社内wikiツールを失敗させないために取り組むべき7つのこと

皆さんは社内wikiツールを導入した経験はありますか? テレワークが進む中でナレッジの属人化に課題を感じ、社内wikiツールを導入する企業も増えています。 しかし、社内wikiツールを導入しても社内で浸透させることに失敗したり、導入を検討していてもどのように社内で定着させるのかが見えず、二の足を踏んでいる担当の方も多いのではないでしょうか? そこで今回は、社内wikiツールを導入しても失敗しないための方法や定着のポイントをご紹介します。

社内wikiとは

「社内wiki」とは、文字とおり社内版のwikipediaです。 社内独自の情報やナレッジを溜めておくことで、業務を円滑に進める手助けになります。 社内のナレッジを蓄積することで、人事異動のタイミングや新入社員の入社で発生する、同じ質問に対する回答の工数を削減できるでしょう。 社内wikiツールを社内で定着、活用させるために、まずはなぜ社内wikiが浸透しないのかを見ていきましょう。

社内wikiが浸透しない理由

① 何を、いつ投稿すれば良いかわからない

社内wikiツールにそもそも何を投稿すればいいか分からず、どのタイミングで使えばいいのか分からない、という方も一定数います。 今まで社内wikiの文化が無かった場合、使用用途が分からずに失敗するケースがあります。 社内wikiを導入する際は、投稿する内容や投稿するタイミングを利用者全員に落とし込むのが一つのポイントです。

② 投稿に時間がかかる

社内wikiツールにナレッジを投稿するのはやはり、時間がかかります。 業務中にナレッジを投稿することで、本来の業務の生産性を落としたくない方も多いでしょう。 いかに社内wikiが会社にとって資産となり、価値があるかを感じてもらうかがポイントになります。

③ 心理的なハードルがある

気軽に投稿できる社内wikiですが、やはり最初は心理的なハードルがあるでしょう。 自分が誤った発信をしてしまうのではないか、社内wikiに投稿しても誰も反応してくれないのではないか。そういった不安があるのは確かです。 浸透に失敗しないためにも、心理的なハードルをできる限りなくす事が重要です。

社内wiki浸透のために最初に取り組むべきこと

では、いざ社内wikiツールを選定して使い始めたら何をすべきか、ポイントをご紹介していきます。  

①管理者(浸透責任者)の選定

社内wikiツールの導入初期は、社内で浸透させるための責任者を決めましょう。 責任者が不在の状態では、「誰かが投稿するだろう」「誰かが管理してくれるだろう」と、他責になりがちです。 責任者は必ずしも管理職や部門長である必要はありませんが、社内の中である程度影響力のある人がおすすめです。 責任者自身がどんどん投稿していくことによって、周りの人も影響されていきます。自身で発信することを厭わず、且つ口頭でもその価値や目的を伝えられる人が良いでしょう。  

②最低限のルールを作る

具体的にどんな用途で使うかや、どのような分類方法(フォルダやタグ)で整理するのかを始めに決めておくと、利用者もイメージしやすいです。 例えば、会議の議事録、提案資料、日報、社内ルールの共有、お客様からの問い合わせとその回答等です。 ルールが増えすぎても定着を阻む要因となってしまうので、最低限のルールを責任者が決めておくと良いでしょう。  

③投稿者にメリットがある仕組みを設計

競争意識の高いチームや、そもそも社内wikiに投稿するメリットを感じられない方が多いのも事実です。 そんな場合は、投稿者にメリットがある仕組みを社内で設計することがおすすめです。 ベストは人事評価の一つとしてナレッジ共有に取り組むこと、ベターは投稿が多い人が称賛される文化作りです。 普段の業務で忙しい人こそ多くのノウハウが蓄積されている傾向にあるため、そんな人がメリットだと感じるような設計が必要です。 それによって、最初は個人のメリットとして始めた社内wikiへの投稿が、結果的に組織にとっての重要な資産となるのです。  

④テンプレートを用意する

社内wikiツール内に、あらかじめテンプレートを用意しておくことで「何を書けばいいかわからない」といった状態を回避できます。 例えば議事録を書く際に、全員がバラバラの書式で、毎回一から書いていたのでは時間がもったいないですよね。 テンプレートを用意しておくことで、利用用途の明確化と投稿時間の削減につながります。  

⑤事あるごとに言い続ける

社内wikiツール導入当初は、どうしても口頭や既存の方法で情報共有が行われます。 せっかく社内wikiツールを導入したのに、活用されなければ意味がありません。 前述で決定した責任者を中心に、事あるごとに口頭でも社内wikiツールへの投稿を促進していきましょう。 口頭でよくある質問を受けた際には「それ◯◯に書いておいて」、会議の後には「◯◯に議事録を書いておいて」等、利用すべきシーンで繰り返し伝えていくことが重要です。 始めは大変に感じるかもしれませんが、それを繰り返すことによって次に入る新人や、同じ質問を持つメンバーにとって有益な情報となるでしょう。  

⑥管理者がとにかく投稿し続ける

社内wikiツール導入初期は、どうしても投稿数と投稿頻度が少ないので、利用者側としては投稿に対する心理的ハードルが高い状態です。 最初は投稿しても「間違ったことを書いて恥ずかしい思いをしたくない」、「投稿しても誰も見てなさそうだし...」と思うかもしれません。 社内wikiツールは気軽に投稿していいツールだと感じてもらうために、まずは管理者が頻繁に投稿することが重要です。 一定数の投稿が溜まれば、ツール導入の意図や利便性を理解してもらえるようになります。  

⑦投稿されたら反応する

社内wikiツールにいざ投稿しても誰も反応してくれなかったら、とても悲しい気持ちになりますし、恥ずかしい気持ちにもなります。 これでは投稿しようとしていた人も投稿しなくなりますよね。 社内wikiに何かが投稿されたら、いいねボタンやコメントによって積極的に反応することも大事です。これを徹底すれば、先述の投稿に対するネガティブなイメージは取り除けます。 ツールを選定する上では、この「反応」をいかに気軽に行えるかというのも重要なポイントになるでしょう。  

おすすめの社内wikiツール

上記のポイントを満たすおすすめの社内wikiツールをご紹介します!

Qast

Qastとは いつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”。 Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内情報共有ツール。 https://qast.jp/ Qastは他ツールと比較しても非常にシンプルであり、はじめてツールを導入する企業の方でも簡単に操作できます。 というのも、これまでの社内wikiツールはIT企業(エンジニア)向けに作られていることが多く、投稿までのハードルが高いものが多いです。 Qastは「質問する」「メモを書く」この2つのボタンだけで、簡単に投稿ができます。 前述のテンプレート機能や、いいね、コメント機能、さらには投稿数に応じてスコアを付与する機能を搭載しています。 また、ビジネスチャットツールのSlackと連携すると、Slack上でのやりとりに対して絵文字を押すだけで、日常のコミュニケーションをナレッジとしてQastに蓄積ることが可能です。 最近ではTeamsとも同様の連携機能をリリースしており、チャットツールとシームレスに連携できる点も特徴です。 誰でも使える簡単な社内wikiツールを導入することが、浸透に失敗しないための最善の方法かもしれません。  

まとめ

いかがでしたでしょうか? 社内wikiツールを社内で定着させるには、導入初期(最初の2〜3ヶ月)が最も重要です。 まずは導入の目的や利用用途をしっかりとメンバー全員に共有していきましょう。 ナレッジを社内で蓄積する習慣は、決して簡単ではありませんが、成功すれば情報を探す時間を削減できるだけでなく、一人の「知」が組織の「知」となり、企業を成長させる鍵となるでしょう。    

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