあります。
社内Wikiについては下記の記事で詳しく解説していますので、ぜひご参照ください。
ナレッジ共有・情報共有ツール
「ナレッジ共有・情報共有ツール」は、企業や部署、従業員などが独自に持っているナレッジを共有するためのツールです。ビジネスチャットツールや社内SNSも情報を共有しコミュニケーションを取るためのツールであるため、広い意味ではナレッジ共有・情報共有ツールに含まれるといえるでしょう。
ナレッジ共有・情報共有ツールについては下記の記事で詳しく解説していますので、併せてご参照ください。
社内SNSツールの選び方
社内SNSツールとして利用できるソリューションは数多く存在するため、選び方が非常に重要です。ここでは社内SNSツールを選ぶ際のポイントを解説します。
導入目的を達成できる機能を持っているか
社内SNSツールを選ぶ際は、導入する目的を明確にしましょう。たとえば、導入目的が相互コミュニケーションの円滑化であれば投稿のしやすさやWeb会議などのコミュニケーション機能の有無が重要になります。目的に合った必要な機能が備わっているか確認しておきましょう。
操作が簡単シンプルか
社内SNSはさまざまな属性の社員が利用するものです。そのため、ITリテラシーの高さを問わず誰でも投稿ができてコミュニケーションがとれやすい、操作性の高いツールを選ぶのが良いでしょう。一部の層しか利用できないツールを選んでしまうとコミュニケーションに偏りが出てしまい、円滑なやりとりが難しくなります。
情報セキュリティ要件は十分か
社内SNSでは多くの社内情報が取り交わされることになるため、セキュリティの高さは大切なポイントです。たとえば社内SNSツールのひとつである「Qast」であれば、データは暗号化され、高い信頼性を持つAWSのデータセンターに保管されます。また、24時間体制で監視されているため不正アクセス対策も充実しています。
社内情報を確実に保護するため、社内SNSは情報セキュリティの要件を十分に満たしたツールを選ぶようにしましょう。
Qastのセキュリティについてはこちらをご覧ください。
おすすめ社内SNSツール
ここからは、おすすめの社内SNSツールを10個ご紹介します。ぜひ導入の参考にしてみてください。
Qast
【おすすめポイント】
「Qast」は、シンプルな作りで直感的に使えるツールであるため、社内SNSとして受け入れられやすいでしょう。
↑メモ投稿画面
投稿の方法は非常にシンプルで、メモ投稿画面でタイトルと本文を入力するだけです。さまざまな部署や年齢層が参加する社内プロジェクトにおいて、どんな人でも簡単に使えることは大きなポイントとなります。
入力した文字をドラッグで選択すると、文字装飾を行うためのアイコンが表示されます。テンプレート機能やマークダウンも使えるため、会議で活用すれば見やすくわかりやすい議事録が作成できます。
また、メンバー外に共有する「日報」や「社内報」のような使い方にも有効です。さらに、コメントやいいね機能を用いることで円滑なコミュニケーションが期待できます。その他にも、＠でメンションを飛ばせばタスクを振り分けることも可能です。
シンプルな操作性の他、Q&A形式で情報を溜められることも特徴です。プロジェクト内でよくある質問等を蓄積しておくことで、何度も同じ質問に回答する時間を削減できます。
また、チャットツール（Slack/Chatwork/Teams）との連携が可能なため、投稿した際に通知でき、投稿の見逃しを防げます。SlackやTeamsであれば、チャットツール上で投稿した内容をボタン一つでQastに蓄積していくことも可能です。
他にも、階層式のフォルダ/タグ付けでの分類や、テンプレート設定、ピン留め、閲覧権限の設定、既読者の可視化など機能が充実。スマホでも使いやすく、セキュリティ対策は万全です。シンプルながらも充実した機能を揃えているため、最もおすすめのツールです。
【特徴的な機能】
- ファイル内の文字列を検索
- スコアで情報共有での貢献を可視化
- テンプレートを設定し、投稿作成の時間短縮ができる
- 既読人数や既読者を確認できる
- 大手向けのセキュリティプラン（IP制限、アクセスログ抽出、シングルサインオン、IDログイン）あり
【Qast サービス紹介】
Talknote
【おすすめポイント】
「Talknote」には、大きく分けて、メッセージ機能、タスク管理機能、グループ機能の3機能が搭載されています。
Talknoteには、情報共有の他にも、社員のモチベーションを見える化できる「アクションリズム解析」という機能が備わっています。これは独自に特許を取得している機能で、社内SNSでのコミュニケーション量やアクセス時間帯などの傾向を計測し、メンタルヘルスの不調や離職の意向など、社員の変化を早期に発見することができます。
また、勤務時間が規定を超えることが続く場合は「オーバーワーク検知機能」によっていち早く人事担当者もしくは上長にアラートが発信されます。こうした機能を早期かつ的確に活用することで、コミュニケーション不足が招く離職を防ぐことへ繋がります。
デメリットは、APIを使ったカスタマイズ等ができないことです。自社の運用フローをTalknoteに合わせていく必要があるかもしれません。
【特徴的な機能】
- アクションリズム解析
- オーバーワーク検知機能
- 外部ツールとの連携
Yammer
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/yammer/yammer-overview
【おすすめポイント】
「Yammer」は、Microsoftが運営する企業向けのSNSです。使用感はFacebookやTwitterに似ているため、プライベートでSNSを使っている人であれば違和感なく始められるでしょう。
チャット機能では複数のグループを作成できます。部署やプロジェクト以外のメンバーに内容を閲覧されることなく、気軽にコミュニケーションをとることができます。もちろん社内全体のチャットや招待制のグループも作成できます。
Windows用とMac用のデスクトップアプリが提供されているのもうれしいポイント。Microsoft365のアカウントでサインインできますので、すでにMicrosoft365を導入されている企業なら大変使いやすいでしょう。
また、ファイルやPDFのプレビュー機能もあるため、すぐに内容が確認でき、無駄な時間を削減することができます。
【特徴的な機能】
- ファイルや画像の添付
- iPhone・Android版スマホアプリの対応
- 投票形式での投稿
gamba!
【おすすめポイント】
「gamba!」は、日報の共有に特化した社内SNSツールです。累計登録実績は1万5,000社を突破し、継続率は97％以上という数字がサービスの品質を裏付けています。
gamba!はテンプレート機能を使って簡単に日報が投稿でき、社員の負担減につながります。コメント欄やいいねボタン、閲覧者がわかる足跡機能など、SNSにおいてなじみのある機能が多く備えられているため、社員同士がコミュニケーションを取りながら情報共有を行うことが可能です。
容量無制限でファイルの添付もできるため、資料や動画も容量の心配なく共有できます。個人情報の取扱いにおいて基準に適合した事業者に付与されるプライバシーマークも取得しているため、セキュリティ面でも安心して導入を開始できるでしょう。
15日間のトライアル期間が設けられているので、まずは試してみることをおすすめします。
【特徴的な機能】
- KPI(目標)管理
- 日報提出状況一覧
- エクセルダウンロード
SKIP
【おすすめポイント】
「SKIP」は、導入成功率90％をうたう大企業向けの社内SNSです。使い方はシンプルなので、誰でもすぐに使用できます。
特徴の一つは、手厚い導入補助にあります。SKIPは担当のコンサルタントに運用をサポートしてもらえるため、社内SNSを浸透させるための有効な導入方法を探ることができます。
まず無料相談では「導入目的の整理と言語化」「初期メンバーの選出」を行います。その後、3ヵ月ほどをかけて初期メンバーのみで利用を開始します。その後も段階的にアドバイスを受けることができ、本格導入に至るまでしっかりとしたサポートがあります。ファイル共有も可能で、検索機能もあるため資料を見失うこともなくなります。
【特徴的な機能】
- 手厚いサポート体制
- ツリー型コメント
- 添付ファイル内も検索対応
Nanoty
【おすすめポイント】
「Nanoty」は、社員のコミュニケーション向上と情報共有の活性化を目的にした「クラウド型の日報管理サービス」です。投稿された日報は全社員で共有できます。
投稿画面はシンプルで、一日の所感をまとめる「総括」と、何時にどのような業務を行ったか登録する「明細」の2種類のみ。業務別でどのぐらいの時間を使っているのかを簡単に分析できるため、業務の効率化にも役立てることができます。
また、添付したWord、Excel、PDFデータはnanoty内のプレビュー画面から見ることができるため、内容をスムーズに確認できます。
感謝の気持ちを社内で共有できるサンクスポイントというものもあり、日頃の思いを伝え合うことができます。このポイントは定期的に集計され可視化されます。社内での評価に反映することで、職場全体の活性化に繋がるでしょう。
【特徴的な機能】
- 閲覧者表示
- 日報の集計
- サンクスポイント
BeatShuffle
【おすすめポイント】
「BeatShuffle」は、大手導入実績No.1を誇る社内SNSです。シンプルなツールゆえ、社員の中でITリテラシーにばらつきがあっても、誰でも簡単に利用できます。タイムライン、コミュニティ、Q&A、スケジュール機能など、SNSに必要な機能が備わっています。
タイムラインでは、情報を2階層まで扱えるトピック機能によってコミュニティの乱立や投稿が埋もれることを防止できます。また、情報の取り扱いレベルに合わせて全公開から非公開まで5つの公開範囲を選ぶこともできるため、社内だけではなく取引先・内定者などの外部ユーザもコミュニティに招待することができます。
ユーザーのアクセス状況や各機能の活用状況を確認することもできますので、機能の周知や活用の促進など、浸透に向けた施策を講じることも可能です。より細かい利用分析も、サポートから定期的に受け取ることができます。
【特徴的な機能】
- Q&A機能
- 既読、未読機能
- ios、Androidアプリ対応
Qiita:Team
【おすすめポイント】
エンジニア向けブログサービス「Qiita」の社内SNS版で、日常的にQiitaで情報発信しているエンジニアにとっては使いやすいツールといえるでしょう。
Markdown記法に対応しており、読みやすくきれいな記事ができます。Markdown記法に不慣れであっても、投稿画面で書式設定ツールバーを使うことで簡単に記事の編集ができます。また、シンタックスハイライトにも対応しているため、読みやすい開発ドキュメントの作成も簡単です。
日報や議事録など、テンプレート機能が充実していますが、独自の機能や特徴はありません。
【特徴的な機能】
- テンプレート機能
- 日報を書きやすいようにサポート
- フィードで共有
Slack
【おすすめポイント】
チャットツールである「Slack」は、1対1のチャットはもちろんのこと、部署、チームやプロジェクト、会話の内容ごとに社内・社外を問わずチャンネルを使い分けてコミュニケーションを分類することが可能です。
誰でも使いこなせるシンプルな機能で、動作もスムーズ。使い勝手の良さは抜群です。外部ツールと連携しておけば、さらに利便性が増します。たとえばGoogleカレンダーやGoogleドライブと連携しておけば、更新時に通知を受け取ることができます。連携できる外部ツールはこの他900にも上ります。
また、絵文字のリアクションボタンを押すと、「いいね」以外の反応を示すことができます。絵文字をオリジナルで作成（カスタム絵文字）することも可能で、無機質なテキストでも感情が伝わります。その他、ビデオ通話機能もあり、オンラインミーティングを行うことも可能です。
【特徴的な機能】
- 文章だけでは伝わりにくい感情をリアクションボタンで伝えられる
- メンション機能で宛先を指定できる
- 外部ツールと連携し、通知を受け取れる
- 使いやすいスマホアプリ
Slackについてはこちらの記事でも詳しくご紹介していますので、ぜひ併せてご覧ください。
Microsoft Teams
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software
【おすすめポイント】
Microsoftが「Microsoft 365でチームワークを実現するためのハブ」としてリリースしたコミュニケーションツールです。Microsoftのさまざまなサービスとシームレスに連携でき、チャット、ビデオ会議、ファイル管理など社内コミュニケーションを一元化できます。
他のツールと異なる点は、Outlookと連携できる点にあります。Outlook上に登録された予定を自動的に組み込んでくれたり、Web会議をセッティングしたりと、社内コミュニケーションをより円滑にすることができます。一方、ご紹介してきた他のツールと比べると、拡張機能や外部連携できるツールが少ないことがデメリットといえるでしょう。
【特徴的な機能】
- Microsoft 365とのシームレスな連携
- 大人数でも参加可能なWeb会議機能
- 豊富なGifアニメーション
Microsoft Teamsについてはこちらの記事でも詳しくご紹介していますので、ぜひ併せてご覧ください。
社内SNSの導入で失敗しないためには？
社内SNSは、社員に機能性や必要性が認識されなければ、うまく浸透できないことも多々あります。社内SNSの導入で失敗しないための方法は、以下の3つです。
利用目的の明確化、ルール決め
社内への浸透とプライベート利用防止のため、社内SNSを導入する目的を明確化し、ルールを設定しましょう。社内のどういった悩みを解決するために運用するのかを具体的に明示し、必要なテンプレートを事前に用意しておくことが必要です。また、「関係者以外も閲覧できるスペースに社内秘の情報を書き込まない」などの基本ルールの整備も必要です。
利用により得られるメリットの周知
社内SNSにはメリットがあると頭でわかっていても、これまでの習慣を変えるとなると、少なからず抵抗が生まれるものです。そうした抵抗を和らげるために、従業員が利用しやすい機能から少しずつ導入し、徐々に利用範囲を広げていくのも方法の一つです。
一部の従業員での試験導入
まずは一部の社員で試験的に社内SNSを導入、運用することをおすすめします。試験運用で挙がってきた課題や問題点を洗い出し解決していくことで、社内に広く展開した後のトラブルを減らすことができます。少人数での利用であれば無料プランが適用されるツールもありますので、いろいろなツールを試してみるのも良いでしょう。
社内SNS導入企業が増加している背景と導入事例
新型コロナウイルスの流行により、多くの企業でテレワークが導入されました。さらに、少子高齢化に伴う労働者不足により、多くの企業で生産性の向上につながるDX化が促進されています。
このような背景を受け、対面でのコミュニケーションではなく、社内SNSを導入したコミュニケーションツールの需要が高まっています。この流れは新型コロナウイルスの流行が収束しても続くものと思われます。
社内SNSはコミュニケーションの他にも、これまでメールやスプレッドシートで管理していた情報を検索・管理しやすくなるなど、多くの成功事例が出ています。
以下の記事では、社内SNSとしてQastを導入したことによる課題解決事例をご紹介しています。
まとめ
いかがでしたでしょうか。新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークに必要な社内SNSなどのツールは企業においてなくてはならないものになってきています。「情報」は、企業の財産です。日々の気づきを共有することで、更なる業務に繋がります。
また社内SNSは、テレワークの円滑化だけでなく社内の課題を解決に導いてくれます。コミュニケーションが活性化され、今までと同じ業務の中にも新しい気づきが生まれるかもしれません。
しっかりと導入計画を立て、この機会に自社に合ったツールを試してみませんか？
Qastラボ編集部では、これからの働き方において必要な"未来のナレッジマネジメント"について研究しています。 ナレッジ共有、業務効率化、経営戦略、コミュニケーションツールなどテーマ別に役立つ記事をご紹介します。
